Analisis Isu Manajemen ASN dan Smart ASN

Oleh:
Adi Syah Putra, S.E. 199602202022031006
Balai Pengelolaan Daerah Aliran Sungai Krueng Aceh

A. Identifikasi Isu Aktual

Isu aktual adalah isu yang sedang terjadi saat ini. Sehingga mengidentifikasi isu merupakan hal
yang seharusnya rutin dilakukan oleh sebuah instansi. Dengan identifikasi isu aktual sejak dini,
diharapkan masalah yang sedang berkembang dapat diatasi secepat mungkin agar organisasi
tidak terganggu dengan adanya masalah yang akan muncul dari adanya isu yang berkembang
tesebut.
Sejak mulai menjalankan tugas di instansi penempatan saya bekerja memang ada beberapa
isu yang saya temukan. Namun instansi belum memberi perhatian serius dari isu yang saya lihat.
Beberapa isu aktual yang saya temukan di instansi saya bekerja yaitu:

1. Website instansi sudah tidak terkelola dan tidak ada yang mengetahui id dan password nya
Website merupakan fasilitas internet yang menghubungkan dokumen dalam lingkup
lokal mauun jarak jauh. Dokumen dalam website disebut dengan webpage dan link dalam
website dapat digunakan oleh pengguna untuk beralih dari satu halaman ke halaman
(hyertext) lain baik antar halam yang disimpan di server yang sama maupun dalam server
yang ada di seluruh dunia. Halaman (page) dapat di akses atau di baca melalui browser seperti
Google Chrome, Mozilla Firefox dan lain sebagainya.
Di era digital saat ini, website merupakan salah satu sarana yang banyak digunakan
untuk memudahkan pencarian informasi. Setiap orang dapat mengakses informasi terbaru
dari manapun melalui website dengan menggunakan berbagai perangkat mulai smartphone,
tablet, laptop hingga PC hanya dengan menggunakan koneksi internet. Penyebaran informasi
yang cepat, dan efisien inilah yang menjadi alasan utama mengapa website akan selalu
menjadi sarana penting untuk mendapatkan dan mengelola informasi.

A) Implementasi dari Manajemen ASN dan Smart ASN

- Fungsi dan kemudahan informasi yang bisa didapat dari website tidak berjalan karena
tidak ada yang mengelola. Bahkan tidak ada satu orang pun yang tau id dan password
nya sehingga instansi belum memanfaatkan website sebagai media penyebar
informasi dan juga media komunikasi dengan masyarakat.
 - Tidak berjalannya website di instansi menandakan juga bahwa implementasi digital
tidak berjalan.
- Pelayanan publik menjadi terganggu karena masyarakat yang mencoba berinteraksi
dan berkomunikasi dengan website tidak mendapatkan feedback.
- Website menjadi lemot untuk di akses dan bahkan beberapa kali gagal diakses karena
pengaruh dari website yang tidak dikelola.
- Salah satu sumber penyedia informasi dan komunikasi ke masyarakat tidak berjalan.

B) Data dan Fakta

- Saat ini tidak ada staf yang ditugaskan mengelola website.
- Tidak ada satu pun staf yang mengetahui id dan password yang dibutuhkan untuk
mengakses website.
- Website instansi menjadi lemot dan bahkan beberapa kali gagal diakses karena
website tidak dikelola.
- Data yang tersedia di website merupakan data lama yang belum terupdate seperti
foto kantor yang saat ini bukan lagi asset instansi.

Gambar 1. Gambar yang ditampilkan di website bukan merupakan asset instansi lagi

C) Dampak dan para pihak yang terkena dampak jika isu tersebut tidak diselesaikan
- Bagi instansi ini dapat menjadi review kinerja yang kurang baik karena apa yang
dikerjakan oleh instansi tidak dapat dilihat masyarakat secara luas melalui website.
 - Instansi pusat dan masyarakat harus mencari sumber lain untuk dapat dapat
memantau progress yang dikerjakan oleh instansi yang harusnya bisa tersedia dan
bisa di akses di website.
- Masyarakat kekurangan salah satu media komunikasinya dengan instansi.

2. Manajemen dan Disiplin Pegawai yang belum berjalan dengan maksimal

Manajemen ASN adalah pengelolaan ASN untuk menghasilkan Pegawai ASN yang
profesional, memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik
korupsi, kolusi, dan nepotisme. Manajemen ASN dilakukan dengan tujuan untuk
meningkatkan produktivitas pegawai dalam melaksanakan tugasnya sehingga mampu
berkontribusi pada pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Organisasi membutuhkan
pegawai yang jujur, kompeten dan berdedikasi. Sedangkan disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS)
adalah kesanggupan Pegawai Negeri Sipil untuk menaati kewajiban dan menghindari
larangan yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan dan/atau peraturan
kedinasan yang apabila tidak ditaati atau dilanggar dijatuhi hukuman disiplin.

A) Implementasi dari manajemen ASN dan Smart ASN

- Fungsi, tugas dan peran ASN belum optimal terlaksana. Beberapa pegawai masih ada
yang tidak bertanggung jawab pada pekerjaan karena kurang paham dengan fungsi,
tugas dan peran nya sebagai ASN dan juga tupoksi pekerjaannya.
- Beberapa ASN masih tidak menjalankan SOP dengan baik sehingga kurang
berjalannya sistem merit.
- Pilar literasi digital tidak terbangun dengan baik karena kurang dimanfaatkan dalam
proses penegakkan disiplin.

B) Data dan Fakta

- Beberapa staf memiliki pekerjaan menumpuk sedangkan beberapa staf memiliki
waktu yang sangat senggang karena pembagian tugas yang kurang proporsional.
- Data pegawai baik yang hardcopy maupun yang softfile di system tidak terupdate
dengan baik.
- Banyak pegawai yang datang dan pulang tidak tepat waktu.
- Kurangnya kesadaran berpakaian seragam sesuai dengan aturan yang telah
ditetapkan.
- Terjadi banyak kasus kurang efesien dalam menyelesaikan pekerjaan.
 C) Dampak dan para pihak yang terkena dampak jika Isu tersebut tidak diselesaikan
- Pengerjaan yang kurang efektif dan efisien menimbulkan kerugian untuk masyarakat
dan pegawai yang bersangkutan atau pun tidak.
- Kinerja instansi menjadi kurang baik karena pegawai yang kurang disiplin.
- Kurangnya kepercayaan diantara pegawai karena tidak efektif dan efesien dalam
pengerjaan tugas.
- Sikap dan perilaku pegawai yang kurang disiplin menjadi contoh buruk bagi pegawai
baru.

3. File-file penting tidak terdata/tersimpan didalam sistem digital.

Sistem digital adalah sebuah teknologi yang menggunakan sistem komputerisasi untuk
memastikan sebuah sistem operasi dapat berjalan secara otomatis. Manfaat adanya sistem
digital adalah untuk membantu pekerjaan dalam membuat, mengubah, menyimpan,
menyampaikan informasi dan menyebarluaskan informasi secara cepat dan berkualitas serta
efisien. Jika kemudahan sistem dan teknologi digital bisa dioptimalkan untuk mengarsipkan file-
file penting seperti rancangan teknis, peta, dokumentasi lapangan dan surat-surat secara teratur
dan termanajemen dengan baik maka sistem dan teknologi digital ini sangat membantu untuk
menjadikan kinerja instansi menjadi lebih baik.

A) Implementasi dari manajemen ASN dan Smart ASN

- Manfaat dari sistem dan teknologi digital belum dioptimalkan untuk mengarsipkan
file-file penting yang harus dijaga agar tidak hialng.
- File penting tersebut dapat dicetak Kembali dimanapun oleh siapapun staf maupun
pimpinan yang membutuhkan dengan mengakses cloud computing.
- File penting ini bisa diakses dimana saja jika dibutuhkan untuk pelaporan ataupun
sebagai bukti bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan baik.
- Penerapan sistem cloud computing dalam penyimpanan data memberikan
fleksibilitas yang sangat tinggi.
- Penerapan cloud computing dalam penyimpanan data juga mengefektifkan dan
mengefesiensikan ruang kerja.
- Pemakaian cloud computing dalam penyimpanan data merupakan investasi jangka
Panjang dalam kemudahan bekerja.
 B) Data dan Fakta
- File-file penting seperti rancangan teknis, peta, dokumentasi lapangan dan surat-
surat masih tersimpan acak. Beberapa staf bahkan ada yang tidak memilikinya.
- File yang tidak dimiliki terkadang harus diminta disaat mendadak dibutuhkan seperti
pada agenda rapat dan semacamnya dengan staf lain.
- Komunikasi yang kurang berjalan dikarenakan staf yang memiliki data sedang sibuk
atau tidak berada ditempat menjadi kendala dalam kelancaran pekerjaan.
- Kurang efektif dan efesiennya waktu pekerjaan apabila data yang dibutuhkan tidak
dimiliki dan harus diminta dengan staf lain terlebih dahulu.

C) Dampak dan para pihak yang terkana dampak isu tersebut jika tidak diselesaikan
- Bagi instansi dapat memberikan citra negatif karena staf lapangan yang tidak
memiliki data saat dibutuhkan merupakan representatif dari instansi.
- Bagi staf yang tidak memiliki file penting tersebut menjadi tidak siap apabila
diperlukan dalam waktu yang mendadak.
- Tidak terciptanya budaya kerja yang efektif dan efisien sehingga kinerja menjadi
lambat.
- Hilangnya kepercayaan kepada staf lain apabila tidak merespon atau memberikan
data disaat dibutuhkan.

B. Identifikasi Isu Aktual

Teknis analisis yang digunakan untuk memprioritaskan isu yang akan ditindak lanjuti yaitu
menggunakan metode APKL dengan cara menentukan tingkat Aktual, Problematik, Kekhalayakan
dan Layaknya suatu isu untuk segera diselesaikan. Metode APKL merupakan salah satu metode
yang digunakan untuk menguji kelayakan suatu isu untuk dicarikan solusinya dalam kegiatan
aktualisasi. Metode APKL ini menggunakan teknik scoring dalam penetapan prioritas isu.

Bobot nilai penerapan kriteria kualitas isu dengan metode APKL adalah
Bobot Keterangan
5 Sangat Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak
4 Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak
3 Cukup Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak
2 Tidak Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak
1 Sangat tidak Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak
 Akutal berarti isu benar-benar terjadi dan hangat dibicarakan dalam lingkup instansi.
Problematic artinya isu yang emmiliki dimensi masalah yang compels sehingga perlu dicarikan
segara solusinya. Kekhalayakan artinya isu yang menyangkut hajat hidup orang banyak. Layak
artinya isu yang masuk akal dan realistis serta relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan
masalahnya. Penilaian secara APKL dilakukan menggunakan nilai dengan memberikan skor
rentang 1 sampai 5, semakin tinggi nilai menunjukkan bahwa isu tersebut sangat mendesak dan
serius untuk segera ditangani.
Analisis isu dengan menggunakan metode analisis APKL
No Isu Penilaian Isu Total Rangking
A P K L
1 Website instansi sudah tidak terkelola dan 2 4 3 4 13 III
tidak ada yang mengetahui id dan password
nya
2 Manajemen dan Disiplin Pegawai yang belum 5 3 3 5 16 II
berjalan dengan maksimal
3 File-file penting tidak terdata/tersimpan 5 5 5 4 19 I
didalam sistem digital

C. Teknik Analisis Isu

Dalam menentukan sebuah isu, cukup penting bagi Anda untuk mengetahui apakah yang
dimaksud dengan analisis SWOT. Secara umum, pengertian analisis SWOT adalah metode
perencanaan dengan mengevaluasi 4 komponen, yaitu:
S – Strengths
Komponen SWOT yang pertama adalah strengths atau kekuatan.
W – Weakness
Dalam analisis SWOT, W adalah weakness yang artinya kelemahan.
O – Opportunities
Komponen SWOT berikutnya adalah opportunities yang berarti peluang.
T – Threats
Sedangkan, analisis SWOT yang berkaitan dengan ancaman adalah threats.
Berdasarkan pengertian analisis SWOT tersebut, bisa dikatakan bahwa metode ini akan
membantu para pemilik usaha dalam mengatur tingkut kekuatan, kelemahan, peluang, serta
ancaman yang dimiliki secara sistematis.
Analisis Strength (Kekuatan)
 - Merapikan dan mengupload rancangan teknis, peta, dokumentasi lapangan dan surat-
surat segera setelah selesai dikerjakan sehingga tidak menumpuk.
- Dapat memberikan data yang detail dan update.
- Dapat diakses dimana saja.
- Dapat diakases kapan saja.
- Dapat diakses oleh siapa saja yang diberikan ijin.
- Dapat membackup dan merecovery data.
- Kapasitas besar.
Analisis Weakness (kelemahan)
- Penyediaan alat yang memadai diperlukan anggaran yang memadai.
- Mengkonsumsi listrik terus menerus.
- Harus terus di maintenance.

Analisis Opportunities (Peluang)

- Kinerja dapat lebih efektif dan efisien.

- Dapat menghemat waktu.
- Menjadikan komunikasi antar staf lebih baik.

Analisis Threats (Ancaman)

- Dapat terjadi kegagalan sistem (kemungkinan terjadi sangat-sangat kecil).

- Ancaman keamanan/hacker.

D. Gagasan Yang diberikan

1. Pengadaan alat cloud computing yang dapat menyimpan hingga ratusan Terra Byte
sehingga dapat digunakan untuk menyimpan data dalam jumlah yang besar dan jangka
waktu file yang disimpan belasan tahun kebelakang.
2. Setiap staf merapikan file dan dokumen penting yang diperlukan agar bisa diarsipkan
segera.
3. Mengupdate setiap rancangan teknis, peta, dokumentasi lapangan dan surat-surat segera
setelah diselesaikan.
4. Mengadakan peralatan sendiri agar bisa menyimpan data sampai puluhan bahkan ratusan
Terra Byte.
5. Pembelian peralatan dapat dilakukan secara bertahap untuk mengupgrade kapasitas
sesuai kebutuhan sehingga tidak langsung menghabiskan anggaran yang cukup banyak
sekaligus.