BAB II

TINJAUAN TEORITIS

2.1. Tugas dan Fungsi Perpustakaan Umum Daerah

Fungsi dan tujuan perpustakaan harus dijalankan sebagai pencapaian visi dan misi perpustakaan.
Sesuai Keputusan Presiden No. 5 tahun 1998, Perpustakaan Nasional Provinsi adalah suatu organisasi di
lingkungan perpustakaan nasional yang berada di tingkat provinsi.
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Perpustakaan Nasional Provinsi memperhatikan petunjuk
dari Gubernur selaku Kepala Daerah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan
Nasional.
Dengan demikian, tugas dan fungsi Perpustakaan Nasional Provinsi adalah sebagai berikut.
1. Secara fungsional melaksanakan pembinaan langsung pada semua jenis perpustakaan di daerah
masing-masing.
2. Melaksanakan UU No. 4 tahun 1990 dan PP No. 70 tahun 1991 yang untuk daerahnya.
3. Melestarikan khasanah budaya bangsa dan mengkoordinasikan kerjasama antara berbagai jenis
perpustakaan di wilayah provinsi yang bersangkutan.
4. Merupakan perpustakaan rujukan dan deposit terbitan provinsi masing-masing. (BPAD Propsu, )
Tugas dan fungsi serta tata kerja Perpustakaan Nasional Provinsi tersebut diatur dengan Keputusan
Kepala Perpustakaan Nasional RI.
(Sumber : Profil BPAD Propsu, 2008:5)

2.2. Pengertian Teknologi Informasi pada Perpustakaan

Menurut kamus the Dictionary of Computers, Information and Telecommunication dalam

Hariyadi, (1993: 253), teknologi informasi diberi batasan sebagai teknologi pengadaan, pengolahan,
penyimpanan, dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan
telekomunikasi. Menurut Pendit dalam Hariyadi (1993: 37) “... adanya dorongan-dorongan kuat untuk
menciptakan teknologi baru yang dapat mengatasi kelambatan manusia mengolah informasi...”.
Kelambatan itu terasa sebab volume informasi semakin cepat membengkak. Pendit menambahkan bahwa
teknologi informasi memungkinkan komsumsi dalam jumlah besar dan kecepatan luar biasa. Kemampuan
tersebut terutama disebabkan oleh ujung tombak teknologi informasi, yakni komputer.

Universitas Sumatera Utara

 Informasi Automasi

Simulasi/Model Kecerdasan Buatan

Energi Materi
Gambar 1: Filosofi Tiadle Peirce
(Sumber : Ridwan Siregar, 2003)

Menurut Lubbe dan Nauta, (1992: 5-6 ) dalam filosofi triadic-nya “teknologi informasi adalah salah
satu sudut segitiga samasisi yang melambangkan teknologi. Dua sudut lainnya adalah energi dan materi”.
Teknologi informasi sendiri lahir sekitar 1947, ditandai dengan ditemukannya komputer sebagai komponen
utama, setelah masa teknologi yang mengeksploitasi energi mulai abad ke-18 sampai 1947.
Kebutuhan TIK sangat berhubungan dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian
dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis,
mencetak, mendidik, dan kebutuhan akan pengguna. Pengertian penerapan teknologi informasi pada
perpustakaan adalah membagi informasi kepada pengguna melalui elektronik agar pengguna dengan cepat
memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pengguna.
Menurut Keen dan Longley dalam Hasugian (2001:1) teknologi informasi bisa diartikan sebagai
perpaduan antara :
a. Komputer, mencakup perangkat lunak dan perangkat keras.
b. Komunikasi data yang memungkinkan komputer, baik yang bersifat local maupun
internasional.
c. Media penyimpanan dan metode untuk mempresentasikan data, dengan tujuan
untuk memperoleh, mengolah, menyimpan serta menyampaikan informasi.

Universitas Sumatera Utara

2.3. Sejarah Penerapan Teknologi Informasi pada Perpustakaan

Istilah teknologi informasi ( information technology atau IT) mulai populer di akhir dekade 70-an
oleh lapisan masyarakat termasuk pula kalangan pustakawan (Kadir, 2003:12). Menurut Tedd dalam
Hasugian (2000:1) pada awal tahun 1960, beberapa perpustakaan di Amerika Utara dan Inggris memulai
eksperimen dengan komputer. Di Amerika Serikat, pekerjaan ini dilaksanakan pada perpustakaan khusus
dan perpustakaan universitas. Pada pertengahan tahun 1960-an, Library of congress (LC) memulai
eksperimen dengan memproduksi cantuman MARC (Machine Readable Catalog). Pada tahun 1961, H.P.
Luhn dari IBM mengembangkan program-program untuk memproduksi kata kunci indeks untuk judul-
judul dari berbagai artikel yang terdapat dalam Chemical Abstract dan Douglas Aircraft Corporation
memulai untuk memproduksi katalog dengan komputer. Sejak saat itu banyak perpustakaan besar di
negara-negara lain mulai mengembangkan sistem berbasis komputer di dalam perpustakaan mereka.
Kegiatan komputerisasi perpustakaan di Indonesia dimulai pada awal tahun 1970-an berupa pembuatan
daftar majalah berbantuan komputer oleh Pusat Dokumentasi Informasi Nasional (kini berubah menjadi
PDII-LIPI) dengan menggunakan komputer. Komputer yang digunakan milik departemen pekerjaan
umum, sementara perangkat lunaknya disediakan oleh perpustakaan Asian Institute of technology, Bangkok,
Thailand. Setelah berhasil menyusun senarai tersebut, PDII-LIPI kemudian meningkatkan pembuatan
katalog induk majalah berbantuan komputer. Katalog Induk majalah selesai pada tahun 1975 mencakup
ratusan majalah dilanggan oleh 33 perpustakaan (Kadir, 2003:15). Sementara itu perpustakaan lembaga
masalah ketenagaan mulai melakukan eksperimen sederhana simpan dan temu balik informasi berbantuan
komputer sekitar tahun 1975. Kegiatan tersebut dilakukan dengan menggunakan komputer Hewlett
Packacrd 9845 B. Sistem tersebut digunakan untuk menjalankan jasa informasi kilat bagi pemakai.
Berkembangnya teknologi komputer, khusunya mikro komputer, serta tersedianya perangkat lunak Micro
CDS/ISIS (Micro Computerized Documentation Service/Integrated Service Information System) buatan
UNESCO pada awal tahun 1980-an dan dimulai digunakan di Perpustakan di Indonesia yakni di
Perpustakaan Perguruan Tinggi (Satgas Perpustakaan) menyatakan bahwa perangkat lunak resmi dalam
pembuatan katalog untuk perpustakaan perguruan tinggi adalah CDS/ISIS, sedangkan format yang
digunakan adalah INDOMARC (Indonesian Machine Readble Catalogue). Sejak itu Perpustakaan yang
ada di Indonesia mulai menerapkan sistem terautomasi di perpustakaan mereka, terutama perpustakaan
besar seperti pada Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Perguruan Tinggi.

Universitas Sumatera Utara

2.4. Sistem Automasi Perpustakaan

Pemanfaatan teknologi komputer perlu adanya efisiensi dan efektivitas dari pelayanan perpustakaan.
Pengguna teknologi sangat berguna bagi staff perpustakaan untuk meningkatkan mutu pelayanan dan
memperkenalkan berbagai jenis pelayanan baru yang sebelumnya tidak mampu dilakukan oleh
perpustakaan tradisional. Pada sistem kerumahtanggaan yang manual, semua pekerjaan dilakukan hanya
dengan kemampuan manusia. Pekerjaan rutinitas yang sering dilakukan secara berulang-ulang biasanya
menimbulkan kejenuhan bagi pelaksanaannya. Kemampuan tenaga manusia untuk melakukan dan
meningkatkan frekuensi pekerjaan sangatlah terbatas, padahal pada kondisi tertentu adakalanya suatu
pekerjaan harus diselesaikan dengan waktu cepat dan akurat.
Automasi perpustakaan adalah komputerisasi kegiatan rutin dan operasi sistem kerumahtanggaan
perpustakaan (library housekeeping) yang mencakup pengadaan, pengatalogan, termasuk penyediaan
katalog online (OPAC), pengawasan sirkulasi dan serial. Dengan kata lain perpustakaan terautomasi adalah
suatu perpustakaan yang menggunakan sistem terautomasi untuk penanganan sebagian atau atau seluruh
kegiatan rutinnya (Siregar, 2004:41).
Setiap perpustakaan mempunyai alasan mengapa mereka mengembangkan sistem kerumahtangaan
dari sistem manual menjadi sistem terautomasi. Walaupun alasan-alasan tersebut ada yang bersifat spesifik
adapula yang bersifat umum tergantung kepada seberapa keinginan sebuah perpustakaan untuk merubah
kondisi sistem kerumahtanggaannya. Menurut Duval dan Main dalam Hasugian (2000:6) menyatakan: Dari
berbagai alasan untuk melakukan otomasi di perpustakaan, alasan berikut adalah yang sering dijumpai dan
dikutip yaitu meningkatkan efisiensi pemprosesan (increased processing afficiency), memperbaiki layanan
kepada pengguna (improved service to users), penghematan dan penekanan pembiayaan (saving money and
containing cost), memperbaiki administrasi dan informasi manajemen (improved Administrative and
management information) sebagai jawaban atas kegagalan sistem manual dan sebagai basis untuk
melakukan reorganisasi. Satu hal menarik dari alasan di atas ialah perbaikan administrasi dan informasi
manajemen yang baik.
Automasi perpustakaan pada hakekatnya adalah meningkatkan kualitas layanan kepada pengguna
jasa perpustakaan serta meningkatkan efisiensi kerja perpustakaan. Untuk mencapai tujuan tersebut dapat
menggunakan beberapa cara atau metode. Corbin dalam Hasugian (2000: 9-11) membagi metode automasi
perpustakaan atas 4 (empat) yakni:

Universitas Sumatera Utara

1. Membeli sistem turnkey
Sistem Turnkey adalah suatu sistem komputer yang dirancang, diprogram, diuji dan kemudian dijual
oleh perusahaan (vendor dan suplier) kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan
dioperasikan. Sistem ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor menyiapkan dokumentasi yang
perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Adakalanya vendor mengikuti para kontrak untuk
pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk
para staff perpustakaan. Sedangkan vendor lain menyiapkan untuk menjual software aplikasinya saja, dan
perpustakaan sendiri yang bertanggungjawab untuk menyiapkan hardware-nya.
2. Menghadapi sistem
Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya dengan cara mengadaptasi
sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan
digunakan secara bersama oleh beberapa perpustakaan, karena sistem tersebut dinamakan juga sistem
kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan biasanya membayar sejumlah dana kepada
pengelola pusat jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota, hak dan kewajiban
serta jenis layanan digunakan secara bersama.
3. Mengembangkan sistem lokal
Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan mengembangkan sistem lokal,
yang sering disebut “in-house developed system”. Sistem lokal adalah sistem komputer yang dirancang,
diprogram dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya. Salah satu contoh sistem lokal di Perpustakaan
Universitas Petra Surabaya.
4. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain
Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam rangka membangun dan
megembangkan sistem automasinya adalah menggunakan bersama sistem ini dari perpustakaan lain.
Dengan metode ini, perpustakaan bisa menekan biaya dan kegiatan merancang, memprogram dan menguji
sistem yang biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak karena kegiatan-kegiatan tersebut sudah
dilakukan oleh perpustakaan asal sistem tersebut. Cara ini banyak digunakan di Indonesia khususnya
perpustakaan perguruan tinggi.
Automasi perpustakaan khususnya pengembangan database catalog merupakan embrio lahirnya
online searching yang sempat populer di negara maju sebelum penggunaan internet. Meluasnya automasi
perpustakaan dikembangkan pada perpustakaan besar dan jenis komputer yang digunakan adalah
mainframe yang harganya tergolong mahal. Perpustakaan di negara berkembang seperti Indonesia dapat

Universitas Sumatera Utara

mengembangkan aplikasi secara bertahap dengan menggunakan program seperti CDS/ISIS yang dapat
diperoleh secara cuma-cuma (Siregar, 2004:56).
Automasi perpustakaan sebagai sesuatu kegiatan pengkomputerisasian rutinitas dan operasai sistem
kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) mencakup beberapa bidang antara lain : pengadaan,
pengatalogan, pengawasan sirkulasi dan pengawasan serial.

2.4.1. Pengadaan
Pengadaan (acquisition), adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka
yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Termasuk didalamnya
pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan, dan penerimaan bahan pustaka, pemrosesan
faktur, dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan.
Sistem pengadaan yang terautomasi menggantikan pengarsipan kartu-kartu usulan pengadaan
secara manual seperti halnya dalam sistem sirkulasi. Dengan sistem ini, staf dapat dengan mudah
memanipulasi cantuman untuk menghasilkan daftar-daftar bahan yang akan dipesan, termasuk
mempermudah perhitungan biaya dan pengelompokkan berdasarkan penerbit dan sumber anggaran yang
digunakan. Kemudian, setelah bahan-bahan yang akan dipesan diterima, cantuman yang sama dimanipulasi
untuk menghasilkan lembar buku induk atau inventaris. Sistem pengadaan yang dibuat oleh vendor
komersial pada umumnya dapat pula digunakan untuk pemesanan secara online ke perpustakaan (Siregar,
2004:41).
Dalam sistem ini, komputer juga digunakan untuk mengentri data yang diterima oleh perpustakaan
dan pengadaan mempunyai tugas mendigitalisasikan dokumen-dokumen lama agar dapat ditelusuri dengan
elektronik ( Siregar, 2004:41).
Dengan adanya internet, sumber informasi yang mutakhir untuk pengadaan seperti pemesanan
bahan pustaka menjadi lebih cepat karena adanya fasilitas e-mail, walaupun terkadang banyak mengalami
berbagai hambatan.

2.4.2. Pengatalogan
Pengatalogan (cataloguing), adalah semua kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan
cantuman (record) bibliografi untuk pembuatan katalog yang digunakan sebagai sarana temu-balik koleksi
perpustakaan. Pada tahun 1970-an komputer digunakan untuk mencetak kartu-kartu katalog menggantikan

Universitas Sumatera Utara

secara manual yang menggunakan mesin tik dan duplicator. Database yang sudah terbentuk kemudian
dijadikan masukan untuk mencetak berbagai jenis bibliografi termasuk pembuatan daftar koleksi tambahan.
Pada tahun 1980-an, database katalog ini disajikan oleh pengguna perpustakaan yang dikenal dengan nama
Online Public Access Catalog (OPAC) atau Katalog Akses Umum talian (KAUT). KAUT menggantikan
kartu-kartu dan lemari katalog. Dengan berkembangnya teknologi komputer PC dan jaringan, penyediaan
OPAC dengan cepat meluas tidak saja di dalam suatu gedung perpustakaan tetapi mencakup satu institusi
seperti kampus universitas, OPAC berbagai perpustakaan disediakan untuk diakses dari tempat yang jauh
(remote acces) tanpa mengenal batas negara. Penggunaan OPAC dapat pula memeriksa status bahan
pustaka, dan melakukan reservasi untuk memberitahu petugas sirkulasi sewaktu bahan yang dipesan
dikembalikan. Dewasa ini, melalui antarmuka OPAC pengguna juga dapat mengakses informasi lain
termasuk database bibliografi tentang artikel dan dokumen teks penuh (Siregar, 2004 : 26).
Peralihan katalog manual ke bentuk online disamping banyak menghemat waktu pengguna dalam
penelusuran, juga mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan-bahan pustaka baru.
Katalog elektronik ini juga terbukti mampu mempromosikan koleksi suatu perpustakaaan sehingga tingkat
penggunaannya semakin tinggi. Hal ini dapat terjadi karena disamping daya tarik dan jangkauan yang lebih
luas, juga karena sistem ini menawarkan berbagai kelebihan fasilitas akses yang tidak dimiliki oleh katalog
manual seperti penelusuran melalui nomor panggil dan penerbit, ditambah Boolean Logic dan pembatasan
penelusuran seperti oleh bahasa dan bentuk dokumen.

2.4.3. Pengawasan Sirkulasi

Pengawasan sirkulasi (Circulation control) adalah kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan
pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.
Kegiatan ini berkaitan dengan pengontrolan peredaran koleksi (Siregar, 2004:25).
Pada awal tahun 1960, di Amerika Serikat, komputer digunakan pertamakali untuk keperluan
pengawasan sirkulasi. Kegiatan awal dari sistem sirkulasi adalah mencantumkan secara rinci mengenai
bahan pustaka yang akan dipinjamkan. Kegiatan sirkulasi merupakan bagian terakhir dari automasi
perpustakaan, karena sirkulasi merupakan kegiatan yang lebih rumit daripada kegiatan yang lain.
Pengawasan sirkulasi (circulation control) merupakan aplikasi pertama yang menggunakan
komputerisasi pada kebanyakan perpustakaan, terutama perpustakaan besar dimana ratusan transaksi dapat
terjadi pada setiap harinya. Sistem sirkulasi terautomasi menggantikan pengarsipan manual kartu-kartu
buku yang dipinjamkan, pembuatan kartu tanda anggota. Pencatatan dilakukan tanpa kertas (paperless).

Universitas Sumatera Utara

Penggunaan label barcode pada kartu dan dokumen memungkinkan proses pencatatan lebih cepat dan lebih
akurat sehingga dapat memperpendek antrian peminjam khususnya pada jam sibuk. Sistem ini juga dapat
mempercepat penyelesaian akhir dokumen baru karena tidak diperlukan lagi pembuatan kartu dan kantong
buku.
Penggunaan lightpen pada beberapa perpustakaan khususnya Inggris dimulai pada akhir tahun 1960-
an, yaitu sejenis alat yang dapat membaca label barcode yang terdapat pada kartu peminjaman dan bahan
pustaka. Alat ini digunakan dengan cara meletakkannya diatas label barcode yang terdapat pada kartu
peminjaman bahan pustaka tersebut. Maka nomor anggota dan data-data peminjaman akan terekam di
komputer. Alat ini digunakan untuk lebih memudahkan para petugas di pelayanan sirkulasi.
Dalam sirkulasi, data yang perlu dicakup ialah data peminjaman (misalnya nama, alamat, status,
nomor telepon), buku yang dipinjam, tanggal jatuh waktu, tanggal pengembalian sesungguhnya, denda
yang dikenakan beserta jumlahnya, waktu peminjaman yang berbeda (ada buku yang dipinjamkan satu hari
saja misalnya buku-buku penting, dua minggu buku biasa, dan satu semester untuk buku yang memiliki
eksemplar banyak).

2.4.4. Pengawasan Serial

Pengawasan serial (serial control) yaitu semua kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan
pemesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan
(claim), peminjaman dan penjilidan dan terbitan berkala atau serial.
Sistem terautomasi untuk pengawasan serial berfungsi terutama untuk mengawasi penerimaan
setiap nomor terbitan berkala menggantikan fungsi kartu majalah dengan cara manual. Lebih lanjut, sistem
ini dapat pula membantu kegiatan pemesanan (termasuk pemesanan secara online), peminjaman (kalau
dipinjamkan), dan penjilidan serta penelusuran seperti halnya sistem lain (Siregar, 2004:58).

2.5. Penelusuran Informasi Elektronik

Pengembangan penelusuran elektronik di perpustakaan berawal dari pengembangan automasi
kerumahtanggaan, di mana para pustakawan harus dapat mengembangkan dan menyediakan berbagai jenis
layanan termasuk diantaranya penelusuran informasi elektronik.
Dalam beberapa tahun terakhir ini, beraneka ragam sumberdaya informasi terkomputerisasi sudah
banyak dikembangkan oleh pustakawan dan penerbit, khususnya di negara maju. Berbagai informasi yang

Universitas Sumatera Utara

dulunya hanya tercetak kertas, sekarang telah banyak dimuat dalam bentuk elektronik. Bahkan ada sebagian
dari produk informasi yang dihasilkan, ada yang hanya tersedia dalam bentuk elektronik. Perkembangan
yang pesat dibidang sistem akses dan temu-balik menjadi akses informasi elektronik sebagai salah satu
alternatif yang semakin penting di dalam pemenuhan kebutuhan akan informasi (Siregar, 2004: 56).
Pertumbuhan pesat dibidang produksi bahan-bahan elektronik ini telah melahirkan ungkapan
elektronik library atau digital library. Perpustakaan elektronik atau digital adalah suatu lingkungan
perpustakaan perpustakaan di mana berbagai objek informasi elektronik. Objek tersebut terekam dalam
berbagai jenis media komputer seperti hard disk dan CD-ROM. Bahan-bahan jenis ini sebahagian besar
tersedia untuk diakses melalui internet, dan lainnya dapat dimuat dalam komputer stand-alone atau jaringan
lokal (Siregar, 2004:56).

2.5.1. CD-ROM
CD-ROM merupakan singkatan dari Compack Disk – Read Only Memory. Pada umumnya akan
menampung hingga sekitar 660 megabyte informasi. Semula kapasitas hard disk dari sebuah komputer
biasanya akan berkisar 100 – 500 megabyte data, sehingga sebuah CD-ROM bisa menampung sekitar 6
kali jumlah data yang biasa anda tampung pada 5 unit komputer. CD-ROM terbuat dari disket logam
dengan lintasan spiral tunggal di atasnya, yang didalamnya terdapat sebuah lubang yang dibakar atau tidak,
kemudian laser disoroti ke piringan untuk membuat bintik-bintik atau gerutan-gerutan mikrofis pada
permukaan piringan yang terbuat dari bahan plastik atau silikon, hal ini tergantung pada apakah cahaya
menubruk lubang atau tidak, lalu laser didefleksikan kembali ke mekanisme baca atau ke atas permukaan
piringan, kemudian ditransfer kembali ke komputer sebagai seri 0 dan 1 yaitu bineri yang dihapal oleh
komputer, sehingga data ditampung secara digital dan dibaca secara optik.

2.5.1.1. Pangkalan Data Indeks

Dalam pangkalan data indeks, kita dapat menelususr informasi indeks yang dimuat dalam CD-
ROOM. Indeks adalah alat bantu penelusuran informasi dan sumber informasi yang paling banyak dikenal
orang, baik di lingkungan perpustakaan maupun diluar bidang perpustakaan. Ada beberapa inedeks,
masing-masing mempunyai ciri dan manfaat yang berbeda, namun tetap mempunyai fungsi yang sama,
yaitu sebagai alat untuk menelusur informasi dan sumber, sebagai penunjuk tempat, yang dikenal dengan
sebutan concordance. Pangkalan data indeks memuat seluruh indeks dari artikel-artikel dan berbagai jurnal
yang diterbitkan didunia yang dimuat dalam bentuk CD.

Universitas Sumatera Utara

2.5.1.2. Teks Penuh (Full Text)
Selain memuat indeks dari artikel-artikel dan berbagai jurnal yang diterbitkan didunia, CD-ROM
juga memuat teks penuh (full text). Yang dimaksud teks penuh adalah teks yang berisi informasi dan data
mengenai artikel atau jurnal yang diterbitkan tersebut. Artikel ini dapat berupa artikel di bidang kesehatan,
pertanian, lingkungan hidup dan sebagainya.

2.5.1.3. Citra Penuh (Full Image)

Yang dimaksud dengan citra penuh adalah CD-ROM yang memuat teks dari sebuah artikel atau
jurnal, sekaligus dilengkapi dengan gambar-gambar, grafik, dan juga tabel-tabel. CD-ROM jenis inilah
yang disebut citra penuh, sehingga informasi yang diberikan di dalam CD lebih lengkap.

2.5.1.4 Multimedia
Multimedia adalah sebuah media yang memadukan antara tulisan/teks, gambar, grafik, tabel, dan
suara. Informasi yang dimuat dalam multimedia lebih lengkap dibandingkan dengan jenis CD-ROM yang
lain. Dalam hal ini, komputer digunakan sebagai alat untuk menampilkan informasi yang dimuat dalam CD
multimedia tersebut. CD multimedia ini juga telah banyak diproduksi dan dijual dipasaran.

2.5.2. Internet
Internet adalah jaringan internasional dari jaringan-jaringan yang menghubungkan jutaan komputer
di seluruh penjuru dunia. Sebagai suatu infranstruktur, jaringan ini memiliki peranan besar dalam
penyebaran informasi. Dengan kata lain prasarana ini memiliki jalan raya informasi (information higway)
yang digunakan untuk mengangkut berbagai muatan informasi dan menghubungkan banyak manusia di
bumi. Jaringan ini sebenarnya adalah jaringan telekomunikasi digital biasa yang digunakan untuk
menghubungkan berbagai komputer, yang diatur oleh suatu perangkat lunak protokol komunikasi standar
yang dikenal dengan TCP/IP (Transfer Communication Protocol/internet Protocol) (Siregar, 2004:58).

2.5.2.1. Fungsi Internet

Fungsi internet yang paling banyak digunakan secara luas adalah untuk komunikasi. Jutaan pesan
dipertukarkan diseluruh dunia melalui surat elektronik menggantikan fungsi pengiriman tradisional melaui
pos. Fungsi lain adalah forum dan obrolan online. Internet memungkinkan ribuan forum masyarakat
beroperasi layaknya papan pengumuman elektronik, yang lebih dikenal dengan nama BBS (buletin board

Universitas Sumatera Utara

sistem). Disamping itu, percakapan interaktif juga dapat dilakukan diantara sesama pengguna (Siregar,
2004:58).
Fungsi yang relatif masih baru dari internet adalah penawaran produk informasi yang mudah
digunakan. Fungsi ini disediakan memalui fasilitas World Wide Web (WWW) sering disebut web saja,
merupakan alat akses dan temu-balik informasi berbasis hypermedia yang semakin populer. Web
memungkinkan pengguna untuk menavigasi internet, pindah dengan tunjuk dan klik secara mudah dari satu
sumberdaya ke sumberdaya lainnya. Beberapa antar muka untuk web adalah mosaic dan nestcape. Sistem
web mendorong pembuatan homepage dan terbitan elektronik dalam internet. Homepage yang terdapat
dalam web dapat dikelompokkan pada dua tingkatan. Pada tingkatan komunikasi interaktif, halaman web
mencakup hanya informasi hubungan masyarakat dan terkadang penunjuk (pointer) ke sumberdaya
informasi lanjutan, homepage mencakup database, indeks, web search engine, penunjang ke sumberdaya
lain, dan audio clips (Siregar, 2004: 125)

2.5.2.2. Fasilitas Internet

Adapun fasilitas yang dapat diberikan oleh internet antara lain:
1. E-mail
Fasilitas E-mail adalah fasilitas penerimaan surat elektonik yang dapat dilakukan oleh Semua
pengguna yang mempunyai akses internet ke pengguna lain. E-mail banyak digunakan karena alasan
mudah dalam pengiriman dan cepat dalam penyampaian. Pemakai cukup mengetik memalui keyboard dan
dalam hitungan detik setelah dikirimkan, surat akan sampai ke tujuan meskipun jarak antara pengirim dan
penerima mencapai ribuan kilometer (Kadir, 2003:451).
2. User’s Network (Usenet)
Jenis layanan lain di internet adalah Usenet merupakan BBS (Bulletin Board Service) berbasis
pesan yang sangat besar yang mengijinkan setiap pemakai atau pelanggan untuk berpartisipasi. Usenet
adalah jaringan yang mendunia dari ribuan unix dengan administrasi terdesentralisasi. Sistem usenet
digunakan untuk mentransmisikan pesan ke newsgroup dengan topik tertentu (Wahyono, 2004:157).
3. Tele Networking (TelNet)
Telnet adalah suatu aplikasi program komunikatif interaktif dua arah berbasis IP (internet protocol)
yang digunakan untuk emulsi terminal ke remote computer atau terminal server. Telnet merupakan
komponen klien/server yang terdapat dalam paket TCP/IP yang berfungsi untuk melakukan login (Masuk

Universitas Sumatera Utara

kedalam suatu sistem) jarak jauh. Dalam hal ini klien yang melakukan telnet akan berfungsi sebagai
terminal (Kadir, 2003:472).
4. Worl Wide Web (WWW)
WWW atau Web merupakan sumberdaya internet yang sngat populer dan dapat digunakan untuk
memperoleh informasi atau bahkan melakukan transaksi pembelian barang (Kadir, 2003:460).

5. Internet Relay Chat (IRC)

IRC adalah fasilitas yang disediakan internet untuk melakukan percakapan dalam bentuk teks.
(Sutedjo, 2003:73).
Jenis aplikasi layanan berbasis teks ini dilakukan secara realtime dari seluruh tempat di dunia.
Dalam chatting, komunikasi ini dapat dilakukan hanya menampilkan di layar komputer di mana setiap
orang yang mengikuti group chatting ini. Aplikasi ini terus mengalami perkembangan dengan terciptanya
voice chat yang memungkinkan untuk berteleconfrence dengan menambah sound card termasuk voip
blaster untuk mengompres suara hingga kwalitasnya dapat dipertahankan (Kadir, 2003:473).
6. Voice over Internet Protocol (VoIP)
Voip adalah suatu teknologi yang memungkinkan percakapan melalui internet. Dengan
menggunakan teknologi ini, seseorang dapat menggunakan telepon tanpa harus membayar biaya
sambungan langsung jarak jauh (SLJJ) jika dia berhubungan dengan orang lain yang berada pada kota atau
negara lain (Kadir, 2003: 475).

2.6. Peran Teknologi Informasi pada Perpustakaan

Perkembangan teknologi informasi memberikan dampak dalam pengelolaan perpustakaan.
Perpustakaan sebagai pengelola informasi dan pengetahuan banyak memanfaatkan komputer untuk
berbagai keperluan. Beberapa hal penyebab perpustakaan harus memanfaatkan komputer menurut Leonita
Siwiyanti dalam makalah: Peranan Teknologi Informasi (automasi perpustakaan) dalam perkembangan
manajemen perpustakaan :
1. Jumlah dan mutu layanan perpustakaan
2. tuntutan untuk menggunakan koleksi secara bersama
3. kebutuhan akan efisiensi waktu
4. ragam informasi yang dikelola
5. kebutuhan akan kecepatan layanan

Universitas Sumatera Utara

 Penerapan teknologi informasi di perpustakaan telah menciptakan berbagai konsep yang
menggambarkan pemanfaatan teknologi tersebut, seperti perpustakaan terautomasi dan sistem perpustakaan
digital atau disebut juga perpustakaan elektronik yang telah memiliki e-service, e-resources, dan lain-lain
yang mampu mendukung kegiatan distance learning (pembelajaran jarak jauh).
Dalam pembentukan sebuah perpustakaan terautomasi maka di dalamnya terdapat unsur-unsur atau
syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, yaitu:

2.6.1. Pengguna (User)

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah automasi perpustakaan. Dalam pembangunan
sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna yang meliputi :
a. Pustakawan
Seorang pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan atau akses yang
lebih cepat ke informasi yang diperlukan dalam maupun luar perpustakaan.
Kinerja yang harus dipahami dan dengan baik dikerjakan oleh pustakawan dalam mengautomasi
perpustakaannya :
1. Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari automasi Perpustakaan.
2. Faham bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analis sistem yang menyeluruh sebelum
merencanakan desain sistem.
3. Faham dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan disain, implementasi, evaluasi, dan
maintenance.
4. Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem.
5. Faham akan bisa mengapresiasikan pentingnya pelatihan untuk staff dan keterlibatan mereka dalam
seluruh proses kerja (Arif, 2003: 68).
b. Pelayanan teknis
Pelayanan teknis berfungsi sebagai dapur perpustakaan, dengan baik akhirnya akan disajikan
berbagai pelayanan pengguna yang berkualitas baik. Kelancaran sirkulasi bahan pustaka, pengolahan dan
pemeliharaan di bagian pelayanan teknis (Arif, 2003: 69).

Universitas Sumatera Utara

2.6.2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara
cepat dan tepat. Ada juga mengatakan bahwa komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang
memerlukan program untuk menjalankannya.

2.6.3. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak adalah metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan
permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai
sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking),
kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersamaan (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik diluar maupun di dalam negeri
dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang
dikenal CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapati dan gratis freeware dari UNESCO atau dari beberapa
perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangkan sistem perpustakaan sendiri seperti
Sipus 2000 di UGM, Sipisis di IPB (Arif, 2003: 93).

2.6.4. Jaringan (Network)

Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangannya
yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumberdaya
melalui teknologi. Tujuan utama adalah melakukan pertukaran data. Jaringan komputer adalah hubungan
dua simpul (umumnya berupa komputer) atau lebih untuk melakukan pertukaran data (Kadir, 2003:346).
Komponen perangkat keras antara lain :
1. Local Area Network (LAN)
LAN adalah jaringan komputer yang mencakup area dalam satu ruangan, satu gedung atau
beberapa gedung yang berdekatan, sebagai contoh jaringan dalam satu kampus yang terpadu atau disebuah
lokasi perusahaan.

2. Wide Area Network (WAN)

Jaringan mencakup antar provinsi, antar negara bahkan antar benua disebut WAN (Oetomo,
2002:108).

Universitas Sumatera Utara

2.6.5. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat diidentifikasi sebagai kelompok teratur simbol-
simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Data terbentik dari karakter, dapat
berupa alphabet, angka, maupun simbol khusus seperti *$ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields,
records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan intruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi
pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu
sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model
sistem informasi, dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik data baru maupun data yang telah
dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
Menurut Harkrisyati Kamil dalam makalah yang berjudul Peran Pustakawan dalam Manajemen
Pengetahuan, Unsur-unsur data ntara lain :
a) Standard basis data katalog
Kerjasama antara perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan
teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan
sumberdaya bersama. Bentuk tukar menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal
yang biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu
memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data.
b) Metadata
Metadata merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru didunia pengelola informasi.
Perpustakaan sudah lama menciptakan metadata dalam bentuk pengatalogan koleksi.
Metadata adalah pengidentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai strukutur dari
sebuah data, contohnya metadata dari suatu buku terdiri dari: Judul, pengarang, penerbit, subjek dan
sebagainya. Metadata di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core (Arif, 2003: 45).
b.1) MARC
Machine Readble Cataloguing (MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu
syarat penulisan katalog koleksi bahan perpustakaan. Standard metadata katalog perpustakaan ini
dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress. Format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya
bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat.
Keberhasilan ini membuat negara lain turut mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan
nasional masing-masing.

Universitas Sumatera Utara

 Format INDOMARC merupakan implementasi dan International Standard Organization (ISO)
format ISO 2719 untuk Indonesia, sebuah format untuk tukar menukar informasi bibliografi. Informasi
Bibliografi biasanya mencakup pengarang, judul, subyek, catatan, data penerbitan dan deskripsi fisik (Arif,
2003: 45).
b.2) Dublin Core
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource description
and discovery. Gagasan membuat standard baru agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang pusa dengan
standard MARC yang dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah yang hanya dimengerti oleh
pustakawan serta kurang bisa digunakan untuk sumber informasi dalam web. Elemen Dublin Core dan
MARC intinya bisa saling dikonversi (Arif, 2003: 46).
Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut :
1. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana,
2. Semantik atau arti kata yang mudah dikenali secara umum,
3. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut (Arif, 2003: 46).

2.6.6. Manual
Manual atau bisa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan,
menjalankan, suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun
sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak
mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual
adalah kebijakan-kebijakan khusunya dalam lingkunagn jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data
membutuhkan format komunikasi bersama.

Tabel-1 : Tahapan membangun Sistem Automasi Perpustakaan

TAHAPAN PERSIAPAN HASIL
♦ Definis masalah

♦ Maksud dan tujuan

UJUCOBA
♦ Kerangka kerja

♦ Perkiraan waktu dan biaya

Universitas Sumatera Utara

 ♦ Analisa kondisi sumber daya
SURVEI
♦ Analisa kebutuhan

♦ Analisa sistem berjalan

♦ Menyusun Logika
DESAIN ♦ Desain data, tabel, database,
Relasi
♦ Desain input, proses dan output
♦ Spesial peralatan yang diperlukan
♦ Pembuatan program aplikasi
PEMBANGUNAN ♦ Instalasi software,jaringan kliensever
♦ Dokumentasi
UJICOBA ♦ Tes sistem keseluruhan
♦ Evaluasi, perbaikan
TRAINING ♦ Training: staff ,operator,teknis
Administrator
♦ Sosialisasi
♦ Sistem siap digunakan
OPERASIONAL ♦ Bantuan teknis
♦ Pengembangan lebih lanjut
(Sumber: Arif, 2004: 77)

BAB III

Universitas Sumatera Utara