HASIL ANALISIS ISU KONTEMPORER

NAFISATUN NISFAH (199503092020122019)

Kelompok : 8A

A. ISU AKTUAL :
1. Aktifitas rutin terkait pelaporan data dan pemberian informasi penting belum
mengoptimalkan e-mail yang tersedia, dan masih menggunakan aplikasi whatsapp.
Untuk menunjang komunikasi kerja di lingkungan instansi, setiap pegawai difasilitasi dengan
akses email menggunakan Zimbra Email, yang mana Zimbra Email memiliki fitur yang sangat
mumpuni untuk digunakan dalam mengirimkan pesan, file dan juga chatting dengan sesame
user. Namun pada praktiknya, Zimbra Email ini hampir tidak pernah digunakan di dalam
komunikasi internal pegawai, melainkan penggunaannya hanya untuk keperluan eksternal,
seperti contohnya terkait dengan penawaran alat lab dari supplier. Banyak pegawai yang
kelihatannya lebih nyaman dan terbiasa menggunakan aplikasi whatsapp untuk berbagai
keperluan komunikasi internal, seperti melaporkan data berupa aktifitas serah terima file
penting, penugasan terhadap pekerjaan tertentu, menyampaikan undangan rapat ataupun
penyampaian informasi-informasi lainnya. Hal ini terbukti dari begitu sedikitnya komunikasi
kerja internal yang saya terima pada Zimbra Email. Padahal, apabila kita melihat pada
berbagai fakta yang ada, terdapat beberapa sisi negatif dari penggunaan aplikasi whatsapp
untuk komunikasi kerja yaitu :
- Tidak ada pemisahan komunikasi antara pekerjaan dan obrolan sehari-hari. Hal ini dapat
membingungkan ketika kita berusaha melakukan telusur atas file penting yang ada di
whatsapp.
- WhatsApp hanya berfungsi sebagai platform obrolan tanpa fungsi untuk manajemen
tugas, kolaborasi proyek, proses SDM, pelaporan shift, audit, dan lainnya. Karena itu,
kemungkinan Anda perlu menggabungkannya dengan platform lain untuk
menyelesaikan pekerjaan secara efisien. Pada saat yang sama, fungsi obrolan Whatsapp
tidak dirancang untuk menangani proyek yang kompleks atau diskusi berlapis-lapis.
- Privasi di WhatsApp bermasalah. Menurut data dari US National Vulnerability Database,
aplikasi tersebut mengungkapkan 12 kerentanan pada 2019, dimana tujuh di antaranya
diklasifikasikan sebagai “kritis.” Sebelumnya, pihak berwenang sudah mempertanyakan
keamanan platform tersebut. Electronic Frontier Foundation menempatkannya sebagai
salah satu yang terburuk untuk privasi data pengguna, meskipun WhatsApp mengatakan
mereka menyediakan enkripsi end-to-end pada aplikasi mereka.
 2. Belum tersedianya kurikurum orientasi yang detail
untuk pegawai baru
Berdasarkan pengalaman dari beberapa pegawai baru, pada
awal karir mereka di nstansi kerja, pegawai merasa kebingungan dengan alur aktivitas
kerjanya, baik secara individu maupun kelompok. Alur aktivitas kerja yang dimaskud
diantaranya yaitu terkait dengan urutan pekerjaan yang harus segera dipelajari dan dikuasai,
lokasi peralatan kerja, tata cara kepengurusan dokumen, dan personil yang harus dihubungi
untuk urusan pekerjaan tertentu. Tentu saja hal tersebut dapat secara signifikan
menghambat tercapainya efisiensi dan efektivitas para pegawai. Walaupun sebenarnya
terdapat masa orientasi khusus pegawai baru, namun orientasi tersebut belum terjadwal
dan sistematis sesuai dengan kebutuhan pegawai.

3. Fasilitas penunjang kerja untuk karyawan baru kurang memadai.

Saat mulai masuk untuk bertugas di instansi kerjanya masing-masing, banyak pegawai yang
terkendala dengan fasilitas penunjang kerja yang tersedia di lokasi kerja, seperti contohnya :
belum tersedia PC (personal computer), kondisi peralatan elektronik tidak prima, dan
masalah koneksi internet. Hal ini tentu saja dapat menghambat kinerja pegawai, karena
untuk kegiatan pengadaan ulang terhadap kebutuhan-kebutuhan pegawai baru
membutuhkan waktu yang tidak sebentar hingga fasilitas penunjang kerja siap digunakan.
B. TEKNIK TAPISAN ISU :
Dalam proses penetapan isu yang berkualitas dalam artian isu yang terjadi di unit kerja
merupakan isu aktual, maka saya menggunakan alat bantu penerapan kriteria kualitas isu
menggunakan teknik tapisan dengan menetapkan rentang penilaian 1-5 pada kriteria pada:
1. Urgency, yaitu seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dikaitkan dengan waktu yang
tersedia.
2. Seriousness, yaitu seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan dengan akibat yang
timbul dengan penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut.
3. Growth, yaitu seberapa kemungkinannya isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan
kemungkinan masalah penyebab isu akan makin memburuk kalau dibiarkan

ISU U S G Jumlah Peringkat

Aktifitas rutin terkait pelaporan data dan 4 5 3 12 1
pemberian informasi penting belum
mengoptimalkan e-mail yang tersedia, dan masih
menggunakan aplikasi whatsapp.
Belum tersedianya kurikurum orientasi yang 3 3 1 7 3
detail untuk pegawai baru
Fasilitas penunjang kerja untuk karyawan baru 4 3 3 10 2
kurang memadai

Kriteria pemberian rentang nilai:

Deskripsi Indikator
Nilai Indikator
Urgency Seriousness Growth
5 Sangat Besar Harus selesai kurang dari Berdampak pada Memburuk dalam 1
3 bulan seBPPT bulan
4 Besar Harus selesai kurang dari Berdampak pada 1 Memburuk dalam 3
6 bulan kedeputian bulan
3 Sedang Harus selesai kurang dari Berdampak pada 1 balai Memburuk dalam 6
12 bulan bulan
2 Kecil Harus selesai kurang dari Berdampak pada 1 Memburuk dalam 12
24 bulan departemen bulan
1 Sangat Kecil Tidak harus selesai dalam Berdampak pada Memburuk dalam 24
waktu 24 bulan beberapa orang dalam 1 bulan
departemen
 Kesimpulan:
Dari teknik tapisan diatas dapat disimpulkan bahwa isu yang harus segera mendapatkan alternatif
pemecahan masalah yaitu Aktifitas rutin terkait pelaporan data dan pemberian informasi
penting belum mengoptimalkan e-mail yang tersedia, dan masih menggunakan aplikasi
whatsapp.

C. TEKNIK ANALISIS ISU :

Setelah mendapatkan isu yang memenuhi kriteria AKPL, maka selanjutnya menggunakan alat
bantu teknik berpikir kritis yaitu Fishbone Diagram dalam rangka melakukan analisis secara
mendalam.
Prosedur Firhbone :
1. Menyepakati pernyataan masalah

Penyebab Akibat
Aktifitas rutin terkait pelaporan data dan
pemberian informasi penting belum
mengoptimalkan e-mail yang tersedia, dan
masih menggunakan aplikasi whatsapp.

2. Mengidentifikasi masalah-masalah
Dalam mengidentifikasi kategori, menggunakan 5S, yaitu Surroundings (lingkungan),
Suppliers (pemasok), Systems (sistem), Skills (keterampilan), & Safety (keselamatan).

Penyebab Akibat
Aktifitas rutin terkait
Keterampilan Pemasok Lingkungan pelaporan data dan
pemberian informasi
penting belum
mengoptimalkan e-mail
yang tersedia, dan
masih menggunakan
Sistem
aplikasi whatsapp.
Keselamatan
3. Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara brainstorming

Penyebab Akibat
Aktifitas rutin
Keterampilan Pemasok Lingkungan terkait
pelaporan data
Tampilan WA Permintaan dari dan pemberian
lebih simpel atasan / rekan
Belum ada informasi
dan familiar kerja untuk kirim
sosialisasi
file melalui WA. penting belum
tatacara mengoptimalkan
Kirim file penggunaan
dengan WA Tidak ada e-mail yang
Zimbra
lebih cepat kebijakan khusus tersedia, dan
masih
menggunakan
WA dapat digunakan
untuk kirim pesan
aplikasi
WA cukup
aman karena text, audio, video, dan whatsapp.
menggunakan file.
enkripsi end-
to-end. Notifikasi zimbra tidak
langsung muncul kecuali
sudah login akun

Keselamatan Sistem

Rekomendasi :

Berdasarkan proses penguraian sebab-sebab mengunakan Fishbone Diagram, rekomendasi saya

untuk penyelesaian isu tersebut, yaitu :

1. Agar dibuatkan kebijakan khusus dari instansi untuk mengatur seluruh pegawai mengenai
tatacara komunikasi kerja melalui Zimbra email.
2. Dilakukan sosialisasi ulang mengenai tatacara penggunaan Zimbra email, baik meliputi
kebutuhan kirim file, chat, mengundang meeting, diskusi berlapis, dan sebagainya.
3. Untuk membuat notifikasi dari zimbra email muncul langsung dan tidak menyebabkan
adanya informasi yang terlewat ataupun tertinggal, maka dibuatkan opsi untuk
melakukan instalasi Zimbra email di gadget pegawai.