LAPORAN TUGAS AKHIR

TINJAUAN ATAS PENATAUSAHAAN DOKUMEN WAJIB PAJAK

DI RUANG ARSIP SEKSI PELAYANAN KPP PRATAMA JAKARTA PALMERAH

NAMA : META NURFIANI

NPM/NIP : 07360014345 / 860014345

PROGRAM ON THE JOB TRAINING CPNS

KPP PRATAMA JAKARTA PALMERAH

KANTOR WILAYAH JAKARTA BARAT

DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

2011
 DAFTAR ISI

Halaman Judul .................................................................................................................... i

Lembar Pengesahan ........................................................................................................... ii

Daftar Isi ............................................................................................................................. iii

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ............................................................................................................. 1

B. Sasaran ....................................................................................................................... 2

PEMBAHASAN

A. Permasalahan .............................................................................................................. 2
B. Analisis Penyebab Timbulnya Masalah ........................................................................ 3

PENUTUP

A. Kesimpulan .................................................................................................................. 4
B. Penutup ....................................................................................................................... 5

iii
 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, yang
dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip adalah cara mengatur, menata dan menyimpan dokumen dalam
susunan yang sistematis dan logis dengan menggunakan klasifikasi dan didukung oleh
sarana teknologi informasi. Manfaat pengelolaan arsip yang baik antara lain memungkinkan
menemukan dan menyajikan informasi yang terkandung di dalam arsip dengan cepat dan
akurat. Manfaat lainnya adalah mendukung upaya terselenggaranya pelaksanaan organisasi
yang akuntabel dan bertanggung jawab. Oleh karena itu setiap lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
perusahaan dan perseorangan harus menunjukkan tanggung jawabnya dalam
penyelenggaraan, penciptaan, pengelolaan, dan pelaporan arsip yang tercipta dari kegiatan
kegiatannya.
Berkaitan dengan pengelolaan arsip, pasal 59 huruf c Peraturan Menteri Keuangan
Republik Indonesia Nomor 62/PMK.01/2009 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Instansi
Vertikal Direktorat Jenderal Pajak menyebutkan bahwa salah satu fungsi Kantor Pelayanan
Pajak (KPP) Pratama adalah pengadministrasian dokumen dan berkas perpajakan,
penerimaan dan pengolahan Surat Pemberitahuan, serta penerimaan surat lainnya. Fungsi
tersebut dijelaskan lebih lanjut dalam Pasal 61 ayat 3 menjadi salah satu tugas Seksi
Pelayanan.
Pengelolaan dokumen khususnya dokumen Wajib Pajak (WP) dapat dilihat dalam
Standard Operating Procedures (SOP) Seksi Pelayanan. Setidaknya ada dua poin yang
mengatur pengelolaan arsip yaitu “Tata Cara Penatausahaan Dokumen Wajib Pajak” dan
“Tata Cara Penyisihan Anak Berkas WP yang Tahun/Masa Pajaknya telah Melampaui 10
Tahun”. Selain ditatausahakan, dokumen juga perlu diamankan. Pengamanan atas
dokumen diatur dalam Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE - 74/PJ/2010
Tentang Pengamanan Data, Informasi, Dan/Atau Dokumen Non Elektronik Milik Direktorat
Jenderal Pajak.
1. Kondisi Ideal
Waktu yang dibutuhkan sejak dokumen Wajib Pajak diterima sampai dengan
disimpan dalam ruang berkas paling lama satu hari. Pegawai yang memproses, dari
menerima, menyortir, merekam, dan menatausahakan mencukupi.

1
 Sistem penatausahaan dilengkapi dengan sistem komputerisasi.
Dokumen yang daluwarsa disisihkan.
2. Kondisi Saat Ini
Proses sejak dokumen diterima sampai ruang arsip lebih dari satu hari karena
perbandingan antara dokumen yang diterima dengan pegawai yang menerima,
menyortir, merekam, dan menatausahakan tidak seimbang.
Sistem penatausahaan dokumen wajib pajak masih manual.
Dokumen daluwarsa masih tersimpan di ruang arsip.
Mengingat pentingnya pengelolaan dokumen Wajib Pajak, penulis membahas
mengenai Penatausahaan Dokumen Wajib Pajak di Ruang Arsip Seksi Pelayanan KPP
Pratama Jakarta Palmerah.
B. Sasaran
Sasaran yang penulis harapkan dengan mengambil pembahasan mengenai
Penatausahaan Dokumen Wajib Pajak di Ruang Arsip Seksi Pelayanan KPP Pratama
Jakarta Palmerah adalah mampu mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi dan mampu
memberikan kontribusi berupa saran yang mungkin dapat digunakan untuk perbaikan sistem
penatausahaan yang telah berjalan.

PEMBAHASAN
A. Permasalahan
Permasalahan yang dihadapi di ruang arsip Seksi Pelayanan KPP Pratama Jakarta
Palmerah antara lain:
1. Dokumen tidak ditemukan.
Meskipun sistem perpajakan sebagian besar sudah terkomputerisasi, penyimpanan
dokumen masih perlu dilakukan karena dokumen fisik menjadi backup apabila ada
masalah dalam sistem. Masalah dalam sistem misalnya sistem error atau informasi
yang dibutuhkan tidak tersedia. Apabila informasi yang dibutuhkan tidak tersedia,
pegawai yang bersangkutan dapat melakukan pengecekan dokumen di ruang arsip atau
meminjam langsung dari Wajib Pajak.
Masalah lain yang membutuhkan pengecekan fisik dokumen adalah faktur pajak fiktif.
Penyebab terjadinya faktur pajak fiktif diantaranya seorang Wajib Pajak menggunakan
NPWP orang lain, seorang Wajib Pajak yang telah mempunyai NPWP tapi belum
menjadi PKP menerbitkan faktur pajak, dan sebagainya. Tindakan ini menimbulkan
masalah baik bagi Wajib Pajak yang NPWPnya disalahgunakan maupun pihak-pihak
yang bersangkutan. Untuk membuktikan kebenarannya dilakukan pengecekan fisik
dokumen terkait.

2
 Pegawai yang membutuhkan berkas Wajib Pajak dapat mencari atau meminjam di
ruang arsip. Namun, terkadang dokumen yang dicari di ruang arsip tidak lengkap atau
bahkan tidak dapat ditemukan.
2. Dokumen lama belum selesai ditatausahakan.
Pada bulan Februari 2008 lokasi KPP Pratama Jakarta Palmerah berpindah dari Jl. Let.
Jend. S. Parman Kav. 76 Menara Supra ke Jl. Let. Jend. S. Parman Kav. 99.
Pemindahan lokasi ini menyebabkan petugas arsip menatausahakan ulang dokumen di
kantor yang baru. Hal ini menjadi semakin sulit karena sesaat sebelum pindah lokasi,
sistem administrasi perpajakan menjadi sistem administrasi perpajakan modern.
Akibatnya, arsip yang semula disimpan oleh masing-masing seksi setelah menerapkan
sistem administrasi perpajakan modern disimpan oleh Seksi Pelayanan. Selain itu KPP
Pratama Jakarta Palmerah mendapat arsip dari pembubaran Kantor Pemeriksaan dan
Penyidikan Pajak Jakarta Delapan. Dokumen-dokumen tersebut sampai saat ini belum
selesai ditatausahakan.
3. Dokumen yang sudah daluwarsa masih belum ditindaklanjuti.
Berkas yang daluwarsa perlu disisihkan untuk menghindari akumulasi penumpukan
arsip dan efisiensi ruangan. Di ruang arsip Seksi Pelayanan KPP Pratama Jakarta
Palmerah masih ditemukan banyak sekali dokumen daluwarsa. Sebagian telah
dipisahkan dalam satu tempat, sebagian masih menjadi satu dengan dokumen yang
belum daluwarsa. Dokumen daluwarsa yang telah disisihkan belum didata dalam Daftar
Pertelaan Berkas yang akan dimusnahkan.
4. Sistem penatausahaan yang berjalan masih manual.
Sistem penatausahaan dokumen Wajib Pajak di ruang arsip Seksi Pelayanan KPP
Pratama Jakarta Palmerah masih berjalan secara manual. Pegawai di ruang arsip
memisahkan dokumen antara Wajib Pajak Badan dan Wajib Pajak Orang Pribadi.
Selanjutnya dokumen-dokumen dengan satu nama Wajib Pajak dikumpulkan dalam
satu map kemudian diurutkan berdasarkan NPWP mulai dari nomor terkecil.
B. Analisis Penyebab Timbulnya Masalah
1. Dokumen tidak ditemukan.
Dokumen yang tidak dapat ditemukan di ruang arsip Seksi Pelayanan KPP Pratama
Jakarta Palmerah disebabkan oleh :
Dokumen tidak sampai di ruang arsip. Sebelum sampai di ruang arsip, dokumen
terlebih dahulu melewati beberapa tahapan. SPT diterima oleh TPT kemudian
dikirim ke Seksi PDI untuk direkam. Setelah direkam oleh Seksi PDI, SPT
dikembalikan ke Seksi Pelayanan untuk ditatausahakan di ruang arsip. Beberapa
proses ini dapat menyebabkan dokumen tercecer, terselip, atau tidak sampai di
ruang arsip.

3
 Apabila dokumen yang dicari adalah dokumen dari kantor lama maka ada
kemungkinan dokumen tersebut tercecer saat pemindahan atau ada di tumpukan
dokumen yang belum selesai ditatausahakan.
Dokumen dipinjam sebelum sampai di ruang arsip atau dokumen dipinjam dari
ruang arsip dan belum/tidak dikembalikan.
Wajib Pajak memang belum menyerahkan berkas.
2. Dokumen dari kantor lama belum selesai ditatausahakan.
Pegawai di ruang arsip Seksi Pelayanan KPP Pratama Jakarta Palmerah berjumlah tiga
orang. Jumlah ini belum mencukupi kebutuhan pegawai untuk menatausahakan
dokumen dengan baik. Kurangnya pegawai menyebabkan penatausahaan dokumen
lama belum selesai dilakukan. Selain menyusun ulang dokumen akibat pemindahan
kantor dan perubahan sistem administrasi perpajakan menjadi sistem administrasi
perpajakan modern, pegawai di ruang arsip juga harus menatausahakan dokumen yang
baru diterima dari Wajib Pajak. Sebagai gambaran, pada tahun 2010, Seksi Pelayanan
KPP Pratama Jakarta Palmerah menerima 91.822 Surat Pemberitahuan Masa dan
Tahunan dan 6.201 berkas induk pendaftaran Wajib Pajak baru. Jumlah ini tidak
sebanding dengan banyaknya pegawai di ruang arsip.
3. Dokumen yang sudah daluwarsa masih belum ditindaklanjuti.
Dokumen daluwarsa masih belum ditindaklanjuti disebabkan oleh kurangnya pegawai.
Pegawai arsip harus membagi konsentrasi antara mengurus dokumen lama maupun
dokumen baru yang masuk. Sebab lain penumpukan dokumen daluwarsa adalah tidak
adanya penyisihan dokumen pada tahun-tahun sebelumnya.
4. Sistem penatausahaan yang berjalan masih manual.
Sistem penatausahaan masih manual karena jumlah Wajib Pajak maupun dokumen
tidak dapat dipastikan. Pegawai arsip menyediakan ruang untuk penambahan dokumen
di setiap rak. Akan tetapi karena jumlah dokumen tidak dapat dipastikan, terkadang
ruang yang disediakan masih kurang. Akibatnya pegawai arsip harus menggeser map
Wajib Pajak yang ada di belakangnya untuk menambah ruang sehingga dokumen tetap
menyatu dalam satu map.

PENUTUP
A. Kesimpulan
Sistem penatausahaan dokumen Wajib Pajak di ruang arsip Seksi Pelayanan KPP
Pratama Jakarta Palmerah sudah berjalan cukup baik meskipun masih dilakukan secara
manual. Sistem komputerisasi masih sulit dilakukan karena tidak tersedianya dana untuk
membuat aplikasi penatausahaan dokumen Wajib Pajak dan kurangnya tenaga
pengarsipan.

4
 Masih ada kemungkinan dokumen Wajib Pajak tidak sampai di ruang arsip. Akibatnya,
dokumen yang dibutuhkan adakalanya tidak lengkap ataupun tidak ditemukan.
Kurangnya pegawai di ruang arsip menyebabkan sistem penatausahaan terhambat,
baik dalam penatausahaan dokumen lama, dokumen baru, maupun penyisihan berkas
daluwarsa.
B. Saran
1. Penambahan tenaga kerja.
Pegawai di ruang arsip Seksi Pelayanan KPP Pratama Jakarta Palmerah perlu
ditambah. Menurut penulis, setidaknya dibutuhkan minimal lima orang pegawai. Satu
orang mengurus dokumen daluwarsa dan mengawasi susunan bekas dari nomor 1
sampai dengan 1.000, satu orang mengurus SPT Tahunan, dua orang mengurus SPT
Masa, dan satu orang mengurus data, peminjaman berkas, berkas Wajib Pajak pindah
dan datang dari KPP lain, dan surat-surat lainnya.
Agar penatausahaan dapat berjalan sesuai standar pengarsipan, pegawai di ruang arsip
sebaiknya ada yang memiliki latar belakang pendidikan tentang kearsipan.
2. Penggunaan bar code.
Penatausahaan di ruang arsip dilengkapi dengan sistem yang terkomputerisasi. Setiap
map dilengkapi bar code yang berisi data Wajib Pajak, tahun pajak dari dokumen yang
ada di dalamnya, dan letak map di rak. Pegawai arsip mempunyai daftar Wajib Pajak
yang berpotensi banyak melakukan transaksi sehingga dapat memperkirakan ruang
yang disediakan. Dengan adanya data mengenai letak map, pencarian akan lebih
mudah dilakukan. Data mengenai tahun pajak juga memudahkan dalam menyisihkan
dokumen yang telah daluwarsa.
3. Penggunaan kartu peminjaman.
Setelah dokumen terkomputerisasi, setiap pegawai memiliki kartu peminjaman. Kartu
peminjaman juga dilengkapi dengan bar code yang terhubung dengan nama pemilik
dan dokumen yang dipinjam. Sistem ini memudahkan pelacakan apabila sedang
dipinjam dari ruang arsip.
4. Sistem perpajakan yang lengkap.
Sistem informasi perpajakan yang tersedia belum lengkap. Misalnya seorang Account
Representative harus meminjam dokumen untuk mencari data mengenai beban-beban
yang tidak tersedia di sistem. Beban tersebut bisa mempengaruhi benar-tidaknya
jumlah pajak yang dilaporkan. Apabila sistem sudah berisi data menyeluruh, tentunya
peminjaman berkas dapat dikurangi dan resiko berkas hilang dapat dikurangi.