LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

SISTIM LAYANAN PERMOHONAN REKOMENDASI IZIN

PEMANFAATAN RUANG PADA DINAS PEKERJAAN UMUM DAN
PENATAAN RUANG KABUPATEN PASAMAN BARAT
(SILPRITA)

OLEH :

NAMA : ELFIDAYANI ADERKI, ST

NIP. : 19790418 201101 2 003

COACH :
NAMA : Drs. RAFLES JJ, MM
NIP. : 19600306 198903 1 005

PESERTA DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

ANGKATAN IV KABUPATEN PASAMAN BARAT
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI SUMATERA BARAT
TAHUN 2019
 LEMBAR PENGESAHAN

Nama : ELFIDAYANI ADERKI, ST

NIP. : 19790418 201101 2 003
Jabatan : Kasi Pemanfaatan Tata Ruang
Unit Kerja : Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
Judul Proyek Perubahan : Sistim Layanan Permohonan Rekomendasi Izin
Pemanfaatan Ruang Pada Dinas Pekerjaan
Umum dan Penataan Ruang Kabupaten
Pasaman Barat
(SILPRITA)

Talu, 25 Desember 2019

Coach, Peserta,

Drs. RAFLES JJ, MM ELFIDAYANI ADERKI, ST

NIP. 19600306 198903 1 005 NIP. 19790418 201101 2 003

Mentor,

DARMAWAN, ST
NIP. 19730901 200501 1 005

i
 BERITA ACARA SEMINAR PROYEK PERUBAHAN

Pada hari ini Rabu tanggal Dua Puluh Lima bulan Desember tahun Dua Ribu
Sembilan Belas bertempat di Aula UPT- Diklat BKPSDM Kabupaten Pasaman
Barat -Talu telah diseminarkan Proyek Perubahan Peserta Diklat

Judul Proyek Perubahan : Sistim Layanan Permohonan Rekomendasi Izin

Pemanfaatan Ruang Pada Dinas Pekerjaan
Umum dan Penataan Ruang Kabupaten
Pasaman Barat
Disusun Oleh : ELFIDAYANI ADERKI, ST
NIP. : 19790418 201101 2 003
Nomor Daftar : 20
Jabatan : Kasi Pemanfaatan Tata Ruang
Instansi : Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang

Demikialah Berita Acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Talu, 25 Desember 2019

Coach, Peserta,

Drs. RAFLES JJ, MM ELFIDAYANI ADERKI, ST

NIP. 19600306 198903 1 005 NIP. 19790418 201101 2 003

Penguji Mentor,

Dr. H. JEFRINAL ARIFIN, SH. M.Si DARMAWAN, ST

NIP. 19651212 199112 1 001 NIP. 19730901 200501 1 005

ii
 PEMERINTAH KABUPATEN PASAMAN BARAT
DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG
Jalan M. Natsir - Simpang Empat – Pasaman Barat
No. Telp (0753) 6474234 - Fax (0753) 6474233

LEMBAR KOMITMEN

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : ELFIDAYANI ADERKI, ST

NIP. : 19790418 201101 2 003
Jabatan : Kasi Pemanfaatan Tata Ruang

Berkomitmen untuk menjalankan tugas saya pada waktu menengah dan panjang
dalam rangka menuntaskan proyek perubahan tentang “SISTIM LAYANAN
PREMOHONAN REKOMENDASI IZIN PEMANFAATAN RUANG PADA DINAS
PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG KABUPATEN PASAMAN
BARAT”.

Demikianlah Surat Pernyataan Komitmen ini saya buat untuk dapat dilaksanakan
sesuai ketentuan yang berlaku.

Talu, Desember 2019

Atasan/ Mentor Yang membuat pernyataan

DARMAWAN, ST ELFIDAYANI ADERKI, ST

NIP. 19730901 200501 1 005 NIP. 19790418 201101 2 003

Pembimbing/ Coach

Drs. RAFLES JJ, MM

NIP. 19600306 198903 1 005

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah Subhanahu Wa Ta’ala atas

limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga peserta dapat menyelesaikan
Laporan Proyek Perubahan sebagai salah satu tahapan pembelajaran pada
Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan IV Tahun 2019 di
UPT Diklat BKPSDM Talu.

Laporan Proyek Perubahan dengan judul “Sistim layanan Permohonan

Izin Pemanfatan Ruang pada Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
Kabupaten Pasaman Barat memberikan gambaran proyek perubahan yang telah
dilakukan oleh peserta selama tahap laboratorium kepemimpinan yang
dilaksanakan tanggal 24 Oktober – 22 Desember 2019 yang mencakup tahapan-
tahapan kegiatan beserta output yang ingin dicapai. Proyek Perubahan ini dapat
diselesaikan berkat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu,
ucapan terima kasih saya sampaikan kepada:

1. Kepala BKPSDM yang telah memberikan kesempatan untuk mengikuti

Pendidikan dan Latihan Kepempimpinan Tingkat IV.
2. Ibu Henny Ferniza, ST. MM selaku Kepala DINAS PEKERJAAN UMUM DAN
PENATAAN RUANG Kabupaten Pasaman Barat.
3. Bapak DARMAWAN, ST, Kepala Bidang Penataan Ruang selaku mentor yang
telah memberikan bimbingan, dukungan dan arahan kepada saya.
4. Kepada Bapak Drs. RAFLES JJ., MM selaku coach yang selalu memberikan
bimbingan dan arahannya selama menjalankan proyek perubahan.
5. Widyaiswara Badan Pengembangan dan Sumber Daya (BPSDM) Propinsi
Sumatera Barat serta BPSDM Kabupaten Pasaman Barat. yang telah
memberikan materi dan bimbingan selama pelaksanaan Diklatpim;
6. Kepala UPT Diklat BKPSDM Talu beserta seluruh jajarannya selaku
penyelenggara Diklatpim IV Angkatan IV;
7. Rekan-rekan seperjuangan peserta Diklatpim IV Angkatan IV bagi Pejabat
Pengawas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Pasaman Barat yang telah
memberikan bantuan dan semangat selama pelaksanaan Diklatpim;

iv
8. Tim kerja SILPRITA serta seluruh pegawai DPUPR atas bantuan dan
dukungannya;
9. Dan yang sangat spesial ucapan terimakasih kepada keluarga saya yang
sudah memberikan dukungan penuh selama menjalankan Diklat PIM IV ini.

Kami berharap semoga dengan berakhirnya Diklat PIM IV dan disusunnya

laporan ini bisa memberikan tambahan nilai dan manfaat bagi penyusun sendiri
khususnya, dan bagi pembaca nantinya, serta bermanfaat bagi institusi DPUPR,
khususnya Sekretariat TKPRD. Harapan kami semoga proyek perubahan ini
dapat terus berjalan dan tidak berhenti setelah diklat ini selesai, oleh karena itu
perlu adanya konsistensi dalam melaksanakan perubahan yang dibawa oleh
proyek ini.
Kami menyadari bahwa proyek perubahan yang kami laksanakan belum
mencapai hasil yang sempurna, oleh karena itu kami mengharapkan saran dan
masukan demi perbaikan perubahan yang dilaksanakan.

Project
Leader

v
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ...................................................................................... i

BERITA ACARA SEMINAR PROYEK PERUBAHAN ...................................... ii
SURAT PERNYATAAN KOMITMEN ................................................................... iii
KATA PENGANTAR ............................................................................................... iv
DAFTAR ISI .............................................................................................................. vi
DAFTAR TABEL ...................................................................................................... vii
DAFTAR LAMPIRAN............................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang.............................................................................................. 1
1.2. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan................................................... 2
1.2.1....Tujuan Perubahan........................................................................... 2
1.2.3....Manfaat Perubahan......................................................................... 2
1.3...Ruang Lingkup Perubahan......................................................................... 3
1.4...Output dan Outcome Proyek Perubahan................................................. 3
1.5 Organisasi Tata Kelola................................................................................ 4

BAB II HASIL PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN................................ 7

2.1 Rancangan dan Hasil Pelaksanaan Tahapan Kegiatan...................... 7
2.1.1....Milistone/Rancangan Kegiatan Proyek Perubahan................. 7
2.1.2 Kegiatan yang sudah dilaksanakan............................................ 7
2.2 Hasil Pelaksanaan Tim Kerja dan Strategi Megatasi Masalah........... 8
2.2.1....Hasil Pelaksanaan Tik Kerja/Tim Efektif................................... 8
2.2.2 Strategi Mengatasi Masalah........................................................ 11

2.3 Akuntabilitas Pengguna Sumberdaya................................................... 12

BAB III PENUTUP.................................................................................................... 15

3.1 Kesimpulan............................................................................................... 15
3.2 Rekomendasi............................................................................................ 15
DAFTAR PUSTAKA................................................................................................. 17
LAMPIRAN

vi
 DAFTAR TABEL

1. Tabel 2.1 Tahapan Perencanaan dan Pelaksanaan 7

2. Tabel 2.2 Kekuatan dan Keterkaitan Stakeholder 12
3. Tabel 2.3 Biaya Pada Laboratorium Kepemimpinan 13
4. Tabel 2.4 Laporan Monitoring 13

vii
 DAFTAR LAMPIRAN

1. Milestones I Koordinasi internal dengan pimpinan (mentor) 18

2. Milestones 2 Pembentukan Tim Kerja 19
3. Milestones 3 Pengumpulan Literatur 20
4. Milestones 4 Pembuatan rancangan aplikasi SILPRITA 21
5. Milestones 5 Uji coba Aplikasi SILPRITA 22
6. Milestones 6 Uji Coba Aplikasi 23
7. Milestones 7 Finalisasi Aplikasi 24
8. Milestones 8 Sosialisasi Aplikasi 25
9. Milestones 9 Evaluasi 26
10. Formulir Kegiatan Peserta Diklat Pada Laboratorium Kepemimpinan 27
11. Rancangan Proyek Prubahan 28
12. Lembaran Taking Ownership 29

viii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 116 tahun 2017

tentang Koordinasi Penataan Ruang Daerah dimana sekretariat TKPRD
berada pada OPD yang menangani urusan Penataan Ruang. Dikabupaten
Pasaman Barat Penataan Ruang Daerah dilaksanakan di Dinas Pekerjaan
Umum dan Penataan Ruang. Berbagai bentuk pelayanan terkait tata ruang,
salah satunnya yaitu pelayanan rekomendasi izin pemanfaatan ruang (IPR).
proses rekomendasi IPR melalui tim koordinasi penataan ruang daerah
(TKPRD) yang dibentuk dengan Surat Keputusan Bupati Pasaman Barat
Nomor: 188.45/71/BUP-PASBAR/2019 Tanggal 7 Februari 2019.

Saat ini layanan pada sekretariat TKPRD terhadap calon pengguna

ruang dilaksanakan secara manual, dimana calon pengguna ruang datang
langsung ke sekretariat TKPRD dengan berbagai urusan, ada yang ingin
mendapatkan informasi mengenai ruang, ada yang langsung mengurus
rekomendasi, dan ada juga yg hanya menanyakan persyaratan
pengurusan rekomendasi IPR. Dari pelaksanaan manual tersebut dirasa
kurang efektif dan efesiennya layanan dan waktu bagi calon pengguna
ruang, mengingat waktu dan jarak yang harus di tempuh bagi calon
pengguna ruang ke sekretariat TKPRD disamping keterbatasan sumber
daya manusia yaitu petugas yang akan selalu berada di kantor.

Berdasarkan hal tersebut di atas dibangun sistim layanan aplikasi

pemasukan berkas permohonan oline yang dapat di akses melalui android
agar sekretariat TKPRD dapat memberikan pelayanan yang efektif dan
efesien kepada calon pengguna ruang. Untuk itu penulis membuat proyek
perubahan ini dengan judul Sistim layanan permohonan Rekomendasi Izin
Pemanfaatan Ruang Pada Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang
Kabupaten Pasaman Barat (SILPRITA). Sistim tersebut berupa aplikasi
layanan dalam pengajuan pengurusan rekomendasi izin pemanfaatan

1
 ruang yang dapat diakses melalui android oleh calon pengguna ruang
dalam peroses permohonan rekomendasi IPR.

1.2 TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

1.2.1 Tujuan Proyek Perubahan

Tujuan yang ingin dicapai dari Proyek Perubahan ini adalah adanya
sistim Layanan Permohonan Rekomendasi Izin Pemanfaatan Ruang
Pada Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan Ruang Kabupaten Pasaman
Barat yang merupakan Sekretariat Tim Koordinasi Penataan Ruang
Daerah Kabupaten Pasaman Barat dengan tujuan sebagai berikut;

1. Jangka Pendek;
a. Tersedianya aplikasi layanan permohonan rekomendasi online yang
dapat diakses melalui android bagi calon penggunan ruang.
b. Uji coba aplikasi online.

2. Jangka Menengah;
a. Surat edaran Bupati, untuk menggunakan aplikasi.
b. Peraturan Bupati untuk aplikasi online

3. Jangka Panjang
a. Terlaksananya sosialisasi dengan seluruh organisasi perangkat
daerah dan calon pengguna ruang;
b. Dapat terintegrasi dengan pelayanan satu pintu khususnya dalam
hal Rekomendasi izin pemanfaatan ruang.

1.2.2 Manfaat Proyek Perubahan

Manfaat dari Proyek Perubahan ini adalah:

a. Kepada masyarakat (khususnya calon pengguna ruang)

- Adanya kepastian dalam hal pengurusan rekomendasi dan
informasi izin pemanfaatan ruang (RIPR (efesiensi waktu).
- Mudah mendapatkan informasi mengenai pengurusan RIPR

2
 b. Untuk Dinas Pekerjaan Umum (sekretariat TKPRD)
Dapat meningkatan pelayanan terhadap calon pengguna ruang
yang dan tidak terbatas pada ruang kantor.
c. Mencegah kemungkinan adanya KKN

1.3 RUANG LINGKUP PERUBAHAN

Ruang Lingkup dari proyek perubahan dalam jangka pendek ini meliputi :
1. Ruang Lingkup Wilayah
Ruang lingkup wilayah dalam pelaksanaan proyek perubahan ini
adalah Sekretariat TKPRD di Dinas Pekerjaan Umum dan Penataan
Ruang Kabupaten Pasaman Barat dan tim IT
Penyelesaian Proyek Perubahan untuk mencapai target jangka pendek
dilaksanakan dalam waktu 2 (dua) bulan.
2. Ruang Lingkup Pekerjaan
Ruang lingkup pekerjaan yang dilaksanakan dalam penyusunan
proyek perubahan untuk jangka pendek ini antara lain :
a. Penyusunan SK Tim kerja untuk penyelesaian Proyek Perubahan;
b. Koordinasi dengan Kepala Bidang sebagai Mentor yang nantinya
akan memberi dukungan dalam pelaksanaan kegiatan;
c. Mencari literatur untuk pembuatan aplikasi;
d. Pembuatan rancangan aplikasi;
e. Penyempurnaan aplikasi;
f. Uji coba aplikasi.
g. Sosialisasi Aplikasi
h. Evaluasi

1.4 OUTPUT DAN OUTCOME PROYEK PERUBAHAN

a. Output Proyek Perubahan

Output yang ingin dicapai adalah tersedianya Aplikasi SILPRITA

b. Outcome Proyek Perubahan

Outcome dari Aplikasi SILPRITA dapat dimanfaatkan dalam
pengurusan izin pemanfaatan ruang baik bagi pemohon dan opertaor
sekretariat tim TKPRD pada dinas PUPR.

3
1.5 ORGANISASI TATA KELOLA

SPONSOR

DARMAWAN, ST

(Kepala Bidang Penataan Ruang)

PROJECT LEADER
COACH/PEMBIMBING
ELFIDAYANI ADERKI, ST
Drs. H. Rafles JJ, MM
(Kasi Pemanfaatan Ruang)

TIM LITERATUR TENAGA IT TIM ADMISTRASI

FIRMANSYAH EFENDI, ST REFI ANDRA, S.Kom RISKI SEPRIANI, SE

ANNISA KAMILA, SHut (tenaga IT PUPR) LENI MARLINA, STp

(Staff Bid. Penataan Ruang) (Staff Bid. Penataan

Ruang)

Dengan uraian tugas sebagai berikut;

1. Sponsor
Sponsor merupakan mentor/atasan langsung yang melakukan
pembimbingan langsung di lokus proyek perubahan, tugas selaku
mentor/sponsor :
a. Memberikan masukan untuk mempermudah penerapan
rancangan proyek perubahan;
b. Menjadi sumber inspirasi bagi peserta Diklat dalam penerapan
rancangan proyek perubahan;
c. Memonitor progress pelaksanaan proyek perubahan;
d. Melakukan intervensi bila project leader menemui kendala dalam
pelaksanaan rancangan proyek perubahan;

4
 e. Mengkomunikasikan kegiatan kepada stakeholder lain untuk
mendukung penerapan rancangan proyek perubahan;
f. Memberi persetujuan atas terlaksananya implementasi proyek
perubahan.

2. Project Leader

Project leader menerapkan rancangan proyek perubahan, untuk

selanjutnya:

a. Menerapkan milestone/roadmap perubahan pada unit organisasi

yang dipimpinnya;
b. Berkonsultasi dengan coach tentang penerapan rancangan
proyek perubahan;
c. Berkonsultasi dengan sponsor/mentor tentang penerapan
rancangan proyek perubahan;
d. Mengkomunikasikan kegiatan kepada masing-masing Tim kerja
untuk mendukung penerapan rancangan proyek perubahan;
e. Mengkomunikasikan kegiatan kepada stakeholder lain untuk
mendukung penerapan rancangan proyek perubahan;
f. Membuat laporan implementasi Proyek Perubahan.

3. Coach/Pembimbing

Coach/pembimbing melakukan pembimbingan, yang dapat dilakukan

secara jarak jauh dengan menggunakan teknologi informasi. Dalam
pembimbingan tersebut, tugas coach :

a. Memastikan project leader telah memfinalkan rancangan proyek

perubahan;
b. Melakukan monitoring terhadap project leader dalam
mengkomunikasikan rancangan proyek perubahan kepada atasan
langsung;
c. Melakukan monitoring terhadap project leader dalam
mengkomunikasikan rancangan proyek perubahan kepada
stakeholder lainnya;

5
 d. Melakukan monitoring terhadap project leader dalam
mengkomunikasikan rancangan proyek perubahan kepada
masing-masing Tim Kerja;
e. Melakukan komunikasi dengan sponsor mengenai kegiatan
selama pelaksanaan rancangan proyek perubahan;
f. Melakukan komunikasi dengan sponsor mengenai progress
pelaksanaan rancangan proyek perubahan;
g. Melakukan intervensi bila project leader menemui kendala dalam
pelaksanaan rancangan proyek perubahan.

4. Tim Literatur
Tim referensi dan data bertugas membantu dalam mencari dan
menghimpun referensi dan data terkait peraturan-peraturan yang dapat
di jadikan sebagai referensi dalam penyusunan pembuatan aplikasi.

5. Tim Admistrasi
Tim Administrasi bertugas membantu dalam pembuatan SK Tim dan
hal-hal yang berhubungan dengan administrasi.

6. Tenaga IT

Tim IT bertugas membantu dalam pembuatan aplikasi.

6
 BAB II
HASIL PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

2.1 Rancangan dan Hasil Pelaksanaan Tahapan Kegiatan

Pentahapan (milestone) dalam proyek perubahan merupakan

capaian-capaian yang sangat penting dalam menjamin terlaksananya
proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Dalam
pelaksanaan proyek perubahan perlu dibuat tahapan-tahapan pelaksanaan
(roadmap) agar proyek perubahan ini dapat berhasil sesuai yang
diharapkan. Roadmap/Milestone sebelum pelaksanaan proyek perubahan
seperti terlihat pada tabel 2.1

Tabel 2.1 Tahapan Perencanaan dan Pelaksanaan

WAKTU PELAKSANA/
OUTPUT/
NO KEGIATAN PENANGGUNG
PERENCANAAN PELAKSANAAN BUKTI FISIK
JAWAB
A PERSIAPAN
1 Konsultasi dengan 24 Okt – 24 Okt 24 Okt – 24 Okt Project Leader Notulen, Foto
Mentor (1 HK) (1 HK) Dokumentasi
2 Pembentukan Tim
a. Pembuatan SK 25 Okt – 28 Okt 25 Okt – 28 Okt Project Leader Undangan,
Tim (4 HK) (4 HK) Tim Daftar Hadir,
Administrasi Notulen, Foto
Dokumentasi
b. Pendistribusian 29 Okt – 29 Okt 29 Okt – 29 Okt Staf Bid. Tanda Terima
SK (1 HK) (1 HK) Penataan ruang
3 Rapat Tim Kerja 30 Okt – 30 Okt 30 Okt – 30 Okt Project Leader Undangan,
(1 HK) (1 HK Daftar Hadir,
Notulen, Foto
Dokumentasi
B PELAKSANAAN
4 Pengumpulan 31 Okt – 7 Nov 31 Okt – 7 Nov Tim Literatur Literatur
Literatur (8 HK) (8 HK)
5 Pembuatan
rancangan aplikasi
8 Nov – 8 Nov 11 Nov – 11 Nov Tenaga IT Deskripsi/draft
a. Diskusi dengan (1 HK) (1 HK) rancangan
tenaga IT Aplikasi
b. Membuat 9 Nov – 8 des 12 Nov – 4 Des Tenaga IT Prototype
rancangan (30 HK) (24 HK) Aplikasi
aplikasi
6 Uji Coba Aplikasi
b. Praktek Aplikasi 09 Des – 09 Des 5 Des – 5 Des Tenaga IT Prototype
(1 HK) (1 HK) Aplikasi

7
 c. Penerimaan 10 Des – 13 Des 6 Des – 9 Des Project Leader Prototype
Koreksi saran (4 HK) (4 HK) Aplikasi
7 Finalisasi aplikasi 14 Des – 18 Des 10 Des – 13 Des Project Leader Prototype
(4 HK) (4 HK) Aplikasi

8 Sosialisasi Aplikasi 19 Des – 19 Des 15 Des – 15 Des Project Leader Undangan,

(1 HK) (1 HK) Tenaga IT Notulen,
Daftar Hadir
Materi
sosialisasi
dokumentasi
C PENGENDALIAN
9 Evaluasi 20 Des – 22 Des 20 Des – 20 Des Project Leader Notulen
(3 HK) (1 HK) dokumentasi

2.2 Hasil Pelaksanaan Tim Kerja Dan Stategi Mengatasi Masalah

2.2.1 Hasil Pelaksanaan Tim Kerja

Dengan ditetapkannya tim kerja berdasarkan Keputusan Kepala

DINAS PEKERJAAN UMUM DAN PENATAAN RUANG Kabupaten
Pasaman Barat Nomor : 800/051/KPTS/DPUPR-2019 tentang Tim Kerja
Sistim layanan rekomendasi izin pemanfaatan ruang pada DPUPR
(SILPRITA), masing-masing anggota tim dapat melaksanakan tugas sesuai
dengan yang diharapkan. Tim bekerja efektif sesuai pembagian tugas dan
tanggung jawab yang dibebankan. Pelaksanaan sebagai berikut;

a. Konsultasi dengan mentor, tanggal 24 Oktober 2019

Pada tanggal 24 empat di hari pertama kegiatan laboratorium
kepemimpinan project leader menghadap mentor di ruang kepala
Bidang Penataan Ruang dalam rangka berkonsultasi dengan untuk
membicarakan area perubahan yang akan dibuat yaitu aplikasi
SILPRITA. Selaku mentor sangat mendukungan hal tersebut. Mentor
menyarankan pada project leader untuk segera membentuk tim dan
membuat draft SK.

8
b. Pembentukan tim kerja, tanggal 25 – 29 Oktober 2019 (5 hari kalender,
sesuai dengan rencana)
Sesuai hasil konsultasi dengan mentor, maka pada tanggal 25 project
leader mendelegasikan pembuatan SK pada tim administrasi untuk
mengetik SK. Setelah SK selesai diketik dan diprint oleh tim
administrasi, project leader konsultasi dengan mengoreksi dan tim
Admin langsung melakukan revisi dari hasil koreksi (selama 3 hari).
project leader konsultasi dengan kepala dinas PUPR untuk proses
penanda tanganan SK tersebut. Dan tanggal 28 Oktober 2019 SK Tim
Kerja sudah ditanda tangani. Tanggal 29 Oktober SK didistribusikan
oleh tim administrasi.

c. Rapat tim kerja, tanggal 30 Oktober 2019 (sesuai dengan rencana)

Pada tanggal 30 Oktober 2019 diadakan rapat tim kerja di ruang kerja
Bidang Penataan Ruang dengan undangan kepala bidang selaku
mentor kepada tim kerja. Rapat dibuka oleh mentor, dilanjutkan
penjelasan tugas masing-masing tim dan penjelasan area proyek
perubahan oleh project leader yaitu sistim layanan aplikasi online
dalam pengurusan permohonan rekomendasi izin pemanfaatan ruang.
pada rapat tersebut masing-masing tim memahami tugas yang akan
dilakukan untuk pelaksanaan proyek perubahan, yaitu;

- Tim literatur, Pada saat rapat tersebut, membantu dalam mencari

dan menghimpun referensi dan data terkait peraturan-peraturan
yang dapat di jadikan sebagai referensi dalam penyusunan
pembuatan aplikasi.
- Tim Administrasi, membantu dalam pembuatan SK Tim dan hal-hal
yang berhubungan dengan administrasi.
- Tenaga IT, membantu dalam pembuatan aplikasi

d. Pengumpulan literatur, tanggal 31 Oktober s/d 7 Novermber 2019.

(8 hari kalender, sesuai dengan rencana)
Sesuai hasil rapat, tim literatur mulai mencari literatur yang diperlukan
dalam pembuatan proyek prubahan aplikasi SILPRITA, tim

9
 bekerjasama dengan tenaga IT dan literatur dapat dikumpulkan melalui
media internet.

e. Pembuatan rancangan aplikasi, tanggal 11 November s/d 4 Desember

2019. (pelaksanaan mundur dari rencana tetapi waktu penyelesaian
lebih cepat dari rencana)
- Tanggal pelaksanaan mundur dari rencana dikarenakan pada
tanggal 8-10 November tenaga IT izin tidak masuk kantor karena
ada keperluan keluarga. Pada tanggal 11 november, project leader
menemui tenaga IT untuk mendiskusikan bentuk program/fitur
yang akan dibuat pada rancangan aplikasi SILPRITA dan tenaga
IT secara garis besar memahami penjelasan project leader
tersebut.
- Tenaga IT mulai melaksanakan pembuatan rancangan aplikasi
terhitung tanggal 12 November s/d 4 Desember (lebih cepat 6 hari
dari rencana).
f. Uji coba aplikasi, tanggal 5-9 Desember 2019
(5 hari kalender, pelaksanaan lebih cepat dari tanggal rencana)
- Pada tanggal 5 Desember tenaga IT menemui project leader di
ruangan Bidang Penataan Ruang untuk uji coba rancangan
aplikasi. Uji coba dilaksanakan oleh tenaga IT dan Tim
Administrasi, pada saat uji coba dilaksanakan, rancangan masih
ada yang perlu di perbaiki dimana adanya ganguan terhadap
pendaftaran email bagi pemohon.
- Tanggal 6-9 desember, tenaga IT melakukan perbaikan sesuai
kereksi dan saran pada saat uji coba, tenaga IT didampingi project
leader konsultansi dengan kominfo terhadap ganguan tersebut,
ternya masalah disebabkan karena adanya maintenace server
pada jaringan.

g. Finaslisasi aplikasi, tanggal 10-13 Desember 2019 (lebih cepat dari

rencana)
Selama 4 hari dilakukan finalisasi terhadap rancangan aplikasi, tenaga
IT kembali mendemokan rancangan aplikasi pada tanggal 12

10
 Desember 2019 yang di bantu oleh tim literatur dan tanggal 13
Desember Tim mendemokan aplikasi yang sudah final diruangan
kepala dinas dan aplikasi sudah siap untuk di gunakan.

h. Sosialisasi aplikasi, tanggal 15 Desember 2019 (lebih cepat dari

rencana)
Pada tanggal 5 desember 2019 dilakasanakan sosialisasi internal
aplikasi SILPRITA pada pokja TKPRD dengan undangan Kepala Dinas
PUPR selaku sekretaris TKPRD bertempat di aula DPUR.
i. Evaluasi, tanggal 20 Desember 2019 (lebih cepat dari rencana)
Pada tanggal 20 Desember 2019, project leader menghadap mentor
untuk mengevaluasi hasil pelaksanaan proyek perubahan aplikasi
SILPRITA, pada prinsipnya mentor sangat apresiasi terhadap
kerjasama tim dengan waktu lebih cepat dari rencana dan Mentor
menyarankan beberapa hal, yaitu;
- Kerjasama tidak hanya sebatas pada proyek perubahan saja.
- Aplikasi SILPRITA tidak hanya untuk pemenuhan tugas dalam
pelaksanaan Diklatpim IV bagi project leader, tetapi harus
digunakan dan dikembangkan pada fitur sesuai dengan kebutuhan
nantinya.

2.2.2 Strategi Mengatasi Kendala

Dalam pengendalian pelaksanaan tugas oleh tim kerja, project leader

melakukan langkah antisipasi dalam mengatasi kendala yang muncul,
antara lain;
a. Membantu membuat draft rancangan saat tenaga IT mendapat tugas
lain pada bagian keuangan;
b. Memonitor pelaksanaan kegiatan tim secara berkala;
c. Menghubungi tim secara personal melalui media aktiv untuk
komunikasi;
d. Mengingatkan target waktu yang telah disepakati secara langsung;
Melakukan sendiri tugas tim apabila tim berhalangan tidak masuk kerja.

11
2.3 Akuntabilitas Penggunaan Sumber Daya

Dalam melaksanakan laboratorium kepemimpinan ini Project

Leader memperkirakan waktu yang dibutuhkan dalam melaksanakan
tahapan demi tahapan kegiatan proyek perubahan berkisar lebih kurang
selama 60 (enam puluh) hari kerja, dimulai dari waktu melapor pada
mentor hingga kembali ke melaksanakan tugas akhir, dimana puncaknya
pada saat Seminar Proyek Perubahan bulan Desember ini. Dalam
tahapan tersebut terdapat hambatan – hambatan baik dari interen
maupun eksteren.

Untuk tercapainya proyek perubahan yang lebih baik perlu

melibatkan kesungguhan dan motivasi tim kerja yang telah dibentuk.
Karena mereka harus menyisihkan waktunya disela – sela tugas akhir
tahun yang makin meningkat dari atasan. Keterlibatan stakeholder juga
berpengaruh terhadap terlaksananya proyek perubahan, dimana
dukungan penuh dari semua stakeholder terkait akan memudahkan
pelaksanaan proyek ini. Agar mendapatkan dukungan tersebut, maka
dibutuhkan strategi agar dapat pempengaruhinya.

Pengelompokan Stakehoder berdasarkan pengaruh dan

kepentingannya disajikan pada tabel dibawah ini :

2.2 Tabel Kekuatan dan Keterkaitan Stakeholder

No. Stake Holders Pengaruh Kepentingan Klasifikasi

A INTERNAL
1. Kadis DPUPR Kuat kuat Promoter
2. Kabid Penataan Ruang Kuat kuat Promoter
3. Staff Bidang Penataan Rendah kuat Devender

12
 4. Tenaga IT Rendah kuat Devender
B EKSTERNAL
1. TKPRD Kuat rendah Latents
2. Calon Pengguna Ruang Rendah kuat Devender
Proyek perubahan ini memerlukan suberdaya, baik SDM,
perlengkapan maupun anggaran pembiayaan, sebelum sampai pada
tahap proyek perubahan ini penulis telah lebih dahulu menyusun
Rencana Proyek Perubahan (RPP) dimana dalam RPP tersebut
diprediksi menghabiskan biaya sebesar Rp. 1.000.000,-, ternyata setelah
dilakukan proses penyusunan proyek perubahan ini dapat dilihat bahwa
dana yang adalah terserap seperti tabel berikut :

Tabel 2.3 Biaya Pada Laboratorium Kepemimpinan

Jumlah Uraian Biaya

Realisasi anggaran adalah ATK 150.000
sejumlah Rp.550.000,- Makan Minum 300.000
100.000
Foto Copy + Jilid

Dari rincian tabel diatas dapat dilihat bahwa yang diperkirakan

semula sebesar Rp.1.000.000,- (Satu Juta Rupiah) menjadi Rp.800.000,-
(Delapan Ratus Ribu Rupiah), sehingga hemat anggaran sebesar
Rp.200.000,-.

1. Laporan Monitoring

Pelaksanaan monitoring laboratorium kepemimpinan proyek

perubahan sebagai berikut :

Tabel 2.4 Laporan Monitoring

Capaian
Kegiatan Hasil Monitoring
(%)

1. Menghadap mentor untuk Adanya persetujuan 100%

13
 menyampaikan rencana proyek proyek perubahan dan
perubahan yang sudah pembuatan draft SK
dikonsultasikan. 100%
2. 2. Pembentukan Tim Kerja SK Tim sudah
ditandatangani
100%
Pembagian tugas sudah
3. 3. Rapat Tim Kerja ada
100%
Literatur terkumpul
4. 4. Pengumpulan Literatur 100%
Bentuk aplikasi sudah ada
5. 5. Pembuatan Rancangan aplikasi 100%
Rancangan terkoreksi
6. 6. Uji coba Aplikasi 100%
Aplikasi sudah siap untuk
7. 7. Finaslisasi aplikasi digunakan
100%
8. Aplikasi sudah dipahami
9. 8. Sosialisasi 100 %
10. Saran dan arahan mentor
11. 9. Evaluasi

Kalau dilihat dari rangkaian kegiatan yang dilaksanakan selama

laboratorium kepemimpinan, secara keseluruhan tahapan kegiatan
terlaksana dengan baik walaupun ada kendala dalam melaksanakan
tahapan - tahapan tersebut, namun hal itu bisa diatasi demi selesainya
laporan proyek perubahan pada Diklat Kepemimpinan Tingkat IV ini.

14
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Proyek perubahan berjudul “Sistim Layanan Permohonan

Rekomendasi Izin Pemanfaatan Ruang Pada Dinas Pekerjaan Umum dan
Penataan Ruang Kabupaten Pasaman Barat telah dilaksanakan pada
Laboratorium Kepemimpinan yang berlangsung pada 24 Oktober-22
Desember 2019. Proyek perubahan ini dilaksanakan oleh Kepala Seksi
Pemanfaatan Tata Ruang Bidang Penataan Ruang DPUPR bersama tim
kerja dalam rangka Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Angkatan IV Tahun
2019.

Beberapa hal yang dapat disimpulkan dari pelaksanaan proyek

perubahan tersebut adalah sebagai berikut :

a. Telah tersedia Aplikasi SILPRITA atau Sistem Layanan Permohonan

Rekomendasi Izin Pemanfaatan Ruang merupakan aplikasi onlie
berbasis web. Aplikasi SILPRITA digunakan untuk efesiensi dan efektif
dalam pelayanan yang memudahkan calon pengguna ruang dalam
pengurusan rekomendasi izin pemanfaatan ruang yang dapat diakses
melalui jaringan internet. Aplikasi SILPRITA diakses menggunakan IP
Address melalui alamat domain
https://pupr.pasamanbaratkab.go.id/silprita/login.
b. setelah dilaksanakan uji coba dan finalisasi, aplikasi SILPRITA
siap untuk digunakan.

15
3.2 Rekomendasi

Dalam rangka pengembangan dan penyempurnaan serta pemanfaatan

hasil pelaksanaan proyek perubahan lebih lanjut, maka direkomendasikan
beberapa hal sebagai berikut :

a. Pada tahap laboratorium kepemimpinan, tujuan jangka pendek Aplikasi

SILPRITA merupakan apliksi sederhana dan perlu di kembangkan pada
fitur yang lebih lengkap untuk memenuhi kebutuhan dalam memberikan
layanan pengurusan rekomemdasi iin pemanfaatan ruang.
b. Aplikasi SILPRITA diharapkan dapat terintegrasi dengan pelayanan satu
pintu.

16
 DAFTAR PUSTAKA

1. Buku panduan Diklatpim IV Angkatan IV di Lingkungan pemerintah

Kabupaten Pasaman Barat Tahun 2019.
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor: 116 tahun 2017 tentang koordinasi
pentaan ruang daerah (TKPRD).
3. Surat Keputusan Kepala DPUPR Nomor : 800/051/KPTS/DPUPR-2019
tentang Tim Kerja Layanan Permohonan Rekomendasi Izin Pemanfaatan
Ruang pada DPUPR.

17