Materi 3

PENGARSIPAN_
Oleh : Utami Sadikin (Manajer Operasional IP)

A. Definisi
Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang
secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat
untuk menyimpan sesuatu.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah rekaman kegiatan

atau peristiwa dalam segala bentuk dan sifatnya yang dihasilkan atau diterima oleh
suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi dan fungsi-fungsi kebijakan.
Sedangkan Pengarsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai
dari pembuatan, penerimaan, pencatatan dan penyimpanan.

B. Macam- macam pengarsipan

Berdasarkan fungsi arsip, kearsipan dibedakan menjadi dua yaitu :

1. Arsip dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi.

2. Arsip statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
atau penyelenggaraan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari – hari

C. Azas pengarsipan
 Asas sentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang
dipusatkan di satu unit khusus yaitu pusat penyimpanan arsip

 Asas desentralisasi
Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan dimasing-masing
divisi dalam suatu organisasi

 Asas kombinasi (asas gabungan)

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara

asas sentralisasi dengan desentralisasi.

D. Sistem Pengarsipan
Adalah cara penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad,
numerik/nomor, huruf atau kombinasi huruf dan nomor identitas arsip yang
terkait. ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu :
 1. Sistem Abjad

Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan abjad dari kata

tangkap/nama dokumen bersangkutan

2. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama- nama orang atau nama badan disebut sistem nomor

3. Sistem Geografis/wilayah
Sistem geografis berhubungan dengan letak tempat atau lokasi adalah suatu
sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah
yang menjadi alamat suatu surat.

4. Sistem Tanggal (choronologis)

Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan yang
didasarkan pada urutan waktu.

5. Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen bersangkutan.

E. Prosedur Pengarsipan
Langkah-langkah Penyimpanan arsip, meliputi :

 Pemeriksaan
 Mengindeks
 Memberi Tanda
 Menyortir
 Menyimpan

Dokumen arsip sendiri terbagi menjadi 4 menurut isinya, yaitu :

 Arsip keanggotaan, contoh: Daftar riwayat hidup anggota, surat

pengangkatan pengurus dan rekam prestasi.
 Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, bukti
pembelian, dan dan surat perintah bayar
 Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian
penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
 Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, daftar kehadiran online/offline,
dan transkip nilai mahasiswi.
 Arsip menurut nilainya:

a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan.

b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan komunitas, surat

keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pengurus.

c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian komunitas, surat perjanjian, surat
kuasa dan keputusan pengadilan.

d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar
foto dan peristiwa.

e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian

f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan.

g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, dan
program pembelajaran

Arsip menurut sifat kepentingannya:

a. Arsip tak penting, contohnya surat undangan dan memo.

b. Arsip biasa, contohnya: presentasi anggota, surat permohonan cuti dan surat
pesanan barang.

c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup anggota, laporan
keuangan, dan buku kas

d. Arsip sangat penting / vital, contohnya: akta pendirian komunitas, buku

tabungan atas nama komunitas dan sertifikat inventaris komunitas.

Daftar Pustaka :

https://dap.bulelengkab.go.id/artikel/apa-itu-arsip-73

https://dspace.uii.ac.id/bitstream/handle/123456789/7100/TA%20BAB%202.pdf?sequence=6
&isAllowed=y