Tugas kearsipan

D. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem abjad

Pada dasarnya, semua jenis perlengkapan arsip dapat digunakan untuk

menyelenggarakan kegiatan penyimpanan sistem abjad. Penggunaan alat kearsipan yang
digunakan lebih di tekan untuk alat-alat yang paling sering di gunakan di semua
kantor, khususnya untuk menyimpan arsip-arsip aktif, peralatan dan perlengkapan
tersebut antara lain sebagai berikut :

a) Filling cabinet
Laci filling cabinet dapat menampung hingga 3.500-4.000 lembar surat, laci tersebut
di beri kode A-Z, tetapi jika arsip dalam jumlah yang banyak, satu laci dapat di
gunakan hanya untuk satu kode satu huruf.

b) Guide
Guide sebagai pembatas antara kelompok arsip yang satu dan lainnya dan di beri kode
A-Z.

c) Hanging folder
Untuk menyimpan surat dalam filling cabinet, surat terlebih dahulu dimasukan ke
hanging folder, Jumlahnya dapat di sesuaikan sesuai kebutuhan. Hanging folder di
beri kode Aa, Bb, Cc, dan seterusnya, atau di beri nama koresponden.

d) Alat sotir
Untuk memudahkan dalam menyotir arsip, di perlukan alat sotir yang memadai, tentu
saja di butuhkan kotak atau trap sesuai dengan jumlah abjad untuk membantu
penyotiran surat.

E. Prosedur penyimpanan arsip sistem abjad

a) Memeriksa surat/berkas
b) Mengindeks surat/berkas
c) Mengode surat/berkas
d) menyotir surat
e) Menempatkan surat/berkas
f) Prosedur penemuan kembali, langkah-langkah nya sebagai berikut :
a) Menentukan judul surat
Petugas harus mengetahui judul dari arsip yang dicari, yaitu nama pengirim atau
nama yang dituju.
b) Menentukan indeks
Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks nama
orang/badan/organisasi
c) Menetukan kode/surat
Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya sebagai pedoman/alat
bantu untuk mencari arsip
d) Mencari arsip di tempat penyimpanan
Arsip dicari di tempat penyimpanan berdasarkan kode surat
e) Mengambil arsip
Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambillah arsip tersebut dan
tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
f) Memberikan arsip kepada peminjam
Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip (lembar 2)
untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan.
g) Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file
Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file Lembar pinjam arsip
(disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip terhadap arsip-arsip
yang dipinjam.