0

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SURAT

DINAS PENDIDIKAN KOTA MALANG

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Disusun Oleh

Beny Putra Halim 151111008

Yoga Nanda Saputra 151111009

Yosias Suparno 151111010

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI INFORMATIKA DAN KOMPUTER INDONESIA

STIKI MALANG

2018
 BAB I
PENDAHULUAN

1. 1. Latar Belakang
Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan kegiatan wajib yang ditempuh
mahasiswa Srata-1 (S1) dalam masa studinya. Sejalan dengan perkembangan
zaman dan ilmu pengetahuan yang semakin pesat khususnya di bidang Informatika
dan Teknologi, maka mahasiswa dituntut untuk bekerja mandiri dan mempunyai
suatu keahlian atau ketrampilan agar mampu bersaing dalam dunia kerja.
Diadakannya program PKL diharapkan dapat melatih mahasiswa untuk bekerja
mandiri dan belajar dari realita yang ada dalam masyarakat serta dapat menambah
wawasan mahasiswa. Kegiatan PKL pada dasarnya adalah untuk membandingkan
antara teori yang diterima di perkuliahan dan kenyataan yang terjadi di lapangan
ketika menjalankan kegiatan PKL.
Sebagai sarana mendapatkan pengalaman kerja dan sekaligus sebagai
syarat kelulusan S1, penulis memilih tempat untuk melaksanakan PKL di Dinas
Pendidikan Kota Malang dengan tujuan untuk mengkaji secara terperinci serta
mendalam tentang teori dan praktik perkuliahan dengan harapan pihak Dinas
Pendidikan Kota Malang dapat membimbing kami mengenai praktik kerja dan
motivasi kerja secara langsung.

Sub Bagian perencanaan adalah bagian yang membimbing penulis untuk

bekerja, salah satu tugas bagian ini adalah merencanakan segala kegiatan baik luar
maupun dalam dinas. Sebagai sarana mempraktikan ilmu yang didapat dalam
perkuliahan dan salah satu syarat praktik kerja lapangan penulis di arahkan untuk
membuat aplikasi yang dapat membatu kinerja dinas pendidikan dengan
menganalisa masalah yang terjadi disana.

Dalam Dinas Pendidikan Kota Malang terdapat SUBAG Umum yang

melayani segala surat menyurat maupun berkas berkas yang berhubungan dengan
Dinas Pendidikan kota Malang, Sub Bagian ini juga mengurusi disposisi surat yang
berfungsi untuk mendelegasikan tugas – tugas dari kepala bagian ke anggotanya,
maupun antar Sub Bagian. Namun Disposisi surat ini masih menggunakan proses
manual yang seringkali membuat kesulitan dalam rekap tahunan ataupu mencari
kembali surat yang sudah cukup lama. Selain itu sering kali Kepala Dinas atau
1
 2

Sekretaris Dinas melakukan dinas luar sehingga surat surat yang masuk harus
menunggu hingga yang berwenang untuk melakukan disposisi kembali.

Dengan adanya masalah tersebut sudah menjadi tugas Sub Bagian

Perencanaan untuk membantu tugas Sub Bagian lain agar mudah, Dan dengan
begitu kami mengusulkan untuk membuat sebuah aplikasi Disposisi Surat berbasis
Web agar membantu proses persuratan yang ada.

1. 2. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah yang dapat disimpulkan adalah bagaimana
membuat sistem informasi untuk memudahkan dalam memanajemen surat masuk
dan keluar di Dinas Pendidikan Kota Malang?
1. 3. Ruang Lingkup
Dalam penyusunan Tugas Praktik Kerja Lapangan, pembahasan masalah
mengenai sepengembangan sistem informasi penjualan akan dibatasi pada hal-hal
berikut ini:
1. Sistem Informasi berbasis Web dengan menggunakan bahasa PHP.
2. User yang dapat menggunakan Sistem ini hanya petugas penerima surat,
Sekretaris dan Kepala Dinas.

1. 4. Tujuan dan Manfaat

1. 4. 1. Tujuan
Tujuan yang dicapai dalam penelitian adalah:
1. Mampu menempatkan diri dalam lingkungan kerja
2. Mampu menganalisa sistem informasi secara langsung di lapangan.
3. Menyelesaikan aplikasi yang membantu pekerjaan Dinas Pendidikan Kota
Malang.

1. 4. 2. Manfaat
Manfaat yang kami peroleh dari Praktik Kerja Lapangan adalah:
1. Melatih kemampuan beradaptasi di lingkungna yang baru dan tempat kerja.
2. Melatih tanggung jawab dan kesabaran
3. Melatih kemampuan problem solving dalam tim.
4. Melatih pembagian kerja dalam tim.
5. Melatih kemampuan berkomunikasi.
6. Melatih manajemen waktu.
 3

1. 5. Metodologi Penelitian
1. 5. 1. Tempat dan Waktu Penelitian
Praktik Kerja Lapangan dilakukan di Dinas Pendidikan Kota Malang yang
beralamatkan di Jalan Veteran No.19 Malang terhitung mulai tanggal 26 Maret
2018 hingga 26 Mei 2018. Jadwal Praktik Kerja Lapangan:

Nomor Hari Jam Masuk Jam Pulang

1 Senin 08.00 16.00
2 Selasa 08.00 16.00
3 Rabu 08.00 16.00
4 Kamis 08.00 16.00
5 Jumat 08.00 15.00

1. 6. Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN

Berisi tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Tujuan

Penelitian, Batasan Masalah, Manfaat Penelitian, Metodologi
Penelitian.

BAB II TINJAUAN UMUM

Memuat gambaran umum perusahaan mengenai sejarah, visi dan

misi, serta struktur organisasi dan deskripsi layanan perusahaan.

BAB III URAIAN KEGIATAN

Memuat tabel dan uraian kegiatan selama kegiatan praktik kerja

lapangan pada Elecomp Software House.

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH

Memuat tentang permasalahan yang terjadi pada perusahaan.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi kesimpulan dari Praktik kerja Lapangan serta saran.

 BAB II

TINJAUAN UMUM

2.1 Deskripsi Instansi

Dinas Pendidikan Kota Malang berlokasi di Jalan Veteran No. 19 Ketawanggede,

Kecamatan Lowokwaru, Kota Malang, Jawa Timur. Dinas Pendidikan Kota Malang adalah
salah satu instansi pemerintahan Kota Malang yang mempunyai tugas melaksanakan
pemerintahan di bidang pendidikan yang menjadi kewenangan daerah.

2.2 Struktur Organisasi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Pendididkan Kota Malang

2.3 Profil Instansi

Visi :

“Terwujudnya insan Kota Malang yang cerdas, bermartabat dan mampu

bersaing di era global”.

Misi :

4
 5

1. Mewujudkan masyarakat yang terdidik berdasarkan nilai-nilai spiritual

yang agamis, toleran dan setara.
2. Mewujudkan pendidikan Kota Malang yang berkualitas dan terjangkau
bagi masyarakat.
3. Mewujudkan kualitas tata kelola dan pelayanan pendidikan

2.4 Job Description Staff

Semua penjelasan mengenai tugas dan fungsi setiap bagian di Dinas Pendidikan
berlandaskan pada Peraturan Walikota Malang Nomor 25 Tahun 2016 tentang Kedudukan,
Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Pendidikan.

2.5 Penjabaran

Penjabaran perlu dilakukan untuk mempermudah pemahaman mengenai detail

kegiatan dan penggunaan beberapa istilah.

2.5.1 Uraian Kegiatan

Dalam membuat rancangan kegiatan, aplikasi yang digunakan untuk

mempermudah pembuatannya adalah Gantt Project.

2.5.2 Rancangan Sistem

Rancangan sistem mencakup tentang Context Diagram, Decomposition

Diagram, Conceptual Data Model, Physical Data Model, Tabel Database.

a. Context Diagram adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan
menggambarkan ruang lingkup suatu sistem.

b. Decomposition Diagram menunjukkan dekomposisi struktur sebuah

sistem. Terdapat beberapa poin yang menyusun struktur sistem.

 Login : Baik admin maupun petugas diharuskan login

menggunakan username dan password

1. Login Admin : Halaman login untuk admin

2. Login Petugas : Halaman login untuk petugas

 Panel :
 6

1. Admin Panel : Halaman untuk hak akses admin

melakukan perubahan sistem.

2. Panel Petugas : Halaman untuk hak akses petugas

melakukan update data.

 Surat masuk dan keluar :

1. Tambah surat : Fitur untuk menambah surat, baik

data untuk surat masuk maupun keluar.

2. Hapus surat : Fitur untuk menghapus surat yang

telah tercatat dalam sistem.

3. Update surat : Fitur untuk update / edit surat jika

terjadi kesalahan atau ingin melakukan perubahan
surat yang di masukkan.

 Disposisi : Fitur catatan singkat yang berisi pendapat/instruksi

dari seorang atasan/pejabat kepada bawahan/anggotanya.

 Referensi : Penambahan informasi untuk referensi surat.

 Pengaturan instansi : Halaman untuk melakukan pengaturan

instansi yang terkait dengan Dinas Pendidikan.

 Pengaturan User : Halaman untuk melakukan pengaturan pada

user.

c. Deskripsi jenis tabel dan arah panah :

 Kotak hijau menandakan aktivitas/kegiatan yang terjadi :

 Kotak kuning menandakan user yang berkaitan dengan aktivitas

tersebut :
 7

 Kotak putih dengan 2 garis ditepi kotak , menandakan tabel

pada database :

 Arah panah menandakan kemana alur sistem berjalan :

d. Conceptual Data Model

CDM (Conceptual Data Model) adalah sebuah representasi seluruh

muatan informasi yang dikandung oleh database.

1. PK (Primary Key) :

PK adalah suatu nilai dalam basis data yang digunakan untuk

mengidentifikasi suatu baris dalam tabel. Nilai dari primary key
adalah unik, maka dari itu tidak sama dengan Primary Key tabel
lain.

2. FK (Foreign Key) :

FK adalah suatu kolom pada suatu tabel yang berfungsi sebagai

kunci tamu dari tabel lain. FK merupakan PK dari tabel lain.

3. Relasi :

Relasi adalah hubungan antara beberapa entitas atau atar entitas

satu dengan entitas yang lainnya. Relasi memiliki beberapa
macam, diantaranya :

 One to One :

Mempunyai pengertian setiap baris data pada tabel pertama

dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua.

 One to Many :

Mempunyai pengertian setiap baris data pada tabel pertama

dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua.
 8

 Many to One :

Mempunyai pengertian setiap baris data pada tabel pertama

dihubungkan ke satu baris atau lebih data dan tabel ke dua
hanya memilih satu.

 Many to Many :

Mempunyai pengertian setiap baris data pada tabel pertama

dihubungkan ke lebih dari 1 data pada tabel kedua dan tabel
kedua juga dihubungkan ke lebih dari 1 data pada tabel
pertama

e. PDM (Physical Data Model)

PDM merupakan gambaran secara detail database dalam bentuk

fisik. Penggambaran rancangan PDM memperlihatkan struktur
penyimpanan data yang benar pada basis data yang digunakan
sesungguhnya.

f. Tabel Database

Tabel database adalah tabel yang menampung semua isi dari

database. Tabel ini memiliki 4 kolom , yaitu:

 Nama Field : tempat untuk mengisikan nama-nama data

 Type : adalah jenis tipe data dari nama-nama data. Terdapat

beberapa macam tipe data yang digunakan pada sistem ini,
diantaranya :

1. Integer : mendifinisikan bilangan bulat.

2. Varchar (Variable Character) : untuk teks yang

merupakan gabungan huruf, angka, spasi dan berbagai
karakter.

3. Text : digunakan untuk mengisi data teks saja.

4. Date : digunakan untuk mengisi data tanggal.

 Length : panjang karakter setiap tipe data.

 9

 Keterangan : menunjukkan baris yang merupakan PK atau FK.

 BAB III

URAIAN KEGIATAN

3.1. Garis Waktu Pembuatan Aplikasi

Berikut garis waktu pembuatan aplikasi mulai tanggal 26 Maret 2018 hingga 26 Mei 2018.

Gambar 3. 1 Garis Waltu Pembuatan Aplikasi

10
 11

Deskripsi Kegiatan :

.1 Observasi : Mencari akar masalah yang akan diatasi dengan system yang akan dibuat.

.2 Menentukan proyek : Mengolah hasil observasi untuk mendapatkan solusi dari masalah tersebut

.3 Analisa : Mengolah hasil observasi untuk menyusun alur program, pemilihan bahasa pemrograman yang di pakai

dan kebutuhan-kebutuhan lain yang mendukung proyek.

.4 Merancang database : Menentukan jumlah tabel yang akan dibuat dan merancang database seusai dengan hasil analisa

.5 Modul Login : Membuat modul untuk fitur login.

.6 Modul Beranda : Membuat halaman awal yang akan muncul setelah login

.7 Modul Surat Masuk : Membuat fitur surat masuk

.8 Modul Surat Keluar : Membuat fitur surat keluar

.9 Modul Disposisi : Membuat fitur disposisi, fitur yang berisi tentang instruksi dari seorang atasan untuk anggota di bawahnya

.10 Modul Galeri : Membuat halaman berisi tentang galeri foto

.11 Modul Referensi : Membuat bagian untuk klasifikasi surat

.12 Modul Pengaturan User : Membuat fitur pengaturan untuk Akun User.

.13 Modul Pengaturan Instansi : Membuat fitur pengaturan untuk Akun Instansi.
 12

.14 Interface : Membuat interface yang mudah untuk dipahami dan mudah digunakan.

.15 Modul Print : Penambahan fitur print dokumen.

 13

3.2. Pembagian Tugas Pembuatan Aplikasi

Berikut adalah pembagan tugas dalam pembuatan aplikasi

Gambar 3. 2 Pembagian Tugas

 BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

4.1. Permasalahan

Setiap surat yang datang ke Dinas Pendidikan Kota Malang akan dicatat
kedalam buku agenda kemudian dilakukan disposisi untuk diserahkan kepada
bagian yang tepat. Sekretaris atau Kepala Dinas lah yang melakukan disposisi
tersebut, akan tetapi keduanya sering kali melakukan dinas luar sehingga surat-
surat yang masuk harus menunggu hingga salah satu kembali ke kantor.
Penumpukan surat sering kali terjadi pada bagian penerimaan surat sehingga
mengakibatkan surat yang bersifat penting menjadi terbengkalai serta juga proses
birokrasi menjadi semakin lama.

Selain itu setiap kali petugas dibagian surat menyurat mencari sebuah surat
tertentu prosesnya akan memakan waktu lama. Penyimpanan surat-surat tersebut
masih menggunkan cara yang manual yaitu dengan software Microsoft Excel dan
setiap file akan dipisah pisah tiap rentang waktu tertentu sehingga membutuhkan
waktu yang lebih untuk mencarinya.

4.2. Usulan Pemecahan Masalah

Penulis mengusulkan sebuah solusi yaitu dengan membuat sebuah aplikasi

yang mampu memudahkan memanajemen surat. Aplikasi ini akan dibuat dengan
berbasis website sehingga bisa menjadi solusi ketika Sekretaris dan Kepala Dinas
ketika tidak ada di tempat. Sekaligus memudahkan Bidang Umum dalam
pembuatan laporan tentang surat masuk dan keluar serta disposisinya. Diharapkan
aplikasi ini mampu mempercepat proses kerja setiap bidang di Dinas Pendidikan
Kota Malang.

4.3. Rancangan Sistem

4.3.1 Context Diagram

14
 15

Gambar 4.1 Context Diagram

Context Diagram adalah diagram yang menggambarkan bagaimana proses

dokumentasi data. Context Diagram terdiri atas sebuah lingkaran proses transformasi , data
sources, dan data destination yang menerima maupun mengirim data secara langsung dari
proses transformasi. Penjelasan diagram :

.1 Admin .

 Admin bisa login ke sistem (disdik surat).

 Admin bisa memasukkan surat masuk, surat keluar dan disposisi ke dalam
sistem

 Admin bisa melakukan pengaturan terhadap instansi dalam system

 Admin bisa melakukan pengaturan terhadap user yang terdapat di dalam

sistem.

.2 Sistem (Disdik Surat)

 Sistem menampilkan admin panel pada admin

 Sistem menampilkan user panel pada petugas.

 Sistem bisa menampilkan galeri, referensi dan buku agenda pada admin dan
petugas
 16

.3 Petugas

 Petugas bisa login ke sistem.

 Petugas bisa memasukkan surat masuk dan surat keluar pada sistem

4.3.2 Decomposition Diagram

1. Login

1.1 Login Admin

Admin atau user yang berhak melakukan disposisi serta melihat laporan
dapat melakukan login pada menu ini.

1.2 Login Petugas

Petugas yang bertanggung jawab untuk mencetak lembar disposisi dapat

melakukan login dengan menu ini.

2. Panel

2.1 Admin Panel

Beberapa informasi yang ditampilkan pada menu ini antara lain jumlah
surat masuk dan keluar, jumlah disposisi, jumlah klasifikasi surat serta
jumlah pengguna.

2.2 Panel Petugas

Beberapa informasi yang ditampilkan pada menu ini antara lain jumlah
surat masuk dan keluar, jumlah disposisi serta jumlah klasifikasi surat.

3. Surat masuk dan keluar

3.1 Tambah surat

Menu ini berfungsi untuk menambah surat yang masuk dengan mengisikan
beberapa informasi seperti nomor agenda, hasil pindai surat, deskripsi,
perihal, serta klasifikasi surat.

3.2 Hapus Surat

Menu ini berfungsi untuk menghapus surat yang terpilih.

 17

3.3 Update Surat

Menu ini berfungsi untuk merubah data dari surat yang dipilih.

4. Disposisi

Menu ini berfungsi untuk melakukan disposisi surat dengan memasukan

tujuan surat, isi disposisi, catatan, batas waktu, dan sifat disposisi.

5. Referensi

Menu ini berfungsi untuk menambah klasifikasi surat.

6. Pengaturan Instansi

Menu ini berfungsi untuk mengatur data instansi seperti nama, status,
alamat, nama kepala instansi dan logo instansi.

7. Pengaturan User

Menu ini berfungsi untuk memanajemen user dengan menambah

menghapus serta menyunting data.

1.1 LOGIN ADMIN

USER

3.1 TAMBAH SURAT

SURAT KELUAR 3.2 HAPUS SURAT
3.3 UPDATE SURAT
USERNAME & PASS

SURAT MASUK

ADMIN PENGATURAN

PANEL
2.1 ADMIN PANEL

SETT DISPOSISI

REFERENSI
4. DISPOSISI
6. PENGATURAN
KLASIFIKASI INSTANSI
5. REFERENSI

DISPOSISI

7. PENGATURAN INSTANSI
USER PENGATURAN

Gambar 4.2 Decomposition Diagram Admin

 18

1.2 LOGIN PETUGAS

USER

SURAT KELUAR 3.1 TAMBAH SURAT

USERNAME & PASS

SURAT MASUK

PETUGAS
PANEL
2.2 PANEL
PETUGAS

SETT

DISPOSISI

Gambar 4.3 Decomposition Diagram Petugas

4.3.3 Conceptual Data Model

Gambar 4.4 Contextual Data Model

 19

Penjelasan tabel CDM :

1. Tbl__user

Menampung data mengenai user :

 id_user (pk) sebagai id unik tabel tbl_user

 username dan password

 nama sebagai nama dari user

 nip sebagai nip dari user

 admin sebagai jenis hak akses untuk user, ditandai dengan penomoran. 1
sebagai super admin : mempunyai wewenang untuk disposisi, cetak surat ,
dan mengatur user (menambah, menghapus, update). 3 sebagai petugas
disposisi : mempunyai wewenang untuk cetak surat dan memasukkan surat
masuk.

2. Tbl_instansi

Menampung data mengenai user :

 id_instansi (pk) sebagai id unik untuk tabel tbl_instansi

 institusi menampung nama dari instansi

 alamat menampung data alamat dari instansi

 kadin menampung nama dari kepala dinas

 website menampung alamat website instansi

 email menampung alamat email dari instansi

 logo menampung gambar logo dari Instansi

3. Tbl_disposisi

 id_disposisi (pk) sebagai id unik tabel tbl_disposisi

 isi_disposisi menampung data dari isi surat disposisi

 sifat menampung keterangan tentang surat disposisi

 20

 batas_waktu menampung batas waktu berlaku dari surat disposisi

 catatan menampung catatan dari surat disposisi

4. Tbl_surat_masuk

 id_surat_masuk (pk) sebagai id unik dari tabel tbl_surat_masuk

 asal_surat menampung data asal dari mana surat tersebut

 no_agenda menampung nomor agenda yang masuk sesuai urutan

 no_surat menampung nomor dari surat

 isi menampung semua isi dari surat tersebut

 kode menampung jenis kode surat

 tgl_surat menampung tanggal surat tersebut masuk ke sistem

 tile menampung data surat (dalam bentuk scan/foto)

 Keterangan menampung infomasi tambahan dari surat

5. Tbl_surat_keluar

Menampung data dari surat keluar :

 id_surat_keluar (pk) sebagal id unik dari tabel tbl_surat_keluar.

 no_agenda menampung nomor agenda yang masuk sesuai urutan

 tujuan menampung infomasi kemana surat tersebut ditujukan.

 no_surat menampung nomor dari surat.

 isi menampung isi dari surat tersebut.

 kode menampung jenis kode surat.

 tgl_catat menampung tanggal tercatatnya di sistem.

 tgl_surat menampung tanggal surat tersebut masuk ke sistem.

 file menampung data surat (dalam bentuk scan/foto).

 21

 Keterangan menampung informasi tambahan dari surat

6. Tbl_klasifikasi

 id_klasif1kasi (pk) sebagai id unik untuk tabel tbl_klasif1kasi.

 uraian menampung infomasi uraian user.

7. Tbl_sett

 id_sett (pk) sebagai id unik tabel tbl_sett.

 surat_masuk menampung data surat masuk yang sudah tercatat

 surat_keluar menampung data surat keluar yang sudah tercatat

4.3.4 Physical Data Model

Gambar 4.5 Physical Data Model

 22

4.3.5. Tabel Database

Tabel 4.1 Tabel tbl_disposisi

Nama Field Type Length Keterangan

id_disposisi Int 10 PK
Tujuan Varchar 250
isi_disposisi Text -
Sifat Varchar 100
batas_waktu Date -
Catatan Varchar 250
id_surat_masuk Int 10 FK
Id_user Int 2 FK

Tabel 4.2 Tabel tbl_instansi

Nama Field Type Length Keterangan

id_instansi Int 1 PK
Institusi Varchar 150
Status Varchar 150
Alamat Varchar 150
Kadin Varchar 50
Website Varchar 50
Email Varchar 50
Logo Varchar 250

Tabel 4.3 Tabel tbl_klasifikasi

Nama Field Type Length Keterangan

id_klasifikasi Int 5 PK
Uraian Text -
Id_user Int 2 FK

Tabel 4.4 Tabel tbl_sett

 23

Nama Field Type Length Keterangan

id_sett Int 1 PK
surat_masuk Int 2
surat_keluar Int 2
Referensi Int 2
id_user Int 2 FK

Tabel 4.5 Tabel tbl_surat_keluar

Nama Field Type Length Keterangan

id_surat_keluar Int 10 PK
no_agenda Int 10
Tujuan Varchar 250
no_surat Varchar 50
Isi Text -
Kode Varchar 30
tgl_surat Date -
tgl_catat Date -
File Varchar 250
Keterangan Varchar 250
Id_user Int 2 FK

Tabel 4.6 Tabel tbl_surat_masuk

Nama Field Type Length Keterangan

id_surat_masuk Int 10 PK
no_agenda Int 10
no_surat Varchar 50
asal_surat Varchar 250
Isi Text -
Kode Varchar 30
Indeks Varchar 30
tgl_surat Date -
 24

tgl_diterima Date -
File Varchar 250
Keterangan Varchar 250
Id_user Int 2 FK

Tabel 4.7 Tabel tbl_user

Nama Field Type Length Keterangan

Id_user Int 2 PK
Username Varchar 30
Password Varchar 35
Nama Varchar 50
Nip Varchar 25
Admin Int 1
Id_instansi Int 1 FK

4.4. Implementasi Program

4.4.1 Admin

Gambar 4.6 Login

Ini adalah tampilan awal yang akan muncul saat mengakses Aplikasi Menejemen
Surat. Fiture Login ini adalah tempat user/admin memasukan username dan password.
 25

Gambar 4.7 Beranda

Pada tampilan ini adalah tampilan yang akan muncul setelah admin surat
memasukkan user dan passwordnya. Terdapat beberapa kotak yang menunjukkan jumlah
dari semua jenis surat yang ada di sistem. Bila di klik juga akan menuju ke bagian surat
tersebut berada.

4.4.1.1 Surat Masuk

Gambar 4.8 Menambah Surat Masuk

Pada bagian ini adalah fitur tambah surat masuk yang memungkinkan admin dan
user untuk menambahkan surat masuk ke dalam sistem. Disana terdapat beberapa
bagian seperti no surat, lokasi pengisim surat (Instansi), tanggal dll.
 26

Gambar 4.9 Menampilkan Surat Masuk

Pada bagian surat masuk di tampilkan semua surat masuk yang ada, di sini terdapat
beberapa pilihan untuk menambah surat baru, menghapus surat, meng edit surat ,
mendisposisikan surat dan print surat masuk.

Gambar 4.10 Edit Surat Masuk

Pada edit surat masuk admin dapat merubah beberapa detail surat yang
memerlukan pembenaran.
 27

Gambar 4.11 Print Surat Masuk

Pada print surat masuk user/admin dilaporkan detail dari surat masuk tersebut
dengan kolom yang sudah disediakan seperti format pada umumnya.

Gambar 4.12 Print View Surat Masuk

Pada print view print ditampilkan tampilan sebelum di print untuk mengetahui bila
ada kesalahan pengetikan sebelum print dilakukan.
 28

Gambar 4.13 Hapus Surat Masuk

Pada hapus surat masuk admin dapat menghapus surat masuk yang perlu untuk
dihapus.

4.4.1.2 Disposisi Surat

Gambar 4.14 Tambah Disposisi

Pada tambah disposisi surat admin dapat mendisposisikan surat masuk yang sudah
masuk untuk ditindaki oleh bagian tertentu yang berurusan.
 29

Gambar 4.15 Disposisi Surat

Pada disposisi surat ditampikan semua disposisi surat yang pernah dikirimkan
kepada bagian tertentu, disini juga dapat mengedit disposisi tersebut dan menghapus nya.

Gambar 4.16 Edit Disposisi Surat

Pada edit disposisi admin dapat memperbaiki beberapa bagian disposisi yang salah
ketik atau karena penyebab lain.

4.4.1.3 Surat Keluar

 30

Gambar 4.17 Tambah Surat Keluar

Pada tambah surat keluar admin dapat menambahakn surat keluar dari instansi
untuk ke instansi lain. Terdapat beberapa keterangan yang harus di isi sepertu nomor
agenda surat, tujuan surat, tanggal, isi ringkasan dari surat keluar, kode klasifikasi ( kode
untuk jenis surat yang dikeluarkan), nomor surat keluar, keterangan tambahan (bila perlu)
dan lampiran file untuk pengarsipansurat.

Gambar 4.18 Surat Keluar

Pada bagian surat keluar ditampilkan semua surat keluar dari sistem. Terdapat
tombol haspus dan edit yang dapat dilakukan oleh admin.
 31

Gambar 4.19 Edit Surat Keluar

Pada edit surat keluar admin dapat merubah beberapa bagian pada surat keluar yang
sudah di tambahkan sebelumnya.

Gambar 4.20 Hapus Surat Keluar

Pada hapus surat keluar admin dapat menhapus surat keluar bila tidak diperlukan.

4.4.1.4 Agenda Surat Masuk

 32

Gambar 4.21 Agenda Surat Masuk

Pada agenda surat masuk dapat dilihat beberapa surat masuk dengan kategori
tanggal. Admin memasukkan tanggal dari surat masuk yang ingin dilihat dengan rentang
tanggal yang diperlukan.

Gambar 4.22 Print Agenda Surat Masuk

Pada print agenda surat masuk akan ditampilkan surat surat yang masuk pada
rentan waktu yang sudah di masukkan.

4.4.1.5 Agenda Surat Keluar

 33

Gambar 4.23 Agenda Surat Keluar

Pada Agenda surat keluar ditampilkan semua surat keluar pada tanggal yang di
inginkan.

Gambar 4.24 Print Agenda Surat Keluar

Pada print agenda surat keluar ditampilkan semua surat keluar yang memasuki
rentang tanggal yang sudah di masukkan sebelumnya

4.4.1.6 Galeri
 34

Gambar 4.25 Galeri Surat Masuk

Pada galeri di tampilkan semua arsip surat yang ada dalam sistem.

Gambar 4.26 Galeri Surat Keluar

Pada galaeri surat keluar ditampilkan arsip surat keluar yang ada dalam sistem.

4.4.1.7 Refrensi
 35

Gambar 4.27 Refrensi

Pada bagian refrensi terdapat daftar refrensi untuk beberapa instansi. Admin juga
dapat mengedit, menambahkan maupun menghapus.

Gambar 4.28 Tambah Data Refrensi

Pada tambah data refrensi admin menambahakan kode instansi yang terkait untuk
pendataan yang lebih mudah.
 36

Gambar 4.29 Import Refrensi

Pada import refrensi admin juga dapat menambahkan refrensi yang sudah ada dari
internet dengan format file csv.

Gambar 4.30 Edit Refrensi

Pada bagian edit refrensi admin mengedit refrensi yang memerlukan pembetulan.

4.4.1.8 Pengaturan
 37

Gambar 4.31 Manajement Instansi

Pada manajemen instansi adalah bagian yang menginformasikan tentang dinas

Pendidikan kota malang, admin dapat merubahnya bila ada perubahan terkait informasi
dinas.

Gambar 4.32 Manajement User

Pada menejemen user admin dapat melihat ada user apa saja di dalam sistem. Dan
admin dapat menghapus maupun mengeditnya.
 38

Gambar 4.33 Tambah User

Pada tambah user admin juga memiliki akses untuk menambahkan user dalam
sistem.

Gambar 4.34 Edit User

Pada edit user admin dapat merubah beberapa informasi user yang memerlukan
perubahan.

4.4.1.9 Account
 39

Gambar 4.35 User Admin

Pada profil user terdapat informasi user yang dapat dirubah.

Gambar 4.36 Edit Profil & Ganti Password

Pada bagian ini admin dapat merubah password dan beberapa informasi lain.

4.4.2 User
 40

Gambar 4.37 Branda User

Branda user dalah tampilah pertama setelah user login, di sini ditampilkan beberapa
informasi mengenai surat – surat yang ada dalam sistem.

4.4.2.1 Surat Masuk

Gambar 4.38 Surat Masuk

Pada surat masuk user hanya bisa melihat dan print surat yang ada dalam sistem.
 41

Gambar 4.39 Tambah Surat Masuk

Pada tambah surat masuk user juga dapat menambahkan surat masuk bila
dipoerlukan, untuk ketentuan didalamnya juga sama dengan admin.

Gambar 4.40 Print Surat Masuk

Pada print surat masuk user dapat print surat masuk dengan format yang sudah
ditentukan.

4.4.2.2 Surat Keluar

 42

Gambar 4.41 Surat Keluar

Pada surat keluar user hanya dapat menambahkan dan melihat saja.

Gambar 4.42 Tambah Surat Keluar

Pada tambah surat keluar user dapat menambahkan surat keluar jika diperlukan.
Untuk informasi yang perlu di isikan juga sama persis seperti hak admin.

4.4.2.3 Galeri
 43

Gambar 4.43 Galeri Surat Masuk

Pada galeri surat masuk user dapat melihat arsip – arsip surat masuk yang ada
dalam sistem.

Gambar 4.44 Galeri Surat Keluar

Pada galeri surat keluar user dapat melihat arsip – arsip surat keluar yang terdapat
dalam sistem.

4.4.2.4 Refrensi
 44

Gambar 4.45 Refrensi

Pada refrensi user hanya dapat melihat refrensi yang telah ada.

4.4.2.5 Profil

Gambar 4.46 Profil User

Pada profil user, user dapat melihat informasi tentang dirinya. Dan dapat
merubahnya.
 45

Gambar 4.47 Edit User & Ganti Password

Pada edit user, user dapat merubah password dan beberapa informasi tentang
dirinya.

4.4.2.6 Fitur – Fitur

Gambar 4.48 Fitur Filtering

Terdapat fitur filtering dalam sistem ini yang dapat memfilter surat yang dicari.
 46

Gambar 4.49 Fitur Pilih Tanggal

Terdapat firut pilih tanggal yang memudahkan pengguna saat memilih tanggal.

Gambar 4.50 Fitur Pencarian

Pada fitur pencarian yang dapat memudahkan user untuk mencari surat surat.
47
 BAB V

5.1 Kesimpulan

Dengan berakhirnya Praktik Kerja Lapangan yang telah kami lakukan.

Kami telah menyelesaikan “Sistem Informasi Surat Disdik” yang bertujuan untuk
mempermudah pencatatan surat masuk dan keluar. Dengan menggunakan aplikasi
ini, maka akan mempermudah Kepala Dinas atau Sekretaris untuk
memantau/mengakses surat yang masuk dan keluar secara online. Selanjutnya
keuntungan lain yang bisa diperoleh adalah mencari surat sesuai dengan kategori
yang diinginkan.

5.2 Saran

Sistem informasi ini sudah bisa menjalankan beberapa fungsi yang

dibutuhkan oleh Dinas Pendidikan Kota Malang. Akan tetapi sistem ini tentu masih
perlu dikembangkan lagi. Sistem ini akan lebih baik lagi jika ditambahkan fitur
untuk pengarahan langsung surat ke per-bidang yang dituju dan menampilkan
notifikasinya.

48