BAB III

ANALISIS MASALAH

A. PERMASALAHAN YANG ADA

Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Tentang Perubahan Atas Peraturan
Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 Tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil. Maka
optimalisasi sisten informasi kepegawaian Online (KEPO) dalam layanan Dokumen
Kepegawaian memang sangat dibutuhkan. Kegiatan manajemen layanan dokumen
kepegawaian pada BKPSDM Kota Solok yang pengelolaannya pada Sekretaris
BKPSDM memang saat ini implemnetasinya kurang optiomal.
Sisten Informasi Kepegawaian Online (KEPO) dapat digambarkan dalam tabel
berikut ini :

Indikator/ Pengguna Sebelum Sesudah

Subag Kepegawaian/ Kebutuhan terhadap data dan arsip
Pengelola pegawai seringkali membutuhkan
kepegawaian pada waktu yang cukup lama
OPD
Individu PNS Kebutuhan akan arsip harus membuka
berkas arsip secara manual
Jumlah Berkas Arsip Setiap kebutuhan arsip yang sama,
yang dikumpulkan seringkali harus diinformasikan dan
dikumpulkan.
Unsur Pimpinan/ Tim Untuk mengetahui profil seseorang,
Baperjakat seringkali unsur pimpinan
membutuhkan waktu yang cukup lama
untuk mengetahui profil lengkap
seseorang
Subag Disiplin dan Rekap cuti tahunan dan izin sakit
Kesejahteraan pegawai direkap secara manual,
Pegawai sehingga tidak terdeteksi
penyimpangan dalam pengambilan cuti
(cuti > 12 hari) dan kondisi ASN yang
sakit lama tidak terpantau
Pengambilan data/ arsip dapat dilakukan
dengan cepat dengan mengambil langsung
dari aplikasi
Pengambilan arsip dapat dilakukan kapan
saja dan dimana saja sepanjang ada
koneksi internet
Arsip yang sama dapat diambil dengan
cepat sesuai tingkatan user aplikasi.
Unsur pimpinan dapat mengetahui profil
ASN kapan saja dan dimana saja melalui
smartphone.
Dengan adanya KEPO, cuti diberikan
melalui aplikasi dengan sepengetahuan
BKPSDM. Dari cuti yang telah tercatat
dalam database, akan mencegah terjadinya
penambilan cuti/ pelanggaran disiplin dalam
hal kehadiran ASN.

18
 Aksi perubahan ini dilakukan untuk mengatasi permasalahan dalam manajemen
pengelolaan dokumen dan data kepegawaian dengan penjelasan sebagai berikut :
1. Usulan dokumen yang masuk dari OPD ke BKPSDM tidak sesuai dengan jadwal
yang yang telah ditetapkan
2. Belum optimalnya layanan dokumen kepegawaian pada BKPSDM Kota Solok
3. Tidak efektifnya waktu dalam pengurusan dokumen kepegawaian secara langsung.
Ketiga fakta diatas menunjukan bahwa manajeman pengelolaan layanan dokumen
kepegawaian pada BKPSM Kota Solok secara khusus masih belum optimal.
Disamping itu, setelah dilaksanakan Focus Group Discussion dengan actor internal
dalam hal ini Kepala Bidang Perencanaan dan Pembinaan Aparatur dan Kepala Bidang
Mutasi dan Pengembangan Aparatur pada BKPSDM Kota Solok dengan metode USG
untuk mengetahui masalah prioritas yang harus segera ditangani. Hasil identifikasi
masalah tersebut dapat dilihat pada table dihalaman berikut:

Tabel 3.1
Identifikasi Masalah

No Masalah U S G Total

1 Usulan yang masuk dari OPD ke BKPSDM tidak 2 3 2 7

sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan
2 Belum optimalnya layanan dokumen kepegawaian 5 4 5 14

3 Regulasi layanan kepegawaian instansi lain (BKN, 3 4 3 10

Mendagri, dll)
4 Proses layanan kepegawaian yang masigh lambat 3 3 3 9

Keterangan : berdasarkan skala likert 1-5 (5=sangat besar, 4=besar, 3=sedang,

2=kecil, 1=sangat kecil )

Dari table identifikasi masalah tersebut yang masih dirasakan perlunya perhatian adalah
belum optimalnya layanan kepegawaian dalam pengurusan dokumen menggunakan
sistem informasi KEPO, sehingga dilakukan analisis masalah, dan dapat dilihat pada
gambar halaman berikut ini :

19
 Gambar 3.1
Analisis Masalah

Data yang Up to Management Less

Date akan sulit Waktu Service
AKIBAT
didapat

Masalah
Belum Optimalnya Layanan Dokumen Kepegawaian Utama

Kurangnya 2 layanan Regulasi layanan Proses layanan

kepegawaian SI-KEPO kepegawaian yangdicarikanSEBAB
kepegawaiandan
Apabila issue atau permasalahan ini tidak segera ditindaklanjuti
melibatkan instansi masih lambat
lain (BKN, Mendagri,

Berdasarkan analisis masalah diatas diharapkan didapat output optimalnya layanan

kepegawaian dalam pengurusan dokumen menggunakan sistem KEPO

B. PENYEBAB MASALAH
Sebagaimana telah dijelaskan diatas bahwa ada beberapa penyebab munculnya
permasalahan dalam hal optimlisasi layanan dokumen kepegawaian Online (KEPO)
dalam layanan dokumen kepegawaian dapat dilihat pada gambar dihalam berikut :

20
 Gambar 3.2

IDENTIFIKASI MASALAH PENYEBAB ISU

Belum optimalnya layanan dokumen

kepegawaian

Tidak Penambahan Kurangnya

terjadwalnya Fitur pada Managemen
usulan Kepo Waktu

Dari Ketiga permasalahan diatas maka ditentukan masalah utama dengan menggunakan
Kriteria APKL (Aktual, Problematik, Khalayak, Kelayakan) terlihat dalam tabel dibawah
ini :
Tabel 3.2
Kriteria APKL
No ISU A P K L Total

1 Usulan dokumen yang masuk dari OPD ke 3 3 3 3 12

BKPSDM tidak sesuai dengan jadwal yang telah
ditetapkan
2 Belum optimalnya layanan dokumen kepegawaian 4 4 5 4 17
pada BKPSDM Kota Solok
3 Regulasi layanan kepegawaian melibatkan instansi 4 4 4 4 16
lain (BKN, Mendagri, dll)
4 Proses layanan kepegawaian yang masih lambat 4 4 4 3 15

Berdasarkan Analisa APKL diatas maka isu utama yang dipilih adalah: “Belum
optimalnya layanan dokumen kepegawaian pada BKPSDM Kota Solok “

C. ALTERNATIF SOLUSI MENGATASI MASALAH

Dengan ditemukannya isu utama, maka perlu dicarikan solusi dari permasalahan
utama tersebut. Untuk mengatasi belum belum optimalnya layanan dokumen
kepegawaian pada BKPSDM Kota Solok maka perlu diidentifikasi alternatif solusi dalam
mengatasi masalah tersebut. Adapun alternatif tersebut antara lain:
1. Membentuknya Tim Optimalisasi

21
2. Menyusun standar Operasional prosedur (SOP) layanan dokumen kepegawaian
3. Menyusun rancangan sistem infomrasi layanan dokumen kepegawaian
4. Sosialisasi sistem informasi layanan dokumen kepegawaian
5. Membentuk penanggung jawab admin layanan dokumen kepegawaian
6. Menambah fitur pelayanan Satya Lencana dan Kartu kepegawaian.
Selanjutnya alternatif solusi yang telah teridentifikasi diatas dilakukan analisi
dengan menggunakan metode analisis USG (Urgency, Seriousness, Growth) untuk
menentukan solusi mengatasi optimalisasi pelayanan dijelaskan pada tabel berikut ini :
Tabel 3.3
Metode Analisis USG

No Metode U S G Total

1 Membentuk Tim Optimalisasi 2 3 2 7

Menyusun standar Operasional prosedur

2 3 3 3 9
(SOP) layanan dokumen kepegawaian

Menyusun rancangan sisten informasi

3 3 4 3 10
layanan dokumen kepegawaian
Sosialisasi sistem informasi layanan
dokumen kepegawaian
4 3 3 3 9

22