PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

I. PENYIMPANAN SEMENTARA (FILE PENDING)

File pending atau file tindak lanjut (follow-upfile) adalah file yang digunakan untuk
penyimpanan sementara sebelum suatu arsip selesai diproses. File ini terdiri dari map-map
yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari map-map
dimana jumlahnya sesuai dengan jumlah hari yang ada di dalam bulan tersebut. Pergantian
bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya dua belas. File
ini biasanya disimpan secara kronologis berdasarkan tanggal penyelesaian pemrosesan suatu
saat dengan masa penyimpanan selama tiga tahun.
Peralatan penyimpanan yang digunakan adalah map yang dikelompokkan dan
diurutkan dari tanggal satu sampai dengan tanggal terakhir untuk bulan yang sedang berjalan,
bulan berikutnya dan bulan beikutnya lagi. Apabila bulan yang sedang
berjalan adalah April, misalnya, maka akan ada tiga puluh kelompok
untuk bulan April, tiga puluh hari kelompok untuk bulan Mei dan tiga
puluh kelompok untuk bulan Juni.
Tujuan penyimpanan sementara adalah untuk mempermudah
pengawasan pemrosesan surat. Dengan membuka map (file) yang
disimpan dengan kode penyimpanan tanggal tertentu, misalnya tanggal
10, maka akan dapat diketahui surat-surat yang harus sudah selesai
pemrosesannya pada tanggal dan hari tersebut. File pendukung
biasanya ditempatkan pada salah satu laci di lemari arsip (filing
cabinet) yang dipergunakan.
https://www.google.com/url?
sa=i&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=2ahUKEwiPl_Out_PkAhXK7HMBHZk
ABAAQjRx6BAgBEAQ&url=https%3A%2F%2Fwww.tokopedia.com%2Fmitrass
%2Ffiling-cabinet-5-laci-lion-
45&psig=AOvVaw3P2TKiGHh0WH9R62SJJR22&ust=1569757184479449 (Gambar Filing
Cabinet, akses pada 28 September 2019)
Sattar. 2019. Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: Deepublish.
Hamid, Fortuna Zain dan Tuti Hartati. 2012. Manajemen Kearsipan dan Sistem Kearsipan.
Jakarta: Penerbit.