BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Berdasarkan Permendagn RI Nomor 78 tahun 2012 tentang tata kearsipan

dilingkungan kementenan dalam negeri dan pemerintah daerah. Dalam

peraturan menteri ini dinyatakan bahwa : Arsip adalah rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan

kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Pengarsipan surat masuk dan surat keluar di dinas kependudukan dan

pencatatan sipil Kabupaten Samosir sejauh ird masih bersifat konyensional,

yang dimana masih menggunakan sistem pengarsipan manual. Ada beberapa

kelemahan yang ditemui dalam sistem pengarsipan ini beberapa diantaranya

membutuhkan tempat atau lemari atau rak penyimpanan surat yang juga

memungkinkan sulit untuk menemukan surat yang dibutuhkan lagi. Bahkan

ketika terjadi bencana alam misalnya kebakaran dalam penyelamatan suratsurat

yang diarsipkan membutuhkan waktu yang besar, jumlah tenaga yang banyak,

tetapi jika kita menggunakan sistem pengarsipan yang berbasis aplikasi kita

harus menyelamatkan satu unit komputer yaitu yang menjadi tempat

pengarsipan surat .
Mengubah sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar dan cara manual

(menggunakan kertas) menjadi sisteM digital (komputer).

Pengarsipan surat masuk dan surat keluar di dinas kependudkan dan

Pencatatan sipil Kabupaten Samosir masih dengan cara manual (kertas),

sehingga:

1. Jika dibutuhkan arsip surat. personil yang menangani urusan

pengarsipan akan mengalami kesulitan untuk memperolehnya dan

membutuhkan waktu yang banyak untuk mencari. Hal ini akan

mengakibatkan terganggu nya konsentrasi untuk melaksanakan

progress kerja lainnya

2. Penggunaan kertas yang sangat banyak untuk pengarsipan. Tidak

sesuai dengan prinsip ramah lingkungan (go green) yang sedang dalam

perhatian nasional maupun global

3.Harus disediakan tempat khusus untuk penyimoanan arsip di kantor.

Seiring dengan uraian di atas, dan sejalan pulak dengan tuntutan kemajuan

khususnya di bidang IT menuntut agar sistem pengarsipan konvensional diubah

menjadi sistem pengarsipan berbasis apikasi. Sistem pengarsipan berbasis aplikasi

dimaksud yaitu sistem pengarsipan dengan menggunakan komputer. Dengan

pengarsipan surat berbasis aplikasi diharapkan sistem pengarsipan surat masuk dan

surat keluar dapat tertata dengan baik. Terselesaikan dengan tepat waktu dan dapat

ditindak lanjuti secara akuntabel.

Selanjutnya perlu dijelaskan bawa surat masuk dan surat keluar dari

dan ke dinas kependudukan dan pencatatan sipil Kabupaten Samosir rata-

rata setiap tahunnya tergolong banyak, baik yang masuk dan pemenntah

(bupati), kantor SKPD iainnya, kecamatan, kelurahan atau desa.

Adapun kondisi jumlah surat masuk dan surat keluar dapat

digambarkan pada tabel dibawah ini.

Tabel 1a. Jumlah Surat Masuk dan Surat Keluar

TAHUN SURAT MASUK SURAT KELUAR

2016 BERKAS BERKAS
2017 BERKAS BERKAS

Jadi untuk memperbaiki kondisi pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

membutuhkan adanya langkah perubahan.

Untuk mencapai perubahan dimaksud langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Memamparkan ide perubahan yang dimaksud kepada pimpnan dan staf dinas

Catatan Sipil Kabupaten Samosir berikut kekurangan dan kelebihan nya untuk

dikaji bersama.

2. Jika disetujui, melakukan sosialisai perubahan yang dimaksud ke staf terkhusus staf

yang bertugas dalam pengarsipan

3. Melakukan evaluasi terhadap proyek perubahan.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Samosir dalam

melaksanakan fungsinya yaitu pelayanan publik tentang kebutuhan dokumen

kependudukan bagi masyarakat perlu melaksanakan pengarsipan dokumen yang

tertata dengan baik dan rapi. Dengan pengarsipan dokumen yang baik dan rapi

maka terciptalah keteraturan dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi pelayanan

untuk memenuhi dokumen kependudukan sesuai kebutuhan masyarakat.

 Sehubungan dengan hal tersebut diatas Sekretaris mempunyai tugas pokok

dibidang ketatausahaan yang meliputi pengelolaan adminstrasi umum,

perlengkapan, keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan pelaporan yang

berkaitan dengan kerumah tanggaan dan urusan umum dinas. Kondisi nyata saat ini

penataan pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Dinas Kependudukan Dan

Pencatatan Sipil Kab Samosir masih tergolong jauh dari ketentuan-ketentuan

yang diisyaratkan pada Permendagri RI Nomor 78 tahun 2012 sehingga masih

membutuhkan taan pengarsipan surat yang lebih baik.

B. VISI, MISI DAN TUGAS POKOK

Adapun yang menjadi visi dan misi dinas kependudukan dan penatatan sipil

Kabupaten Samosir adalah :

1. Visi

” Terwujudnya Penyelenggaraan Pemerintahan Kabupaten Padang Lawas Utara

melalui penataan kebijakan dan koordinasi dalam pelaksanaan good

governance”

2. Misi

a. Meningkatkan Fungsi Kesekretariatan dan Pengembangan Lembaga

Pemerintahan Yang Profesional, Efektif dan Efesien.

b. Meningkatkan Koordinasi Perumusan Kebijakan Umum

Penyelenggaraan Pemerintahan Yang Profesional

c. Meningkatkan Penyelengaraan Pemerintahan dengan membangun

system administrasi yang handal dan efaluasi dan administrasi.

 d. Meningkatkan kualitas sumberdaya aparatur yang cerdas melalui

pembinaan yang terprogram dan sinergis.

3. Pokok dan Fungsi Sekretaris Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil

Kabupaten Samosir adalah

1. Tugas pokok

a. Menyiapkan perumusan kebijakan, mengkoordinasikan

pelaksanaan tugas dan fungsi, pemantauan dan evaluasi

program kegiatan dan penyelenggaraan pembinaan teknis,

administrasi dan sumber daya, urusan rumahtangga,

administrasi keuangan dan perlengkapan serta kepegawaian

Sekretariat Daerah

2. Fungsi

a. Menyusun rencana kegiatan Bagian Umum sesuai dengan pokok

berdasarkan skala prioritasnya dalam 1(satu)tahun anggaran.

b. pelaksanaan penyiapan perumusan kebijakan urusan

rumahtangga, administrasi keuangan dan perlengkapan serta

kepegawaian Sekretariat DaerahPenyusunan anggaran dan

pengelolaan urusan keuangan.

c. pelaksanaan koordinasi dan penyusunan program kegiatan serta

petunjuk teknis pelaksanaan urusan rumahtangga, administrasi

keuangan dan perlengkapan serta kepegawaian Sekretariat

DaerahPelaksanaa Administrasi dan tatausaha.

 d. pelaksanaan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan urusan

rumahtangga, administrasi keuangan dan perlengkapan serta

kepegawaian Sekretariat Daerah.

e. pelaksanaan pembinaan teknis, administrasi serta sumber daya

urusan rumahtangga, administrasi keuangan dan perlengkapan

serta kepegawaian Sekretariat Daerah.

C. IDENTIFIKASI DAN ANALISA MASALAH

1. Identifikasi Masalah

Kondisi saat ini

Kondisi pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Sekretariat

Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara , pada saat ini masih tergolong

belum sempurna atau belum sesuai dengan Permendagh RI Nomor 76

tahun 2012. Hal ini mengakibatkan timbulnya berbagai masalah seperti

diuraikan dibawah ini :

1.Penataan surat rnasuk dan surat keluar yang belum memenuht kntena

pengarstpan yang baik

2.Rendahnya SDM aparatur dalam mengelola surat masuk dan surat

keluar

3.Ketersedian sarana dan prasarana yang belum memadai

Kondisi yang diharapkan

Kondisi pengarsipan surat masuk dan surat keluar di Sekretariat

Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara yang diharapkan adalah

terciptanya sistem pengarsipan yang berbasis aplikasi agar terjadi proses

pengarsipan surat yang lebih efektif dan efisien. Untuk memenuhi kondis■

tersebut maka sistem penataan surat kedepan diharapkan:

1. Penataan surat masuk dan surat keluar dapat berubah dari bentuk

pengarsipan konvensional menjadi sistem pengarsipan berbasis

aplikasi ofline

2. Meningkatnya SDM aparatur dalam mengelola surat masuk dan

keluar

3. Terpenuhinya sarana dan prasarana yang memadai.

2. Analisa Masalah

Untuk menganalisis permasalahan yang terjadi saat ini pada

Sekretariat Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara dipergunakan sistem

penilaian Skala Likert untuk menetapkan skala prioritas area masalah

sebagai fokus pembahasan. Analisis masalah penilaian skala Likert

tersebut digambarkan pada tabel dibawah ini :

Tabel 1b. Identifikasi dan Analisa Masalah

Area yang Bermasalah Kritena

Total Prioritas
A P K L
Penataan surat masuk dan

surat keluar yangbelum

5 5 5 5 20 I
memenuhi kriteria

Rendahnya
pengarsipanSDM
yangaparatur
baik

dalam mengelola surat

5 4 5 5 19 lI
masuk dan surat keluar.
Ketersedian sarana dan
17 III
prasarana yangbelum 5 4 5 5

memadai

KETERANGAN:

Penilaian menggunakan Skala Likert 1 — 5

A = Aktual K = Kekhalayakan

P = Problematik L = Kelayakan

Berdasarkan hasil analisis di atas, maka area organ:sasi yang

bermasalah (isu strategis) yang dipilih adalah "Penataan surat masuk dan

surat keluar yang belum memenuhi kriteria pengarsipan yang baik" (masih

bersifat konvensional).

Berdasarkan hasil Diagnostic Reading bahwa permasalahan yang

menyebabkan Penataan surat masuk dan surat keluar yang belum memenuhi

pengarsipan yang baik adalah sebagai berikut:

1. Tidak adanya pengelompokan pengarsipan surat sesuai dengan jenis dan

isi surat
 2. Pengarsipan surat tidak sesuai dengan Permendagri RI Nomor 78 tahun

2012

3. Rendahnya SDM aparatur tentang penguasaan perkembangan IT dalam

hal pengarsipan surat.

4. Rendahnya kepedulian stakeholder kantor lainnya untuk memahami

keberadaan dan status surat masuk/surat keluar.

D. AREA PERUBAHAN YANG DIPIL1H DAN GAGASAN PERUBAHAN

Area Perubahan Yang Dipilih

Adapun yang menjadi area perubahan dalam hal ini adalah sistem

pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang masih bersifat konvensional,

sehingga membutuhkan penggunaan banyak kertas dan mengakibatkan

sulitnya menemukan dokumen arsip pada saat dibutuhkan. Selain daripada

itu pengarsipan surat yang bersifat konvensional membutuhkan banyak tempat

untuk pengarsipan surat. Hal ini mengakibatkan kurangnya kesadaran dan

pemahaman oleh stakeholder kantor tentang keberadaan dan status surat masuk

dan surat keluar.

Adapun yang menjadi Gagasan perubahan yang dipilih sesuai dengan

hasil penilaian pada tabel skala likert adalah upaya peningkatan penataan

Pengarsipan surat masuk keluar dengan menggunakan sistem applikasi.

E. TUJUAN DAN MANFAAT

Tujuan

1. Tujuan Jangka Pendek

a. Terbangunnya persamaan persepsi bagi semua stakeholder kantor di Dinas

Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Samosir tentang pentingnya

penataan surat yang baik

b. Dapat terbangun komitmen bersama tentang rencana proyek perubahan untuk

meningkatlkan sistem pengarsipan yang baik dan akuntabel.

2. Tujuan Jangka Menengah

a. Terpenuhinya kelengkapan sarana prasarana pendukung kelancaran

pelaksanaan proyek perubahan. Misalnya pembuatan kartu kendali surat.

b. Terciptanya Standar Operasional Prosedur(SOP) tentang tata cara

pengolahan surat masuk dan surat keluar.

3. Tujuan Jangka Panjang

a. Terlaksananya penataan pengarsipan surat yang baik sesuai dengan

Permendagri RI Nomor 78 tahun 2012

b. Terciptanya kesinambungan kepemimpinan yang baik pada saat pergantian

masa kepemimpinn pejabat.

c. Terciptanya transparansi data bagi stakeholder internal dan eksternal.

Manfaat

1. Terciptanya satem pengarscan (database) surat yang bok dan akurat

dan akuntabel

2. Terciptanya efisiensi dan efektifitas dalarn hal penataan surat

3. Biaya yang dibutuhkan relatif murah

Ruang Lingkup Perubahan

Sesuai dengan rencana proyek perubahan yang ditetapkan pengarsipan

surat masuk dan surat keluar berbasis aplikas, maka yang menjadi ruang lingkup

proyek perubahan ini adalah mebputt surat masuk dan surat keluar dan pihak

ekstemal kantor dan sebaliknya sesuai dengan keperluannya, meliputi:

1. Surat masuk : alur penanganan surat masuk dirnufai dan tahaP

penenmaan surat. masuk ke proses dan diserahkan ke kasubbag umum

dan perlengkapan dengan melampirkan kartu kendali surat dan lembar

disposisi untuk di verfikasi dan dilanjutkan ketingkat yang lebih tinggi

yaitu Sekretans untuk selanjutnya mendapat petunjuk atau dthmpahkan

kepada Kepala Dinas sesuai dengan kepenbngan. Surat keluar sebagai

balasan dan surat masuk oleh bidang atau orang tertentu sesuai dengan

petunjuk pada lembar disposisi surat masuk yang dilaksanakan

berdasarkan paraf hirarkis secara berjenjang

2. Surat edaran : surat permintaan data dan jenis-jenis surat lainnya proses

penerbitan surat hingga proses pengumuman dilaksanakan setelah

mendapat persetujuan yang dibuktikan dengan paraf hirarkis secara berjenjang

 BAB II

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Roadmap/ Milestone Proyek Perubahan

Tabel 2a. Roadmap/ Milesrone Proyek Perubahan

Jangka Pentahapan Output Waktu

Waktu Pelaksanaan
Jangka 1. Membentuk Tim Efektif 1. SK Tim Efektif .................
Pendek a. Koordinasi dengan metor
tentang rancangan proyek
perubahan
b. Rapat koordinasi dengan
stakeholder internal
c. Menyusun draft SK
d. Pengajuan SK Tim
2. Membuat aplikasi surat masuk 1. Aplikasi surat .................
dan surat keluar masuk dan surat
a. Koordinasi dengan progamer keluar
b. Membuat rancangan bangun
aplikasi
c. Uji coba aplikasi

3. Menyusun SOP surat masuk dan 1. SOP .................

surat keluar berbasis aplikasi
a. Melakukan koordinasi internal
antara sesama tim efektif
b. Menetapkan pembagian tugas
terkait penanganan surat
masuk dan surat keluar
4. Melaksanakan pelatihan/ Bimtek 1. SDM menigkat .................
untuk tiga orang
a. Membuat undangn bagi
peserta
b. Menyusun jadwal kegiatan
c. Pelaksanaan pelatihan
5. Launching aplikasi 1. Aplikasi siap .................
a. Membuat undangan pakai
b. Pelaksaan launching
6. Mengentry surat masuk dan 1. Entery data .................
surat keluar yang sedang
berjalan tahun 2018
a. Menginput surat masuk
b. Menginput surat keluar
Jangka Lanjutan entry data pada tahun Pengarsipan tersedia .................
Menengah sebelumnya (2016-2017) dalam aplikasi
a. Menginput surat masuk dan
surat keluar mulai Januari-
Desember 2016
b. Menginput surat masuk dan
surat keluar mulai Januari-
Desember 2017

Jangka Pengembangan aplikasi sistem Peleyanan surat .................

Panjang penata usahaan arsip yang menyurat dan
terintegrasi dengan pelayanan surat pendokumentasian
yang diakses secara online yang berkualitas

B. Analisis Stakeholder Proyek Perubahan

Tingkat keberhasilan rencana proyek perubahan yang akan

dilaksanakan tidak terlepas dari keterlibatan stakeholder. Adapun stakeholder

yang terlibat dalam kegiatan ini adalah :

1. Stakeholder Intemal, antara lain :

a. Sekretaris Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara

b. Asisten Administrasi Umum Sekretariat Daerah Kabupaten

Padang Lawas Utara

c. Kepala Bagia (KABAG)

d. Kepala subbagian

2. Stakeholder Eksternal, antara lain:

a. Bupati

b. D P RD

c. KOMINFO
 Analisa stakeholkder dilakukan untuk mengetahui tingkat pengaruh dari

stakeholder terhadap rencana perubahan, baik pengaruh yang bersifat dalam arti

mendukung maupun negatif atau tidak mendukung rencana an, sehingga dapat

diantisipasi melalui tindakan konkrit dalam elola stakeholder tersebut.

Berdasarkan analisis stakeholder kita dapat ahui apakah stakeholders termasuk

dalam kategori promoters, defenders, laten, atau bahkan apathetics yang memiliki

ciri sebagai berikut:

Gambar 2a. Analisis Stakeholder Proyek Perubahan

Latens Promoter
1. SEKDA
1. Programer 2. Asisten Administrasi
Umum
Influenc
3. Kepala Bagia (KABAG)
4. Kepala subbagian
e
5. DPRD
6. KOMINFO

Ineterest

Aphatetics Defender

1. Unsur Masyarakat 1.
Kterangan :

a. Promoters mermlikt kepentingan besar terhadap program dan juga

kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil atau

menggagalkannya

b. Defenders memilikt kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan

dukungannya dalam komundas tetapi kekuatannya keol untuk

mempengaruht program

c. Latens hdak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam

program. tetapt memiliki kekuatan besar untuk mempengaruht

program itka mereka menjadi tertarik

d. Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan,

bahkan mungkin tidak mengetahui adanya program

B.1. Strategi mempengaruhi stakeholders

Dengan memperhatikan kelompok-kelompok stakeholders diatas maka

Strategt yang efekttt untuk mempengaruhi para stakeholders dapat dilihat pada

penielasan dibawah ini :

1. Terhadap kelompok promoters yaitu kelompok yag memiliki

kepentingan terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu

membuatnya berhasil atau sebaliknya

Strategi yang dtpersiapkan:

a. komunikast dengan cara membenkan informasi untuk

meyakinkan bahwa kegiatan yang diusulkan sangat diperlukan dan

berguna.
 b. hal-hal yang dikomunikasikan antara lain dengan menyampaikan

maksud, tujuan, manfaat, output yang dihasilkan serta impact dari

proyek perubahan.

c. menyampaikan dukungan-dukungan yang diperlukan untuk

suksesnya pelaksanaan proyek perubahan seperti motivasi kepada tim.

2. Terhadap kelompok defenders yaitu kelompok yang memiliki

kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungan komunitas tetapi

kekuatannya kecil untuk mempengaruhi program.

Strategi yang dipersiapkan :

a. Komunikasi dengan memberikan motivasi dimana kegiatan ini

sangatlah bermanfaat sehingga nantinya dapat berguna bagi orang lain

yang belum mengetahuinya.

b. Menerangkan dan sekaligus berdiskusi dalam pembuatan

perenanaan.

c. Melibatkan mereka dalam sosialisasi dan sekaligus mengajak untuk

melaksanakannya.

3. Terhadap kelompok laten yaitu tidak memiliki kepentingan khusus

maupun terlibat dalam program, tetapi memiliki kekuatan besar untuk

mempengaruhi program jika mereka menjadi tertank.

Startegi yang dipersiapkan :

a. Berkomunikasi dengan memberikan informasi mengenai maksud,

tujuan, manfaat, output yang dihasilkan.

4. Terhadap kelompok apatis yaitu kurang memiliki kepentingan maupun

kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya program

 Startegi yang dipersiapkan :

a. Memberikan informasi seperlunya dan menjaga agar tidak menjadi

penghambat dalam proyek perubahan.

Gambar 2b. Peta Stakeholder

B2. Potensi Dukungan Stakeholder

Potensi
Stakeholder Internal Peranan dukungan
(+) (-) (+/-)
Asisten Administrasi Umum Berperan sebagai sponsor dan
Sekretariat Daerah Kabupaten pembimbing pelaksanaan
Padang Lawas Utara/ Drs. Anwar kegiatan
Benni, MM.
Kepala Bagian Umum Sekretariat Penanggungjawab kegiatan
Daerah Kabupaten Padang Lawas
Utara/ Hasbullah Harahap S.Sos
Kepala Sub Bagian Melaksanakan tugas sesuai
a. Ka.Sub.Bag Ketatausaha dan dengan bidangnya
Keuangan menyangkut urusan
b. Ka.Sub.Bag RT dan kesekretariatan
Perlengkapan
c. Ka.Sub.Bag Perj, Persandian
dan Telk.
Staf Sekretariat Daerah Kabupaten Melaksanakan kegiatan
Padang Lawas Utara sesuai dengan ketentuan
pembagian tugas yang telah
ditetapkan

Potensi
Stakeholder Eksternal Peranan dukungan
(+) (-) (+/-)
Bupati Memberi motivasi dan
dukungan
DPRD Mendukung dan menyetujui
program
KOMINFO Mendukung program proyek
Masyarakat Mendukung program proyek
perubahan

C. Tim Efektif Proyek Perubahan dan Strategi Komunikasi

1. Tim Efektif Perubahan

Pembentukan Struktur Tim Stakeholder (Team Work) dalam rangka

pelaksanaan proyek perubahan.

 2. Strategi Komunikasi

strategi pada hakikatnya adalah perencanaan serta manajemen untuk

tujuan, akan tetapi dalam pencapaian tujuan tersebut perlu tahapanyang

dimatangkan, agar arah dan titik operasionalnya dapat dengan tujuan

tersebut. Suatu strategi merupakan keseluruhan keputusan tradisional

tentang tindakan yang akan dilaksanakan guna mencapai tujuan, perumusan

yang jelas juga dapat diperhitungkan kondisi dan situasi di lingkungan.

Strategi juga mempunyai fungsi ganda yaitu:

a. Menyebanuaskan pesan komunikasi yang bersifat informatif, persuasif

dan instruktif secara sistematik kepada sasaran untuk memperoleh hasil

yang maksimal.

b. Menjembatani “cultural gap” yaitu kondisi yang terjadi akibat

kemudahan diperolehnya dan kemudahan dioperasionalkannya media

yang begitu ampuh yang jika dibiarkan akan merusak nlai-nilai yang

akan dibangun.

Strategi komunikasi ada 4 (empat) tujuan yang akan dicapai yaitu :

1. To source understanding yaitu untuk memastikan bahwa terjadi sesuatu 'an

dalam berkomunikasi

2. To establish acceptence yaitu bagaimana cara penerimaan terus dengan

baik

3. To motivation yaitu melakukan motivasi

4. To goal which comunicator sought to achieve yaitu ; bagaimana pai

tujuan yang hendak dicapai oleh pihak comunicator dari komunikasi tersebut.
D. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH

Adapun masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek perubahan ini

sebagai berikut:

1. Adanya penolakan dari intemal (pegawai) karena belum mampu dan belum

siap menerapkan surat elektronik

2. Adanya penolakan pihak eksternal karena ketidak mampuan dalam

menguasai informasi dan Teknologi (IT)

3. Tidak ditampungnya biaya yang dibutuhkan untuk proyek perubahan ini

dalam anggaran Kabupaten TA 2017 maupun P.APBD 2017

E. STRATEGI MENGATASI MASALAH

Strategi yang dilakukan dalam mengatasi masalah tersebut adalah:

1. Melakukan pendekatan persuasif kepada para kepala sub bagian dan

staf serta memberikan bimbingan dan motivasi keoada mereka bahwa

tidak ada kata terlambat untuk belajar sehingga para staf dapat

meningkatkan kompetensinya masing-masing.

2. Mernfasilitasi staf untuk mengikuti pelatihan guna meningkatkan

kernampuan khususnya dibidang teknologi dan informatika untuk

menunjang pembuatan aplikasi.

F. FAKTRO KUNCI KEBERHASILAN ( Key Succes Factors)

Faktor kunci yang menentukan keberhasilan proyek perubahan ini

khususnya di dalam penerapan sistem aplikasi dan dokumentasi adalah sebagai

berikut:

1. Komitmen dari pegawai untuk melaksanakan tugas dan fungsinya

demi kelancaran proyek perubahan yang telah dirancang

2. Dukungan dari pimpinan dalam rangka menerapkan sistem

Pengarsipan surat berbasis aplikasi

3. Meningkatkan koordinasi dan kerjasama antar stakeholder

4. Tersedianya anggaran yang cukup

5. Adanya dukungan dan partisipasi aktif dari masyarakat dan

stakeholder lainnya.
 BAB III

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. CAPAlAN PROYEK PERUBAHAN

Dalam mensukseskan proyek perubahan yang berjudul

“PEGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS

APLIKASI” di Sekretariat Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara dilaksanakan

dengan tahapan-tahapan sebagai berikut :

1. Membentuk Tim Efektif

Tim efektif yang dimaksud dalam hal ini adalah stakeholder intemal

kantor yang ditetapkan melalui keputusan Sekretaris Daerah Kabupaten Padang

Lawas Utara nomor ( ) tahun ( ). Pembentukan tim efektif tersebut dilaksanakan

melalui rapat dan kordinasi dengan stakeholder internal pada tanggal ( ) (

SK terlampir ) dengan terbitnya SK tim efektif ini diharapkan seluruh tim dapat

bekerja dengan sungguh-sungguh sehingga program kegiatan dapat berjalan

dengan baik sesuai dengan milestone yang telah clitetapkan. Setelah

terbentuknya tim efektif, maka dipandang perlu melaksanakan rapat

pemantapan kerja tim demi membangun pemahaman dan komitmen bersama

tentang pelaksanaan tugas sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. ( surat

undangan rapat, daftar hadir, notulen rapat dan poto kegiatan terlampir)

2. Rapat dan Koordinasi dongan Stakoholdor Ekstornal Kantor

Mengingat akan perlunya kesorasian dukungan stakeholder al dan

stakeholder eksternal, dimana kedua taktor tersebut dapat pengaruhi tingkat

keberhasilan proyek perubahan, maka pada h a r i ( ) tanggal ( )

bulan ( ) b e r t e m p a t d i Rapat koordinasi ini diawali dengan

pemaparan dan penjelasan akan pentingnya proyek perubahan yang akan

dilaksanakan yaitu Dengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis aplikasi

di Dinas kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kabupaten Samosir. Adapun

yang menjadi kesimpulan rapat dalam hal ini bahwa stakeholder eksternal

mendukung sepenuhnya tentang aplikasi surat masuk dan surat keluar. (

undangan, notulen, dan poto dokumentasi terlampir )

3. Membuat Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Kegiatan pembuatan aplikasi ini diawall dengan cara bentordinasi

kepada programer tentang proyek perubahan yang akan dilaksanakan. Fitur-

fitur yang akan dibuat dalam aplikasi ini meliputi fitur surat masuk dan fitur

surat keluar. Setelah koordinasi dengan programer tentang apa dan bagaimana

aplikasi yang akan dibuat maka programer dituntut siap menyelesaikan aplikasi

dan aplikasi siap diuju coba.

4. Menyusun SOP Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Aplikasi

Dalam Sebuah aplikasi diperlukan adanya SOP agar proses penanganan

surat berjalan dengan baik dan dapat dipertanggung jawabkan. Karena SOP memuat

alur penanganan dan verifikasi surat Mulai dari penerimaan surat, penomoran surat

dan pemberian desposisi kepada bidang tertentu atau pribadi seseorang sesuai dengan

isi surat.

SOP surat masuk dan surat keluar juga meliputi pembagian tugas terkait

penanganan surat secara baik oleh anggota tim dan dapat dipertanggung jawabkan.
5. Melaksanakan Pelatihan Atau Bimtek

Mengingat masih rendahnya SDM Aparatur dalam rangka pelaksanaan

penatausahaan surat menyurat berbasis aplikasi, maka dinilai perlu melaksanakan

Peiatihan / Bimtek bagi Aparatur yang membidangi pengarsipan surat masuk dan

surat keluar. Pelatihan/ bimtek dalam hal ini difokuskan pada penatausahaan surat

masuk dan surat keluar demi teriptanya pengarsipan surat yang lebih modern

(berbasis aplikasi). Kegiatan bimtek ini dikemas dalam sebuah kerangka kegiatan

yang meliputi pemahaman SOP suratmasuk dan surat keluar sesuai dengan rancang

bangun yang ditetapkan. Kegiatan bimtek dilaksanakan pada tanggal ( ).

(undangan dan foto dokumentasi terlampir)

6. Melaksanakan Launching Aplikasi

Sesuai dengan hasil Pelatihan/ Bimtek yang sudah memberikan

pembekalan kepada petugas yang bertanggung jawab menangani pengarsipan

surat masuk dan surat keluar maka pada tanggal ( ) dilaksanakan launching

aplikasi (undangan, daftar hadir, notulen dan foto dukumentasi terlampir). Setelah acara

lanching ini dilaksanakan, maka pengarsipan surat masuk dan surat keluar

tidak lagi bersifat konvensional. Acara launching aplikasi ini dihadiri langsung

oleh Sekretaris Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara sekaligus sebagai bukti

adanya dukungan penuh dari Pemerintah Kabupaten Padang Lawas Utara tentang

pelaksanaaan proyek perubahan pengarsipan surat berbasis aplikasi.

7. Mengentry surat masuk dan surat keluar

Demi terciptanya kegiatan pengentrian surat masuk dan surat keluar Penulis

mencoba mengentry surat masuk dan surat keluar mulai dari tahun 2015 sebanyak

( ) surat, tahun 2016 sebanyak ( ) surat dan tahun 2017 mulai Januari sampai dengan
April. Dengan demikian kegiatan entry surat tersebut dapat dilihat secara berurutan

mulai dari tahun 2015, 2016 dan tahun 2017. Sehinggga dengan rangkaian entry data

surat tersebut maka tahapan kegiatan yang ditetapkan dalam milestone, tujuan jangka

pendek dan tujuan jangka menengah dan jangka panjang sudah dilaksanakan secara

serentak.

8. Soft Launching Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

Bagaimana telah diterangkan diatas (nomor 6) bahwa launching likasi telah

dilaksanakan pada tanggal ( ) pada hal seyogyanya dilaksanakan pada tujuan

jangka panjang pada bulan desember 2017 atau pada tahun 2018. Hal in

mengambarkan bahwa tujuan jangka menengah dan jangka panjang sekaligus

terlaksana. Pada saat pelaksanaan tujuan jangka pendek. Soft launching

penggunaan aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar dilaksanakan

diruang rapat Sekretariat Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara yang dihadiri

oleh seluruh stake holder internal kantor, Sekretaris Daerah Kabupaten Padang

Lawas Utara, Asisten Administrasi Umum, Kabag Umum, dan Programer. Adapun

pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis aplikasi dengan alamat (

).

Dari uraian capaian pelaksanaan proyek perubahan diatas diterangkan

kembali pada Matriks 2.5 dibawah ini.

Tabel 3a. Matriks Capaian Pelaksanaan Proyek Perubahan

B. KENDALA PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

Dalam rangka melaksanakan proyek perubahan ini kita sela(u dihadapkan

berbagai permasalahan baik kendala yang bersifat internal maupun eksternal berupa:

1. SDM Aparatur yang membidangi penataan surat menyurat berbasis aplikasi

tergolong masih rendah

2. Kurangnya personil/ staf yang bertugas menangani penatausahaan surat

menyurat Tidak tertampungnya pembiayaan dalam pelaksanaan proyek

perubahan ini pada APBD maupun P-APBD 2017.

C. STRATEGI MENGATASI MASALAH

Untuk mengatasi masalah dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan

proyek perubahan ini perlu dilaksanakan beberapa strategi antara lain:

1. Melaksanakan pelatihan atau bimtek terhadap aparatur yang bertugas

menangani penatausahaan surat.

2. Mengusulkan kepada Pemerintah agar memenuhi ketenagaan yang cukup

dalam rekruitment CPNS maupun Tenaga Harian Lepas (THL).

3. Mengusulkan kepada Pemerintah agar menampung biaya yang dibutuhkan

dalam rangka pelaksanaan untuk pelaksanaan proyek perubahan ini dalam

P-APBD 2017 atau dalam APBD 2018.

 BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari hasil implementasi Laboratorium kepemimpinan yang telah

dituangan dalam laporan proyek perubahan Diklat PIM III Angkatan XVI tahun

2018 dengan judul “Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Aplikasi”

di Sekretariat Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara.

Disimpulkan sebagai berikut:

1. Dengan adanya sisitem aplikasi surat masuk dan surat keluar maka irdptalah

tata cara penanganan surat yang lebih modern di Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kabupaten Samosir.

2. Penanataan pengarsipan surat masuk dan surat keluar tidak lagi bersifat

konvensional (menggunakan banyak kertas)

3. SDM Aparatur semakin meningkat, khususnya yang bertugas menangani

pengarsipan surat masuk dan surat keluar.

4. Adanya kemudahan dalam hal menemukan arsip surat ketika arsip tersebut

dibutuhkan.

5. Tidak memebutuhkan banyak tempat untuk pengarsipan suarat baik berupa

map surat, filing kabinet, lemari dll.

6. Terciptanya sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang lebih baik

dan akuntable.
B. REKOMENDASI

Mengingat manfaat dan pentingnya penatausahaan surat menyurat

aplikasi ini maka perlu beberapa rekomendasi untuk segera anjuti antara

lain:

1. Agar seluruh Tim efektifpelaksana proyek perubahan ini untuk serius

dan tenar-benar melaksanakan tugas dengan baik dan penuh

tanggungjawab

2. Petugas yang membidangi input data agar tetap melaksanakan

penginputan data secara berkelanlutan mula, data surat bulan Juni

2017 sampai dengan seterusnya

3. Selalu berkoordmas , antar sesama staf deekretanat dan melaporkan

kepada Sekretans selaku Project Leader jaa dotemukan ada kendala

dalam pelaksanaan tugas tersebut

4. Mengharapkan agar selurauh ASN yang ada di Disdukcapil Kabupaten

Samosir dapat memmanfaatkan srstem aplikasi ini dan mempelajarinnya

secara bertahap demi peningkatan kinerja dan pelayanana terhadap

masyarakat

5. Mohon dukungan dan Pemenntah Sekretariat Daerah Kabupaten Padang

Lawas Utara dalarn hal ini Tirn Anggaran Pemenntah Daerah (T-APBD)

untuk mengalokasikan Anggaran yaang dibutuhkan sistem apititasi ini.