Identifikasi Isu terkait Manajemen ASN dan SMART ASN

Nama : Lukki Handoko

No Absen : 14/VIII
Unit kerja : Inspektur pembantu bagian khusus
Jabatan : Auditor Terampil
Isu smart ASN
1. Belum optimalnya penerapan digitalisasi dokumen yang berkaitan dengan audit.
Semakin maju perkembangan zaman semakin banyak penggunaan dokumen secara digital.
Maka semakin banyak ditinggal dokumen dalam bentuk fisik. Akan tetapi di Inspektorat Kota
Jambi masih banyak menggunakan dokumen fisik. Hal itu terjadi karena Inspektorat Kota
Jambi masih menggunakan tanda tangan manual dan cap basah membuat perlunya
dokumen fisik untuk di tanda tangani dan di cetak secara manual.
2. Belum efektifnya penerapan database dokumen yang berkaitan dengan audit.
Database diperlukan untuk mempermudah dalam proses pencarian dokumen dan
penyimpanan dokumen. Baik berupa peraturan maupun hasil pemeriksaan. Di Inspektorat
Kota Jambi belum diterapkan secara maksimal. Akibatnya saya sebagai CPNS tidak
mengetahui peraturan dan proses audit di Inspektorat Kota Jambi.
3. Belum optimalnya sistem pengaduan di Inspektorat Kota Jambi
Semakin maju teknologi membuat arus informasi harus bergerak cepat. Akan tetapi di
Inspektorat Kota Jambi proses pengaduan kasus masih tergolong rendah. Hal ini dibuktikan
dengan perlunya pelapor untuk mendatangi kantor inspektorat untuk melaporkan kasus
yang perlu diselesaikan. Maka dari itu perlu sistem terintegrasi agar kemudahan dalam
pelaporan kasus semakin meningkat.
4. Belum maksimalnya proses konseling dengan menggunakan media virtual
conference
Dalam perkembangan teknologi semakin banyak cara untuk saling terhubung tanpa perlu
tatap muka salah satunya menggunakan zoom. Di Inspektorat Kota Jambi masih
menggunakan cara tradisional dalam menjalankan fungsi konseling. Hal ini tentu
menghambat percepatan arus informasi karena kita perlu tatap muka untuk melakukan
konsultasi.
Isu manajemen ASN
1. Belum efektifnya pembagian tugas di antara pegawai Inspektorat
Setiap pegawai memiliki tugas dan fungsi masing-masing dan pegawai diharuskan
menjalankan tugas sesuai dengan fungsinya. Namun akibat dari kekurangan pegawai maka
banyak pegawai yang menjalankan tugas di luar tugas dan fungsinya. Hal ini tentu menjadi
resiko bagi pegawai Inspektorat karena harus mengorbankan waktu di luar tugas dan
fungsinya. Sehingga perlu sistem untuk pembagian tugas yang sesuai dengan tanggung
jawabnya.
2. Belum optimalnya sistem pemberkasan
Akibat masih menggunakan dokumen fisik maka perlu proses pengarsipan agar dokumen
terjaga dengan baik. Namun dengan menggunakan dokumen fisik ada resiko yang harus
ditanggung yaitu dokumen yang tersimpan dapat hilang dari ruang arsip. Hal ini menjadi
perhatian khusus agar proses pengarsipan dapat dilakukan dengan baik.
3. Kurangnya ikatan antara pegawai inspektorat dengan pegawai opd pemkot jambi
sehingga mempengaruhi tindak lanjut
Ikatan yang kuat antara Inspektorat dengan OPD Pemkot Jambi dapat mempermudah
dalam proses tindak lanjut hasil pemeriksaan oleh Inspektorat Kota Jambi. Namun ikatan
tersebut masih kurang kuat sehingga dalam proses tindak lanjut OPD Pemkot Jambi
cenderung acuh terhadap hasil pemeriksaan. Akibatnya banyak ditemukan temuan yang
berulang tanpa adanya perbaikan.
 Anailisis Isu terkait Manajemen ASN dan SMART ASN
Nama : Lukki Handoko
No Absen : 14/VIII
Unit kerja : Inspektur pembantu bagian khusus
Jabatan : Auditor Terampil
1. Deskripsi Isu
Isu smart ASN
1. Belum optimalnya penerapan digitalisasi dokumen yang berkaitan dengan audit.
Semakin maju perkembangan zaman semakin banyak penggunaan dokumen secara digital.
Maka semakin banyak ditinggal dokumen dalam bentuk fisik. Akan tetapi di Inspektorat Kota
Jambi masih banyak menggunakan dokumen fisik. Hal itu terjadi karena Inspektorat Kota
Jambi masih menggunakan tanda tangan manual dan cap basah membuat perlunya
dokumen fisik untuk di tanda tangani dan di cetak secara manual.
2. Belum efektifnya penerapan database dokumen yang berkaitan dengan audit.
Database diperlukan untuk mempermudah dalam proses pencarian dokumen dan
penyimpanan dokumen. Baik berupa peraturan maupun hasil pemeriksaan. Di Inspektorat
Kota Jambi belum diterapkan secara maksimal. Akibatnya saya sebagai CPNS tidak
mengetahui peraturan dan proses audit di Inspektorat Kota Jambi.
3. Belum optimalnya sistem pengaduan di Inspektorat Kota Jambi
Semakin maju teknologi membuat arus informasi harus bergerak cepat. Akan tetapi di
Inspektorat Kota Jambi proses pengaduan kasus masih tergolong rendah. Hal ini dibuktikan
dengan perlunya pelapor untuk mendatangi kantor inspektorat untuk melaporkan kasus
yang perlu diselesaikan. Maka dari itu perlu sistem terintegrasi agar kemudahan dalam
pelaporan kasus semakin meningkat.
4. Belum maksimalnya proses konseling dengan menggunakan media virtual
conference
Dalam perkembangan teknologi semakin banyak cara untuk saling terhubung tanpa perlu
tatap muka salah satunya menggunakan zoom. Di Inspektorat Kota Jambi masih
menggunakan cara tradisional dalam menjalankan fungsi konseling. Hal ini tentu
menghambat percepatan arus informasi karena kita perlu tatap muka untuk melakukan
konsultasi.
Isu manajemen ASN
1. Belum efektifnya pembagian tugas di antara pegawai Inspektorat
Setiap pegawai memiliki tugas dan fungsi masing-masing dan pegawai diharuskan
menjalankan tugas sesuai dengan fungsinya. Namun akibat dari kekurangan pegawai maka
banyak pegawai yang menjalankan tugas di luar tugas dan fungsinya. Hal ini tentu menjadi
resiko bagi pegawai Inspektorat karena harus mengorbankan waktu di luar tugas dan
fungsinya. Sehingga perlu sistem untuk pembagian tugas yang sesuai dengan tanggung
jawabnya.
2. Belum optimalnya sistem pemberkasan
Akibat masih menggunakan dokumen fisik maka perlu proses pengarsipan agar dokumen
terjaga dengan baik. Namun dengan menggunakan dokumen fisik ada resiko yang harus
ditanggung yaitu dokumen yang tersimpan dapat hilang dari ruang arsip. Hal ini menjadi
perhatian khusus agar proses pengarsipan dapat dilakukan dengan baik.
3. Kurangnya ikatan antara pegawai inspektorat dengan pegawai opd pemkot jambi
sehingga mempengaruhi tindak lanjut
Ikatan yang kuat antara Inspektorat dengan OPD Pemkot Jambi dapat mempermudah
dalam proses tindak lanjut hasil pemeriksaan oleh Inspektorat Kota Jambi. Namun ikatan
tersebut masih kurang kuat sehingga dalam proses tindak lanjut OPD Pemkot Jambi
cenderung acuh terhadap hasil pemeriksaan. Akibatnya banyak ditemukan temuan yang
berulang tanpa adanya perbaikan.
2. Analisis APKL
Nilai
No. Isu Total Prioritas
A P K L
Belum optimalnya penerapan
1 digitalisasi dokumen yang 5 3 3 4 15 V
berkaitan dengan audit.
Belum efektifnya penerapan
2 database dokumen yang 5 3 4 4 16 IV
berkaitan dengan audit.
Belum optimalnya sistem
3 pengaduan di Inspektorat 5 5 5 5 20 I
Kota Jambi
Belum maksimalnya proses
konseling dengan
4 5 4 5 4 18 II
menggunakan media virtual
conference
Belum efektifnya pembagian
5 tugas di antara pegawai 5 4 4 5 18 II
Inspektorat
Belum optimalnya sistem
6 5 3 4 5 17 III
pemberkasan
Kurangnya ikatan antara
pegawai inspektorat dengan
7 pegawai opd pemkot jambi 5 3 5 5 18 II
sehingga mempengaruhi
tindak lanjut

Berdasarkan analisis APKL di atas dapat disimpulkan bahwa yang menjadi isu prioritas
adalah isu nomor tiga yaitu belum optimalnya sistem pengaduan di Inspektorat Kota Jambi.
Hal ini terjadi disebabkan sistem pengaduan Inspektorat Kota Jambi yang tidak terintegrasi
sehingga ini menjadi isu yang actual. Selanjutnya isu ini menjadi problematik karena ada
sebagian isu yang tidak ter-manage dengan baik. Isu ini juga menjadi berpengaruh ke
khalayak karena pengaduan bersumber dari semua OPD yang ada di Pemkot Jambi. Isu ini
menjadi layak karena jika tidak segera diselesaikan akan berpengaruh terhadap proses
pengaduan di Inspektorat Kota Jambi menjadi tidak optimal.
3. Analisis USG
Isu belum optimalnya sistem pengaduan di Inspektorat Kota Jambi terjadi disebabkan oleh
beberapa hal diantaranya belum adanya aturan rigit mengenai proses dan prosedur yang
tertulis dalam proses pengaduan, belum adanya sistem yang terintegrasi dalam proses
pengaduan, belum masif nya peralihan dari proses tradisional ke proses yang lebih modern,
belum terbiasa dengan penggunaan teknologi yang lebih canggih. Belum menjadi
konsentrasi atasan dalam proses perubahan system pengaduan.
Berdasarkan penyebab diatas dapat kita analisis menggunakan analisis USG untuk
memperoleh penyebab yang menjadi prioritas untuk menemukan solusinya.
Nilai
No. Isu Total Prioritas
U S G
belum adanya aturan rigit
mengenai proses dan
1 5 5 4 14 II
prosedur yang tertulis dalam
proses pengaduan
belum adanya sistem yang
2 terintegrasi dalam proses 5 5 5 15 I
pengaduan
belum masif nya peralihan
3 dari proses tradisional ke 5 4 5 14 II
proses yang lebih modern

belum terbiasa dengan

4 penggunaan teknologi yang 4 4 5 13 III
lebih canggih
Belum menjadi konsentrasi
atasan dalam proses
5 5 4 5 14 II
perubahan system
pengaduan

Dari analisis diatas dapat disimpulkan bahwa penyebab nomor dua yang perlu
diprioritaskan.
4. Solusi
Berdasarkan analisis USG diatas ditemukan bahwa belum adanya sistem yang terintegrasi
menjadi penyebab prioritas yang perlu dicarikan solusinya. Adapun usulan saya untuk
menyelesaikan penyebab tersebut adalah membuat website pengaduan sederhana bisa
berupa google formulir maupun portal pengaduan.
 Anailisis Isu terkait Manajemen ASN dan SMART ASN
Nama : Lukki Handoko
No Absen : 14/VIII
Unit kerja : Inspektur pembantu bagian khusus
Jabatan : Auditor Terampil
1. Deskripsi Core Isu
1. Belum optimalnya sistem pengaduan di Inspektorat Kota Jambi
Semakin maju teknologi membuat arus informasi harus bergerak cepat. Akan tetapi di
Inspektorat Kota Jambi proses pengaduan kasus masih tergolong rendah. Hal ini dibuktikan
dengan perlunya pelapor untuk mendatangi kantor inspektorat untuk melaporkan kasus
yang perlu diselesaikan. Maka dari itu perlu sistem terintegrasi agar kemudahan dalam
pelaporan kasus semakin meningkat.
2. Analisis Fishbone
Isu belum optimalnya sistem pengaduan di Inspektorat Kota Jambi terjadi disebabkan oleh
beberapa hal diantaranya belum adanya aturan rigit mengenai proses dan prosedur yang
tertulis dalam proses pengaduan, belum adanya sistem yang terintegrasi dalam proses
pengaduan, belum masif nya peralihan dari proses tradisional ke proses yang lebih modern,
belum terbiasa dengan penggunaan teknologi yang lebih canggih. Belum menjadi
konsentrasi atasan dalam proses perubahan system pengaduan.
Berdasarkan penyebab diatas dapat kita analisis menggunakan analisis fishbone untuk
memperoleh alasan terjadinya penyebab tersebut.
3. Analisis Teori Tapisan Mcnamara
Untuk menyelesaikan masalah isu sistem pengaduan penulis memiliki dua gagasan
alternatif solusi diantaranya membuat website portal pengaduan dan membuat google form
dan spreadsheet pengaduan. Gagasan tersebut kemudian dianalisis menggunakan teori
tapisan mcnamara untuk memilih solusi yang tepat untuk diterapkan berikut analisisnya.
Nilai
No. Solusi Total Prioritas
Kontribusi Biaya Layak
Menyusun proses alur
1 5 5 3 13 II
pengaduan secara manual

Sosialisasi pemanfaatan
2 teknologi informasi dibidang 5 3 4 12 III
administrasi

Membuat google form dan

3 5 5 5 15 I
spreadsheet pengaduan
Dari analisis menggunakan metode Mc Namara diperoleh bahwa solusi yang akan dibuat
adalah “Membuat google form dan spreadsheet pengaduan” yang memperoleh total nilai
tertinggi dibandingkan dengan alternatif gagasan yang lain. Hal ini terjadi karena biaya
sosialisasi cukup besar dan Menyusun alur proses pengaduan secara manual tidak cukup
layak dibandingkan dengan membuat google form dan spreadsheet yang minim biaya.
 RANCANGAN AKTUALISASI

Nama dan title/gelar : Lukki Handoko, A.Md.Ak.

OPD : Inspektorat Kota Jambi

Identifikasi Isu : Belum optimalnya sistem pengaduan di Inspektorat Kota Jambi, semakin maju teknologi
membuat arus informasi harus bergerak cepat. Akan tetapi di Inspektorat Kota Jambi proses
pengaduan kasus masih tergolong rendah. Hal ini dibuktikan dengan perlunya pelapor
untuk mendatangi kantor inspektorat untuk melaporkan kasus yang perlu diselesaikan.
Maka dari itu perlu sistem terintegrasi agar kemudahan dalam pelaporan kasus semakin
meningkat.

Penyebab Utama : Database belum terintegrasi secara digital yang disebabkan karena para pegawai yang
terbiasa menggunakan dokumen fisik

Gagasan Kreatif Penyelesaian Isu : Membuat google form dan spreadsheet pengaduan

Keterkaitan Substansi Keterkaitan Terhadap

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Ouput/Hasil Mata Pelatihan Smart ASN dan
BerAKHLAK Manajemen ASN
1 2 3 4 5 6
1 Melaksanakan - Melakukan konsultasi - Terlaksananya Berorientasi pada
persiapan dan bimbingan dengan konsultasi dan pelayanan :
pelaksanaan mentor bimbingan Saya akan menerima
aktualisasi - Meminta persetujuan dengan mentor arahan, masukan yang
mentor mengenai gagasan - Tersampaikanny membangun.
 yang dipaparkan a isu-isu yang (Perubahan tiada henti)
- Membuat alur proses akan diangkat Akuntabel :
sistem pengaduan - Tercapainya saya akan konsisten
sebuah menggunakan sumber
kesepakatan yang dapat dipercaya
terkait isu yang Harmonis :
akan diangkat saya akan berkonsultasi
- Bagan alur dengan mentor
sistem Kolaboratif :
pengaduan Saya akan meminta
persetujuan mentor
(kesediaan bekerja sama)
Kompeten :
Saya akan membuat
sistem pengaduan
2 Membuat sistem Membuat google form dan Sistem pengaduan Berorientasi Pelayanan:
pengaduan spreadsheet berdasarkan yang terintegrasi Saya akan membuat
berupa google kesepakatan dengan berupa google sistem pengaduan untuk
form dan mentor form dan setiap OPD
spreadsheet Mengusulkan draf google spreadsheet yang Saya akan melakukan
form dan spreadsheet yang akan diterapkan perbaikan secara terus
sudah selesai kepada menerus
mentor
 Melakukan revisi jika ada Harmonis :
masukan dari mentor berkonsultasi dengan
Meminta verifikasi dan mentor
persetujuan mentor agar Akuntabel :
google form dan Saya bertanggung jawab
spreadsheet yang sudah membuat sistem
jadi dapat dipublikasi pengaduan yang sesuai
kesepakatan dengan
mentor
3 Melakukan Melakukan sosialisasi Sistem pengaduan Akuntabel :
sosialisasi melalui melalui sosmed kepada yang berjalan Saya akan membuat
sosmed tentang setiap OPD tentang sistem sebagaimana sistem pengaduan
sistem pengaduan pengaduan yang terbaru semestinya dengan bertanggung
dan dapat berupa video Hasil laporan jawab.
menerapkannya maupun poster atau brosur pengaduan Kompeten :
Memonitoring sistem Saya akan menggunakan
pengaduan agar sesuai teknologi dengan
dengan yang direncanakan memanfaatkan google
Menyampaikan hasil form dan spreadsheet
laporan pengaduan kepada Berorientasi pelayanan:
mentor membuat sistem
pengaduan yang mudah
diakses oleh semua OPD
4 Melakukan Mengumpulkan hasil
Evaluasi sistem evaluasi yang tercantum
pengaduan dalam sistem pengaduan
Rekapitulasi hasil evaluasi
Membuat kesimpulan
Melaporkan hasil evaluasi
kepada mentor untuk
ditindaklanjuti
Melakukan reviu penilaian
lewat kolom komentar
Meminta komentar mentor
manfaat yang dirasakan
terhadap sistem pengaduan
yang sudah dibuat
Terkumpulnya Akuntabel :
hasil evaluasi Saya akan
Adanya mengumpulkan hasil
rekapitulasi hasil evaluasi dengan
evaluasi bertanggung jawab.
Adanya Adaptif :
kesimpulan saya akan terus
Mentor memahami berinovasi dan
hasil evaluasi agar mengembangkan
dapat mengambil kreatifitas dari hasil
langkah-langkah evaluasi
selanjutnya. Kompeten :
Saya akan membuat
kesimpulan yang dapat
Membantu memudahkan
mentor untuk
memahami hasil evaluasi
Kolaboratif :
melaporkan hasil
evaluasi kepada mentor
untuk ditindaklanjuti
(kesediaan bekerja sama)