TUGAS AGENDA III

ANALISIS ISU MANAJEMEN ASN DAN SMART ASN

DI BPDAS CIMANUK CITANDUY

Disusun oleh :
Nama : Abdul Aziz, A.Md.T
NIP : 199601302022031007
Jabatan : Pranata Komputer Terampil
Instansi : BPDAS Cimanuk Citanduy

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN
TAHUN 2022
1. IDENTIFIKASI ISU DAN DESKRIPSI ISU
a. Penomoran surat serta arsip surat digital
Tata surat dan arsip di KLHK diatur sesuai dengan No. P/63/Menlhk-
Setjen/2015 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup
dan Kehutanan. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang
meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi
dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi
kedinasan.
Kegiatan penomoran surat serta arsip surat di BPDAS Cimanuk Citanduy
sudah berjalan sampai saat ini dengan sistem yang sudah ada, hanya saja
penomoran surat serta arsip surat di BPDAS Cimanuk Citanduy sangatlah tidak
efektif dimana penomoran surat berdasarkan sistem itu akan muncul jika arsip surat
tersebut sudah di input kedalam sistem, sehingga kegiatan penomoran surat
sebelum di input di sistem akan dicatat di gawai satu petugas surat guna nomor surat
tersebut bisa berurut dan sesuai dengan sistem. Padahal petugas di kegiatan
penomoran surat serta arsip di BPDAS Cimanuk Citanduy ada 3 orang sehingga
menyebabkan ketika ada permintaan nomor surat tersebut harus diinfokan nomor
surat terakhir berapa dan akan dilanjut nomor berikutnya berapa guna tidak
terjadinya double nomor atau nomor terlewat. Ini jelas tidak efektif jika ada satu
petugas yang tidak lapor permintaan nomor ke petugas lain dampaknya dapat
menyebabkan double nomor surat.
Selain ini juga didalam sistem tidak bisa menyunting isi dari sistem surat
tersebut dari mulai jenis surat, klasifikasi arsip serta lampiran surat padahal dalam
sistem masih berbentuk draft. Sehingga dampaknya menyebabkan tercecernya arsip
– arsip surat yang tidak bisa diinput kedalam sistem baik itu karena arsip surat yang
telat diserahkan ke petugas, karena lupa mengunggah lampiran arsip atau karena
ada arsip surat tersebut yang direvisi.
Hal ini tidak mencerminkan dasar-dasar Manajemen ASN dan SMART ASN
baik dari sisi pegawai maupun dari sisi sistem dimana seharusnya pegawai ASN itu
harus profesional dalam bekerja dan unggul selaras terhadap perubahan jaman dan
perkembangan teknologi serta tercapainya tujuan organisasi.
b. Pelaporan E-kinerja karyawan
Teknologi memberikan solusi terpadu terhadap masalah yang dialami seluruh
sektor baik itu individu, lembaga, perusahaan maupun pemerintahan. Akan tetapi
adaptasi teknologi dalam pemerintah dianggap kurang berkembang dengan baik
baik itu dalam ruang lingkup internal maupun yang bersifat umum (eksternal). Inilah
salah satu faktor yang mempengaruhi etos kerja para pegawai belum maksimal,
selain itu teknologi juga belum dioptimalkan secara benar terhadap penanganan
kedisiplinan pegawai sehingga menyebabkan terciptanya pandangan negative dari
masyarakat terhadap ASN.
E-kinerja adalah suatu sistem yang digunakan untuk melakukan proses
pencatatan kinerja pegawai negeri sipil. E-kinerja ini dilakukan oleh para aparatur
sipil negara sehingga dapat diketahui jumlah kehadiran, pembayaran uang makan,
pembayaran tunjangan kinerja, pelaporan kinerja, sasaran kerja pegawai (SKP), dan
penilaian prestasi kerja ASN pada satuan kerja, sehingga e-kinerja merupakan salah
satu bentuk dari penerapan nilai-nilai dasar SMART ASN.
Penerapan E-Kinerja di Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang
dimuat dalam Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan (PermenLHK)
Nomor P.59/MENLHK/SETJEN/KUM.1/11/2017 tentang perubahan atas peraturan
Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor
P.40/MENLHK/SETJEN/KUM.1/4/2016 tentang Road Map Reformasi Birokrasi
Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan Tahun 2015-2019, digunakan
sebagai salah satu data acuan dalam mengukur dan memantau kinerja ASN secara
periodik, memetakan kinerja ASN dalam rangka sistem merit, dan sebagai salah
satu data acuan pemberian tunjangan kinerja yang diterima pegawai sebagai bentuk
dari Manajemen ASN.
Pengerjaan e-kinerja di BPDAS Cimanuk Citanduy selama ini masih kurang
efektif, dimana setiap awal bulan selalu ada info dan pengumuman dari bagian
kepegawaian bahwa ada karyawan yang belum mengerjakan e-kinerja. Hal ini
 sangatlah menghambat pada proses pengajuan pembayaran tunjangan kinerja
karena pada proses pengajuan tunjangan kinerja diharuskan melampirkan e-kinerja
dan jika ada karyawan yang belum mengerjakan maka pengajuan bisa terhambat
atau ditunda.

Selain itu jika ada karyawan yang tidak mengerjakan e-kinerja maka sesuai
dengan PP KLHK No.P.86/MENLHK/SETJEN/KUM.1/7/2018 Tentang Tata Cara
Pemberian Tunjangan Kinerja di Lingkungan KLHK pasal 19 huruf a, setiap pegawai
yang tidak membuat laporan capain kinerja setiap bulan dikenakan potongan
tunjangan kinerja sebesar 25%.

c. Peminjaman BMN (Barang Milik Negara)

Sesuai dengan PP RI No. 27 Tahun 2014, Barang Milik Negara adalah semua
barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja
Negara atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Pengelolaan dilakukan secara
baik dan benar bermakna pengelolaan BMN harus taat asas. Adapun asas-asas
dalam pengelolaan BMN meliputi : asas fungsional, asas kepastian hukum, asas
transparansi, asas keterbukaan, asas efisiensi, asas akuntabilitas, dan asas
kepastian nilai.
Asas fungsional yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah di
bidang pengelolaan BMN sesuai fungsi, wewenang dan tanggung jawab masing-
masing pejabat yang mengelola BMN. Asas kepastian hukum yaitu pengelolaan
BMN harus dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan.
Asas transparansi atau asas keterbukaan yaitu penyelenggaraan pengelolaan BMN
harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh informasi yang
benar. Asas efisiensi yaitu pengelolaan BMN diarahkan agar BMN digunakan sesuai
batasan-batasan standar kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang
penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal.
Asas akuntabilitas yaitu setiap kegiatan pengelolaan BMN harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada rakyat. Asas kepastian nilai yaitu pengelolaan BMN
harus didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam 1 rangka
optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan BMN serta penyusunan neraca
pemerintah.
Kegiatan peminjaman BMN di BPDAS Cimanuk Citanduy masih secara
manual dengan mengisi form nota dinas yang sudah disediakan oleh petugas BMN
dan setelahnya baru akan dikasih BMN tersebut yang diperlukan, jika sudah ada
persetujuan petugas dan kasubag TU. Hal ini juga menjadikan hambatan jika ada
BMN yang hilang ataupun rusak ketika form nota dinas tersebut sebagai bukti
peminjaman hilang atau tidak ada dan dampaknya sangat besar karena harus
melalui beberapa prosedur laporan kehilangan yang rumit jika BMN tersebut hilang.
Ini sangatlah tidak sesuai dengan prinsip SMART ASN dimana seharusnya
peminjaman BMN ini sudah dengan cara yang digitalisasi dan komputerisasi. Serta
ini membuktikan belum terciptanya ASN yang profesional dan yang unggul selaras
dengan perkembangan jaman serta teknologi sesuai nilai-nilai manajemen ASN.
2. PENETAPAN ISU PRIORITAS
Untuk menentukan core isu, maka dilakukan analisis penilaian terhadap kualitas dari
isu-isu yang ada untuk diangkat menjadi isu utama dalam rancangan ini, yaitu dengan
menggunakan metode Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Kelayakan (APKL).
Metode APKL merupakan salah satu metode yang digunakan untuk menguji kelayakan
suatu isu untuk dicarikan solusinya. APKL sendiri memiliki arti yaitu :
1. Aktual berarti isu tersebut benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan dalam
masyarakat.
2. Problematik, artinya isu yang menyimpang dari kondisi yang seharusnya, standar
ketentuan yang menimbulkan kegelisahan yang perlu dicari penyebab dan scoring
dalam penetapan prioritas isu.
3. Kekhalayakan, artinya isu yang secara langsung menyangkut hajat hidup orang
banyak.
4. Kelayakan, artinya isu bersifat logis dan patut dibahas sesuai dengan tugas dan
tanggung jawab.
Analisa APKL menggunakan rentang nilai berupa matriks skor yaitu 1 – 5, yang
menandakan bahwa semakin tinggi skor berarti isu tersebut bersifat mendesak untuk
segera dicari penyelesaiannya.
Interval penentuan prioritas adalah sebagai berikut :
Angka 1: Sangat tidak mendesak/gawat dan dampak;
Angka 2: Tidak mendesak/gawat dan dampak;
Angka 3: Cukup mendesak/gawat dan dampak;
Angka 4: Mendesak/gawat dan dampak;
Angka 5: Sangat mendesak/gawat dan dampak.
Dari beberapa isu yang telah dipilih, berikut hasil berupa matrix skor core isu :

No. Isu / Masalah A P K L Total Peringkat

1 Penomoran surat serta arsip surat digital 5 4 5 5 19 1

2 Pelaporan E-kinerja karyawan 5 4 5 4 18 2

3 Peminjaman BMN (Barang Milik Negara) 3 3 3 2 11 3

Berdasarkan Analisis APKL di atas, maka isu yang dipilih adalah: “Penomoran surat
serta arsip surat digital” dengan total jumlah skornya adalah 19 point, oleh sebab itu maka
disimpulkan lah dengan rumusan isu : “Belum optimalnya penomoran surat serta arsip
surat digital di BPDAS Cimanuk Citanduy”.
3. ANALISIS PENYEBAB MASALAH
Berdasarkan hasil penapisan isu maka akan diangkat isu “Belum optimalnya penomoran
surat serta arsip surat digital di BPDAS Cimanuk Citanduy” yang paling tinggi dibandingkan
isu-isu lainnya. Oleh karena itu, isu ini dianggap sebagai isu yang paling diprioritaskan
untuk dianalisis dan kemudian dicarikan solusinya. Untuk mempertajam isu yang diangkat,
dan akan dianalisis menggunakan diagram fishbone sebagai berikut:

Men Machine
Kurangnya koordinasi antara
Sistem yang ada Belum
petugas penomaran dan arsip
belum optimal optimalnya
Kurangnya kesadaran karyawan
Belum ada sistem penomoran
dalam melaporkan arsip surat
pencatatan yang terintegrasi surat serta
arsip surat
SOP penomoran/arsip digital di
surat belum ada Fasilitas belum memadai
BPDAS
Cimanuk
Belum optimalnya
Citanduy
permintaan penomoran
surat
Methode Material

Berdasarkan fishbone diagram di atas, dapat diketahui bahwa akar permasalahan atau
sebab dari masalah yang ada di unit kerja adalah :
- Kurangnya koordinasi antar petugas dalam hal penomoran surat serta arsip karena
belum adanya pencatatan secara terintegrasi.
- Kurangnya kesadaran dari karyawan untuk memberikan arsip digital.
- Pengarsipan surat digital yang belum dilaporkan atau ada revisi dan tidak bisa di
simpan secara sistem yang sudah ada, akan tercecer sehingga menyulitkan dalam
proses pencarian arsip.

4. GAGASAN PEMECAHAN ISU

Setelah mengidentifikasi akar masalah dari isu melalui fishbone di atas, gagasan kreatif
untuk penyelesaian isu tersebut dengan merujuk pada penyebabnya. Adapun gagasan
kreatif untuk menyelesaikan isu tersebut adalah sebagai berikut :
1. Membuat SOP dalam permintaan penomoran surat dan pengarsipan surat.
Merupakan salah satu tujuan dari Manajemen ASN dimana guna meningkatkan
kinerja yang profesional dan kualitas karyawan agar bisa selalu aware dalam tata kelola
kearsipan. Hal tersebut sangatlah bermanfaat dan menjadikan pedoman bagi setiap
 karyawan untuk kedepannya agar tidak terjadi lagi arsip surat tidak ada karena hilang
atau tercecer.
2. Membuat pencatatan penomoran surat melalui media terintegrasi yaitu melalui google
document.
Dimana ini merupakan salah satu bentuk SMART ASN mampu beradaptasi dan
semakin responsif terhadap perubahan jaman yang diharuskan menggunakan teknologi
dan berbasis digital.
3. Membuat basis data di sistem cloud berupa google drive yang memuat arsip-arsip yang
tidak bisa di unggah ke dalam sistem yang sudah ada.
Dalam penerapan Manajemen ASN dan SMART ASN ini merupakan salah satu
langkah yang harus selalu di antisipasi guna tidak terjadinya kehilangan berkas-berkas
arsip yang akan selalu diperlukan pada kemudian hari.