Apa yang dimaksud dengan arsip (archives)?

Secara umum, pengertian arsip adalah suatu

catatan (record) yang ditulis, diketik, atau dicetak dalam bentuk huruf, angka, dan gambar,
yang mempunyai makna dan tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi yang
terekam pada berbagai media, seperti; kertas, kertas film, dan media komputer.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 angka 2 tentang kearsipan, arsip
adalah suatu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat serta diterima oleh lembaga
negara dan lembaga lainnya.

Arsip sendiri memiliki makna yang berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat di
perpusatakaan karena memiliki harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah,
memiliki informasi utuh dan memiliki asal usul serta aturan asli.

Baca juga: Pengertian Literasi

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Agar lebih memahami apa itu arsip, maka kita dapat merujuk pada pendapat para ahli berikut
ini:

1. The Liang Gie

Menurut The Liang Gie, pengertian arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat cepat ditemukan kembali.

2. Sularso Mulyono

Menurut Sularso Mulyono, pengertian arsip adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat
penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebi dahulu sedemikian rupa
sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

3. Agus Sugiarto

Menurut Agus Sugiarto, pengertian arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara
teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali.

4. I.G. Wursanto

Menurut I.G. Wursanto, arti arsip adalah suatu kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip
dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali
dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

5. Yohannes Suraja

Menurut Yohannes Suraja, pengertian arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan
diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau
hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapu, baik tunggal maupun berkelompok, yang
memiliki fungsi tertentu, dan disimpan secara sistematis sehingga jika diperlukan dapat
disediakan dengan mudah dan cepat.

Baca juga: Pengertian Dokumentasi

Fungsi Arsip

Dari definisi arsip terlihat bahwa pengarsipan memiliki dua tujuan utama, yaitu sebagai alat
bukti pertanggungjawaban perusahaan atau pelaksanaan suatu perusahaan serta agar setiap
bidang pekerjaan di suatu perusahaan atau pemerintahan tidak terbebani dengan adanya
penyimpanan arsip yang sudah tidak dibutuhkan lagi.

Mengacu pada definisi arsip, kegiatan pengarsipan tentunya juga memiliki nilai guna arsip
dimana dibedakan menjadi Fungsi primer dan nilai guna sekunder;

1. Fungsi Primer Arsip; yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan dibuatnya
arsip tersebut sebagai pendukung pelaksanaan maupun setelah kegiatan selesai. Ini
mencakup nilai guna administrasi, nilai guna keuangan, nilai guna hukum dan nilai
guna ilmiah dan teknologi.
2. Fungsi Sekunder Arsip; yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan suatu
lembaga/ instansi, perorangan, sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban. Hal ini
termasuk nilai guna pembuktian dan nilai guna informational.