1.

IDENTITAS PROYEK

Peaper Beraplikasi Terintegrasi (Pengelolaan Administrasi

Nama
Perkantoran) pada Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset
Daerah (BPKAD) Kabupaten Cianjur.

Deskripsi Singkat Penyelenggaraan pengelolaan administrasi perkantoran

dioptimalkan dengan menggunakan bantuan fasilitas Sistem
Informasi Teknologi sehingga pelayanan penyediaan data,
informasi dan dokumen dapat dilaksanakan dengan cepat,
mudah dan akurat untuk mewujudkan terselenggaranya
peningkatan tertib dan kualitas layanan administrasi. Sistem
tersebut dinamakan Peaper Beraplikasi Terintegrasi yang
merupakan singkatan dari Pengelolaan Administrasi Perkantoran
Berbasis Aplikasi Terintegrasi. Sistem ini terdiri dari 2 (dua) jenis
yaitu e dokumen dan e mail. Sementara data yang dikelola ada 5
jenis yaitu data surat masuk dan keluar, kepegawaian, keuangan,
regulasi, dan aset.

Sponsor R. DEDI SUDRAJAT, SE, MAP

Kepala Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD)
Kabupaten Cianjur

Project Leader R. LUSI HASFIATI, SE, MT, MSc

Sekretaris BPKAD Kabupaten Cianjur.

Sumber Daya Tim

1. Mentor R. DEDI SUDRAJAT, SE, MAP
Memberikan persetujuan, arahan
dan dukungan terhadap proyek
perubahan
2. Coach Hj. HARTATININGSIH, SKM, MM
Sebagai pembimbing dan pengarah
pelaksanaan proyek perubahan

20
 Tim kerja yang akan
berperan dalam proyek
perubahan :
A. Sumberdaya Internal : Peran dan Tugas Tim kerja :
a. Sekretariat BPKAD A. Internal
b. Para Kasubag pada a. Penyediaan data primer/utama,
Sekretariat koordinator, fasilitator,
c. Staf di Sekretariat promotor, administrator,
d. Para Kepala Bidang b. Koordinator penyedia data dan
e. Para Kasubid fasilitator ke stakeholder
pendukung .
c. Penyedia data sekunder dan
fasilitator penyedia sistem TI

B. Sumberdaya Eksternal B. Eksternal

a. Dinas Komunikasi, a. Sumber pendukung
Informatika, pembangunan sistem TI
Persandian dan
Statistik
b. Bappeda, Bag. b. Koordinasi jenis data yang
Organisasi, Bag. dibutuhkan Perangkat
Pembangunan, Daerah di luar BPKAD
Bagian
Pemerintahan
c. Tim TI c. Pembangunan rancangan
sistem TI Peaper Beraplikasi

2. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

A. Visi dan Misi Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah

Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kabupaten
Cianjur merupakan sebuah SKPD yang juga mempunyai fungsi sebagai SKPKD
serta bagian yang tidak terpisahkan dari keseluruhan proses pelaksanaan
pembangunan di wilayah Pemerintah Kabupaten Cianjur utamanya yang
berkenaan dengan pengelolaan keuangan daerah, yang diarahkan untuk
mewujudkan terciptanya sebuah tata pengelolaan keuangan yang akuntabel
serta mendukung sebuah cita-cita luhur bangsa Indonesia untuk menuju
masyarakat yang adil, makmur, sejahtera, mandiri dan bermartabat serta dalam
rangka mendukung Visi RPJMD Kabupaten Cianjur diatas, maka BPKAD
mempunyai visi dan misi sebagai berikut :

20
Visi BPKAD : “Terwujudnya Pengelolaan keuangan dan Aset Daerah yang
Akuntabel dan Profesional untuk Tercapainya Pemerintahan yang Baik ”
Adapun Misi BPKAD yaitu :
a. Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Manusia Pengelola Keuangan dan
Aset;
b. Meningkatkan Kualitas Sistem Pengelolaan Keuangan Daerah sesuai
dengan ketentuan yang berlaku;
c. Meningkatkan Optimalisasi Pengelolaan dan Pemanfaatan Aset Daerah

Apabila melihat tugas Sekretariat yaitu membantu Kepala Badan dalam

memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas dibidang
pengelolaan pelayanan kesekretariatan yang meliputi pengkoordinasian
perencanaan program, evaluasi dan pelaporan, pengelolaan urusan umum,
perlengkapan, kepegawaian serta pengelolaan keuangan, maka Sekretariat
memiliki peran strategis sebagai auxiliary atau pelayanan, dimana tugas
utamanya adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada pihak
internal dalam hal ini Pimpinan dan bidang-bidang, juga kepada pihak eksternal
yaitu Perangkat Daerah lain dan masyarakat.

Beberapa prinsip-prinsip dalam pelayanan publik antara lain prinsip

aksestabilitas, kontinuitas, teknikalitas, profitabilitas (efisien) dan akuntabilitas,
maka kondisi ideal yang diharapkan dalam pengelolaan administrasi
perkantoran di BPKAD Kabupaten Cianjur antara lain sebagai berikut :
1. Pengelolaan surat masuk surat keluar tertata dengan baik, lebih efisien dan
efektif.
2. Tertib pengelolaan administrasi kepegawaian, berkas kepegawaian
terarsipkan dengan baik.
3. Pelayanan data keuangan dan aset yang tepat waktu, cepat dan akurat.
4. Pelayanan informasi regulasi pengelolaan keuangan daerah yang akurat
dan akuntabel.
Sementara kondisi saat ini berdasarkan pengamatan kami terjadi
beberapa permasalahan pada Sekretariat Badan Pengelolaan Keuangan dan
Aset Daerah (BPKAD) Kabupaten Cianjur terkait pengelolaan administrasi

20
perkantoran dan berdasarkan analisis USG (Urgency, Growth and Seriousness)
yang telah dilakukan, maka penetapan permasalahan yang dominan yang
berkaitan dengan tupoksi Sekretaris BPKAD Kabupaten Cianjur yaitu
pendokumentasian peraturan perundang-undangan, pengelolaan
perpustakaan, data dan system informasi manajemen pelaksanaan program
dan kegiatan Badan, dan isu strategis masih belum memadainya kapasitas
pengelolaan keuangan daerah maka rumusan masalahnya adalah belum
optimalnya pelayananan data, informasi dan dokumen yang cepat, mudah dan
akurat dikarenakan belum tersedianya pengelolaan data dan dokumen
berbasis Teknologi Informasi (TI). Permasalahan ini ditandai dengan beberapa
hal sebagai berikut :
1. Administrasi surat menyurat
Keterlambatan penyampaian surat yang mengakibatkan kelambatan dalam
melaksanakan tindak lanjut sesuai informasi yang terkandung di dalamnya.
Lokasi surat tidak diketahui atau hilang.
2. Administrasi kepegawaian
Berkas kepegawaian masih di simpan secara manual, sering terjadi berkas
kepegawaian hilang, tercecer dan hal ini menyebabkan lambannya
pelayanan kepegawaian kepada Pimpinan maupun pegawai lain di
lingkungan BPKAD.
3. Layanan Data Aset/Barang Milik Daerah dan Persediaan
Aset merupakan sesuatu yang harus dikelola dengan baik, karena
merupakan salah satu sumber potensial dalam meningkatkan PAD.
Permasalahan pencatatan aset masih menjadi permasalahan utama, dimana
seringkali terjadi catatan aset yang dimiliki tidak sesuai dengan aset yang
dimiliki.
4. Layanan Data Keuangan
BPKAD dalam menjalankan tugasnya membantu Bupati dalam penunjang
urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah dan tugas
pembantuan di bidang keuangan, berfungsi sebagai satu-satunya penyedia
data keuangan yang diperlukan dalam penyusunan dokumen-dokumen
lingkup Kabupaten seperti RPJMD, RKPD, LKPJ, LAKIP, dan LPPD. Kurang

20
 terkoordinirnya data-data yang ada pada bidang-bidang di BPKAD
Kabupaten Cianjur menyebabkan keterlambatan penyampaian data
keuangan yang akurat yang dibutuhkan oleh SKPD-SKPD penyusun
dokumen-dokumen tersebut.
5. Masih belum optimalnya layanan informasi regulasi pengelolaan keuangan
Dinamisnya perubahan peraturan/regulasi tentang pengelolaan keuangan
daerah harus direspon dengan cepat pula oleh seluruh pegawai BPKAD.
Kurangnya informasi mengenai regulasi pengelolaan keuangan yang
seharusnya difahami oleh seluruh pegawai BPKAD mengakibatkan
pelayanan informasi kepada SKPD lain dan juga masyarakat menjadi kurang
akurat dan akuntabel. Hal ini mengakibatkan sering terjadinya
kesalahfahaman di SKPD maupun masyarakat berkaitan dengan
permasalahan pengelolaan keuangan daerah.
6. Adanya beberapa keluhan dari masyarakat terkait pelayanan administrasi
baik itu surat menyurat maupun informasi pengelolaan keuangan daerah.

Secara ringkas kondisi pelayanan ini dan yang diharapkan dapat

digambarkan sebagai berikut :

No Jenis Pelayanan Waktu Pelayanan Penggunaan Kertas

Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah
1 Pelayanan administrasi 30 menit 10 menit 15 lbr/hari 5 lbr/hari
surat masuk dan surat
keluar
2 Pelayanan administrasi 15 menit 5 menit - -
kepegawaian
3 Pelayanan data, 30 menit 5 menit - -
dokumen peraturan
keuangan daerah
4 Pelayanan data aset 15 menit 5 menit - -
BPKAD

Berdasarkan rumusan masalah yang telah ditetapkan beserta dengan

gejala-gejalanya, hal ini menunjukkan bahwa kondisi existing yang terdapat di
Sekretariat saat ini jelas akan sangat menghambat proses peningkatan mutu
layanan administrasi pada BPKAD Kabupaten Cianjur. Untuk itu kami akan
melakukan terobosan inovasi berupa pembangunan sistem aplikasi yang akan

20
 mendukung optimalisasi pengelolaan administrasi perkantoran, hal ini juga
terinspirasi oleh hasil benchmarking di Kabupaten Badung Provinsi Bali.
Kabupaten Badung Bali merupakan kabupaten terkaya no 2 di Indonesia dengan
jumlah APBD sebesar 5,2 trilyun, jumlah penduduk hanya sebesar 465.000 jiwa
dan luas wilayah yang hanya 418 km2. Terdapat beberapa spirit yang sangat
menginspirasi kami dalam hal pengembangan inovasi di Kabupaten Badung,
antara lain local wisdom (budaya lokal), system yang tertata dan berintegrasi
dengan baik, komitmen yang kuat antara Pemerintah Daerah bersama seluruh
stakeholder dalam menjalankan program kerja serta sinergitas yang efektif
antara hulu tengah dan hilir dan juga antar Perangkat Daerah. Semua elemen ini
saling bersinergi membentuk kekuatan untuk berupaya melahirkan satu inovasi
setiap tahunnya dengan satu tujuan yaitu untuk meningkatkan pelayanan
kepada masyarakat Kabupaten Badung. Apabila perubahan ini tidak
dilaksanakan maka akanberdampak kepada semakin menurunnya kualitas
pelayanan administrasi dan semakin menurunnya tingkat kepercayaan
masyarakat terhadap BPKAD. Dengan dilaksanakannya terobosan inovasi yang
akan kami lakukan yang berjudul Pengelolaan administrasi perkantoran berbasis
aplikasi (Peaper Beraplikasi) Terintegrasi, diharapkan dapat mengatasi
permasalahan dalam pengelolaan administrasi perkantoran khususnya
pelayanan data, informasi dan dokumen.

3. TUJUAN

Terwujudnya sistem pengelolaan administrasi perkantoran Peaper Beraplikasi

Terintegrasi ini untuk meningkatkan tertib dan kualitas layanan administrasi
pada BPKAD Kabupaten Cianjur agar mempercepat dan mempermudah
pelayanan baik kepada pihak internal maupun eksternal.

A. JANGKA PENDEK
1. Terwujudnya sistem aplikasi pengelolaan administrasi perkantoran
untuk 5 (lima) jenis data yaitu surat masuk dan keluar, kepegawaian,
keuangan, regulasi dan aset, dalam rangka menertibkan administrasi dan

20
 meningkatkan percepatan pelayanan kepada pihak internal maupun
eksternal.
2. Terwujudnya integrasi sistem Peaper Beraplikasi Terintegrasi dengan
Dinas Komunikasi Informasi Persandian dan Statstik.

B. JANGKA MENENGAH
1. Terwujudnya pengembangan integrasi sistem aplikasi pengelolaan
administrasi perkantoran dengan Bappeda, Setda, Bapenda, Inspektorat
Daerah, dan Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah.
2. Terwujudnya sarana dan prasarana pendukung sistem aplikasi
pengelolaan administrasi perkantoran dalam rangka pengembangan
sistem

C. JANGKA PANJANG
Terwujudnya pengembangan sistem Peaper Beraplikasi Terintegrasi
yang berkesinambungan.

4. MANFAAT
A. ORGANISASI
1. Meningkatnya kapasitas sumber daya manusia BPKAD dalam
menggunakan teknologi informasi
2. Meningkatnya kualitas pelayanan administrasi perkantoran terhadap
pihak internal maupun eksternal
3. Meningkatnya kinerja, akuntabilitas pelayanan BPKAD Kabupaten
Cianjur kepada perangkat daerah lain dan juga masyarakat
4. Meningkatnya efesiensi dan efektfitas penggunaan sumberdaya yang
terbatas
5. Meningkatnya koordinasi antar bidang dan Sekretariat di BPKAD
Kabupaten Cianjur

20
 B. STAKEHOLDER
1. Meningkatnya kemudahan mengakses informasi yang cepat dan akurat
2. Meningkatnya kepercayaan dan kepuasan stakeholder karena informasi
yang diberikan lebih akuntabel.

C. MASYARAKAT
1. Meningkatnya kepercayaan masyarakat kepada BPKAD sebagai
pengelola keuangan daerah
2. Meningkatnya kepuasan masyarakat terhadap pelayanan BPKAD
3. Meningkatnya kualitas pengelolaan keuangan daerah berbasis
teknologi informasi

5. RUANG LINGKUP
1. Menyusun tim kerja proyek perubahan
2. Membuat rancangan sistem pengelolaan administrasi perkantoran Peaper
Beraplikasi Terintegrasi
3. Menyusun petunjuk teknis (Juknis) penggunaan sistem pengelolaan
administrasi perkantoran Peaper Beraplikasi Terintegrasi
4. Mewujudkan Peaper Beraplikasi Terintegrasi dengan 1 (satu) Perangkat
Daerah yang efektif.

6. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)

JANGKA PENDEK
No OUTPUT KUNCI DESKRIPSI
1 Terwujudnya Tim Kerja Proyek Perubahan Terwujudnya tim kerja
yang akan mendukung
pelaksanaan proyek
perubahan
2 Tersedianya Rancangan Sistem Peaper Tersedianya rancangan
Beraplikasi Terintegrasi sistem aplikasi yang siap
untuk diinput 5 (lima) jenis
data dan dokumen
3 Tersedianya Juknis Penggunaan Sistem Peaper Tersedianya petunjuk
Beraplikasi Terintegrasi teknis sebagai pedoman
atau panduan dalam
menggunakan sistem
aplikasi

20
 4 Terwujudnya sistem Peaper Beraplikasi Terwujudnya sistem
Terintegrasi dengan 1 Perangkat Daerah yang aplikasi yang mengelola 5
efektif (lima) jenis data dan
terintegrasi dengan 1
(satu) perangkat daerah

JANGKA MENENGAH

1. Terwujudnya penyelenggaraan pengelolaan administrasi perkantoran

dengan menggunakan sistem Peaper Beraplikasi Terintegrasi dengan 5
perangkat daerah
2. Terwujudnya pemeliharaan sistem aplikasi pengelolaan administrasi
perkantoran
3. Tersedianya sarana prasarana pendukung pengembangan sistem
pengelolaan adminstrasi perkantoran

JANGKA PANJANG

1. Terwujudnya pengembangan sistem Peaper Beraplikasi Terintegrasi yang

berkesinambungan.

7. PENTAHAPAN (MILESTONES)

OUTPUT KUNCI MILESTONES WAKTU

JANGKA PENDEK
A. Terwujudnya Tim Kerja 1 Pembentukan Tim 8 hari
perubahan Efektif Proyek
Perubahan
2 Pembentukan Tim 3 hari
Pokja
B. Tersedianya Rancangan Sistem 1 Pembuatan desain 10 hari
Peaper Beraplikasi Terintegrasi awal system
2 Pembangunan 8 hari
system Peaper
Beraplikasi
Terintegrasi
C. Tersedianya Juknis Penggunaan 1 Penyusunan draft 3 hari
Sistem Peaper Beraplikasi juknis
Terintegrasi 2 Pembahasan draft 3 hari
juknis dengan tim
pokja

20
 D. Terwujudnya sistem Peaper 1 Penyediaan data 7 hari
Beraplikasi Terintegrasi dengan 2 Penginputan data 7 hari
1 Perangkat Daerah yang efektif 3 Pelaksanaan 4 hari
integrasi dengan
Diskominfosantik

4 Pelaksanaan 2 hari
sosialisasi
penggunaan sistem
kepada bidang-
bidang di BPKAD

5 Pelaksanaan 5 hari
launching sistem
Peaper Berraplikasi
Terintegrasi
JANGKA MENENGAH
1 Terwujudnya Peaper 1 Pembangunan Bulan
Beraplikasi Terintegrasi integrasiPeaper Agustus s/d
dengan 5 perangkat daerah Beraplikasi bulan
Terintegrasidengan5 Desember
PD yang etrgabung 2017
dalam TAPD (Tim
Anggaran
Pemerintah Daerah)
2 Terwujudnya pemeliharaan 1 Penataan ulang data
sistem Peaper Beraplikasi base
2 Pemback up an data
dan scanning virus
3 Tersedianya sarana 1 Perencanaan
prasarana pendukung kebutuhan sarana
pembangunan sistem Peaper prasarana
Beraplikasi pendukung
2 Pemeliharaan sarana
prasarana
pendukung
JANGKA PANJANG
1 Terwujudnya pengembangan Pembangunan Bulan
Peaper Beraplikasi integrasi Peaper Januari s/d
Terintegrasi yang Beraplikasi Desember
berkesinambungan Terintegrasi dengan tahun 2018
seluruh Perangkat
Daerah

8. TATA KELOLA PROYEK

20
 STRUKTUR TATA KELOLA PROYEK

COACH SPONSOR
HJ. HARTATININGSIH, SKM, MM R. DEDI SUDRAJAT, SE, MAP

PROJECT LEADER
R. LUSI HASFIATI, SE, MT, MSc

TIM TEKNIS
TIM ADM TIM OLAH DATA
EKA S, YULI Y, IKE K,
SELAMET R, LINA IRA S, SEGI T, TEDY B, LILIS L, M.
DEWI H, DIAN R, Hj.
PURI, DADANG M DUDI S, ACEP S, SUSI S, YANE D
LIA R, NANA S, EUIS J, DANI F, EVA
M, SIGIT, LINDA H, EDI K, WAKHIDIN
DEDAH, ASEP R
WICAKSONO,
DARYANTO, HERU P

Deskripsi :
1. Sponsor adalah : R. Dedi Sudrajat, SE, MAP selaku Kepala BPKAD dalam hal
ini bertugas untuk :
a. Bertindak sebagai pembimbing peserta berdasarkan sikap
profesionalisme;
b. Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam mempersiapkan
proposal proyek perubahan yang akan dilakukan;
c. Memberikan bimbingan dan arahan kepada peserta dalam merumuskan
atau mengidentifikasi permasalahan krusial organisasi yang memerlukan
terapi melalui proyek perubahan;

20
 d. Membantu peserta dalam memetakan agenda proyek yang akan
dilaksanakan dan rencana jadwal pertemuan yang akan dilaksanakan;
e. Menjelaskan kontrak penyelesaian tugas kepada peserta;
f. Sebagai atasan langsung memberikan kesepakatan dan persetujuan atas
dokumen proposal proyek perubahan yang akan diajukan oleh peserta;
g. Memberikan dukungan kepada peserta dalam mendayagunakan seluruh
potensi sumber daya yang diperlukan dalam melaksanakan
implementasi proyek perubahan;
h. Memberikan bimbingan kepada peserta dalam mengatasi kendala yang
muncul selama proses implementasi berlangsung;
i. Berperan sebagai inspirator bagi peserta dalam melakukan inovasi-
inovasi yang diperlukan.
2. Coach adalah Hj. Hartatiningsih, SKM, MM dalam hal ini bertugas untuk :
a. Melakukan monitoring kegiatan peserta selama tahap komitmen
bersama dan selama tahap laboratorium kepemimpinan melalui media
teknologi informasi (TI);
b. Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu peserta apabila
peserta mengalami permasalahan selama komitmen bersama maupun
tahapan laboratorium kepemimpinan;
c. Memberikan masukan kepada peserta terkait usulan proyek perubahan
yang sedang dirumuskan peserta selama tahap komitmen bersama dan
laboratorium kepemimpinan;
d. Memberikan feedback terhadap laporan progress proyek perubahan
yang disampaikan peserta bimbingan minimal selama seminggu sekali
(setiap hari jumat);
e. Mengembangkan instrumen monitoring dan perekaman terhadap
progress yang dilaporkan oleh peserta bimbingan;
f. Mengkomunikasikan proses, kemajuan dan hasil coaching kepada
penyelenggara Diklatpim Tingkat III;
g. Menjadi consellor pada saat peserta mengalami lack of motivation selama
proses pembelajaran atau menyusun proyek perubahan.

20
3. Project Leader adalah R. Lusi Hasfiati, SE, MT, MSc selaku Sekretaris BPKAD
dalam hal ini bertugas untuk :
a. Mempersiapkan/merencanakan (dokumen / instrumen / waktu) yang
diperlukan dengan baik sebelum pertemuan dengan mentor;
b. Mengambil inisiatif dan dialog dengan mentor;
c. Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholders terkait
(internal dan eksternal);
d. Membuat laporan kegiatan tahap komitmen bersama dan dikumpulkan
ke penyelenggara diklat sesuai jadwal yang ditetapkan;
e. Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dalam
project charter dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang
dimiliki;
f. Secara aktif melakukan diskusi dengan bertanya atau melaporkan
progress implementasi proyek perubahan kepada coach minimal 1
minggu sekali;
g. Mengacu rumusan milestones dalam dokumen pelaksanaan proyek
perubahan sebagai dasar pencapaian target perubahan;
h. Mengerahkan seluruh elemen stakeholders terkait internal dan
eksternal dalam mendukung keseluruhan tahap implementasi;
i. Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan perekaman
terhadap setiap progress yang dihasilkan dalam proses implementasi
proyek perubahan;
j. Menyusun laporan proyek perubahan ke dalam sebuah deskripsi mulai
dari proses penyusunan project charter sampai dengan hasil/capaian dari
implementasi proyek perubahan. Deskripsi dan analisis terhadap critical
success factor dan strategi mengatasi kendala yang muncul selama
tahapan ini juga merupakan bagian penting yang tercakup dalam laporan
ini;
k. Menyerahkan laporan implementasi proyek perubahan kepada
penyelenggara diklat kepemimpinan, panitia sesuai jadwal yang telah
ditetapkan.

20
 4. Tim Pokja 1 merupakan Tim Administrasi terdiri dari Selamet Riyadi selaku
Koordinator, Lina Puri Pandanwangi, Nana Suryana, Dadang Mahmudin, Lia
Rohaya, Dedah, Asep Rizaman
5. Tim Pokja 2 merupakan Tim Teknis terdiri dari Eka Sulistiyowati selaku
Koordinator, Dani Firmansyah, Eva Marlina, M. Dudi Setiadi dan Tim Teknogi
Informasi (Heru Prayitno, Wicaksono, Sigit, Daryanto)
6. Tim Pokja 3 merupakan Tim Pengolah Data terdiri dari Ira Soraya selaku
Koordinator, Ike Kesumawati, Hj. Euis Jamilah, Dewi Herliyati, Dian
Resmiani, Lilis Listiawati, Yuli Yulianti, Segi Tabah, Tedi Budiman, Edi
Kusmawan, Wakhidin, Acep Syamsudin, Susi Sundari, Yane Diane.

9. ANGGARAN

Anggaran untuk operasional pelaksanaan proyek perubahan seperti makan

minum rapat koordinasi dan alat tulis kantor, cetak penggandaan
menggunakan anggaran yang sudah tersedia dalam kegiatan rutin di
Sekretariat BPKAD.

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

A. Stakeholder Internal
1. Kepala Bidang Anggaran
2. Kepala Bidang Akuntansi dan Aset
3. Kepala Bidang Perbendaharaan

B. Stakeholder Eksternal
1. Kepala Bappeda
2. Kepala Bidang Penelitian dan Pengembangan Bappeda
3. Kepala Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
4. Kepala Bagian Organisasi
5. Kepala Bagian Pembangunan

20
 6. Kepala Bagian Pemerintahan
7. Kepala Bidang Informasi dan Komunikasi Publik Dinas Komunikasi
Informasi Persandian dan Statistik

NET MAP

BAG. KABID KABID

BAPPEDA
PEMERINTAHAN ANGGARAN PERBENDAHARAAN

KEPALA SEKRETARIS
BPKAD BPKAD/PL

KABID AKUNTANSI DAN

ASET DAERAH

DISKOMINFOSAN
TIK

BAG. DINAS KEARSIAPAN BAG. PEMBANGUNAN

ORGANISASI DAN PERPUSTAKAAN

Keterangan :
Garis koordinasi
Garis komando
Garis konsultasi

20
PENGELOMPOKAN STAKEHOLDER

No Stakeholder Interest Influence

1 Kepala BPKAD +++++++++ +++++++++
2 Kabid Anggaran +++++++ +++++
3 Kabid Akuntansi dan Aset +++++++ +++
4 Kabid Perbendaharaan +++++++ +++
5 Kepala Bappeda
6 Kabid Litbang dan Penyusunan ++++++ ++++++
Rencana Pembangunan Bappeda
7 Kepala Bagian Organisasi ++++++ +++++
8 Kepala Bagian Pembangunan ++++++ +++++
9 Kepala Bagian Pemerintahan ++++++ +++
10 Kepala Bidang Informasi +++++++ +++
Komunikasi Publikasi dan Dinas
Komunikasi Informasi
Persandian dan Statistik
11 Kepala Bidang Kearsipan Dinas +++++++ +
Perpustakaan dan Kearsipan
Keterangan :
Interval 1-5 : Rendah
Interval 6-10 : Tinggi

INFLUENCES
20
 PROMOTERS
LATENT 1. KEPALA BPKAD

INTEREST

DEFENDERS

1. Kabid Anggaran
2. Kabid Perbendaharaan
3. Kabid Akuntnasi dan Aset
4. Kepala Bappeda
APATHETICS
5. Kabid Litbang Bappeda
6. Kabag Organisasi
7. Kabag Pembangunan
8. Kabag Pemerintahan
9. Kabid Kearsipan Dinas
Perpustakaan dan
Kearsipan
10. Kabid Informasi dan
Komunikasi Publik
Diskominfosantik

20
 PENGELOLAAN STAKEHOLDER
1. PROMOTERS
Mempunyai kepentingan besar terhadap upaya dan kekuatan untuk
membuatnya berhasil (atau menggelincirkannya), yaitu : Kepala Badan
Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD).

2. LATENT
Tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam upaya tetapi
memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi upaya. Dalam hal proyek
perubahan kami, tidak ada satupun stakeholders yang memiliki posisi
sebagai latent.

3. DEFENDERS
Memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungannya
dalam komunitas tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi upaya
yaitu : Kepala Bappeda, Kabid Anggaran, Kabid Perbendaharaan, Kabid
Akuntansi dan Aset Daerah, Kepala Bidang Litbang dan penyusunan
Rencana Pembangunan Bappeda, Kepala Bagian Organisasi, Kepala
Bagian Pembangunan, Kepala Bagian Pemerintahan, Kepala Bidang
Informasi dan Komunikasi Publik Diskominfosantik, Kepala Bidang
Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

4. APATHETICS
Kurang memiliki kepentingan mupun kekuatan bahkan mungkin tidak
mengetahui adanya upaya. Dalam hal proyek perubahan kami, tidak ada
satupun stakeholders yang memiliki posisi sebagai apathetics.

Strategi komunikasi untuk mengelola stakeholders :

1. Untuk promoters : jika positif , maka perlu diperkuat dan dilibatkan dalam setiap
pekerjaan. Jika gagasannya tidak berjalan, yakinkan bahwa mereka mengetahui
mengapa dan mengapa alternatifnya lebih baik. Strategi yang bisa dilakukan
memperkuat posisi promoters dalam hal ini adalah Kepala Badan Pengelolaan

20
 Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Cianjur adalah dengan mengajak beliau
mengerjakan pembuatan konsep, perencanaan, implementasi dan evaluasi
pelaksanaan proyek perubahan. Hal ini ditunjukan antara lain dengan
melibatkan beliau dalam penyusunan rancangan awal sistem, penyusunan
juknis penggunanaan sistem dan evaluasi pemanfaatan sistem.
2. Untuk Latents : bisa sangat membantu jika dapat diyakinkan akan pentingnya
upaya bagi kepentingan mereka sendiri atau untuk kebaikan yang lebih besar.
Perlu didekati dan diberi informasi setiap kali perlu dilakukan kontak dengan
mereka. Tunjukan bagaimana upaya memiliki efek positif terhadap isu maupun
populasi yang menjadi perhatiannya.
3. Untuk defenders : bisa sangat membantu jika mereka tetap mendapat informasi
dan kita tidak perlu khawatir tentang keterlibatnnya di masa datang. Mereka
akan memberikan waktu dan keterampilannya saat upaya perlu berkelanjutan.
Menjalin komunikasi yang baik dengan Kepala Bappeda, Kabid Anggaran, Kabid
Perbendaharaan, Kabid Akuntansi dan Aset Daerah, Kepala Bidang Litbang dan
Penyusunan Rencana Pembangunan Bappeda, Kepala Bagian Organisasi,
Kepala Bagian Pembangunan, Kepala Bagian Pemerintahan, Kepala Bidang
Informasi dan Komunikasi Publik Diskominfosantik, Kepala Bidang Kearsipan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, dengan cara selalu memberikan informasi
mengenai perkembangan proyek perubahan, meminta input atau masukan
terkait data atau dokumen seperti apa yang harus dimasukan ke dalam sistem,
penataan arsip, dan juga masukan mengenai perbaikan-perbaikan dalam
sistem.
4. Untuk apathetics : sebaiknya tidak mengganggu mereka, walaupun bisa diberi
informasi melalui newsletter.

11. PENANDATANGANAN PERSETUJUAN

20
 Bandung, 21 April 2017

Disetujui oleh
Atasan Langsung/Mentor

R. DEDI SUDRAJAT, SE, MAP

NIP. 196711121996031001

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

20
 PEAPER BERAPLIKASI TERINTEGRASI
(PENGELOLAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN BERBASIS APLIKASI TERINTEGRASI)
PADA BADAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET DAERAH KABUPATEN CIANJUR

DISUSUN OLEH :

NAMA : R. LUSI HASFIATI, SE, MT, MSc

NDH : 5
INSTANSI : BADAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET DAERAH
(BPKAD) KABUPATEN CIANJUR

PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
DIKLAT KEPEMIMPINAN III ANGKATAN II
TAHUN 2017

KATA PENGANTAR

20
 Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT karena hanya dengan
rahmat dan karunia Nya lah rancangan proyek perubahan (RPP) dengan judul “Peaper
Beraplikasi Terintegrasi (Pengelolaan Administrasi Perkantoran) pada BPKAD
Kabupaten Cianjur” ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
Rancangan proyek perubahan ini merupakan salah satu persyaratan memenuhi
kewajiban kurikuler dalam mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpiman III
(Diklatpim) III Angkatan II pada Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BPSDM)
Provinsi Jawa Barat Tahun 2017
Dalam penyelesaian rancangan proyek perubahan ini, penulis banyak
mendapatkan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis menyampaikan ucapan
terima kasih setulusnya kepada:
1. Ibu Hj. Hartatiningsih, SKM, MM selaku coach/pembimbing, yang telah banyak
membantu penulis dalam memberikan arahan, saran dan kritiknya.
2. Bapak R. Dedi Sudrajat, SE, MAP selaku mentor yang banyak memberikan saran,
dan arahan, bimbingan dan kemudahan selama penulisan.
Akhirnya penulis menyadari masih banyak kekurangan dan kelemahan.
Untuk itu saran dan kritik yang konstruktif akan sangat membantu agar rancangan
proyek perubahan ini dapat menjadi lebih baik.

Bandung, 21 April 2017

Penulis

R. LUSI HASFIATI, SE, MT, MSc

11. PENANDATANGANAN PERSETUJUAN

20
 Bandung, 21 April 2017

Disetujui Diajukan oleh

Oleh Atasan Langsung

R. DEDI SUDRAJAT, SE, MAP R. LUSI HASFIATI, SE, MT, MSc

NIP. 196711121996031001 NDH : 5

Coach / Pembimbing

Hj. HARTATININGSIH, SKM, MM

NIP. 195601051979042001

12. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH

20
 Kendala yang berpotensi menghambat kelancaran dan keberhasilan
pencapaian target dan tujuan perubahan dapat diidentifikasi sebagai
berikut :
a. Dukungan dan respon stakeholder internal dan eksternal kurang optimal
b. Hambatan dalam penyediaan data yang selama ini masih tercecer
tersimpan di beberapa tempat
c. Jadwal pelaksanaan proyek perubahan berbenturan dengan jadwal
kegiatan rutin yang dilakukan semua pihak
d. Layanan teknologi informasi yang tidak mudah untuk segera diatasi dan
butuh keahlian khusus
Strategi untuk mengatasi permasalahan diatas adalah sebagai berikut :
a. Dengan menggunakan strategi komunikasi yang baik dengan para
stakeholder sesuai dengan perannya, sehingga diharapkan dukungan
para stakeholders ini menjadi optimal.
b. Sering melakukan koordinasi dengan Tim Pokja sehingga data-data yang
terpisah dapat dikumpulkan di satu tempat yang sama.
c. Penyusunan rencana jadwal yang matang menyesuaikan dengan
kegiatan-kegiatan rutin tim pokja.
d. Melibatkan tim TI yang juga padat jadwalnya, sehingga pertemuan tidak
hanya dilaksanakan secara tatap muka, tetapi juga melalui e mail dan
WhatsApp messenger.
e. Namun demikian masih ada beberapa permasalahan yang mungkin
memang tidak dapat diselesaikan dalam jangka pendek karena di luar
kemampuan. Kondisi ini akan selalu dikomunikasikan dan dicarikan
solusi karena memang proyek perubahan ini dilaksanakan untuk jangka
panjang dan berkesinambungan.

13. RESIKO

20
 Resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek
perubahan sesuai target waktu yang telah ditetapkan harus diantisipasi dari
pelaksanaan proyek perubahan ini diantaranya adalah hasil kerja tim TI tidak
sesuai dengan rancangan konsep proyek perubahan yang diinginkan.
Solusinya adalah menyelesaikan ketidaksinkronan tersebut dengan catatan
dikomunikasikan sedetail mungkin kekurangan-kekurangan yang
terevaluasi.

14. KRITERIA KEBERHASILAN

a. Terbangunnya sistem aplikasi pengelolaan administrasi perkantoran

Peaper Beraplikasi Terintegrasi .
b. Tersedianya 5 jenis data, dokumen dalam sistem yang dapat diakses
dengan mudah kapan saja dimana saja.
c. Terintegrasinya sistem pengelolalaan administrasi perkantoran ini
dengan Dinas Komunikasi Informasi Persandian dan Statistik.
d. Dukungan stakeholder berdasarkan survey tentang pandangan
stakeholder dari sebelum ada proyek perubahan dengan setelah ada
proyek perubahan dari sisi kemudahan akses data, pelayanan dokumen
dan surat menyurat.

15. FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN

a. Komitmen pimpinan terhadap program pengelolaan administrasi

perkantoran dalam meningkatkan pelayanan kepada pihak internal
maupun eksternal
b. Kerjasama tim yang baik, baik internal maupun eksternal dalam
melaksanakan tugas mensukseskan proyek perubahan
c. Memanfaatkan jejaring atau kemitraan yang baik dengan stakeholder
pendukung dalam melaksanakan proyek perubahan.

20
d. Dukungan penuh dari seluruh personil Sekretariat yang terdiri dari
kasubag perencanaan, kasubag keuangan, kasubag umum dan
kepegawaian serta 10 orang staf sekretariat.

20