lOMoAR cPSD| 21534148

BAB III
RANCANGAN AKTUALISASI

6. Deskripsi Kasus. Rancangan aktualisasi ini dimulai dengan mengidentifikasi

kasus yang muncul di unit kerja penyusun yaitu di Mako Kolinlamil Satlinlamil 1
Jakarta. Penyusun merumuskan isu berdasarkan hasil pengamatan penyusun selama
masa percobaan CASN. Berdasarkan pengalaman 8 bulan bekerja disana, kami
menyimpulkan terdapat beberapa isu yang kami angkat sebagai isu yang harus
dicarikan solusinya. Diantaranya sebagai berikut :

a) Kurang Optimalnya penataan pengarsipan Administrasi PJK

(Pertanggung Jawaban Keuangan). Salah satu hal penting dalam dunia
bekerja tentunya kita tak luput dari pekerjaan surat menyurat atau pengiriman
dokumen ke satker yang lain sebagai hasil dari pekerjaan yang kita kerjakan.
Namun apabila surat ataupun dokumen yang sangat penting susah untuk
ditemukan dokumennya karena pengarsipannya kurang tertata rapi, maka yang
bisa terjadi adalah misskomunikasi antara satker satu dengan satker lainnya
bahkan pekerjaan lainnya bisa terhambat. Maka dari itu diperlukan adanya
perubahan pada pola sistem tersebut agar tidak sering terjadi kesalahpahaman
dengan divisi yang lainnya.

a.1. Data dan Fakta.

 Banyaknya dokumen tidak tertata dengan rapi dalam

pengarsipannya;

 Terjadi penumpukan dokumen yang mengakibatkan terhambatnya

suatu pekerjaan; dan

 Data ataupun dokumen sering tidak ditemukan dalam

pencariannya.

a.2. Dampak dan para pihak (Stakeholder) yang terkena dampak jika isu-
isu tersebut tidak diselesaikan.

 Pekerjaan menjadi kurang efektif dan merugikan banyak satker

yang berkaitan;
 lOMoAR cPSD| 21534148

 Kinerja instansi menjadi kurang baik dikalangan instansi lainnya;

dan

 Kurang kepercayaan suatu ASN/satker kepada divisi yang ada

diinstansi.

a.3. Keterkaitan ISU dengan substansi mata pelatihan pada Manajemen

ASN dan Smart ASN.

 Fungsi, Tugas dan Peran ASN belum Optimal terlaksana

dikarenakan masih adanya pegawai yang kurang paham dengan
fungsi, tugas dan perannya; dan

 Kurang Optimalnya Implementasi DIGITALISASI dalam semua

aspek dibidang pekerjaan.
b) Kurang minatnya pegawai dalam hal mengembangkan kompetensi.
Kompetensi adalah kemampuan kerja setiap individu yang mencakup aspek
pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang sesuai dengan standardisasi
yang diharapkan oleh Organisasi demi tercapainya tujuan visi dan misi bersama.
Jika kompetensi pegawai tidak dikembangkan dengan perubahan zaman yang
cepat ini, maka akan menghambat kinerja yang sedang dibangun organisasi
terutama pada era DIGITALISASI yang perubahannya sangat cepat ini. Pola kerja
sudah berada di zona nyaman juga salah satu penyebab yang bisa dikatakan
menjadikan seorang pegawai merasa bahwa dirinya sudah cukup untuk berada
diposisi tersebut. Jika ini terus terjadi ini bisa menjadi bumerang yang berbahaya
untuk dirinya jika tidak ditemukan solusinya.

b.1. Data dan Fakta.

 Banyaknya ASN yang merasa aman di posisinya saat ini; dan

 Banyak yang belum memahami jenis pekerjaan dibidang

DIGITALISASI komputerisasi.

b.2. Dampak dan para pihak (Stakeholder) yang terkena dampak jika isu-
isu tersebut tidak diselesaikan.

 Kurangnya pengalaman dalam bidang pekerjaan yang baru;

 Instansi akan terkena dampaknya karena tidak berkembangnya

seseorang dengan tugas barunya; dan
 lOMoAR cPSD| 21534148

 Akan merasa jenuh dengan tugas yang monoton yang hanya itu-
itu saja.

b.3. Keterkaitan ISU dengan substansi mata pelatihan pada Manajemen

ASN dan Smart ASN.

 Berkurangnya nilai kinerja ASN dimata Organisasi;

 Menjadi kurang produktif dan mengakibatkan kinerja menurun

karena belum memahami ilmu-ilmu yang baru; dan

 Fungsi dan Tugasnya seiring berjalannya waktu akan berubah

dengan adanya kebijakan-kebijakan pemerintah yang baru.
c) Kurangnya tingkat kesadaran ASN dalam berdisiplin. Disiplin adalah
sebuah kesadaran seseorang untuk mau dan mampu mengendalikan diri dan
mematuhi aturan atau nilai-nilai yang telah disepakati, yang berkaitan dengan
aturan maupun norma yang berlaku diri sendiri maupun dalam lingkungan sosial.
Dalam kasus ini, masih banyak pegawai yang sering datang terlambat
dikarenakan berbagai macam alasan dan problema kehidupan masing-masing
individunya. Maka dalam hal ini perlu adanya solusi yang dimana jika dibiarkan
akan menjadi penyakit masyarakat beserta individunya dalam hal lingkungan
bermasyarakat dimasa mendatang.

c.1. Data dan Fakta.

 Beberapa ASN datang tidak tepat waktu;

 Masih ditemukan ASN tidak hadir tanpa keterangan dilihat dari

absensi apel pagi; dan

c.2. Dampak dan para pihak (Stakeholder) yang terkena dampak jika isu-
isu tersebut tidak diselesaikan.

 Memburuknya kinerja pegawai ASN;

 Sikap dan perilaku yang kurang disiplin menjadi contoh/atau citra

yang buruk terhadap Instansi; dan
 Penilaian ASN menjadi rapor merah untuk Instansi.
 lOMoAR cPSD| 21534148

c.3. Keterkaitan ISU dengan substansi mata pelatihan pada Manajemen

ASN dan Smart ASN.

 Kode Etik dan Perilaku ASN menjadi tidak optimal dengan

pelanggaran tersebut;

 Kenaikan Pangkat dan Jabatan menjadi tertunda karena

pelanggaran didiplin yang dilakukan; dan

 Penilaian Kerja menurun yang disebabkan disiplin pegawai tidak

optimal.
d) Belum optimalnya kemampuan SDM untuk bekerja dengan
menggunakan komputer. Masih penyusun temukan ada beberapa
SDM yang belum mahir menggunakan komputer disatuan kerja. Dalam progress
tugas hariannya masih menulis dengan manual. Hal ini akan menghambat jika
suatu saat SDM tersebut diberikan jobdesk yang mengutamakan penggunaan
komputer dalam pengadministrasian nya suatu saat nanti. Dalam dunia
DIGITALISASI ini sangatlah dibutuhkan skill komputerisasi tersebut.

d.1. Data dan Fakta.

 Beberapa ASN masih belum mahir menggunakan komputer;

 Pengagendaan arsip masih menggunakan manual; dan

d.2. Dampak dan para pihak (Stakeholder) yang terkena dampak jika isu-
isu tersebut tidak diselesaikan.

 Menurunnya kinerja pegawai ASN bisa mengakibatkan pekerjaan

organisasi menjadi kurang optimal;

 Pengarsipan dokumen satuan kerja menjadi tidak efisien ruangan

menjadi penuh arsip; dan
 Fungsi, Tugas dan Peran sebagai ASN sebagai ASN kurang
optimal menjadikan pengarsipan tidak efisien.

d.3. Keterkaitan ISU dengan substansi mata pelatihan pada Manajemen

ASN dan Smart ASN.

 Kurang optimalnya nilai-nilai dasar ASN yang mengakibatkan

pekerjaan menjadi tertunda;

 Digital Skill yang belum terpenuhi sehingga mengakibatkan

 lOMoAR cPSD| 21534148

pengetahuan komputerisasi sangatlah kurang; dan

 Penilaian Kerja menurun yang disebabkan skill komputerisasi

tidak optimal.
7. Penetapan core isu. Penetapan core isu didapatkan dari analisis kualitas masing-
masing isu. Untuk proses penetapan core isu tersebut, Penyusun menggunakan tiga
teknik analisis isu untuk penetapan core isu tersebut. Yaitu :

1. APKL;
2. USG ; dan
3. Fishbone Diagram.
a. Mengidentifikasi Isu dengan teknik APKL. Teknik APKL adalah
merupakan singkatan dari Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Kelayakan.
Aktual artinya benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan dalam
masyarakat. Problematik artinya isu yang memiliki dimensi masalah yang
kompleks, sehingga perlu dicarikan solusinya. Kekhalayakan artinya isu yang
menyangkut hajat hidup orang banyak. Sedangkan Kelayakan artinya isu
yang masuk akal dan realistis serta relevan untuk dimunculkan inisiatif
pemecahan masalahnya. Berikut adalah teknik analisis isu dengan metode
APKL dengan penilaian memenuhi syarat atau tidaknya suatu isu tersebut :
 lOMoAR cPSD| 21534148

Tabel 1. Teknik APKL

Berdasarkan dari hasil tabel diatas, penyusun akan mengidentifikasi 3 kasus
tersebut dengan teknik analisis isu APKL. Rentang penilaian yang digunakan
pada matriks APKL adalah 1-5. Bobot nilai indeks kriteria dengan teknik
analisis isu APKL sebagai berikut :

Tabel 2. Bobot Nilai APKL

Semakin tinggi nilai isu tersebut, berarti menandakan bahwa isu tersebut
adalah core isu yang harus dicarikan solusinya. Dan berikut adalah analisis
isu dengan kriteria APKL yang tersaji pada Tabel 3.
 lOMoAR cPSD| 21534148

Kriteria APKL
NO Total
Prioritas
ISU A P K L Skor

1. Kurang Optimalnya penataan

5 5 5 5 20 1
pengarsipan Administrasi PJK
(Pertanggung Jawaban
Keuangan)

2. Kurang minatnya pegawai

5 4 5 4 18 2
dalam hal mengembangkan
kompetensi

3. Kurangnya tingkat kesadaran

5 4 4 4 17 3
ASN dalam berdisiplin

Belum optimalnya kemampuan

4 4 3 4 15 4
4. SDM untuk bekerja dengan
menggunakan komputer
Tabel 3. Teknik APKL

Berdasarkan hasil analisis isu pada Tabel 1, subjek menunjukkan bahwa 3 isu
tersebut memiliki peringkat yang cukup tinggi berada di isu No. 1 yaitu Kurang
Optimalnya penataan pengarsipan Administrasi PJK (Pertanggung Jawaban
Keuangan). Selanjutnya isu tersebut akan kami identifikasi lagi menggunakan
teknik analisis USG.

b. Mengidentifikasi Isu dengan teknik USG. Teknik USG adalah

merupakan singkatan dari Urgency, Seriousness, dan Growth. Urgency
artinya seberapa mendesak suatu isu harus dibahas, dianalisis, dan
ditindaklanjuti. Seriousness merujuk pada seberapa serius suatu isu harus
dibahas dikaitkan dengan akibat yang ditimbulkan. Growth menekankan pada
seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani
segera. Berikut adalah data dalam bentuk tabel deskripsi nilai kriteria teknik
USG sebagai berikut :
Tabel 4. Deskripsi Kriteria URGENCY

Nilai Indikator Deskripsi Indikator

 Kurang Optimalnya penataan pengarsipan

5 Sangat Mendesak
4 Mendesak
3 Cukup Mendesak
2 Kurang Mendesak
1 Tidak Mendesak
Administrasi PJK; dan
 Kurangnya tingkat kesadaran ASN dalam berdisiplin.
 Kurang minatnya pegawai dalam hal
mengembangkan kompetensi
 Belum optimalnya kemampuan SDM untuk bekerja
dengan menggunakan komputer.
 lOMoAR cPSD| 21534148

Tabel 5. Deskripsi Kriteria SERIOUSNESS

Nilai Indikator Deskripsi Indikator

5 Sangat Serius
4 Serius
3 Cukup Serius
2 Kurang Serius
1 Tidak Serius
Tabel 6. Deskripsi Kriteria GROWTH
 Kurang Optimalnya penataan pengarsipan
Administrasi PJK
 Kurang minatnya pegawai dalam hal
mengembangkan kompetensi;
 Kurangnya tingkat kesadaran ASN dalam
berdisiplin; dan
 Belum optimalnya kemampuan SDM untuk bekerja
dengan menggunakan komputer.

Nilai Indikator Deskripsi Indikator

Sangat Cepat
5
Memburuk
4 Cepat Memburuk  Kurang Optimalnya penataan pengarsipan
Administrasi PJK
 Kurang minatnya pegawai dalam hal
3 Cukup Cepat Memburuk mengembangkan kompetensi;
 Kurangnya tingkat kesadaran ASN dalam
berdisiplin; dan
 Belum optimalnya kemampuan SDM untuk
bekerja dengan menggunakan komputer.
Kurang Cepat
2
Memburuk
1 Tidak Cepat Memburuk
Indeks nilai yang digunakan pada matriks USG adalah 1-5, semakin tinggi
skor menunjukkan bahwa isu tersebut sangat urgen dan sangat serius untuk
segera ditangani. Identifikasi isu dengan kriteria USG tersaji pada Tabel 7.

Kriteria USG Total

NO Deskripsi Isu Skor
Prioritas
U S G

Kurang Optimalnya penataan pengarsipan

1. 5 5 4 14 1
Administrasi PJK (Pertanggung Jawaban
Keuangan).
Kurang minatnya pegawai dalam hal
2. 4 4 3 11 3
mengembangkan kompetensi.

Kurangnya tingkat kesadaran ASN dalam

3. 5 4 3 12 2
berdisiplin.

Berdasarkan hasil Analisis pada Tabel 3, menunjukkan bahwa isu dengan

 lOMoAR cPSD| 21534148

prioritasnya tertinggi adalah Kurang Optimalnya penataan pengarsipan

Administrasi PJK (Pertanggung Jawaban Keuangan). sangat berbahaya jika
tidak dicarikan solusi dengan cepat. Selanjutnya akan dibahas analisis core
isu dengan menggunakan Fishbone Diagram.

8 Analisis Core Isu. Proses penetapan core isu telah dilakukan dengan
menggunakan kriteria APKL dan USG maka ditetapkan isu, yaitu: “Kurang Optimalnya
penataan pengarsipan Administrasi PJK (Pertanggun Jawaban Keuangan)”. Hal ini
dikarenakan isu tersebut seluruhnya memenuhi kriteria aktual, problematik,
kekhalayakan, kelayakan, urgensi, tingkat keseriusan dan harus segera dicarikan
solusinya.

Core isu tersebut penyusun pilih karena sistem Administrasi pengarsipan dokumen
PJK disatuan kerja program dan anggaran satlinlamil 1 jakarta belum optimal serta
untuk dilingkup pekerjaan penyusun masih menilai belum tertata rapi. Atas
pertimbangan sesuai dengan lingkup pekerjaan penyusun yang secara realistis dapat
dilaksanakan selama masa Habituasi (selama 4 Minggu) di tempat kerja dengan
persetujuan atasan/mentor penyusun.

Dari pengertian diatas, penyusun mengembangkan core isu tersebut dan merangkum
seluruh core isu permasalahan tersebut dengan menggunakan fishbone diagram.
sehingga dengan fishbone diagram ini akan mendapatkan akar permasalahan yang
benar-benar harus dicarikan solusinya. Berikut adalah tabel dengan menggunakan
teknik fishbone diagram :

Gambar 1. Fishbone Diagram.

 lOMoAR cPSD| 21534148

Lalu kita buat Tabel Diskusi Terkait Permasalahan isu yang kita buat :

Permasalahan Diskusi Akar

Masalah
1. Metode Perlu adanya peningkatan kinerja Ya
administrasi agar lebih cepat dan efisien
waktu
Perlu ditunjang dengan perangkat kerja
2. Material seperti komputer dan email dan aplikasi Ya
penunjang lainnya
3. Manusia Terjadinya Misskomunikasi antar satker Ya
dan kinerja menjadi menurun
4. Organisasi Terhambatnya tata laksana jika tidak Ya
diperbaiki
Tabel 8. Tabel Diskusi

Dari penjelasan Gambar 1 dan tabel diskusi terlihat jelas bahwa adanya akar
permasalahan yang harus segera ditemukan penyelesaian dari seluruh identifikasi
yang terjadi tersebut yaitu, belum optimalnya administrasi dalam organisasi. Jika
administrasi terhambat maka kinerja setiap pegawai akan menurun karena tidak
ditunjang dengan adanya informasi yang akurat sehingga bisa terjadi
kesalahpahaman antar satker yang lain sehingga mempengaruhi Instansi juga dengan
adanya kasus tersebut.

9. Gagasan Kreatif Penyelesaian Core Isu. Setelah penyusun melalui proses

analisis core isu menggunakan teknik analisis Fishbone Diagram, maka ditetapkan
isu, yaitu “belum optimalnya administrasi dalam organisasi” di satuan kerja program
dan anggaran satlinlamil 1 jakarta, Mako Kolinlamil. Hal ini dikarenakan isu tersebut
seluruhnya memenuhi kriteria aktual, problematik, kekhalayakan, kelayakan, urgensi,
tingkat keseriusan dan harus segera ditangani. Selanjutnya, penulis merancang
gagasan pemecahan isu melalui kegiatan kreatif yang pelaksanaannya dijiwai oleh
nilai-nilai BERAKHLAK.
Adapun gagasan pemecahan isu tersebut adalah sebagai berikut :
1. Mengkonsultasikan kepada mentor dan atasan terkait penataan arsip dengan
digital dan perapihan dokumen hardcopy;
2. Pengarsipan dibuat secara digital dengan mendata dan menscan serta
dibuatkan hyperlink command dengan Ms. Excel sehingga dalam pencariannya
menjadi mudah;
3. Perapihan Arsip Hardcopy dengan mendata dokumen yang lebih dari dua tahun
agar ditampung diruang gudang arsip satlinlamil 1;
 lOMoAR cPSD| 21534148

4. Pembaruan sistem bekerja dengan meningkatkan skill yang mumpuni untuk

menggunakan Komputer dan gadget lainnya;
5. Memberikan label dengan mengelompokkan setiap jenis dokumen pertanggung
jawaban keuangan (PJK); dan
6. Memberikan edukasi tentang pengarsipan dibuat secara digital tersebut.

Dengan solusi gagasan pemecahan isu kreatif diatas diharapkan menjadi

penyelesaian masalah yang terjadi disatuan kerja program dan anggaran satlinlamil 1
jakarta. Demikian penjelasan dari kami terkait Analisis Kasus yang terjadi diInstansi
kami yang berada dilingkungan satuan kerja program dan anggaran satlinlamil 1
jakarta. Dengan adanya Analisis kasus yang kami buat ini diharapkan menjadi salah
satu pemecahan ataupun solusi dalam meningkatkan kinerja instansi disatuan kerja
program dan anggaran satlinlamil 1 jakarta.