KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN

(KKPP)

PENINGKATAN PELAYANAN DENGAN MEDIA INFORMASI CETAK

PADA UNIT PELAKSANA PELAYANAN TERPADU SATU PINTU
KELURAHAN MENTENG DALAM

OLEH :
MAEMUNAH RAHMA
NO PESERTA :402/PIS1STAF/2018

UJIAN PENYESUAIAN IJASAH S1PEGAWAI

PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
TAHUN 2018
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT

yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyusun Makalah Kertas Kerja Proyek Perubahan (KKPP) ini dengan
judul “PENINGKATAN PELAYANAN DENGAN MEDIA INFORMASI
CETAK PADA UNIT PELAKSANA PELAYANAN TERPADU SATU PINTU
KELURAHAN MENTENG DALAM”.
Makalah KKPP ini disusun sebagai salah satu syarat materi dalam
rangka mengikuti Ujian Penyesuaian Ijazah & Peningkatan Pendidikan S1
Pegawai Pemerintah Provinsi DKI Jakarta Badan Kepegawain Daerah
2018.
Saya menyadari sepenuhnya bahwa di dalam penulisan makalah ini
masih jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk penyusunan maupun
materinya. Kritik konstruktif dari pembaca sekalian sangat saya harapkan
untuk penyempurnaan makalah KKPP (Kertas Kerja Proyek Perubahan).
Akhir kata saya mengharapkan semoga makalah KKPP (Kertas Kerja
Proyek Perubahan) ini dapat dipahami dan menambahkan pengetahuan
serta bermanfaat bagi Pegawai Negeri Sipil khususnya di Provinsi DKI
Jakarta.

Jakarta, 16 Juli 2018

Penyusun

MAEMUNAH RAHMA

2
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR2
DAFTAR ISI3
BAB I PENDAHULUAN4
A. LATAR BELAKANG4
B. TUJUAN DAN MANFAAT5
1. TUJUAN JANGKA PENDEK....................................................5
2. TUJUAN JANGKA PANJANG………………….………………..5
C. RUANG LINGKUP PERUBAHAN5
BAB II PERMASALAHAN, SASARAN DAN GAGASAN PERUBAHAN…..6
A. VISI MISI ORGANISASI……………………………………………..6
B. ISU AKTUAL DAN URAIAN TUGAS………………………………7
1. ISU AKTUAL………………….……………………………………7
2. URAIAN TUGAS……….………………………………………….7
C. IDENTIFIKASI DAN ANALISIS MASALAH…………………….....8
1. IDENTIFIKASI MASALAH…………………………….………….8
2. ANALISIS MASALAH……………………………………...….…..9
3. ANALISIS POHON ………………………………………….......10
D. SASARAN DAN GAGASAN PERUBAHAN……………………..10
1. SASARAN PERUBAHAN…………………………………..…...10
2. GAGASAN PERUBAHAN………………………….…………...11
BAB III RENCANA AKSI PERUBAHAN(PROJECT CHARTER)……...….12
A. MILESTONE………………………………………………………...12
B. RENCANA PELAKSANA KEGIATAN(TIME SCHEDULE)…….12
C. STAKEHOLDER DAN TIM EFEKTIF PELAKSANA
KEGIATAN………………………………………………………….14
D. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA DAN RESIKO SERTA
ALTERNATIF SOLUSI…………………………………………….15
BAB IV PENUTUP……………………………………………………………..16
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………17

3
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) Kelurahan Menteng Dalam

memiliki tugas dan fungsi di bidang pelayanan perizinan dan non
perizinan sesuai Peraturan Gubernur Nomor 47 Tahun 2017 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Pelayanan Terpadu Satu Pintu, PTSP Kelurahan
Menteng Dalam memiliki kewenangan menerbitkan sebanyak 39
perizinan dan 12 non perizinan.
Dalam menunjang kesuksesan program Gubernur DKI Jakarta
“one day service” dan “service excellent”, Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Satu Pintu berusaha memberikan pelayanan yang
terbaik untuk mempermudah masyarakat baik dalam hal penerbitan
perizinan dan non perizinan serta penyampaian informasi yang
dilakukan melalui Loket Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) atau
dengan membuka website pelayanan.jakarta.go.id.
Namun demikian, walaupun dalam pelaksanaan tugas dan fungsi
DPM & PTSP sudah terlengkapi dengan website
pelayanan.jakarta.go.id, tetapi masih banyak warga Kelurahan Menteng
Dalam yang tidak memiliki kemampuan untuk membuka website,
sehingga masyarakat memilih datang langsung ke unit PTSP Kelurahan
dan mengikuti antrian hanya untuk mencari informasi kelengkapan
dokumen yang harus dilengkapi saat mengurus perizinan dan non
perizinan.
Sedangkan di unit pelayanan PTSP tidak mempunyai staf khusus
untuk customer service sehingga masyarakat yang hanya
membutuhkan informasi persyaratan harus ikut mengantri dengan
masyarakat yang akan memproses perizinan atau non perizinan.

4
 Berdasarkan keadaan di atas, penulis mengambil judul
“Peningkatan Pelayanan Dengan Media Informasi Cetak Pada Unit
Pelaksana Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kelurahan Menteng Dalam”.

B. TUJUAN DAN MANFAAT

1. a. Tujuan Jangka Pendek

Membantu masyarakat untuk lebih mudah mempersiapkan
persyaratan pelayanan perizinan atau non perizinan sehingga
PTSP Kelurahan Menteng Dalam dapat mensukseskan
program Gubernur DKI Jakarta “one day service” dan “service
excellent”.
b. Tujuan Jangka Panjang
Menjadikan Kelurahan Menteng Dalam sebagai wilayah dengan
tingkat pemahaman dan kesadaran masyarakat yang baik
terhadap tertib adminstrasi dalam hal mengurus perizinan atau
non perizinan di Pelayanan Terpadu Satu Pintu.
2. Manfaat
Sedangkan manfaat dari penulisan makalah ini adalah untuk
meningkatkan kualitas pelayanan perizinan dan non perizinan di
Unit Pelaksana Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) di Kelurahan
Menteng Dalam.

C. RUANG LINGKUP PERUBAHAN

Banyaknya jenis pelayanan perizinan dan non perizinan pada Unit

Pelaksana PTSP Kelurahan Menteng Dalam dan adanya program
Gubernur DKI Jakarta “one day service” dan “service excellent”, maka
pembahasan kertas kerja proyek perubahan ini dibatasi pada media
informasi cetak yang berisi informasi persyaratan yang harus dilengkapi
masyarakat dalam mengurus perizinan atau non perizinan.

5
 BAB II

PERMASALAHAN, SASARAN DAN GAGASAN PERUBAHAN

A. VISI & MISI ORGANISASI

1. Visi Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPM

PTSP) Pemprov DKI Jakarta yaitu “Solusi Perizinan Warga Jakarta”
2. Misi Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPM
PTSP) Pemprov DKI Jakarta yaitu :
a. Melakukan pembinaan dan pengembangan aparatur PTSP
sesuai kompetensi.
b. Meningkatkan kualitas pelayanan perizinan dan non perizinan
secara profesional.
c. Mengedepankan pemanfaatan sistem informasi untuk
mempercepat pelayanan.
d. Mengelola pengaduan masyarakat dengan berbasi quick
response.
e. Menyediakan prasana dan saranakerja yang memadai dan
handal.
Sesuai dengan visi dan misi tersebut di atas, dalam kertas kerja
proyek perubahanini mengedepankan pemanfaatan sistem informasi
untuk mempercepat pelayanan dan meningkatkan kualitas pelayanan
perizinan dan non perizinan secara profesional.
Untuk melakukan perubahan terkait dengan adanya kebutuhan
informasi yang cepat dan tepat khususnya untuk masyarakat yang
hanya membutuhkan informasi langsung ke unit pelaksana PTSP
maka perlu adanya media informasi cetak berupa leaflet atau selebaran
pada unit pelaksana PTSP Kelurahan Menteng Dalam.

6
B. ISU AKTUAL & URAIAN TUGAS PEGAWAI

1. ISU AKTUAL
Isu Aktual berhubungan dengan Tugas Pokok dan Fungsi Staf
UP PTSP Kelurahan Menteng Dalam, terdapat masalah masih
banyaknya keluhan masyarakat terhadap antrian dalam loket
pelayanan PTSP Kelurahan Menteng Dalam dikarenakan dan masih
adanya penggabungan loket antara yang hanya membutuhkan
informasi dengan yang sedang mengurus permohonan dikarenakan
kurangnya SDM, maka prioritas permasalahan yang akan dibahas
adalah :
a. Belum adanya media informasi cetak tentang bagaimana
mengurus penerbitan perizinan dan non perizinan di PTSP
Kelurahan Menteng Dalam
b. Kurangnya petugas di PTSP Kelurahan Menteng Dalam
c. Belum adanya penambahan loket khusus untuk memberikan
informasi persyaratan perizinan dan non perizinan

2. URAIAN TUGAS
Uraian tugas penulis sebagai Staf Pelayanan Terpadu Satu
Pintu Kelurahan Menteng Dalam adalah sebagai berikut :
a. Menerima dan meneliti/memeriksa permohonan perizinan dan
non perizinan dengan menggunakan system teknologi informasi
penyelenggara PTSP;
b. Memberikan informasi kelengkapan berkas kepada pemohon
dengan menggunakan system Teknologi dan Manual.
c. Membuat format dan menginput perhitungan SKRD (Surat
Ketetapan Retribusi Daerah) dengan menggunakan aplikasi
pengolahan angka serta Mengelola Arsip Berkas
Retribusi/SKRD Pelayanan Perizinan sesuai kewenangannya;

7
 d. Merapihkan Arsip/Dokumen Pelayanan perizinan dan non
perizinan sesuai jenisnya.
e. Membuat format dan menginput laporan pelayanan mingguan
dan bulanan ke atasan, Tingkat Kota dan Provinsi;

C. IDENTIFIKASI DAN ANALISIS MASALAH

1. Identifikasi Masalah

Pelaksanaan tugas dan fungsi DPM & PTSP sudah terlengkapi

dengan website pelayanan.jakarta.go.id, masih banyak warga
Kelurahan Menteng Dalam yang tidak memiliki kemampuan untuk
membuka website, sehingga masyarakat memilih datang langsung ke
unit PTSP Kelurahan dan mengikuti antrian hanya untuk mencari
informasi kelengkapan dokumen yang harus dilengkapi saat mengurus
perizinan dan non perizinan. Sedangkan di unit pelayanan PTSP tidak
mempunyai staf khusus untuk customer service sehingga masyarakat
yang hanya membutuhkan informasi persyaratan harus ikut mengantri
dengan masyarakat yang akan memproses perizinan atau non
perizinan.

8
 2. Analisis Masalah

Tugas Pegawai : Memberikan informasi kelengkapan berkas kepada

pemohon dengan menggunakan system teknologi dan manual
Kondisi yang
Kondisi Saat Ini Kesenjangan/Masalah
diharapkan
1. Minimnya SDM/pegawai di
Tersedianya
Belum adanya PTSP Kelurahan Menteng
media informasi
media informasi Dalam yang menangani
cetak tentang
cetak tentang pelayanan informasi
bagaimana
bagaimana (Customer Service)
mengurus
mengurus 2. Kurangnya loket khusus
penerbitan
penerbitan untuk memberikan
perizinan dan non
perizinan dan non informasi persyaratan
perizinan di PTSP
perizinan di PTSP perizinan dan non
Kelurahan
Kelurahan Menteng perizinan di PTSP
Menteng Dalam
Dalam Kelurahan Menteng Dalam

Dari kedua kondisi diatas ditemukan kesenjangan/masalah yaitu :

a. Minimnya Pegawai di PTSP Kelurahan Menteng Dalam yang
menangani pelayanan informasi (Customer Service)
b. Kurangnya loket khusus untuk memberikan informasi persyaratan
perizinan dan non perizinan di PTSP Kelurahan Menteng Dalam.
Dari penjelasan di atas penulis menggunakan analisis pohon
di bawah ini :

3. Analisis Pohon

9
 Petugas/Pegawai
UP PTSP Kelurahan
Media Informasi
Menteng Dalam
Cetak
Loket Tambahan
khusus informasi
Solusinya :
Terciptanya informasi pelayanan penerbitan
perizinan dan non perizinan yang Optimal

Permasalahan Utama / Prioritas :Masih banyaknya keluhan masyarakat

terhadap syarat adminsitrasi dan alur penerbitan perizinan dan non
perizinan
Masalah 2:
Belum adanya
Media
Informasi
cetak Masalah 3 :
Kurangnya loket
Masalah 1 :
khusus untuk
Kurangnya
memberikan
Petugas/SDM di
informasi
UP PTSP
persyaratan
Kelurahan
Menteng Dalam

D. SASARAN DAN GAGASAN PERUBAHAN

1. Sasaran Perubahan

Sasaran perubahannya adalah untuk mewujudkan ketersediaan

media informasi cetak dan tambahan loket khusus untuk memberikan
informasi persyaratan perizinan dan non perizinandi PTSP Kelurahan
Menteng Dalam.

Analisis gagasan dan sasaran perubahan diatas penulis

gambarkan dalam pemilihan menggunakan teori tapisan Mc dibawah
ini:

10
 Teori Tapisan Mc Namara

No KONSTRIBUS TOTA
ALTERNATIF KELAYAKAN BIAYA
. I L
Membuat SOP
pelayanan penerbitan
1 3 4 3 10 (2)
perizinan dan non
perizinan.
Menyusun informasi
pelayanan penerbitan
2 perizinan dan non 4 4 3 11(1)
peizinan atas
peraturan yang ada.
Membuat konsep
Bagan pelayanan
3 3 3 2 8 (3)
penerbitan perizinan
dan non perizinan.
  Keterangan :        
  1. Sangat Rendah  
  2. Rendah  
  3. Sedang  
  4. Tinggi  
  5. Sangat Tinggi        

2. Gagasan Perubahan

Dari GAP/Kesenjangan yang telah dijelaskan sebelumnya,

gagasan perubahan dalam permasalahan tersebut adalah
menyediakan media informasi di PTSP Kelurahan Menteng Dalam
berupa media cetak tertulis / Leaflet untuk memudahkan masyarakat
mencari informasi persyaratan dalam mengurus penerbitan perizinan
dan non perizinan.

11
 BAB III

RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER)

A. MILESTONE (Tahapan Utama keg yakni meliputi persiapan

pelaksanaan & pengendalian, untuk wujudkan capaian tujuan jangka
pendek, menengah dan panjang)

Tahapan Kegiatan Capaian/Output

 Uraian kegiatan jangka pendek
yang dilakukan adalah membuat
konsep bagan media cetak/Leaflet
 Uraian kegiatan jangka menengah
yang dilakukan adalah menyusun
informasi pelayanan penerbitan
perizinan dan non peizinan.
 Sosialisasi informasi penerbitan
perzinan dan non perizinan
 Untuk kegiatan jangka panjang
yang dilakukan adalah meng-
update kesesuaian isi dari media
informasi cetak sesuai dengan
SOP PTSP yang terbaru.
 Output nya adalah bagan alur
pelayanan penerbitan
perizinan dan non perizinan
 Output adalah Media
Cetak/Leaflet.
 Output adalah Loket Informasi
Pelayanan Masyarakat
 Output nya adalah peraturan
Gubernur atas SOP dan
penggabungan dari
peraturan-peraturan
sebelumnya.

D. RENCANA PELAKSANA KEGIATAN (TIME SCHEDULE)

Rencana kegiatan agar proyek perubahan dapat terlaksana dijelaskan
dalam tabel dibawah ini :

12
 Pelaksana Uraian Waktu
Kepala Unit  Membina dan mengarahkan Menyusun 1 Minggu
PTSP informasi pelayanan penerbitan perizinan
Kecamatan dan non perizinan
Kepala Unit  Membuat konsep bagan alur penerbitan 3 hari
PTSP perizinan dan non perizinan
Kelurahan  Menyusun informasi pelayanan
penerbitan perizinan dan non perizinan
 Menyiapkan loket tambahan untuk
informasi persyaratan
Pegawai Unit  Membantu membuat konsep bagan alur 3 hari
Pelaksana penerbitan perizinan dan non perizinan
PTSP  Memberikan informasi pelayanan
penerbitan perizinan dan non perizinan

Tenaga ahli/  Membuat desain media informasi cetak 10 hari

konsultan
design

Rencana monitoring dan evaluasi kegiatan dilakukan setiap ada

perubahan peraturan yang mempengaruhi dari persyaratan perizinan
dan non perizinan, dan monitoring berkala setiap 3 bulan sekali.
Adapun time schedule yang dilakukan adalah sebagai berikut :

13
E. STAKEHOLDER DAN TIM EFEKTIF PELAKSANA KEGIATAN
1. Stakeholder Internal : Seluruh pegawai PTSP Kelurahan, Unit
PTSP Kecamatan,Lurah dan Kasatpel Dukcapil
2. Stakeholder Eksternal : Masyarakat / Pemohon dan Pihak ketiga
yaitu tenaga ahli/desainer media cetak

Tim proyek perubahan di Unit Pelaksana PTSP Kelurahan Menteng

Dalam dapat dilihat melalui bagan dibawah ini:

Unit Pelaksana PSTP

Kecamatan Tebet

Pegawai PTSP
Kelurahan Menteng
Dalam

Deskripsi :
 Sponsor/Mentor : Unit Pelaksana PSTP Kecamatan Tebet
 Project leader : Unit Pelaksana PSTP Kelurahan Menteng Dalam
 Tenaga ahli: Konsultan design
 Tim pelaksana : Pegawai PTSP Kelurahan Menteng Dalam

F. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA DAN RESIKO SERTA

ALTERNATIF SOLUSI

14
a. Potensi masalah

NO DESKRIPSI
Kurang Antusiasnya masyarakat untuk langsung bertanya ke Loket
1
Customer Service
  Solusi : Tersedianya Media Informasi berupa Leaflet
2 Kurang berminatnya masyarakat membaca Leaflet
  Solusi : Membuat Design Leaflet yang lebih menarik

b. Resiko

NO DESKRIPSI
Pemohon/masyarakat lebih banyak dari pada petugas yang ada di
1
loket pelayanan
  Solusi : Menambah Petugas di Customer Service

15
 BAB IV

PENUTUP

KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN (KKPP) PENINGKATAN

PELAYANAN DENGAN MEDIA INFORMASI CETAK PADA UNIT
PELAKSANA PELAYANAN TERPADU SATU PINTU KELURAHAN
MENTENG DALAM ini dibuat untuk meningkatkan kualitas pelayanan
bidang perizinan dan non perizinan di PTSP Kelurahan Menteng Dalam
yang sering dikeluhkan masyarakat khususnya pada informasi
persyaratan perizinan dan non perizinan dimana masyarakat masih harus
antri di meja front office hanya untuk menanyakan informasi mengenai
alur penerbitan perizinan dan non perizinan. Penulis mengharapkan
kedepannya solusi/ alternative sebagai berikut:

1. Tersedianya Media Informasi/Leaflet dan Penambahan Loket dalam

mengurus penerbitan perizinan dan non perizinan.
2. Tersedianya SDM/pegawai di PTSP Kelurahan Menteng Dalam yang
menangani pelayanan informasi (Customer Service)

Dari solusi diatas diharapkan masyarakat menjadi mudah dalam

mendapatkan informasi pelayanan penerbitan perizinan dan non perizinan
di PTSP Kelurahan Menteng Dalam.

16
 DAFTAR PUSTAKA

http://pelayanan.jakarta.go.id, 16 Juli 2018, 14:50

Peraturan Gubernur Nomor 47 Tahun 2017 Tentang Petunjuk

Pelaksanaan Pelayanan Terpadu Satu Pintu

Peraturan Gubernur Nomor 99 Tahun 2017 Tentang Perubahan Atas

Peraturan Gubernur Nomor 121 Tahun 2016 Tentang Rencana
Kerja Pemerintah Daerah Tahun 2017

17