1.

Laporan Kegiatan Sosialisasi Siswa Baru SMA N 87 Yogyakarta Tahun Ajaran 2021/2022

1. Pendahuluan
Kegiatan penerimaan siswa baru adalah agenda rutin yang dilakukan SMA N 87 Yograkarta.
Rangkaian acara untuk siswa baru meliputi Masa Orientasi Siswa (MOS), pentas seni, dan
malam keakraban. Kegiatan tersebut bertujuan untuk mengenalkan lingkungan sekolah baru
bagi siswa siswi baru sebelum memulai kegiatan belajar secara resmi. Kegiatan sosialisasi
tersebut sangat penting untuk menunjang adaptasi siswa baru.

Kegiatan sosialisasi tidak hanya fokus pada pengenalan lingkungan sekolah, tetapi juga
pemberian ilmu dan nilai lainnya. Kegiatan yang bervariasi diharapkan dapat membuat siswa
bersemangat belajar sekaligus mengurangi pengaruh buruk pada siswa siswi baru.

2. Dasar
Penerimaan siswa siswi baru SMA N 87 Yogyakarta dilaksanakan awal Januari. Jumlah siswa
siswi yang diterima 200 anak dari sistem tes. Guru dan pihak sekolah membentuk
kepanitiaan untuk membantu proses sosialisasi.

3. Tujuan Kegiatan
Adapun tujuan dari dilaksanakannya kegiatan sosialisasi pada siswa baru SMA N 87
Yogyakarta:
Mengenalkan siswa siswi baru dengan lingkungan SMA N 87 Yogyakarta
Memberikan materi dan ilmu yang relevan dengan atmosfer SMA N 87 Yogyakarta
Menanamkan rasa kebersamaan dan saling mengenal antar siswa SMA N 87 Yogyakarta

4.Kepanitiaan
Susunan Panitia dalam kegiatan Sosialisasi SMA N 87 Yogyakarta adalah sebagai berikut
Penanggung Jawab: Kepala SMA N 87 Yogyakarta
Ketua Panitia: Sariningsih
Sekretaris: Amabela
Bendahara: Macho
Anggota :

5. Peserta
Jumlah siswa siswi sebagai peserta sosialisasi di SMA N 87 Yogyakarta adalah 200 orang.
Laki-laki: 60 orang
Perempuan:140 orang

6. Jadwal Kegiatan
Kegiatan sosialisasi SMA N 87 Yogyakarta dilaksanakan selama tiga hari (13-15 Maret 2020)

7. Hasil
Dari berbagai kegiatan di atas, hasil yang didapatkan antara lain:
Peningkatan pemahaman siswa-siswi pada lingkungan belajar di SMA N 87 Yogyakarta
Peningkatan nilai etika dan agama di SMA N 87 Yogyakarta
Peningkatan kesadaran kedisiplinan dan ketertiban pada aturan sekolah

8. Saran
 Kegiatan perlu diselenggarakan rutin setiap tahun.
Menghadirkan pemateri dari kalangan alumni yang sudah sukses.

9. Penutup
Demikianlah laporan kegiatan sosialisasi untuk siswa siswi baru SMA N 87 Yogyakarta Tahun
Ajaran 2021/2022 ini dibuat.

Tanggal

Kepala Sekolah Ketua Panitia

Nama Lengkap Nama Lengkap

2. PEMBERKASAN ARSIP
A. DEFINISI PEMBERKASAN ARSIP
Surat adalah alat komunikasi kedinasan secara tertulis. Dalam bahasa Inggris disebut
Letter. Filling adalah suatu surat masuk dan surat keluar, kedua tersebut menjadi penuh
dan akan menjadi arsip. Pemberkasan arsip (Filling) adalah penyusunan file secara
sistematis, logis, kronologis sesuai metode pemberkasan agar arsip cepat, tepat, akurat
untuk dapat ditemukan kembali. Sistem pemberkasan adalah cara atau metode
penyimpanan arsip secara sistematis ke dalam peralatan menurut aturan yang telah
direncanakan. Termasuk proses penentuan indeks, kode penyusunan dan penempatan
arsip dengan cara yang sistematis sehingga dapat dengan mudah, cepat dan tepat
ditemukan bila diperlukan.

B. PROSES PEMBERKASAN ARSIP

Proses pemberkasan arsip dilakukan sebagai berikut :
1. Surat-surat yang akan diberkaskan (atau disimpan dalam filling cabinet) sudah
mendapat Disposisi Simpan.
2. Jika ada surat-surat yang terkait digabungkan menjadi satu berkas, lalu beri klip dan
setiap berkas diberi nomor urut.
3. Sebaiknya dalam satu map berisi 1 berkas.
4. Di depan berkas kita beri sekat kelompok tersier yang berisi Sub-sub Masalah,
Biasanya sekat kelompok tersier berwarna merah.
5. Di depannya lagi kita beri sekat kelompok sekunder yang berisi Sub Masalah. Sekat
kelompok Sekunder mempunyai tab ditengah (atau lebih kekanan daripada Sekat
Kelompok Primer). Biasanya sekat kelompok sekunder primer berwarna hijau.
6. Dipaling depan kita beri sekat kelompok primer, sekat ini mempunyai tab pada ujung
kiri. Kelompojk primer ini berisi Pokok Masalah. Biasanya sekat kelompok primer
berwarna putih. Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok
masalah yang satu dengan kelompok masalah lain, sesuai dengan pengelompokan
masalah pada KLASIFIKASI ARSIP. Sekat atau guide ini terbuat dari karton tebal
tujuannya agara dapat berdiri tegak dan memiliki bagian yang meninol yang disebut
TAB.
7. Arsip yang sudah tersimpan dalam satu berkas disimpan di map gantung arsip.
8. Setelah itu baru masukkan ke filling cabinet.
9. Setiap Filling Cabinet diberi nama.
10. Begitu juga lacinya diberi nama.
 11. Setiap tahun kita buat daftar isi setiap laci, letakkan daftarnya di paling depan.

C. SARANA PEMBERKASAN ARSIP

Di dalam pemberkasan arsip membutuhkan sarana, sarana pemberkasan arsip yaitu :
1. Filing Cabinet
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi
yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang
lebih 5. 000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal)
berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang
masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut
dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip
dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian
menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian,
sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50
folder dan guide 20-40 lembar. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang
gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang
lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet
dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.
2. Sekat (Guide)
Mengelompokkan arsip berdasarkan urutan abjad sehingga akan mempermudah untuk
menentukan lokasi arsip secara tepat dan cepat. Jenis : primer, sekunder dan tersier.
a) Dibuat dari karton tebal (supaya dapat tegak)
b) Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab.
Contoh pembuatan/penggunaan sekat.
1) Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat
kelompok primer (pokok masalah).
2) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan
untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).
3) Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah).
Guide dan Filling Kabinet disatukan menjadi Arrangement Filling.
3. Folder
Folder adalah suatu tempat untuk menyimpan ataupun menampung file-file, baik itu file
sistem maupun file data atau dokumen.
Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup.  Map ini berupa lipatan kertas
tebal/plastik saja.  Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk
menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara
vertical.  Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk
menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung.  Besi penggantung ini
dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet.  Hanging folder juga mempunyai tab
untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
4. Label
Label adalah kertas yang ditempelkan di tab atau guide. Label yang dipergunakan
sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas agar tidak mudah rusak, mudah
dihapus dengan tidak meninggalkan bekas dan mudah dibaca karena berwarna terang.
5. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral
(menyamping).  Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke
 dalam ordner atau kotak arsip.  Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip
sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk
menempatkan label/judul dari arsip yang ada di dalamnya.  Rak arsip dapat dibuat dari
kayu atau besi.
6. Tanda Keluar/Out Indicator
Tanda Keluar/Out Indicator Adalah alat yang dipergunakan untuk menandai adanya
keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang dipinjam satu folder maka yang
dipergunakan out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka
dipergunakan out sheet (lembar keluar). Adalah alat yang dipergunakan untuk menandai
adanya keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang dipinjam satu folder
maka yang dipergunakan out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa
lembar maka dipergunakan out sheet (lembar keluar).

D. METODE PEMBERKASAN ARSIP

Pemberkasan arsip mempunyai beberapa metode, berikut ini adalah metode
pemberkasan arsip :
1. Sistem Pemberkasan Arsip Menurut Alphabet (Abjad)
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang
didalamnya termuat nama orang, nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan
menurut urutan abjad dari huruf A-Z.
2. Sistem Pemberkasan Menurut Abjad subjek
Berkas subjek dikenal pula dengan nama berkas data, eksekutif, informasi, ataupun
topic. Pemilihan subjek yang baik memerlukan :
a) Kesepakatan dalam tajuk subjek yang akan digunakan oleh semua pemakai berkas.
b) Keluwesan untuk pengembangan dalam subjek yang dipilih dan penerimaan subjek
baru.
c) Kesederhanaan sehingga pemakai berkas dapat memahami sistem.
3. Sistem Pemberkasan Menurut Numerik
Contoh : cek atau kuitansi yang sudah bernomor.
Pada sistem numeric, arsip dinamis disusun menurut urutan bilangan.
a) Serial atau berurut
Sistem pemberkasan menurut sistem berurut merupakan sistem pemberkasan numeric
yang paling sederhana.
b) Duplex atau sistem penomoran tak berurutan
Adalah sistem penomoran yang tidak memiliki urutan logis. Apabila memiliki urutan
logis, nomor yang mengikuti nomor lainnya dalam blok lainnya dihilangkan.

c) Terminal digit
d) Midle-digit (digit di tengah)
4. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Kode
Sistem penyimpanan arsip menurut nomor berkode berarti warkat-warkat yang
diterima suatu organisasi disimpan menurut nomor urut dan abjad. Sistem penyimpanan
warkat ini dipakai terutama untuk warkat-warkat mengenai suatu pokok soal utama
(misalnya proses pembangunan gedung) yang kemudian berkembang tahap demi tahap
(misalnya mulai dari pembuatan dasar bangunan sampai pembuatan tembok dan
pemasangan atap). Misalnya warkat dengan nomor 1, 2, 2A, 2B, 2C, 3A, 3B, 3C, 4, 4A, 4B,
4C, 4D, 4E, 4F, dan seterusnya.
5. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Alphanumeric (Abjad Bernomor)
 Sistem penyimpanan arsip menurut Alphanumeric (abjad bernomor) ini berarti warkat
yang telah dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama organisasi,
nama wilayah maupun nama pokok soal disimpan menurut gabungan urutan abjad dan
nomor dari A1, A2, A3, dan seterusnya sampai Z1, Z2, Z3, Z4 dan seterusnya.
6. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Pokok Soal
Sistem penyimpanan arsip menurut pokok soal berarti warkat yang dibuat atau diterima
disimpan menurut pokok masalah/pokok urusan, masalah/urusan ataupun sub
masalah/sub urusan yang tertera didalamnya.
7. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal
Sistem penyimpanan arsip menurut tanggal berarti warkat yang dibuat atau diterima
oleh suatu organisasi disimpan menurut tanggal yang tertera pada warkat tersebut.
Sistem ini biasanya dipakai untuk warkat-warkat yang penyimpanannya memerlukan
jangka waktu tertentu untuk pemakaian kembali. Misalnya suatu tagihan peminjaman
uang, kartu peminjaman arsip, kartu peminjaman buku pada perpustakaan dan lain-lain.
8. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah
Sistem penyimpanan arsip menurut wilayah berarti warkat yang diterima oleh suatu
organisasi menurut pembagian suatu daerah tertentu seperti Pulau, Kepulauan,
Propinsi, Kabupaten, Kotamadya, Kota, Kecamatan, Desa, Kampung, Rukun Tetangga.
Pada tiap satuan daerah tertentu diatas disusun warkat-warkat yang bersangkutan
dengan nama orang, nama organisasi, nama pokok soal, yang telah diurutkan menurut
abjad agar pada saat penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat.

E. PEDOMAN ARSIP
Dalam pelaksanaan pemberkasan arsip, arsip juga mempunyai pedoman yaitu NSPK.
Nilai, Standar, Prosedur, dan Kriteria. NSPK ini memuat tentang sarana pemberkasan,
prosedur pemberkasan, dan tenaga pelaksana pemberkasan nonformal maupun
informal. Dalam penerapan petunjuk pelaksanaan pemberkasan arsip disesuaikan
dengan kondisi unit kerja masing-masing terhadap hal-hal yang spesifik.

F. Contoh sistem Filliing di rumah sakit, bank, dan sekolah

1. Contoh sistem Pemberkasan Arsip (Filling) di rumah sakit

Agar arsip mudah ditemukan, berikut ini adalah beberapa metode untuk menemukan
arsip agar mudah ditemukan :

a) Membuat sistem penyimpanan yang baik agar dalam penemuan kembali berkas
rekam medis dapat ditemukan dengan cepat.

b) Membuat sistem  penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau berkas rekam
medis yang ada di rumah sakit tersebut.

Berikut pemecahan masalah dengan berdasarkan pada beberapa teori terkait, yaitu :

a) Membuat sistem penyimpanan dilihat dari segi lokasi yang sesuai dengan rumah sakit
tersebut yaitu:

1) Sistem penyimpanan sentralilsasi

Adalah Pemusatan pengurusan atau pengelolaan  arsip yang ada di dalam organisasi.
Dalam hal ini, Suatu organisasi yang menerapkan sentralisasi memiliki satu unit
kearsipan yang mempunyai fungsi membuat kebijakan sekaligus melaksanakan tugas
pengurusan arsip untuk kebutuhan seluruh unsur unit kerja organisasi.

2) Sistem penyimpanan desentralisasi

Desentralisasi menunjukkan pendistribusian wewenang penyelenggaraan kegiatan

kearsipan kepada setiap unit kerja dalam suatu organisasi.

3) Sistem penyimpanan kombinasi

Merupakan suatu cara kompromi yang memperbolehkan setiap unit untuk menyimpan
dan memelihara arsip atau warkat aktifnya sendiri di kendali pusat unit kearsipan.

Dari ketiga sistem penyimpanan arsip tersebut masing masing memiliki keunggulan dan
kekurangan masing-masing. Jadi, untuk masalah seperti pada kasus tersebut yang tepat
dipilih adalah cara sentralisasi di mana dalam cara pengelompokan ini data tidak dipisah-
pisah atau tidak tersebar dan disimpan dalam satu tempat penyimpanan.

b) Membuat sistem  penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau berkas rekam
medis yang ada di rumah sakit tersebut. Menataan atau sistem penjajaran arsip:

1) Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)

Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas berdasarkan urutan abjad.

2) Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis yang berdasarkan urutan
peristiwa / kejadian.

3) Sistem Nomor (Numeric Filing System)

Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis berdasarkan urutan nomer
dari arsip atau  berkas rekam medis itu sendiri.

4) Sistem Wilayah (Geographic Filing System )

Merupakan jenis penjajaran arsip atau rekam medis berdasarkan wilayahnya atau asal
arsip tersebut.

5) Sistem Subyek/Pokok Masalah (Subject Filing System)

Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis berdasarkan masalah atau
kasus atau penyakit dari suatu pasien dalam hal ini adalah rekam medis.
2. Contoh sistem Pemberkasan Arsip (Filling) di BANK
 Pelaksanaan penyimpanan kegiatan arsip merupakan kegiatan penyimpanan informasi
arsip sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat, dan tepat.
Berikut salah satu sistem pemberkasan arsip di Bank :
a) Arsip yang disimpan dan dikelola di Pusat Penyimpanan Arsip disebut sebagai arsip.
Yang didesentralisasikan PPA adalah Gedung atau bangunan yang dipergunakan
secara khusus untuk menyimpan dan memelihara arsip inaktif dan dikelola sesuai
dengan ketentuan..
b) Arsip yang disimpan dan dikelola di Unit Kerja dan Ruang Penyimpanan
Arsip (RPA) disebut sebagai arsip yang didesentralisasi. Ruang Penyimpanan Arsip (RPA)
adalah Ruang atau tempat khusus arsip semiaktif yang dikelola sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
c) Dimanapun dan dalam bentuk apapun baik softcopy maupun hardcopy arsip disimpan
atau siapapun yang menyimpannya maka setiap prosedur harus diikuti secara seragam,
sejak arsip siap untuk disimpan sampai pada proses pemusnahan arsip.
d) Untuk mencapai keseragaman dalam menjalankan Pedoman Manajemen
Kearsipan, Pimpinan Unit Kerja Kearsipan diberi wewenang untuk menjalankan control
yang terkendali.
3. Contoh sistem Pemberkasan Arsip (Filling) di sekolah
Agar arsip mudah ditemukan, berikut ini adalah beberapa metode untuk menemukan
arsip agar mudah ditemukan :
a) Kegiatan penerimaan surat masuk dan keluar dilakukan dengan dua cara
pengagendaan yaitu dengan pengagendaan dalam bentuk file komputer dan penulisan
dalam buku agenda.
b) Melampirkan Lembar Disposisi dalam surat masuk,
c) Pemberian nomor dilakukan setelah pengagendaan.
d) Pendistribusian surat keluar menggunakan buku ekpedisi jika surat tersebut penting.
e) Surat Keterangan dikeluarkan oleh kepala sekolah.
f) Penyimpanan arsip dilakukan dengan menggolongkan berdasarkan jenis arsip.

3. Efesiensi memiliki arti secara singkat “hemat segala-galanya”. Secara singkat efisiensi adalah
usaha menghemat materi, tenaga, waktu dansebagainya dalam rangka mengerjakan sesuatu
untuk mencapai tujuantertentu. Efesiensi kerja adalah pelaksanaan pekerjaan dengan cara-
cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah
mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, palingringan bebannya
dan paling singkat waktunya. Di dalam kantor, seorang pegawai yang bekerja efesien pasti
memiliki kecepatan kerja yang tinggi, atau kebalikannya, jika dia ingin menyelesaikan
pekerjaannya dalam waktu singkat, dia harus bisa meningkatkan kecepatan kerjanya, berarti
dia harus bekerja dengan efesien. Seorang pegawai yang bekerja tidak efesien, sudah pasti
kecepatan kerjanya lamban, sehingga sering disebut orang menjadi malas. Asalkan punya
motivasi, cara bekerjayang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua
pekerjaankantor baik yang besar maupun yang kecil

Tujuan dan target tidak berubah

Efisiensi pekerjaan kantor dapat mempercepat pencapaian target yang telah digariskan
dengan menghemat waktu dan tenaga. Maka dari itu, semuapegawai di dalam kantor
dituntut agar bekerja dengan efisien dengan maksudsemuanya bisa mencapai keberhasilan
bersama secara kolektif.Dalam moralnya, setiap pegawai di dalam kantor, tidak boleh
punyapikiran pembocoran atau penghamburan, tidak boleh punya pikiran bekerjalamban
tidak boleh punya pikiran semaunya, karena semua itu akan mempengaruhi hasil kerjanya.
Seorang pegawai yang hasil kerjanya jelek,sudah tentu akan mendapat teguran dari
pimpinannya, bahkan bisadiputuskan hubungan kerjanya apabila dianggap sudah parah.
Pegawai macam ini termasuk pegawai tidak efisien, atau pegawai yang memiliki efisiensi
kerja rendah. Efisiensi pekerjaan harus yang tinggi.Pegawai yang tidak menyukai
penghamburan, umumnya akan bekerjadengan efisien, dan pegawai yang bekerja efisien
tidak mengeluh walaupunbanyak yang harus dikerjakan. Sebaliknya, pegawai yang tidak
efisien akanmengeluh jika ia diberi pekerjaan agak banyak, bahkan sedikit banyak saja
iasudah mengeluh. Pegawai macam ini jelas adalah yang malas dan ini tidaktermasuk di
dalam lingkaran efisiensi pekerjaan. Oleh sebab itu, cara bekerjayang efisien harus terus
menerus dipraktekkan dan diterapkan agar supaya jiwa efisiensi benar-benar bisa melekat
pada diri setiap orang sehinggakeseluruhan kantor menjadi berpotensi (memiliki tenaga)
besar