Agenda IV: Habituasi

Penetapan Isu terkait Manajemen ASN dan SMART ASN

Nama : Togi Marito Simanjuntak

No Absen/Angkatan : 28/VIII

Unit Kerja : Sekretariat – BPKAD Kota Jambi

Posisi jabatan : Verifikator Keuangan

A. Mengidentifikasi Isu Kontemporer terkait agenda III

Isu Manajemen ASN

1. Belum optimalnya proses verifikasi atas kelengkapan administrasi SPJ

Sistematika susunan dan kelengkapan merupakan hal yang nantinya akan
memudahkan dalam proses verifikasi. Selama menjadi verifikator masih sering
menemukan susunan SPJ yang berkelengkapan pendudukannya masih acak dan
belum lengkap. Hal ini menjadikan proses verifikasi berjalan lambat.

2. Belum ada kartu kendali dan checklist verifikasi SPJ

Dalam susunan berkas SPJ tidak ada kartu kontrol tidak dilampirkan setelah proses
verifikasi SPJ. Kartu kontrol berfungsi untuk mengontrol SPH apa saja yang akan di
proses. Belum adanya checklist yang mendukung juga menjadi suatu masalah dalam
proses verifikasi. Checklist berguna untuk mengklasifikasi apakah surat
pertanggungjawaban sudah lengkap dan benaar atau belum.

3. Belum maksimalnya pengumpulan SPJ

Belum optimalnya pengumpulan SPJ ditandai dengan terlambatnya pengumpulan
SPJ dari bidang ke bendahara. Draft kelengkapan SPJ dan atau SPJ yang belum
lengkap akan diserahkan kembali oleh bendahara untuk dikoordinasikan dengan
pelaksana kegiatan agar segera dilengkapi. Dalam proses pengumpulan kembali
SPJ tersebut cenderung lama, padahal SPJ tersebut akan segera dilakukan
pembukaan sebagai dasar pengajuan Ganti Uang (GU). Sehingga pengumpulan SPJ
dari bidang ke bendahara perlu dioptimalkan.
Isu SMART ASN

1. Belum terdigitalisasi proses pengarsipan SPJ

Berdasarkan hasil pengamatan, ditemukannya banyak tumpukan SPJ. Arsip SPJ
memang memiliki ruangan tersendiri, namun melihat banyaknya SPJ akan lebih
efektif apabila dilakukan digitalisasi dalam proses pengarsipan SPJ.
2. Kesalahan dalam pencatatan uraian terbilang dan kode rekening belanja di bukti kas
pengeluaran
Seringkali ditemukan adanya kesalahan pada pencatatan uraian terbilang dan kode
rekening belanja di bukti kas pengeluaran pada Badan Pengelola Keuangan dan
Aset Daerah Kota Jambi. Hal ini mengakibatkan bukti kas pengeluaran menjadi tidak
valid dan akurat. Karena apabila terjadi kesalahan dalam pencatatan uraian
terbilang, seperti kurangnya tulisan “rupiah” atau “ribu/ratus/juta”, dan sebagainya,
maka bukti kas pengeluaran tersebut menjadi tidak sah, sehingga staf keuangan
harus mengisi dan mencetak kembali bukti kas pengeluaran dengan benar. Hal ini
menjadi tidak efisien. Kemudian, apabila terjadi kekeliruan dalam pencatatan kode
rekening belanja, seperti salahnya kode rekening sub kegiatan atas belanja tersebut,
maka hal tersebut dapat mengakibatkan realisasi anggaran kas menjadi tidak akurat.
3. Perhitungan pajak masih dilakukan secara manual
Masih banyak pegawai yang belum memahami perhitungan pajak, sehingga
terkadang terjadi kesalahan dalam perhitungan pajak. Hal ini cukup menjadi resiko,
karena apabila ada staf yang tidak mengetahui tentang perpajakan, bisa saja atas
belanja yang seharusnya dikenakan pajak, namun idak ia kenakan karena
ketidaktahuannya, atau terjadi kesalahan pencatatan tarif pajak, seperti saat ini
adanya pembaharuan tarif pajak untuk PPN menjadi 11%. Apabila staf tidak
memahami tentang perpajakan, maka kemungkinan akan terjadi kesalahan input tarif
pajak, yang mana seharusnya menggunakan tarif baru yaitu 11%, tapi ia
menggunakan tarif lama yaitu 10%.

B. Pemilihan dan Penetapan Core Issue

Dalam menentukan core issue yang akan dipilih untuk diselesaikan dilakukan
pengamatan dengan menggunakan metode APKL (Aktual, Problematika,
Kekhalayakan, dan Layak) dan USG yaitu urgency, seriousness dan growth (USG).
Hasil analisis APKL tersebut disajikan dalam tabel berikut:

No Isu A P K L Jumlah Peringkat

 (1-5) (1-5) (1-5) (1-5)
1 Belum 5 5 5 5 20 I
optimalnya
proses verifikasi
atas
kelengkapan
administrasi
SPJ
2 Belum ada kartu 4 3 3 3 13 V
kendali dan
checklist
verifikasi SPJ
3 Belum 4 4 4 3 15 IV
maksimalnya
pengumpulan
SPJ
4 Belum 4 3 2 3 12 VI
terdigitalisasi
proses
pengarsipan
SPJ
5 Kesalahan 4 4 4 4 16 III
dalam
pencatatan
uraian terbilang
dan kode
rekening belanja
di bukti kas
pengeluaran
6 Perhitungan 4 5 4 4 17 II
pajak masih
dilakukan
secara manual
 KESIMPULAN: Berdasarkan analisis kriteria isu dengan menggunakan table APKL
maka isu dengan tiga peringkat teratas selanjutnya akan dianalisi dengan metode
USG untuk menentukan core issue.
Berikut disajikan tabel analisis isu dengan menggunakan metode USG.
No Isu Aspek Penilaian Total Peringkat
U S G
(1-5) (1-5) (1-5)
1 Belum optimalnya proses 4 5 5 14 I
verifikasi atas kelengkapan
administrasi SPJ
2 Kesalahan dalam pencatatan 4 4 4 12 III
uraian terbilang dan kode
rekening belanja di bukti kas
pengeluaran
3 Perhitungan pajak masih 4 5 4 13 II
dilakukan secara manual

Berdasarkan analisis masalah yang telah diidentifikasi, diperoleh satu isu dengan
nilai USG tertinggi, yaitu: Belum optimalnya proses verifikasi atas kelengkapan
administrasi SPJ.

Deskripsi isu:

Kegiatan pelaksanaan dan penatausahaan keuangan yang rutin dilaksanakan adalah

penyusunan SPJ. SPJ yang telah disusun kemudian diverifikasi dan diteliti kelengkapannya,
terkadang ditemukan beberapa lampiran yang belum dilampirkan. Oleh karena itu, berkas
SPJ dikembalikan lagi agar direvisi dana tau dilengkapi sesuai dengan catatan yang sudah
diberikan. Proses revisi atau melengkapi SPJ ini memakan waktu kadang tidak sedikit
karena harus membenahi lampiran yang salah dan atau belum dilampirkan serta menyusun
kembali SPJ tersebut. Akibatnya proses pelengkapan dokumen menjadi terhambat.

Dokumentasi:
C. Penetapan Rumusan Isu

Berdasarkan analisa di atas, maka rumusan isu prioritas adalah “Belum optimalnya
proses verifikasi atas kelengkapan administrasi SPJ pada BPKAD Kota Jambi” Maka
langkah selanjutnya adalah menentukan akar penyebab masalah dari isu prioritas ini
dengan menggunakan analisis fishbone:
Dari diagram tulang ikan (fish bone) dapat diketahui penyebab terjadinya isu adalah
sebagai berikut:

a. Bahan (material) Belum tersedianya kartu kontrol dan checklist SPJ

b. Metode kerja (method) Belum tersedianya pedoman penyusunan kelengkapan
SPJ
c. Sumber daya manusia (man) Kurangnya pengetahuan SDM mengenai
administrasi kelengkapan SPJ
d. Mesin kerja (machine) Belum adanya system/alat untuk memonitoring
pengumpulan SPJ
e. Metode kerja (method) SOP bid Keuangan terkait verifikasi SPJ belum
diperbaharui
D. Alternatif pemecahan masalah
Setelah diperoleh akar penyebab utama dari isu strategis yang ada, maka disusunlah
alternative solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut agar kedepannya dapat
diperoleh suatu kondisi yang diharapkan. Alternative solusi yang diajukan, antara
lain:
a. Untuk mengatasi permasalahan dari sisi bahan (material) solusinya adalah
menyediakan atau membuat formulir kendali dan kartu checklist verifikasi SPJ
b. Untuk mengatasi permasalahan belum tersedianya pedoman penyusunan
kelengkapan SPJ dari sisi (method) adalah dengan menyediakan pembuatan
pedoman kelengkapan SPJ
c. Untuk mengatasi permasalahan dari sisi sumber daya manusia (man) solusinya
adalah memberikan sosialisasi terkait kelengkapan administrasi SPJ
 d. Untuk mengatasi permasalahan dari sisi mesin kerja (machine) adalah dengan
membuat register CMS digital sebagai alat untuk memonitoring pengumpulan
SPJ
e. Untuk mengatasi SOP bid Keuangan terkait verifikasi SPJ belum diperbaharui
SPJ dari sisi (method) adalah dengan mengajukan dan merancangkan ulang
SOP terbaru terkait verifikasi SPJ.

Selanjutnya akan digunakan metode analisis tapisan menggunakan teknik tapisan Mc

Namara untuk menentukan alternative gagasan mana yang akan dijadikan sebagai
rancangan aktualisasi. Analisis tapisan dengan metode Mc Namara ini adalah analisis
dengan mempertimbangkan kontribusi alternative penyelesaian dalam menyelesaikan
penyebab, efisiensi (penggunaan biaya) alternative penyelesaiaan dalam menyelesaikan
penyebab utama, dan kelayakan penerapan alternative penyelesaian dalam menyelesaikan
penyebab utama. Analisis dilakukan dengan menggunakan range data satu sampai lima.
Dimana nilai 1 (satu) adalah nilai terendah dan 5 (lima) adalah nilai terbesar. Tabel matriks
analisis tapisan Mc Namara ditampilkan sebagai berikut:

No Alternatif Solusi Tapisan Total Rank

Kontribusi Biaya Kelayakan

1 Menyediakan atau 5 4 5 14 I
membuat formulir
kendali dan kartu
checklist verifikasi
SPJ
2 Menyediakan 3 3 3 9 IV
pembuatan
pedoman
kelengkapan SPJ
3 Memberikan 2 3 3 8 V
sosialisasi terkait
kelengkapan
administrasi SPJ
4 Membuat register 4 4 4 12 II
CMS digital sebagai
alat untuk
memonitoring
pengumpulan SPJ
 5 Mengajukan dan 4 4 3 11 III
merancangkan
ulang SOP terbaru
terkait verifikasi SPJ

Berdasarkan analisis dengan Tapisan Mc Namara ini untuk menentukan solusi dari isu
prioritas. Maka gagasan penyelesaian isu yang terpilih adalah:

“Penyediaan/Pembuatan formulir kendali dan kartu checklist verifikasi SPJ” dengan total
skor 14.

E. Kegiatan, Output/Hasil serta Keterkaitannya dengan Agenda Pembelajaran

Untuk mengaktualisasikan atau mewujudkan gagasan yang telah dibuat, maka dibuat
rancangan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mewujudkan gagasan tersebut.
Rincian kegiatan yang akan dilakukan selama masa habituasi yaitu:

1. Kegiatan: Persiapan: Pelaksanaan penyusunan rencana kegiatan

Sub Kegiatan:
a. Melaksanakan konsultasi dengan mentor
b. Melakukan perencanaan kegiatan dan tahapan kegiatan serta menyusun jadwal
kerja

Output:

a. Dokumentasi dan arahan dari mentor

b. Jadwal pelaksanaan program kerja dan laporan rencana kegiatan

Keterkaitan kegiatan 1 dengan substansi mata pelatihan Agenda II dan Agenda III:

Manajemen ASN: pelaksanaan penyusunan rencana kegiatan mengandung nilai

professional dan bertanggungjawab.

SMART ASN: menggunakan software Microsoft dalam membuat Laporan rencana

kegiatan dan jadwal kerja

Sub kegiatan 1: Melaksanakan konsultasi dengan mentor

Berorientasi Pelayanan: saat berkonsultasi dengan mentor menggunakan tutur kata

yang baik serta bersikap sopan dan bersikap cekatan dalam melaksanakan apa yang
menjadi saran dan masukan dari mentor terkait kegiatan yang disusun.
Akuntabilitas: Melakukan konsultasi dengan atasan mengandung nilai professional
dan tanggung jawab.

Kompeten: menjadikan arahan dan gagasan baru dari mentor bahan

pengembangan kompetensi diri

Harmonis: menerima saran dan masukan dari mentor dengan terbuka sebagai bahan
evaluasi dalam penyusunan rencana kegiatan

Loyal: dalam sesi konsultasi dengan mentor, menghargai hasil konsultasi dengan
tidak menjelek-jelekkan rekan kerja/atasan pada orang lain saat menerima masukan
dari mentor.

Adaptif: dengan adanya saran serta masukan dari mentor, harus bersikap adaptif
dengan mampu membuat pilihan terkait saran dan masukan mana yang harus
dilakukan.

Kolaboratif: membangun komunikasi dua arah yang baik dengan mentor agar
informasi dari mentor dapat diterima dengan jelas

Sub kegiatan 2: Melakukan persiapan pelaksanaan dengan membuat jadwal

kerja

Berorientasi Pelayanan: saat melakukan penyusunan jadwal kerja dibuat dengan

mengutamakan kualitas agar dapat menciptakan jadwal kerja yang efisien serta
sesuai dengan target dan kebutuhan yang diinginkan

Akuntabilitas: penyusuanan rencana kegiatan dengan jujur tanpa adanya tendensi

dari pihak lain.

Kompeten: melakukan tugas sesuai rencana dengan mengimplementasikan gagasan

dan masukan dari mentor dengan bersungguh-sungguh.

Harmonis: dalam menyusun rencana kegiatan ini memperhatikan jadwal pekerjaan di

kantor agar tidak mengganggu pekerjaan yang ada di kantor.

Loyal: melakukan koordinasi penyusunan rencana kegiatan dengan sungguh-

sungguh.

Adaptif: membuat jadwal kerja dengan menyesuaikan kondisi yang terjadi di kantor

Kolaboratif: membangun komunikasi dua arah yang baik dengan mentor maupun
rekan kerja dalam menyusun laporan rencana kegiatan
2. Kegiatan: Mengumpulkan informasi terkait administrasi penyusunan Surat
Pertanggungjawaban (SPJ)
Sub Kegiatan:
a. Mencari dan mengumpulkan informasi terkait peraturan-peraturan yang berlaku
b. Membuat pendataan mengenai peraturan penyusunan SPJ

Output:

a. Bahan literasi dengan adanya minimal satu peraturan tentang penyusunan Surat
Pertanggungjawaban
b. Catatan mengenai poin penting tentang penyusunan SPJ

Keterkaitan kegiatan 2 dengan substansi mata pelatihan Agenda II dan Agenda III:

Manajemen ASN: kegiatan mengumpulkan bahan dan dokumen terkait administrasi

kelengkapan SPJ dilakukan dengan professional, bertanggung jawab, dan cermat.
Dalam proses mencari dan mengumpulkan informasi dari peraturan-peraturan yang
berlaku menunjukkan ASN menerapkan nilai integritas dan memenuhi komitmen
patuh terhadap peraturan.

SMART ASN: dalam usaha mengefisienkan waktu, maka pengumpulan bahan dan
dokumen serta peraturan-peraturan yang berlaku dilakukan dengan system
digitalisasi dengan menggunakan mesin pencarian seperti google agar dapat
terkumpul dengan cepat.

Sub kegiatan 1: Mencari dan mengumpulkan informasi terkait peraturan-

peraturan yang berlaku

Berorientasi Pelayanan: dalam mengumpulkan informasi terkait peraturan-peraturan

terkait dengan administrasi kelengkapan SPJ dari sumber yang jelas sehingga
dokumen tersebut dapat diandalkan untuk pelaksanaan aktualisasi dan dalam
pengumpulan informasi ini dilakukan dengan cekatan dan cepat tanpa adanya
hambatan.

Akuntabel: dalam mengumpulkan informasi terkait peraturan-peraturan mengenai

administrasi kelengkapan SPJ dilakukan dengan melakukan research pada sumber
terpercaya sehingga informasi yang didapat bisa diuji kebenarannya.

Kompeten: dalam terkumpulnya peraturan mengenai administrasi kelengkapan SPJ

dibutuhkan sikap produktif dalam mengumpulkan informasi.
 Harmonis: dalam proses pengumpulan informasi terkait peraturan-peraturan
mengenai administrasi kelengkapan SPJ, harus fokus dan tenang, tidak banyak
bercanda atau melakukan aktivitas yang dapat mengganggu kondusifitas ruangan

Loyal: dalam pengumpulan informasi terkait peraturan mengenai administrasi

kelengkapan SPJ didasari dengan sikap gigih tanpa paksaan dan rela
mengorbankan waktu dan tenaga demi tercapainya pengumpulan informasi yang
lengkap

Adaptif: mampu bersikap tanggap dalam merespon kendala yang terjadi saat
mengupulkan informasi yang dibutuhkan terkait administrasi kelengkapan SPJ

Kolaboratif: memanfaatkan setiap fasilitas dan prasarana yang ada seperti

kecanggihan internet dalam usaha mengumpulkan informasi terkait administrasi
kelengkapan SPJ dan melakukan komunikasi terhadap mentor dan rekan kerja
sehingga informasi yang diperoleh dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya

Sub kegiatan 2: Membuat pendataan mengenai peraturan penyusunan SPJ

Berorientasi Pelayanan: pendataan yang dilakukan dibuat dengan optimal dan dapat
dipertanggung jawabkan agar pendaatan yang dilakukan berkualitas.

Akuntabel: melakukan pendataan yang sesuai dengan peraturan dan prosedur

pengajuan SPJ yang telah dipelajari.

Kompeten: menjadikan informasi yang didata sebagai bahan belajar untuk

meningkatkan wawasan dan pengetahuan seputar penyusunan administrasi SPJ

Harmonis:

Loyal:

Adaptif:

Kolaboratif:

3. Kegiatan: Membuat formulir kendali dan kartu verifikasi Surat Pertanggung Jawaban
(SPJ)
Sub Kegiatan:
a. Membuat dan menyusun form kendali dan kartu verifikasi SPJ
b. Melakukan konsultasi dengan mentor
c. Mengaplikasikan checklist SPJ pada SPJ bulan berjalan
Output:

a. Tersedianya formulir kendali dan kartu verifikasi SPJ

b. Terlaksananya satu kali konsultasi dengan mentor dibuktikan dengan notulen
hasil konsultasi
c. Formulir kendali SPJ yang sudah terinput data

Keterkaitan kegiatan 2 dengan substansi mata pelatihan Agenda II dan Agenda III:

Manajemen ASN: pembuatan formulir kendali SPJ dilakukan agar dapat menerapkan
profesionalitas secara maksimal terhadap tugas yang menjadi tanggungjawabnya.

SMART ASN: memanfaatkan aplikasi excel dengan baik untuk membuat formulir
kendali Surat Pertanggungjawaban.

Sub kegiatan 1: Membuat dan menyusun form kendali dan kartu verifikasi SPJ

Berorientasi Pelayanan:

Akuntabel:

Kompeten:

Harmonis:

Loyal:

Adaptif:

Kolaboratif:

Sub kegiatan 2: Terlaksananya satu kali konsultasi dengan mentor dibuktikan

dengan notulen hasil konsultasi

Berorientasi Pelayanan:

Akuntabel:

Kompeten:

Harmonis:

Loyal:

Adaptif:
 Kolaboratif:

Sub kegiatan 3: Mengaplikasikan checklist SPJ pada SPJ bulan berjalan

Berorientasi Pelayanan:

Akuntabel:

Kompeten:

Harmonis:

Loyal:

Adaptif:

Kolaboratif:

4. Kegiatan: Mengklasifikasikan SPJ dan mengimplementasikan kartu verifikasi

Sub Kegiatan:
a. Sosialisasi tentang penggunaan kartu verifikasi
b. Memilah SPJ yang masuk sesuai belanja kegiatannya

Output:

a. Materi mengenai sosialisasi tentang penggunaan kartu verifikasi

b. Kartu verifikasi yang telah terisi

Keterkaitan kegiatan 2 dengan substansi mata pelatihan Agenda II dan Agenda III:

Manajemen ASN: memiliki sikap tanggung jawab yang tinggi dalam melakukan
proses implementasi kartu verifikasi dan pengelompokkan SPJ sesuai belanja
kegiataannya merupakan bentuk pertanggungjawaban terhadap pelaksanaan tugas.

SMART ASN: memanfaatkan Microsoft office power point dengan baik untuk
membuat bahan sosialisasi tentang penggunaan kartu verifikasi

Sub kegiatan 1: Sosialisasi tentang penggunaan kartu verifikasi

Berorientasi Pelayanan:

Akuntabel:

Kompeten:
 Harmonis:

Loyal:

Adaptif:

Kolaboratif:

Sub kegiatan 2: Memilah SPJ yang masuk sesuai belanja kegiatannya

Berorientasi Pelayanan:

Akuntabel:

Kompeten:

Harmonis:

Loyal:

Adaptif:

Kolaboratif:

5. Kegiatan: Melakukan evaluasi dan pelaporan terkait penggunaan kartu verifikasi

Sub Kegiatan:
a. Membuat angket menggunakan google form
b. Membuat kesimpulan hasil evaluasi

Output:

a. Screenshot angket google form

b. Laporan hasil evaluasi

Keterkaitan kegiatan 2 dengan substansi mata pelatihan Agenda II dan Agenda III:

Manajemen ASN: pembuatan formulir kendali SPJ dilakukan agar dapat menerapkan
profesionalitas secara maksimal terhadap tugas yang menjadi tanggungjawabnya.

SMART ASN: memanfaatkan media digital google form dalam menebarkan angket
dalam mendapatkan feedback untuk memenuhi bahan evaluasi atas program yang
telah dilakukan

Sub kegiatan 1: Membuat angket menggunakan google form

Berorientasi Pelayanan:

Akuntabel:

Kompeten:

Harmonis:

Loyal:

Adaptif:

Kolaboratif:

Sub kegiatan 2: Membuat kesimpulan hasil evaluasi

Berorientasi Pelayanan:

Akuntabel:

Kompeten:

Harmonis:

Loyal:

Adaptif:

Kolaboratif: