HALAMAN JUDUL

KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN

(KKPP)

PENINGKATAN PELAYANAN DENGAN MENGOPTIMALKAN MONITORING

DOKUMEN PERIZINAN DAN NON PERIZINAN NON ONLINE
DI UNIT PELAKSANA PTSP KECAMATAN TEBET

OLEH :
KARTIKA TRISNA APSARI / 199104212015042001
NO. PESERTA : 041/PIS2/2018

UJIAN PENYESUAIAN IJASAH & PENINGKATAN PENDIDIKAN S1/2

PEGAWAI PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA
TAHUN 2018
 DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL...................................................................................................................i
DAFTAR ISI..............................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................1
A. Latar Belakang................................................................................................................1
B. Gagasan Perubahan.........................................................................................................2
C. Tujuan.............................................................................................................................6
D. Manfaat...........................................................................................................................6
E. Ruang Lingkup................................................................................................................7
BAB II RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN...................................................................8
A. Judul................................................................................................................................8
B. Deskripsi Judul................................................................................................................8
C. Milestone.........................................................................................................................8
D. Identifikasi Stakeholder..................................................................................................9
BAB III ACUAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN............................................10
A. Pembentukan Tim Efektif.............................................................................................10
B. Identifikasi Potensi Kendala dan Resiko serta Alternatif Solusi..................................10
C. Rencana Pelaksanaan Kegiatan (Time Schedule)..........................................................10
BAB IV PENUTUP.................................................................................................................12
DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................................iii

ii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Berdasarkan Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta nomor 47 Tahun 2017
UP PTSP Kecamatan Tebet memiliki kewenangan pelayanan perizinan dan non
perizinan sebanyak 96 jenis yang terbagi menjadi dua yaitu online dan non online.
Berdasarkan Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta nomor 281 Tahun 2016 UP
PTSP Kecamtan menyelenggarakan beberapa fungsi yaitu penerimaan berkas
permohonan, pelaksanaan meneliti/ memeriksa berkas permohonan, pelaksanaan
penelitian/pengujian fisik permohonan, penandatanganan dokumen, penyerahan
dokumen, serta mengarsipkan perizinan dan non perizinan serta dokumen
administrasi. Sesuai dengan tugas DPMPTS seharusnya dalam melaksanakan fungsi
UP PTSP Kecamatan dilakukan dengan pengelolaan sistem teknologi informatika
yang memadai.
Namun, pelaksanaan pelayanan di UP PTSP Kecamatan Tebet tidak ada
fasilitas untuk melaksanakan monitoring dokumen perizinan dan non perizinan yang
masuk secara non online. Berbeda dengan dokumen yang masuk melalui sistem online
dimana monitoringnya dengan mudah dapat dilakukan karena semua telah terekam di
sistem. Namun dokumen yang masuk secara non online pencatatannya masih manual
dan sulit dilacak satu persatu. Ketika masyarakat datang untuk menanyakan progres
dokumen mereka petugas harus mencari satu persatu diantara dokumen-dokumen
lainnya yang jumlahnya tidak sedikit. Hal ini tentunya menyebabkan hambatan pada
proses pelayanan perizinan dan non perizinan non online karena berjalan lebih lambat.
Dibutuhkan suatu fasilitas yang dapat membantu proses pencatatan/ pembukuan
secara elektronik untuk mengoptimalkan monitoring dokumen. Fasilitas tersebut harus
dapat diakses dengan mudah oleh semua petugas di UP PTSP Kecmatan Tebet,
sehingga alur berkas menjadi lebih jelas dan transparan serta informasi progres
dokumen cepat tersampaikan kepada masyarakat. Oleh karena hal tersebut di atas saya
membuat makalah Kertas Kerja Proyek Perubahan (KKPP) mengenai “Peningkatan
Pelayanan dengan Mengoptimalkan Monitoring Dokumen Perizinan dan Non
Perizinan Non Online di Unit Pelaksana PTSP Kecamatan Tebet.”

1
B. Gagasan Perubahan
Isu aktual yang terjadi saat ini di UP PTSP Kecamtan Tebet adalah kurang
optimalnya pelayanan pelayanan perizinan dan non perizinan non online yang
disebabkan karena lambatnya proses monitoring dokumen.
Berikut gambaran kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan serta gab atau
kesenjangannya.
Kondisi Saat Ini Kondisi yang Diharapkan
Pelayanan perizinan dan non perizinan Adanya suatu fasilitas elektronik untuk
non online di UP PTSP Kecamatan Tebet mencatat seluruh progres dokumen
kurang optimal karena lambatnya proses perizinan dan non perizinan non online
monitoring dokumen. Adapun alur yang dapat diakses oleh semua petugas
dokumen saat ini adalah sebagai berikut: di UP PTSP Kecmatan Tebet sehingga
dengan mudah dan cepat memperoleh
1. CRO menerima dokumen dari
informasi mengenai progres dokumen.
masyarakat kemudian menulis pada
Fasilitas elektronik tersebut akan
buku dokumen masuk.
mengoptimalkan Pelayanan perizinan
2. Petugas PHL menginput dokumen dan non perizinan non online di UP
masuk pada file excel. PTSP Kecamatan Tebet

3. Staf teknis memproses dokumen.

Dokumen akan dibagi menjadi
dokumen lengkap dapat terbit,
dokumen tidak lengkap belum dapat
terbit, dokumen yang memerlukan
survey dan dokumen yang
memerlukan rekomendasi teknis dari
dinas terkait. Progres ini tercatat
manual pada masing – masing
domumen.

Pada posisi ini ketika masyarakat

mengklarifikasi progres /kekurangan
dokumen, petugas harus mencari satu
per satu. Hal ini tentunya
menyebabkan proses pelayanan
2
 Kondisi Saat Ini Kondisi yang Diharapkan
menjadi terhambat karena
membutuhkan waktu yang tidak
sebentar.

Selain hal terebut, data perizinan pun

tersimpan pada file excel yang
terpisah.

4. Kepala Unit memeriksa dan

mengesahkan dokumen yang sudah
dapat terbit

5. Dokumen diterima petugas CRO

untuk diserahkan kepada pemohon,
proses ini kembali dicatat pada sebuah
buku pengambilan.

Buku dokumen masuk, file excel

dokumen masuk, catatan staf teknis,
dan buku pengambilan, dan tidak
saling terintegrasi.

Gab atau kesenjangan yang terjadi dari kondisi saat ini dan kondisi yang
diharapkan adalah kurang optimalnya pelayanan pelayanan perizinan dan non
perizinan non online yang disebabkan karena lambatnya proses monitoring dokumen.
Untuk menganalisa masalah tersebut penulis menggunakan metode pohon masalah
dengan bagan sebagai berikut.

3
 Pohon Masalah

K
u
r
a
A
n K
g IB
o A
L
pa T
ti
m
m
b S
a
lt E
n B
DPT y A
at e e a B
a n r p
p c d er
er a a ol
iz t p as
in a at ye
B a Bt B p as
el
n ae el e n
m
du nl nu oa
m a up m g n
na m r u p
it
nd o la e oe
oa ga nf ri
fa
n dr ge
Gab atau kesenjangan yang terjadi pohon masalah di atas adalah belum ada
nz
si
p ea ka gi
li sf ti
er n
pencatatan secara elektronik yang terintegrasi untuk memonitoring dokumen
nd
ta a/ kn
iz oa
in s si
p ye
perizinan dan non perizinan non online, belum ada fasilitas penyatuan data perizinan
nk
pa lir rja du
ne ot pa
dan non perizinan non online karena masih diproses pada file excel yang terpisah, dan
m a
n as pr ne
oy es oa
belum efektinya proses pelayanan dokumen perizinan dan non perizinan non online
n
at
n ps ds op
ou m e ae
karena masih terdapat pengulangan kerja.
ne
nl a no ps ri p
n nc pr
in
Sedangkan untuk menganalisa sasaran yang diharapkan dari perubahan yang
ez
de ita elo rii
at ot as
m
dilakukan, penulis menggunakan metode pohon sasaran dengan bagan sebagai
nz
a ri a ye ai
p nt as
si
berikut.
n
er
h ga pn da
iz nd ea
di na
in
p os ri n n
ar ke zi
d on
on uc no no
ds m a ka on
ea er nu np
ns na m d lie
pn pe ae ri n
oa el n ez
dn ri e np di
pa kz oe ni
er
fi tri ri n U a
iz on zi
le p P n
ine na ne P n
xa ni ri a T o
nc kd zi n S n
n ya nd
el P o
yo na a K n
na n n lie
no go n 4 nc
nl
g nt o ae
in
te pe n m d
er ri
e op ai
k ri
pi n ne U t
ar s zt ri
li P a
ae ei zin P n
 a ar a Se
m na n b
P
a sin n Ke
si uo o et
h n n c
di ot o a
p un n m
r li
k li a
om n n Pohon Sasaran t
s e e a
em n
s oa T
T
p ns ee
a iti br A
d oh we
a rid ut K
fi il n j IB
le ga u A
T
e dk de
x ou nr T
c k yl S
el ua aa E
ym n pk B
a es es
A
TnT ne T al
B
ge pce i na
rs
te aer d ya
er risr a na
d aze k
pi ny
ia s m di te aa
na nai rj np
T T T pr
yh na a
er e e
a nu d
ci r r oe
d dya i ris
pt c ci ze
at al n
a i p
a ndp y
n p ta si
p nae a n
m
y t n
e on p
a a y
Dalam mengidentifikasi dan menganalisa masalah dari gab atau kesenjangan oa
ri ti nnc e nn
fa a yang terjadi penulis menggunakan analisis USG untuk menentukan masalah dominan d
zi pda r it
si y e
n aet u
li a f dapat dilihat pada tabel dibawah ini: oa
a rika la nr
ta f e ni
n zt n
s a k on
d eai g
p si ti PEMILIHAN PRIORITAS MASALAH ng
a rin a
e li fi pd
n npa n
n t ta USG (Urgensi, Serious, Growth)
n nrt k oe
y a s
o oe e TOTA ri
k
at ns p
No. n og rj
u p r
MASALAH U S G L RANGKING uz
p nr a SCORE m i
a o e ne
e ae p
n on s
ri Belum
s/ s a ada fasilitas pencatatan secara elektronik yang na
d nc e
1 zi terintegrasi
at s
p
ilia d untuk memonitoring dokumen perizinan np
n dan
snrt a non perizinan non online ne
a p 5 5 4 14 I or
a oa p
  e  ea el           ni
n st r
x t a oz
n Belum
eu o ada fasilitas penyatuan data perizinan dan non
2 c a y ni
o s s
el perizinan
n a non online 5 4 4 13 II li
nm a e n
  p  s n
om
er e a
o s           na
n Belum
iz c n
na p efektinya proses pelayanan dokumen perizinan ne
3 li itl e
in dan a d non perizinan non online ds
n oa ri 5 4 3 12 III ea
a r o
e rii zi
n a k           nc
y n n na
  d Keterangan
a g a
e u :           or
a l m
  n 1.
n e e
d nSangat Rendah   na
g o d op
  n 2.
te k a
k nRendah   pe
o 3.tr p
  r u nSedang   tir
n o e m
  p 4.
m nTinggi   i
p n ri az
u e o
  er 5. i ziSangat Tinggi           li
s n n
iz k n dn
at p p
in y a
a a n
e e ai
ri ri 5 Un
n n d P
z zi n
n a g P
i n o
o t n T
n a n
n e n S
a n o
o ri o P
n n n
nl n n K
d o li
n o ce
g ri as
n n
r zi m
o li e
a n ac
n n
si a
p e
u n at
e ar
n n na
ri
t o Tl
z
u n Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa belum belum ada fasilitas pencatatan ee
i
k o bb
n
mn secara elektronik yang terintegrasi untuk memonitoring dokumen perizinan dan non ei
a
e li
n
mn ht
n perizinan non online menjadi masalah prioritas di UP PTSP Kecamatan Tebet. c
o e
o e
n Visi DPMPTSP adalah “Solusi Perizinan Warga Jakarta”.
n p
it
o a
o Misi DPMPTSP yang sesuai dengan KKPP ini adalah “Mengedepankan
n t
ri
li d
n Pemanfaatan Sistem Informasi untuk Mempercepat Pelayanan.”
n i
g
e U
d Program subtansi dari UP PTSP Kecamatan Tebet yang sesuai dengan KKPP
s P
o
e P
k ini adalah “Penggunaan Sistem Teknologi Informasi Penyelenggaraan PTSP.”
c T
u
a S
m Tugas pegawai atau penulis yang sesuai dengan KKPP ini adalah “Menerima
r P
e
a K
n dan meneliti/memeriksa berkas permohonan baik online maupun manual/non online.”
e e
p
l c
e Pada pelaksanaan tugas pegawai atau penulis dapat dianalisa gab atau kesenjangan
e a
ri
k m
z antara kondisi saat ini dengan kondisi yang diharapkan untuk didapatkan kerja proyek
tr a
i
o t
n perubahan.
n a
a
i n
n Dari latar belakang masalah prioritas tersebut maka gagasan perubahan yang
k T
d
y e
a direncanakan pada makalah Kertas Kerja Proyek Perubahan (KKPP) ini mengenai
a b
n
n e
n “Peningkatan Pelayanan dengan Mengoptimalisasi Monitoring Dokumen
g t
o
t
n Perizinan dan Non Perizinan Non Online di Unit Pelaksana PTSP Kecamatan
e
p
ri
e Tebet.”
n
ri
t
z
e
i
g
n C. Tujuan
r
a
a
n
si Tujuan utama dari makalah Kertas Kerja Proyek Perubahan (KKPP) ini adalah
ns
oa meningkatnya pelayanan dengan optimalnya monitoring dokumen perizinan dan non
nt
uo perizinan non online di Unit Pelaksana PTSP Kecamatan Tebet.
ns
lia
mn
ae D. Manfaat
l
a Manfaat dari pelaksanaan kerja proyek perubahaan dalam makalah ini adalah:
i
n 1. Monitoring dokumen perizinan dan non perizinan non online berjalan lebih cepat
dan optimal.
2. Memiliki riwayat/histori yang tercatat secara elektronik mengenai proses
dokumen perizinan dan non perizinan non online.
3. Informasi dokumen perizinan dan non perizinan non online yang lebih transparan
karena setiap petugas di UP PTSP Kecamatan dapat mengakses aplikasi tersebut.

6
E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup perubahan ini dibatasi hanya pada bagaimana terciptanya
fasilitas pencatatan secara elektronik yang terintegrasi untuk memonitoring dokumen
perizinan dan non perizinan non online di Unit Pelaksana PTSP Kecamatan Tebet.

7
 BAB II
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
A. Judul
Judul dalam makalah Kertas Kerja Proyek Perubahan (KKPP) ini adalah
“Peningkatan Pelayanan dengan Mengoptimalkan Monitoring Dokumen
Perizinan dan Non Perizinan Non Online di Unit Pelaksana PTSP Kecamatan
Tebet.”

B. Deskripsi Judul
Kerja proyek perubahan yang dilakukan adalah pemanfaatan fasilitas
pencatatan elektronik untuk mengoptimalkan monitoring dokumen perizinan dan non
perizinan non online di Unit Pelaksana PTSP Kecamatan Tebet.
C. Milestone
RENCANA AKSI PERUBAHAN
A. MILESTONE (TAHAPAN KEGIATAN DAN CAPAIAN/ OUT PUT
JANGKA PENDEK, MENENGAH DAN PANJANG
Tahapan Kegiatan Capaian/Out Put
 Kegiatan Jangka Pendek yang Capaian/Out Put Jangka Pendeknya
dilakukan : Membuat form monitoring yaitu : form monitoring dokumen
dokumen perizinan dan non perizinan perizinan dan non perizinan non
non online pada aplikasi pencatatan online pada aplikasi pencatatan
elektronik seperti Google Sheet elektronik seperti Google Sheet
Capaian/ Out Put Jangka
 Kegiatan Jangka Menengah yang
Menengahnya yaitu: berjalanya
dilakukan : Menginformasikan Aplikasi
penginputan progress dokumen
Google Sheet kepada CRO dan staf
perizinan dan non perizinan non
teknis yang memproses dokumen
online pada aplikasi Google Sheet
perizinan dan non perizinan non online.
secara berkelanjutan.
 Kegiatan Jangka Panjang yang Capaian/Out Put Jangka Panjang
dilakukan : Mensosialisasikan aplikasi yaitu : Monitoring pada aplikasi
Google Sheet kepada semua Petugas Google Sheet dapat diaksess oleh
UP PTSP Kecamatan Tebet semua Petugas UP PTSP Kecamatan
Tebet

8
D. Identifikasi Stakeholder
Para pihak yang terlibat dalam kerja proyek perubahan ini adalah seluruh
pegawai UP PTSP Kecamatan Tebet.

9
 BAB III
ACUAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. Pembentukan Tim Efektif
Tim pelaksana kerja proyek perubahan ini adalah seluruh pegawai UP PTSP
Kecamatan Tebet dengan rincian sebagai berikut.
No Struktur di Diskripsi Tugas
Tim
1 Mentor Mentor adalah Kepala UP PTSP Kecamatan Tebet
2 Ketua Tim Ketua tim adalah 1 (satu) orang staf teknis UP PTSP Kecamatan
Tebet yang bertugas mengkoordinir anggota tim yang ditugaskan
untuk melaksanakan kerja proyek perubahan.
3 Anggota 1 1 (satu) orang staf teknis UP PTSP Kecamatan Tebet yang
bertugas untuk membuat aplikasi monitoring pada Google Sheet.
4 Anggota 2 4 (empat) orang staf teknis dan 2 (dua) orang CRO UP PTSP
Kecamtan Tebet yang bertugas menginput progres pada aplikasi
Google Sheet.

B. Identifikasi Potensi Kendala dan Resiko serta Alternatif Solusi

a. Potensi Kendala
No Kendala
1 Aplikasi monitoring tidak selesai sesuai jadwal proyek.
Solusi: Pembuat aplikasi melakukan konsultasi kepada orang yang lebih ahli.
2 Penyelesaian kegiatan tahapan tidak sesuai jadwal dan konsentrasi terhadap
proyek menjadi terganggu.
Solusi: Membuat komitmen bersama dan pengawasan serta terlibat langsung
dalam pelaksanaan setiap tahap kegiatan.
3 Pelaksanaan monitoring terganggu karena internet yang bermasalah.
Solusi: Memastikan fasilitas internet berjalan baik sehingga aplikasi
monitoring dapat bekerja.

b. Resiko
No Resiko
1 Kegiatan pelayanan di UP PTSP Kecamatan Tebet sedikit terganggu.
Solusi: Membuat pembagian tugas dan waktu pelaksanaan yang lebih rinci.

C. Rencana Pelaksanaan Kegiatan (Time Schedule)

Rencana pelaksanaan kegiatan proyek perubahan adalah sebagai berikut.
1. Ketua tim adalah 1 (satu) orang staf teknis UP PTSP Kecamatan Tebet yang
bertugas mengkoordinir anggota tim yang ditugaskan untuk melaksanakan kerja

10
 proyek perubahan, target waktu penyelesaian selama pelaksanaan PP berjalan,
output yang dihasilkan pelaksanaan PP berjalan dan selesai sesuai rencana.
2. 1 (satu) orang staf teknis UP PTSP Kecamatan Tebet yang bertugas untuk
membuat aplikasi monitoring, target waktu penyelesaian 1 bulan, output yang
dihasilkan aplikasi monitoring pada Google Sheet.
3. 4 (empat) orang staf teknis dan 2 (dua) orang CRO UP PTSP Kecamtan Tebet
yang bertugas input data pada aplikasi Google Sheet, target waktu penyelesaian
selama pelaksanaan PP berjalan setelah aplikasi monitoring selesai (jadi), output
yang dihasilkan database dokumen perizinan dan non perizinan non online dimana
dapat dengan mudah dilakukan monitoring terhadapnya.

11
 BAB IV
PENUTUP
Kertas Kerja Proyek Perubahan (KKPP) “Peningkatan Pelayanan dengan
Mengoptimalkan Monitoring Dokumen Perizinan dan Non Perizinan Non
Online di Unit Pelaksana PTSP Kecamatan Tebet” ini dibuat untuk
mengoptimalkan pelaksanaan monitoring dokumen perizinan dan non perizinan non
online di UP PTSP Kecamatan Tebet. Sehingga dengan implementasi kerja proyek
perubahan ini diharapkan pelayanan perizinan dan non perizinan non online di UP
PTSP Kecamatan Tebet dapat berjalan lebih cepat karena hambatan – hambatan yang
terjadi selama proses pelayanan dapat terpantau melalui aplikasi monitoring.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta nomor 47 Tahun 2017 tentang Percepatan
Pelaksanaan Berusaha.
Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta nomor 281 Tahun 2016 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu.

iii