TUGAS ANALISIS ISU INSTANSI

Nama : Dimaz Reza Prakasita

Biro : Kepegawaian dan Organisasi

Bagian : Organisasi dan Tata Laksana

Jabatan : Analis Tata Laksana

Angkatan : Angkatan V Latsar Golongan 3, Kelompok 3

Idenfikasi dan Deskripsi Isu (Issue Scan Model Pentahelix)

Sebagai bagian Organisasi dan Tata Laksana, ada beberapa isu yang saya dapatkan
selama hampir 3 bulan berada disini. Isu yang pertama adalah ketidaksesuaian ketentuan
penulisan nomor Standar Operasional Prosedur (SOP) dengan Pedoman Tata Naskah Dinas
2017. Diketahui bahwa beberapa SOP di tahun 2017 dan 2018 terdapat kesalahan dalam
penulisan nomor kode bagian. Isu yang kedua adalah masih banyak pegawai pada unit kerja
yang mengisi Lembar Kerja Identifikasi Kegiatan (LKIK) pada kolom kegiatan dan pelaksana
tidak sesuai dengan uraian tugas yang ada di Analisa Jabatan. LKIK merupakan lembar yang
berguna sebagai landasan penyusunan SOP. Isu yang ketiga adalah pembuatan,
pengkoreksian dan pengiriman dokumen yang masih menggunakan hardfile. Hal ini
menyebabkan banyak terbuangnya kertas dan tinta untuk mencetak dokumen tersebut

Isu yang pertama adalah ketidaksesuaian ketentuan penulisan nomor Standar

Operasional Prosedur (SOP) dengan Pedoman Tata Naskah Dinas 2017. Setelah saya
mencoba memahami isu tersebut menggunakan Model Pentahelix diketahu bahwa ;

1. G : Bagian Organisasi dan Tata Laksana

2. A : Kasubbag Tata Laksana dan/atau Senior yang jabatannya sesuai
3. B : Unit terkait dan pejabat terkait yang melaksanakan tugas tersebut
4. C : Seluruh pegawai Sekretariat Jenderal DPR RI
5. M : Media yang digunakan adalah portal.dpr.go.id

Isu yang kedua adalah masih banyak pegawai pada unit kerja yang mengisi Lembar
Kerja Identifikasi Kegiatan (LKIK) pada kolom kegiatan dan pelaksana tidak sesuai dengan
uraian tugas yang ada di Analisa Jabatan dan Analisa Beban Kerja.
Setelah saya mencoba memahami isu tersebut menggunakan Model Pentahelix diketahu
bahwa ;

1. G : Bagian Organisasi dan Tata Laksana

2. A : Kasubbag Tata Laksana dan/atau Senior yang jabatannya sesuai
3. B : Unit terkait dan pejabat terkait yang melaksanakan tugas tersebut
4. C : Seluruh pegawai Sekretariat Jenderal DPR RI
5. M : Media yang digunakan adalah portal.dpr.go.id

Isu yang ketiga adalah masih banyak pegawai pada unit kerja yang mengisi Lembar
Kerja Identifikasi Kegiatan (LKIK) pada kolom kegiatan dan pelaksana tidak sesuai dengan
uraian tugas yang ada di Analisa Jabatan. Setelah saya mencoba memahami isu tersebut
menggunakan Model Pentahelix diketahu bahwa :

Isu yang ketiga adalah pembuatan, pengkoreksian dan pengiriman dokumen yang
masih menggunakan hardfile. Setelah saya mencoba memahami isu tersebut menggunakan
Model Pentahelix diketahu bahwa ;

1. G : Bagian Organisasi dan Tata Laksana

2. A : Kasubbag Tata Laksana dan/atau Senior yang jabatannya sesuai
3. B : Unit terkait dan BDTI
4. C : Seluruh pegawai Sekretariat Jenderal DPR RI
5. M : Media yang digunakan masih manual dengan menugaskan Pengadministrasian
Umum untuk mengirimkan dokumen

Menetukan Skala Prioritas tiap Isu (Metode USG)

No Isu Urgency Seriuosness Growth Total

1 Ketidaksesuaian ketentuan
penulisan nomor Standar
Operasional Prosedur 2 3 5 10
(SOP) dengan Pedoman
Tata Naskah Dinas 2017
2 Pengisian Lembar Kerja
Identifikasi Kegiatan (LKIK)
pada kolom kegiatan dan
pelaksana yang tidak 3 4 5 12
sesuai dengan uraian tugas
di Analisa Jabatan dan
Analisa Beban Kerja.
 3 Pembuatan, pengkoreksian
dan pengiriman dokumen
1 4 2 7
yang masih menggunakan
hardfile.

Dari hasil analisa menggunakan metode USG (Urgency, Seriousness, dan Growth),
diketahui bahwa isu yang akan saya analisa penyebab dan rekomendasinya adalah isu yang
kedua. Isu tersebut mengenai pengisian Lembar Kerja Identifikasi Kegiatan (LKIK) pada
kolom kegiatan dan pelaksana yang tidak sesuai dengan uraian tugas di Analisa Jabatan.

Penyebab Terjadinya Isu ( Menggunakan Metode Analisa Fishbone)

Pengisian Lembar Kerja Identifikasi Kegiatan (LKIK) pada kolom kegiatan dan
pelaksana yang tidak sesuai dengan uraian tugas di Analisa Jabatan dan Analisa Beban Kerja
disebabkan oleh beberapa faktor, diantaranya ;

1. Kurangnya pemahaman akan uraian tugas jabatan pelaksana tugas yang lain.
2. Tidak ada ruang atau akses yang menyediakan informasi Analisa Jabatan tersebut
dalam bentuk digital (yang mudah di akses.
3. Kurangnya koordinasi dalam unit kerja pelaksana tugas akan pejabat yang
seharusnya melaksanakan kegiatan tersebut.
4. Kebiasaanya yang mengisi hanya 1 orang dan yang bukan pejabat pelaksana
kegiatan tersebut.
Dampak yang akan Terjadi jika Isu Tidak Segera Diselesaikan

Berdasarkan Peraturan Sekretariat Jenderal DPR RI Nomor 14 Tahun 2016, tujuan

terciptanya SOP diantaranya ;

1. Agar setiap unit kerja di lingkungan Setjen dan BK DPR RI sampai dengan unit
yang terkecil dapat menyusun SOP AP dengan baik dan tepat
2. Penyempurnaan proses penyelenggaaan dukungan kepada DPR RI
3. Ketertiban dalam penyelenggaraan dukungan kepada DPR RI
4. Peningkatan kualitas pelayanan kepada DPR RI, mitra DPR RI, pegawai Setjen
dan BK DPR RI serta masyarakat.

Apabila dalam penyusunan LKIK antara kegiatan dan pelaksana tidak sesuai bisa disimpulkan
bahwa belum memahami butir kegiatan tiap jabatan. Ketidakpahaman akan butir kegiatan tiap
jabatan dapat tidak tercapainya tujuan terciptanya SOP sesuai Persekjen DPR RI Nomor 14
Tahun 2016. Selain itu menunjukkan juga bahwa tiap pegawai belum memahami keselurahan
butir kegiatan pada jabatan yang diampunya.

Rekomendasi Penyelesaian

Berdasarkan analisis penyebab dan dampak dari isu tersebut, maka terdapat alternatif
rekomendasi yang dapat menjadi solusi diantaranya ;

1. Penambahan kolom Analisa Jabatan dan Analisa Beban Kerja pada LKIK yang
dapat diakses secara online. Analisa Jabatan dan Analisa Beban Kerja tersebut
diunggah ke dalam cloud.dpr.go.id dan linknya dituliskan pada LKIK agar dapat
diakses guna memahami butir kegiatan pada tiap jabatan dan kebutuhan
jabatannya di setiap unit kerja
2. Perlunya sosialisasi sebelum pengisian LKIK terhadap unit kerja terkait sehingga
ketentuan yang ada dapat dipahami oleh unit kerja dan pegawai yang mengisi
LKIK tersebut

Dengan dilakukannya analisa isu ini, diharapkan masalah-masalah tersebut dapat

terselesaikan sehingga pengisian LKIK dapat sesuai dengan butir kegiatan tiap jabatan dan
kebutuhan pegawai di unit kerja tersebut