Analisis Isu

Amin Mustolih NIP 198610242020121002

Golongan II Angkatan 6 Kelompok 4

A.Deskripsi Isu

1. Persensi Pegawai pada APLIKASI SIKADIR

Absensi merupakan faktor utama untuk mengevaluasi Kinerja Pegawai , para Pegawai sudah di
berikan kemudahan dalam absensi dengan Hp mereka masing – masing, namun hal ini malah
membuat beberapa pegawai tidak disiplin dalam melakukan absensi , beberapa bentuk
ketidakdisiplinan yang terjadi diantaranya telat absen , lupa absen , dan tidak memberi informasi /
laporan saat dinas luar ,dan menjadi permasalahan ketika mereka sudah lupa absen tetap tidak
bersedia di potong dengan membuat surat keterangan lupa absen yang tentu hal ini tidak bisa di
toleransi oleh bagian kepegawaian masalah lain tidak memberi info ketika dinas luar sehingga admin
menganggapnya lupa absen ,jika permasalahan ini tidak segera diselesaikan dampak yang langsung
di rasakan bagi pegawai tunjangan kinerja mereka akan dikurangi dan dm, karna asumsi mereka
perlunya kerjasama unit kerja dengan bagian kepegawaian untuk memberikan sosialisasi terhadap
kebijakan Absensi melalui SIKADIR dan pentingnya kerjasama dari rekan kerja untuk saling
mengingatkan persensi ( WOG ) dengan harapan tidak ada lagi Telat absen / lupa absen . Commented [D1]: 1.Kalimat terlalu panjang
2.Dampak yang timbul belum diuraikan
3.Keterkaitan dengan agenda 3 bisa diperdalam lagi

2.Serah terima surat masuk di loket pelayanan Penerimaan Surat

Salah satu fungsi dan Tugas Satker kami di Subbagian Persuratan adalah memberikan pelayanan
menerima surat masuk untuk pejabat lingkup Kementerian Lingkungan Hidup , mulai dari surat
untuk Menteri, surat untuk Wakil Menteri , surat -surat untuk pejabat Eselon 1 dan 2 , setiap
harinya para petugas di loket akan memberikan info ke tiap TU jika ada surat yang ditujukan untuk
instansi mereka agar surat segera di ambil . Namun tidak semua TU selalu merespon info yang
diberikan dengan langsung mengambil surat mereka diloket. Bagaimana dampak permasalahan ini?
yang pertama surat bertumpuk di loket , surat terlambat di terima oleh instansi tujuan , terutama
pada surat penting dan undangan, surat terbawa oleh Instansi lain dan mengganggu pelayanan di
loket. Tentunya hal ini membutuhkan penangan secepatnya. Yakni dengan membuat jadwal piket di
internal tiap Instansi yang secara bergantian bertugas mengambil surat di loket penerimaan surat (
WOG ) dan petugas loket agar terus mengingatkan instansi yang belum mengambil surat mereka di
loket ( Pelayanan Publik ).dengan hal ini di harapkan distribusi surat – surat menjadi tepat waktu.
3. Updating data Kepegawaian di SIMPEG

Data – data Kepegawaian seharusnya sudah terekam lengkap di Aplikasi Kepegawaian (

SIMPEG ) , dan secara periode tertentu terupdate dengan baik . Pentingnya melengkapi dan update
data Kepegawaian di SIMPEG untuk memberikan kemudahan dan kecepatan dalam memberikan
pelayanan data – data pegawai untuk kebutuhan tertentu ( Pelayanan Publik ) seperti kebutuhan data
untuk naik pangkat , pengajuan pemberian satya lencana, pensiun, kenaikan gaji , kebutuhan data
NIK pegawai untuk vaksin , kewajiban pemutakhiran data dari BKN namun dalam prakteknya saat ini
masih banyak pegawai yang belum melengkapi data mereka di SIMPEG. Faktor yang menyebabkan
diantaranya Pegawai belum disiplin dalam melengkapi data – data diri di SIMPEG, tidak paham cara
menggunakan SIMPEG, pegawai – pegawai yang lebih sering berada di luar kantor dalam
melaksanakan tugasnya dan belum adanya koordinasi yang baik bagian antara kepegawaian dengan
unit kerja dan permasalahan ini mempunyai dampak yang sangat luas bagi pegawai, unit kerja dan
instansi diantaranya bagi pegawai saat mereka mau naik pangkat mereka harus mencari – cari lagi
data yang mereka butuhkan yang memakan waktu lama , apalagi jika terjadi kehilangan atas data asli,
dampak lain adalah menghambat instansi dalam memenuhi permintaan data kepegawaian secara
cepat dan akurat dari pusat atau dari BKN. Untuk mengatasi permasalahan ini perlu adanya koordinasi
bagian kepegawaian dengan PIC di tiap Unit kerja yang secara rutin memberikan laporan jika ada
update data dan memberikan laporan data apa saja yang diperlukan ( WOG ). dengan lengkap dan
terupdate nya data kepegawaian di SIMPEG pelayanan terhadap permintaan data kepegawaian bisa
di lakukan dengan cepat dan akurat ( Pelayanan Publik ) dan memudahkan semua pihak yang
membutuhkan data kepegawaian .

4. Penataan dan Penyimpanan Box Arsip

Dalam unit kerja kami salah satu tugas dan fungsi nya adalah mengelola penyimpanan
salinan dari surat – surat yang beredar pada lingkup Sekjen KLHK, di unit kerja kami saat ini salinan
surat – surat sudah tersimpan pada box arsip dan tersusun berurutan hanya saja penyimpanan box
arsip belum tertata ,penyimpanan dokumen di semua tempat , diatas meja , di bawah meja , bahkan
di bawah meja – meja rekan kerja pun jadi tempatnya , dampak yang sangat terlihat adalah kurang
estetik di pandang dan tentunya mengganggu rekan kerja yang lain dampak lainnya adalah terkadang
ketika ada permintaan salinan surat kesulitan mencari karna Box – box belum disusun dengan baik
dalam mencari salinan surat yang diminta dan solusi dalam jangka pendek yang bisa dilakukan dengan
koordinasi dengan rekan kerja agar bisa membantu menyimpan dan menyusun box arsip ke ruang
arsip yang sudah disediakan dan pentingnya untuk rekan kerja mengingatkan petugas kearsipan jika
lupa untuk menyimpan dan menata box arsip. Dan secara berkala berkordinasi dengan petugas
kearsipan agar bisa menyediakan space penyimpanan di pusat kearsipan Cimanggis , untuk
memindahkan Box arsip yang paling lama ( WOG ). Sasaran nya adalah lingkungan kerja yang rapi dan
pemyimpanan box arsip pada tempatnya dan ketika ada yang meminta salinan surat bisa dengan cepat
di berikan ( Pelayanan Publik ) Commented [D2]: Susunan kalimat bisa diperpendek.jangan
terlalu panjang
B. Menetapkan core Isu

Matrik Penilaian Kualitas Isu dengan Analisis APKL

No. Isu Kriteria Jumlah Peringkat
A P K L Nilai Kualitas
1. Persensi Pegawai pada APLIKASI 3 3 3 2 11 III
SIKADIR
2. Serah terima surat masuk di loket 3 3 3 3 12 II Commented [D3]: 4.Silakan dicoba kaji lagi apakah benar
pembuatan rangkingnya,supaya tidak muncul nilai sama .silakan
pelayanan Penerimaan Surat diperhatikan dan dicek lagi secara seksama
3. Updating data Kepegawaian di 3 4 4 3 14 I 5.Silakan dibaca lagi nalaisis isu kontemporer atau bisa juga di
internet terkait analisis isu
SIMPEG
4. Penataan dan Penyimpanan Box Arsip 4 2 2 2 10 IV

Deskripsi :

1. Aktual (A)
Dari Ke empat isu , 3 isu memiliki nilai yang sama nilai 3 yang artinya memiliki skala penilaian
sedang karna memang ke – 3 isu sudah di bicarakan sejak lama tetapi ke empat isu ini belum ada
penyelesaiannya dan isu ke 4 memang yang paling baru dan sedang hangat dibicarakan

2. Problematik (P)
Secara dimensi masalah isu ke 3 mempunyai tantangan yang paling besar karna SIMPEG ini
bukanlah termasuk dari TUSI pegawai perlu pendekatan intensif untuk mengatasi isu ini Isu 2
memiliki skala nilai 4 karna 2 isu ini berhubungan dengan banyak pihak bisa antar instansi

3. Kekhalayakan (K)
Isu 3 memiliki angka yang paling besar karna jelas menyangkut semua pegawai di intasnsi kami

4. Kelayakan (L)
Dari segi kiteria kelayakan 4 isu ini memiliki nilai yang hampir sama ,tetapi jika di kaji lagi dari segi
organisasi yakni keterkaitan dengan siapa saja ,isu 2 dan 3 punyai nilai yang lebih layak untuk di
bahas.
Ke empat isu ini memiliki
Skala angka penilaian
1 = Sangat kurang
2 = Kurang
3 = Sedang
4 = Sesuai
5 = Sangat sesuai Commented [D4]: Silakan deskripsikan dengan tepat.
Deskripsikan masing2 faktor.misal actual, skala 1: kriteia sangat
Berdasarkan penjelasan analisis metode APKL diatas dapat disimpulkan bahwa isu atau kurang itu seperti apa.misalnya dibicarakan dalam waktu setahun
kamren..ini hanya sebagai contoh.silakan dideskripsikan menurut
masalah yang memiliki pengaruh paling signifikan serta layak untuk diselesaikan dan dicarikan anda/hasil diskusi dengan teman/mentor
solusinya adalah isu mengenai “Updating data kepegawaian di SIMPEG”, dengan rumusan isu
“Masih belum optimalnya updating data Kepegawaian di SIMPEG
C .Analisis Isu Commented [D5]: Diagram posisinya kacau, sehingga bisa
membingungkan pembaca. Seperti penyebab lingkungan, klao
berdasar diagram, sub penyebabnya pekerjaan padat dan lebih
Penyebab Akibat serinh di luar kantor  mungkin lebih tepatnya masuk di
manusianya

Manusia
System

Gagap
tekhnolo
Belum ada PIC
Masih belum

Pekerjaan yang padat optimalnya

updating data
Kepegawaian
Komputer di SIMPEG
Pekerjaan diluar
kantor

Enviroment Tools

Dari analisis diatas dapat di jelaskan belum optimal nya updating data Kepegawaian di SIMPEG
disebabkan oleh beberapa faktor :
1. Manusia
yang pertama karna faktor manusia sebagai operator yang menginput , dilingkungan instansi kami
saat ini di Biro Umum masih ada pegawai yang tidak paham cara menggunakan aplikasi SIMPEG karna
lingkup pekerjaan yang tidak berhubungan dengan komputer seperti pengemudi Bis ,Petugas
Kemanan faktor manusia lain adalah tidak disiplin , ketika ada perubahan data tidak langsung di
infokan dalam SIMPEG

2. Enviroment
Faktor lingkungan kantor juga menjadi salah satu penyebab pada pegawai yang lingkup kerjanya
lebih sering berada di luar kantor seperti petugas staff protokoler dan pegawai operasional di luar
kantor seperti pengemudi Bus hal ini adalah saat pegawai sudah lelah karna padatnya pekerjaan
mereka .

3. Tools
Komputer sebagai media utama untuk menjalankan aplikasi ini merupakan salah satu penyebab
karna tidak semua pegawai bekerja menggunakan komputer seperti petugas keamanan.

4.System
Belum adanya PIC sebagai petugas penanggung jawab di tiap unit kerja
D. Gagasan kreatif
1. Membuat rincian data – data yang perlu di lengkapi
2. Perlu adanya PIC di tiap unit kerja yang akan berkoordinasi dengan admin Kepegawaian
3. Membuat jadwal Koorrdinasi rutin PIC dengan Admin Kepegawaian Commented [D6]: Gagasan kreatif hanya berupa satu kalimat
saja mas…silakan dicermati lagi gagasan apa yang akan direncanakan

Tahap Kegiatan
1. Membuat rincian data – data yang perlu di lengkapi

1. Melakukan interview dengan admin SIMPEG terkait siklus update SIMPEG dan kendala –
kendala yang selama ini terjadi.
2. Menarik data Monitoring dari SIMPEG
3. Eksplore menu – menu yang terdapat di SIMPEG untuk mengetahui yang harus dilengkapi
4. Mengecek data – data Pegawai yang ada di Odner File

2. Perlu adanya PIC di tiap unit kerja yang akan berkoordinasi dengan admin Kepegawaian

1. Melaporkan rencana aktualisasi kepada Kepala BIRO UMUM

2. Atas Nama Kepala Biro Umum ,menyuratkan Kepala – Kepala Bagian agar menugaskan 1
orang pegawai yang akan berkoordinasi dengan admin Kepegawaian
3. Memberikan rekap rincian data – data kepegawaian yang harus di lengkapi kepada PIC
4. Rutin mengecek progress data yang diminta ke PIC

3. Membuat jadwal Koorrdinasi rutin PIC dengan Admin Kepegawaian

1. Rutin mengupdate data yang diterima ke SIMPEG

2. Memberi laporan ke PIC data yang masih kurang
3. Meminta update data Pegawai yang ada
 Matrik Rancangan Aktualisasi

Unit Kerja : “Biro Umun , Bagian Tata Usaha Kementerian , Subbagian Persuratan”
Identifikasi Isu : “Diisi dengan list Isu yang teridentifikasi (sebanyak 4 buah)”, contoh :
1. Persensi absensi dan Laporan Harian Pegawai pada APLIKASI SIKADIR
2. Serah terima surat masuk di loket pelayanan Penerimaan Surat
3. Updating data Kepegawaian di SIMPEG
4. Penataan Dokumen

Isu yang Diangkat : Tidak Disiplin dalam Persensi absensi dan Laporan Harian Pegawai pada APLIKASI SIKADIR”.Commented [D7]: Kalimat rumusan isunya
Gagasan Pemecahan Isu : 1. Konsul dengan pejabat terkait
2. Sosialiasasi Kebijakan Absensi dan Laporan Harian pada Aplikasi SIKADIR
3. Soft Banner
4. Medsos SIKADIR
dst Commented [D8]: Gagasan kreatif berisi satu kalimat/statement
yang dikaitkan dengan mata pelatihan agenda 3. Silakan dibuat
gagasan kreatif berdasarkan akar penyebab masalah yang muncul.
Setelah mendapatkan gagasan kreatif, baru disusun kegiatan yang
akan dilakukan untuk mendukung tercapainya gagasan kreatif
tersebut (minimal 4 kegiatan)