KERTAS KERJA

PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

PUSKESMAS SENAYANG
KABUPATEN LINGGA

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI

PUSKESMAS SENAYANG ( E-SIAP SAYANG ), DALAM
RANGKA OPTIMALISASI PELAYANAN
RAWAT JALAN

Disusun Oleh :
NAMA : LENNY HARDIANTY, AMK
NDH : 38
JABATAN : KEPALA URUSAN TATA USAHA

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR
POLA KEMITRAAN DENGAN PEMERINTAH KABUPATEN LINGGA
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XXXII
TAHUN 2019

ii
 LEMBAR PENGESAHAN
KERTAS KERJA
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
PUSKESMAS SENAYANG
KABUPATEN LINGGA

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI

ADMINISTRASI PUSKESMAS SENAYANG
( E-SIAP SAYANG ), DALAM RANGKA
OPTIMALISASI PELAYANAN RAWAT JALAN

Disusun Oleh :

LENNY HARDIANTY, AMK

NDH: 38

Telah diseminarkan dan disetujui

pada tanggal 16 Desember 2019
di Gedung Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Provinsi Jawa Timur

Menyetujui:

Widyaiswara/Pembimbing Atasan Langsung/Mentor

Drs. ANANG TRIONO, MM TEDDY ANDIKA, S.IP

Pembina Utama Penata Tk. I
NIP. 19590308 198503 1 019 NIP. 19880927 200701 1 003

iii
 PERNYATAAN KOMITMEN BERSEDIA
MENGIMPLEMENTASIKAN
PROYEK PERUBAHAN PASCA DIKLAT

Yang bertandatangan dibawah ini :

1. Nama : Lenny Hardianty, AMK
Nip : 19820814 200502 2 012
Pangkat/Gol.Ruang : Penata/III/c
Jabatan : Kepala Urusan Tata Usaha Puskesmas
Senayang
Peserta Diklat : PIM IV Angkatan XXXII
Judul Proyek Perubahan : Pemanfaatan Sistem Informasi
Administrasi Puskesmas Senayang
( E-SIAP SAYANG ) Dalam Rangka
Optimalisasi Pelayanan Rawat Jalan

2. Nama : Teddy Andika,S.IP

Nip : 19880927 200701 1 003
Pangkat/Gol.Ruang : Penata Tk. I / III/d
Jabatan : Kepala Bidang P2 DKPPKB Kab.Lingga

Sebagai pejabat yang ditunjuk selaku mentor atas nama peserta

Diklat Kepemimpinan TK.IV tersebut diatas.

Dengan ini menyatakan komitmen sebagai berikut :

1. Bahwa proyek perubahan yang merupakan indikator pencapaian hasil
Diklat kepemimpinan akan diintegrasikan dalam sasaran kinerja
sehingga memenuhi keberlanjutan dalam pencapaian milestone
jangka pendek dan jangka panjang.
2. Bersedia dan sanggup untuk menyelesaikan dan menindaklanjuti
target penerapan milestones proyek perubahan jangka menengah dan
jangka panjang karena sejalan dengan visi dan misi organisasi.

iv
 3. Akan melaporkan hasil implementasi proyek perubahan jangka
menengah dan jangka panjang kepada penyelenggara diklat yang
bersangkutan.
Demikian surat pernyataan komitmen ini dibuat dengan sebenarnya dan
bersedia untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Dabo Singkep, 16 Oktober 2019

Peserta Diklat PIM.IV
Selaku Mentor Angkatan XXXII Tahun 2019

TEDDY ANDIKA, S.IP LENNY HARDIANTY, AMK

Penata Tk. I / III/d Penata / III/c
NIP. 19880927 200701 1 003 Nip.19820814 200502 2 012

v
 KATA PENGANTAR

Atas berkat Rahmat Allah SWT, Kertas Kerja Proyek Perubahan

Instansional dengan judul “ PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI
ADMINISTRASI PUSKESMAS SENAYANG ( E-SIAP SAYANG ),
DALAM RANGKA OPTIMALISASI PELAYANAN RAWAT JALAN "
Kertas Kerja Proyek Perubahan ini disusun berangkat dari upaya untuk
meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan di Puskesmas Senayang
Kabupaten Lingga. Hal ini disebabkan karena belum optimalnya pelayanan
kesehatan rawat jalan di Puskesmas Senayang.
Untuk itu Project Leader berupaya meningkatkan kualitas pelayanan
rawat jalan tersebut dengan pemanfaatan teknologi informasi tepat guna,
yaitu Sistem Informasi Administrasi Puskesmas Senayang ( E-SIAP
SAYANG ),yang nantinya dapat dimanfaatkan untuk optimalisasi
pelayanan rawat jalan.

Tersusunnya Kertas Kerja Proyek Perubahan ini juga atas dukungan

beberapa pihak, oleh karenanya penyaji mengucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya antara lain kepada :

1. Bapak H. ARIES AGUNG PAEWAI,S.STP.,MM, Kepala Badan

Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur yang telah
memfasilitasi terselenggaranya Diklat Kepemimpinan Tingkat IV
Angkatan XXXII Tahun 2019 di Surabaya, Jawa Timur;
2. Bapak TEDDY ANDIKA, S.IP, Kepala Bidang Pencegahan dan
Pengendalian Penyakit Dinas Kesehatan, Pengendalian Penduduk dan
Keluarga Berencana Kabupaten Lingga dan juga sebagai Mentor yang
telah memberikan arahan dan bimbingan ;
3. Bapak Drs. ANANG TRIONO, MM, Widyaiswara Badan Pengembangan
Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur selaku Pembimbing (Coach)
yang telah memberikan arahan dan bimbingan baik secara langsung
maupun melalui media komunikasi ;
4. Peserta Diklatpim Tingkat IV Angkatan XXXII Tahun 2019 ;

vi
5. Terakhir, kepada Keluarga Tercinta Project Leader yang telah
memberikan dukungan, motivasi dan doa, sehingga Project Leader
melaksanakan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV ini dengan semangat.

Project Leader menyadari bahwa dalam kertas kerja proyek

perubahan ini masih terdapat beberapa kekurangan, oleh karena itu kritik
dan saran dari semua pihak sangat diharapkan untuk kesempurnaan
penyusunan kertas kerja ini. Namun demikian, semoga kertas kerja ini dapat
memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.

Surabaya, 16 Desember 2019

Project Leader

LENNY HARDIANTY, AMK

NDH : 38

vii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.............................................................................................i
LEMBAR PENGESAHAN.................................................................................ii
LEMBAR PERNYATAAN KOMITMEN............................................................iii
KATA PENGANTAR.........................................................................................v
DAFTAR ISI.....................................................................................................vii
DAFTAR TABEL .............................................................................................ix
DAFTAR GAMBAR...........................................................................................x
DAFTAR LAMPIRAN......................................................................................xii
ABSTRAK.......................................................................................................xiv
BAB I PENDAHULUAN.............................................................................1
A. Latar Belakang............................................................................1
B. Area Dan Fokus Perubahan.....................................................10
B.1. Area Proyek Perubahan...................................................10
B.2. Fokus Proyek Perubahan.................................................11
C. Tujuan Dan Manfaat Proyek Perubahan..................................12
C.1. Tujuan Proyek Perubahan................................................12
C.2. Manfaat Proyek Perubahan..............................................13
D. Ruang Lingkup Proyek Perubahan...........................................13
E. Adopsi Hasil Benchmarking Ke Best Practice..........................14
BAB II RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN........................................17
A. Output Kunci Proyek Perubahan..............................................17
B. Milestones (Pentahapan) Proyek Perubahan...........................19
C. Tata Kelola Proyek Perubahan.................................................28
D. Identifikasi Stakeholder Proyek Perubahan.............................30
E. Kriteria Keberhasilan Proyek Perubahan..................................37
BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN....................................39
A. Pengalaman Memimpin Perubahan.........................................39
B. Analisis Peran dan Pengelompokan Stakeholders...................67
C. Hasil Capaian Proyek Perubahan............................................72

viii
 D. Kendala Implementasi dan strategi Penyelesaian...................73
BAB IV PENUTUP.....................................................................................75
A. Simpulan...................................................................................75
B. Rekomendasi............................................................................76
DAFTAR PUSTAKA
LESSON LEARNED
RIWAYAT HIDUP
LAMPIRAN

ix
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Output Kunci Proyek Perubahan ........................................... 1

Tabel 2.2 Pentahapan (Milestones) Proyek Perubahan (Proper) ......... 7
Tabel 2.3 Identifikasi Stakeholders ........................................................ 19
Tabel 2.4 Peran Stakeholders ............................................................... 31
Tabel 2.5 Indikator Penilaian Stakeholders 32
Tabel 2.6 Matriks Kekuatan Pengaruh, Keterlibatan, dan Kepentingan 33
Stakeholder ............................................................................
Tabel 3.1 Sebelum dan Sesudah Proyek Perubahan ........................... 33
Tabel 3.2 Matrik Pengalaman Memimpin Proyek Perubahan ............... 58
Tabel 3.3 Peran Stakeholders ............................................................... 59
Tabel 3.4 Indikator Penilaian Stakeholders……………………………… 67
Tabel 3.5 Matriks Kekuatan Pengaruh, Keterlibatan, dan Kepentingan 68
Stakeholder ............................................................................ 68
Tabel 2.7 Kriteria Keberhasilan Proyek Perubahan ..............................

x
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Grafik Survey Kepuasan Pelanggan Ruang

Pendaftaran..................................................................... 6
Gambar 1.2 Grafik Survey Kepuasan Pelanggan Ruang
Kefarmasian..................................................................... 6
Gambar 1.3 Grafik Survey Kepuasan Pelanggan Ruang
Laboratorium.................................................................... 6
Gambar 1.4 Grafik Survey Kepuasan Pelanggan Ruang
Pemeriksaan Umum........................................................ 7
Gambar 1.5 Grafik Survey Kepuasan Pelanggan Ruang Anak.......... 7
Gambar 1.6 Grafik Survey Kepuasan Pelanggan Ruang Ibu dan KB 7
Gambar 1.7 Grafik Survey Kepuasan Pelanggan Ruang Kesehatan
Gigi dan Mulut.................................................................. 8
Gambar 1.8 Grafik Survey Kepuasan Pelanggan Ruang Gawat
Darurat............................................................................. 8
Gambar 1.9 Grafik Survey Kepuasan Pelanggan Ruang Rawat Inap 8
Gambar 2.1 Struktur Tata Kelola Proyek Perubahan.......................... 28
Gambar 3.6 SK Tim Efektif Proyek Perubahan................................... 46
.........................................................................................
Gambar 3.7 Draf SOP Pendaftaran Via Whatsapp............................. 47
Gambar 3.8 SOP Pendaftaran Via Whatsapp yang sudah
diterbitkan........................................................................ 48
Gambar 3.9 Sarana dan Prasarana Pendukung Pembuatan Sistem
Informasi Administrasi Puskesmas Senayang ( E-SIAP
SAYANG )....................................................................... 48
Gambar 3.10 Tampilan Sistem Informasi Administrasi Puskesmas
Senayang ( E-SIAP SAYANG )....................................... 50
Gambar 3.11 Tangkapan Layar E-SIAP SAYANG Versi Android........ 51
Gambar 3.12 Draf SOP Sistem Informasi Administrasi Puskesmas
Senayang ( E-SIAP SAYANG )....................................... 52

Gambar 3.13 SOP Sistem Informasi Administrasi Puskesmas

Senayang ( E-SIAP SAYANG )....................................... 52
Gambar 3.13 Sosialisasi Sistem Informasi Administrasi Puskesmas
Senayang ( E-SIAP SAYANG )....................................... 54
Gambar 3.14 Sosialisasi Sistem Informasi Administrasi Puskesmas
Senayang ( E-SIAP SAYANG ) melalui media sosial 55

xi
 Puskesmas Senayang.....................................................
Gambar 3.15 Tampilan Hasil Input Sistem Informasi Administrasi
Puskesmas Senayang ( E-SIAP SAYANG ) melalui 56
media sosial Puskesmas Senayang................................
Gambar 3.16 Mapping Pengaruh dan Kepentingan Stakeholders........ 71

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Data Dukung Konsultasi dengan Mentor

Lampiran 2 Data Dukung Konsultasi dengan Kepala Dinas Kesehatan
Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana
Lampiran 3 Data Dukung Rapat Koordinasi Pembentukan Tim Efektif
Proyek Perubahan

xii
Lampiran 4 Data Dukung Rapat Koordinasi Tim Efektif Proyek
Perubahan
Lampiran 5 Data Dukung Pembuatan Draf SK Tim Efektif Proyek
Perubahan
Lampiran 6 Data Dukung Penerbitan Draf SK Tim Efektif Proyek
Perubahan
Lampiran 7 Data Dukung Pembuatan SOP Pendaftaran Via Whatsapp
Lampiran 8 Data Dukung Penerbitan SOP Pendaftaran Via Whatsapp
Lampiran 9 Data Dukung Mempersiapkan Sarana dan Prasarana
Pendukung
Lampiran 10 Data Dukung Membuat Sistem Informasi Administrasi
Puskesmas Senayang ( E-SIAP SAYANG )
Lampiran 11 Data Dukung Membuat Sistem Pendaftaran Pasien
Berbasis Web dan Android
Lampiran 12 Data Dukung Pembuatan SOP Sistem Informasi
Administrasi Puskesmas Senayang ( E-SIAP SAYANG )
Lampiran 13 Data Dukung Penerbitan SOP Sistem Informasi
Administrasi Puskesmas Senayang ( E-SIAP SAYANG )
Lampiran 14 Data Dukung Sosialisasi Sistem Informasi Administrasi
Puskesmas Senayang ( E-SIAP SAYANG ) kepada lintas
program, dan lintas sektor
Lampiran 15 Data Dukung Sosialisasi Sistem Informasi Administrasi
Puskesmas Senayang ( E-SIAP SAYANG ) kepada
Masyarakat
Lampiran 16 Data Dukung Uji Coba Pemanfaatan Sistem Informasi
Administrasi Puskesmas Senayang ( E-SIAP SAYANG )
Lampiran 17 Data Dukung Analisa Uji Coba Pemanfaatan Sistem
Informasi Administrasi Puskesmas Senayang ( E-SIAP
SAYANG )
Lampiran 18 Data Dukung Monitoring dan Evaluasi Uji Coba
Pemanfaatan Sistem Informasi Administrasi Puskesmas
Senayang ( E-SIAP SAYANG )

xiii
 ABSTRAK

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PUSKESMAS

SENAYANG ( E-SIAP SAYANG ) DALAM RANGKA OPTIMALISASI
PELAYANAN RAWAT JALAN

Lenny Hardianty, AMK

DIKLAT PIM TK.IV ANGKATAN XXXII PROVINSI JAWA TIMUR

Peningkatan kualitas pelayanan merupakan salah satu hal penting

dilakukan di puskesmas, namun permasalahan administrasi yang berkaitan
dengan pelayanan seperti pelayanan kesehatan di rawat jalan puskesmas
sering menimbulkan permasalahan yang mengakibatkan pasien harus
menunggu untuk mendapatkan pelayanan yang dibutuhkan, salah satu
contohnya adalah sistem pencatatan secara manual dengan mencatat
dibuku besar, pasien harus menunggu petugas melakukan pencatatan hal
tersebut berdampak pada kualitas pelayanan kesehatan terhadap pasien,
sehingga menimbulkan Kurang Optimalnya Pelayanan Rawat Jalan
dikarenakan permasalahan administrasi sehingga Project Leader tertarik

xiv
untuk melakukan proyek perubahan dengan judul “ Pemanfaatan Sistem
informasi administrasi Puskesmas Senayang ( E-SIAP SAYANG ) dalam
Rangka Optimalisasi Pelayanan Rawat Jalan “
Proyek perubahan ini bertujuan mengoptimalisasi pelayanan rawat jalan
di Puskesmas Senayang. Untuk melaksanakan proyek perubahan ini Project
Leader dibantu oleh tim efektif yang telah dibentuk untuk menjadi mitra kerja
Project Leader dan tidak terlepas dari bimbingan mentor, coach serta
didukung oleh stakeholders internal maupun eksternal. Proyek perubahan ini
dibuat menggunakan aplikasi phpMyAdmin, yang biasanya digunakan untuk
menangani administrasi data base MySQL melalui jaringan lokal maupun
internet, aplikasi ini dibuat dengan menggunakan sarana dan prasarana
yang ada di Puskesmas Senayang.
Uji coba pemanfaatan E-SIAP SAYANG dilakukan mulai tanggal 18
Nopember 2019 sampai dengan tanggal 06 Desember 2019, beberapa
orang pengguna layanan di Puskesmas Senayang sudah memanfaatkan
ujicoba ini. Dalam uji coba ini Project Leader dan tim efektif menemukan
beberapa permasalahan sebagian menu pada aplikasi belum bisa
dimanfatkan secara maksimal, namun tim efektif akan tetap melakukan
perbaikan pada aplikasi ini agar dapat dimanfaatkan secara optimal pada
awal tahun 2020.

Kata Kunci : kualitas pelayanan, rawat jalan, administrasi

LESSON LEARNED

Ketidakpuasan masyarakat terhadap kinerja pelayanan publik

(pemerintah) sudah banyak dibicarakan. Masyarakat sudah lama menunggu
datangnya perubahan yang mampu membuat pelayanan publik menjadi lebih
berkualitas dan mudah diakses. Pelayanan publik tentunya tidak lepas dari
peran administrasi sebagai penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai
tujuan, puskesmas sebagai salah satu istitusi pelayanan publik tentunya
tidak terlepas dari hal itu, ini menjadi dasar project leader untuk melakukan
proyek perubahan ini sesuai dengan tugas pokok dan fungsi kepala urusan
tata usaha yaitu menjalankan kegiatan administrasi perkantoran.

xv
 Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini hal yang perlu ditekankan
adalah bahwa menjalankan sebuah program perubahan tidak semudah
seperti rancangan yang dibuat, pada saat implementasi banyak sekali hal tak
terduga yang dialami, namun ini merupakan pembelajaran terbaik dalam
menjalani sebuah perubahan. Selama menjalankan proyek perubahan
project leader menyadari bahwa Leadership harus dimiliki oleh project leader
sebagai panutan tim efektif proyek perubahan, koordinasi dan kolaborasi
antar atasan dan staf, antar rekan kerja menunjang keberhasilan
pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi, koordinasi dan komunikasi yang
efektif akan menghasilkan dukungan dari stakeholders terhadap gagasan-
gagasan baru yang inovatif, kemampuan berpikir kreatif akan menghasilkan
ide-ide baru serta inovasi dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi.
Pelajaran yang dapat diambil oleh project leader adalah jangan takut
pada perubahan, kamu mungkin kehilangan sesuatu yang bagus, tapi akan
mendapatkan yang lebih bagus.

DAFTAR PUSTAKA

Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan.

Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Perubahan atas Undang-

Undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014

Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2016

Tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri
Dokter dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi.

xvi
Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara RI Nomor 20 Tahun 2015
Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan
Kepemimpinan Tingkat IV.

Lily Herawati. 2015. Kumpulan Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat IV :

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

Setiabudi. 2015. Bahan Ajar Diklat kepemimpinan Tingkat IV Diagnostic

Reading : Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

M. Fatwadi. 2015.Kumpulan Bahan Ajar Diklat kepemimpinan Tingkat IV :

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.

Nana Rukmana D. Wirapraja. 2015. Kumpulan Bahan Ajar Diklat

Kepemimpinan Tingkat IV : Lembaga Administrasi Negara Republik
Indonesia.

Bahan Tayang Diklat Kepemimpinan Tingkat IV, Widyaiswara,Surabaya

Tahun 2019.

xvii