Proposal Sistem Otomasi Perpustakaan 2019

Perpustakaan Universitas Islam Makassar

I. PENDAHULUAN

Perpustakaan. Mungkin yang tergambar dalam pikiran kita sebuah ruangan atau
gedung yang penuh rak-rak dan buku-buku, disana-sini terlihat tulisan ‘harap tenang’.
Kemudian di salah satu sudut terlihat seseorang atau beberapa petugas yang berkacamata
sedang membaca atau memeriksa data sambil sesekali mengawasi pengunjung atau
anggota di sekitarnya. Di meja panjangnya terlihat buku tamu dan buku-buku katalog
yang telah usang bukan karena lama, tetapi akibat sering di bolak-balik pengunjung dan
berbagai kertas prosedural dari perpustakaan tersebut. Gambaran sebuah tempat yang
jauh dari keramaian yang cocok untuk belajar, berinspirasi dan menenangkan diri.
Mungkin inilah yang disebut dengan perpustakaan tradisional. Dan keberadaannya masih
banyak di sekitar kita terutama di daerah, walaupun mereka jauh dari kota tetapi patut
diacungi jempol karena mempunyai fasilitas ilmu untuk dibaca demi investasi kemajuan
generasi di masa mendatang.
Kenyataan bahwa pada era informasi abad ini, teknologi informasi dan
komunikasi atau TI (Teknologi Informasi) telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan
dari kehidupan global. Oleh karena itu, hampir setiap lembaga termasuk perpustakaan
berlomba untuk mengintegrasikan “TI” guna membangun dan memberdayakan civitas
akademikanya berbasis pengetahuan agar dapat bersaing dalam era global. Pemanfaatan
kehadiran TI ini dirasakan sangat penting karena eksistensinya memberikan banyak
manfaat. Di samping itu, penyebaran informasi menggunakan TI ini jauh lebih efektif dan
efisien. Perpustakaan memanfaatkan teknologi informasi dalam upaya mengelola serta
memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan.
Perpustakaan Hibrida merupakan perpaduan antara perpustakaan tradisional dan
perpustakaan yang memanfaatkan teknologi informasi. Tidak dapat dipungkiri
keberadaan koleksi bahan tercetak seperti buku, majalah, koran, jurnal, dan semacamnya
masih sangat dibutuhkan keberadaannya. Namun, kemajuan teknologi komputer
khususnya dalam dunia perpustakaan sangat membantu dalam proses pelaksanaan tugas-
tugas pustakawan (otomasi perpustakaan) dan dapat memberikan layanan prima, cepat,
efektif dan efisien terhadap kebutuhan informasi dan pengetahuan pemustaka (pengguna
perpustakaan). Tidak semua informasi terdapat dalam koleksi tercetak, demikian pula
sebaliknya informasi digital seperti internet tidak selalu tersaji sesuai dengan kebutuhan

1
 Proposal Sistem Otomasi Perpustakaan 2019
Perpustakaan Universitas Islam Makassar

pengguna. Dibutuhkan suatu mekanisme pengelolaan yang saling melengkapi antara

konten tradisional dengan konten digital sehingga akan saling memperkuat satu sama
lain. Konten digital sendiri melimpah ruah di dunia internet. Jika tidak ada pengelolaan
yang baik, akan terjadi informasi yang bias, tidak akurat, plagiarisme buta, tidak relevan
dengan kebutuhan, dan tidak dapat dipertanggungjawabkan keilmiahannya. Diperlukan
pengelolaan yang baik terhadap konten digital ini sehingga informasi dan pengetahuan
akan sangat bernilai bagi para penggunanya. Atas dasar inilah diperlukan adanya
perpustakaan digital yang isi kontennya dapat dipertanggungjawabkan keilmiahannya dan
tentunya disesuaikan dengan kebutuhan lembaga.

II. LATAR BELAKANG

Perlukah kita dengan perpustakaan?

Secara umum, perpustakaan memang selalu ada (eksis) di lembaga pendidikan.
Namun, keberadaannya biasanya hanya tuntutan semata. Perpustakaan tampak
terbelakang, tidak terawat ruangannya, koleksinya jadul, dan anggaran rutin
pengembangannya minim. Seolah ada tidaknya perpustakaan sama sekali tidak berimbas
pada dampak kualitas pendidikan. Inilah kurang lebih potret wajah kebanyakan
perpustakaan yang ada di Indonesia. Perpustakaan seperti inilah yang merusak citra
perpustakaan.
Perpustakaan yang baik seharusnya :
1. Berisi koleksi yang lengkap yang mampu mengakomodir kebutuhan seluruh
mahasiswa. Koleksi disini mencakup berbagai macam jenisnya, misalnya buku teks,
buku referensi, majalah, koleksi digital dan sebagainya baik yang bersifat tercetak
maupun non cetak.
Koleksi yang sedikit dan tidak update akan membuat pengunjung malas, bosan, dan
tidak betah sebab tidak memuaskan kebutuhan minat baca mereka.
2. Membuat pengunjung senyaman mungkin saat berada di Perpustakaan. Kenyamanan
bisa timbul karena lokasi perpustakaan yang strategis juga setting ruangan yang
menarik, misalnya cat tembok yang nyaman dipandang, pencahayaan yang cukup
terang sehingga membangkitkan stimulus menikmati seluruh sumber informasi yang
ada di Perpustakaan, furniture yang variatif dan multi fungsi untuk menempatkan
berbagai sumber daya informasi, dan AC yang sejuk. Kenyamanan juga dapat
disebabkan karena pelayanan pustakawan yang ramah dan intelek (bisa menjawab

2
 Proposal Sistem Otomasi Perpustakaan 2019
Perpustakaan Universitas Islam Makassar

berbagai macam kebutuhan informasi pengguna), ataupun adanya berbagai program

kerja perpustakaan dalam rangka menumbuhkan minat baca mahasiswa seperti
menerapkan literasi informasi yang disajikan dalam bentuk yang interaktif dan
menyenangkan serta terintegrasi dalam kurikulum.
3. Memiliki sistem otomasi perpustakaan. (akan dijelaskan tersendiri)
4. Memiliki perpustakaan konten digital. (akan dijelaskan tersendiri),
5. Dan lain sebagainya
Jika suatu perpustakaan berupaya untuk mewujudkan perpustakaan yang baik
tersebut, niscaya perpustakaan akan menjadi sumber inspirasi bagi pengembangan
intelektual, mewujudkan potensi terpendam mahasiswa yang pada akhirnya
melahirkan insan-insan yang berprestasi. Perpustakaan yang seperti inilah yang
disebut sebagai jantung sekaligus sebagai wajah pendidikan.

III. SISTEM TEKNOLOGI PERPUSTAKAAN

Sistem teknologi perpustakaan atau system otomasi perpustakaan merupakan salah

satu bentuk aplikasi teknologi informasi di perpustakaan. Otomasi perpustakaan
merupakan pemanfaatan perangkat teknologi informasi—meliputi software dan
hardware—dalam upaya melaksanakan tugas pelayanan, administratif dan pengelolaan
perpustakaan. Saat ini telah banyak perpustakaan di Tanah Air yang
mengimplementasikan otomasi perpustakaan. Kesadaran berbagai perpustakaan di Tanah
Air melakukan otomasi perpustakaan dilatarbelakangi alasan bahwa otomasi
perpustakaan memberikan manfaat besar bagi pengelola serta pengguna perpustakaan.
Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah sistem yang terintegrasi, mulai dari
sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali
bahan pustaka, sistem sirkulasi (peminjaman, pengembalian dan perpanjangan
peminjaman), keanggotaan (membership), pengaturan hak akses keanggotaan, pengaturan
denda keterlambatan pengembalian, sistem booking (order) dan sistem reporting aktifitas
perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih sempurna lagi, apabila system
otomasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksesan data
berbasis web dan internet.
Beberapa tujuan dan manfaat dari sistem otomasi perpustakaan “
1. Meringankan beban pekerjaan, khususnya yang rutin dan berulang-ulang

3
 Proposal Sistem Otomasi Perpustakaan 2019
Perpustakaan Universitas Islam Makassar

2. Menghemat waktu dan tenaga sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi
dalam bekerja.
3. Memberikan hasil pekerjaan yang konsisten
4. Memberikan layanan yang efektif kepada pemakai
5. Dapat diakses di seluruh computer yang terhubung jaringan LAN bahkan internet
6. Meningkatkan kerja sama antar perpustakaan

IV. PERPUSTAKAAN KONTEN DIGITAL

Sistem perpustakaan digital adalah penerapan teknologi informasi sebagai sarana

untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarkan informasi ilmu pengetahuan dalam
format digital. Format digital mencakup berbagai format dokumen, seperti doc, xls, ppt,
html, pdf, berbagai format audio, audio visual (multimedia), software aplikasi digital, dan
berbagai link referensi online dan sesama perpustakaan digital yang terhubung dalam
jaringan internet. Beberapa literatur menyebutkan perpustakaan digital dirancang agar
koleksi perpustakaan mudah diakses dalam jangkauan yang luas—tidak hanya lokal—
penelusur dari manapun dapat mendapatkan koleksi secara langsung tanpa harus bertatap
muka dengan pengelola.
Beberapa tujuan dan manfaat dari perpustakaan digital :
1. Sarana berbagi informasi ilmu pengetahuan yang sangat mudah diakses dengan
berbagai format digital.
2. Menyediakan konten digital lokal. Pengelola dapat menyedikan konten materi
belajar secara mandiri yang relevan, sesuai dengan kebutuhan sekolah, dan dapat
dipertanggungjawabkan keilmiahannya.
3. Sarana knowledge management (manajemen pengetahuan)
4. Dapat diakses di seluruh komputer yang terhubung jaringan LAN bahkan internet

V. IMPLEMENTASI SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

Beberapa hal yang harus disiapkan dalam mengimplementasikan sistem otomasi dan
perpustakaan digital :
1. Mengadakan perangkat keras (hardware)
 Beberapa unit computer
 Komputer Server Database

4
 Proposal Sistem Otomasi Perpustakaan 2019
Perpustakaan Universitas Islam Makassar

Tidak harus ada, namun disarankan ada untuk melindungi keamanan

database perpustakaan.
 Komputer Admin, jumlah komputer admin disesuaikan dengan jumlah
pustakawan (pengelola perpustakaan) yang ada.
 Komputer OPAC (Online Public Access Catalogue) untuk pengunjung
perpustakaan, jumlah komputer OPAC disesuaikan dengan kebutuhan
perpustakaan.
 Komputer absen (buku tamu elektronik). Tidak harus ada. Disesuaikan
kebutuhan saja.
 Scanner
Digunakan untuk scan cover buku & foto anggota. Scanner memungkinkan
juga digunakan untuk digitalisasi konten. Harga scanner bervariasi sesuai
dengan tingkat kebutuhan.
 Printer
Digunakan untuk print label klasifikasi, barkode, kartu anggota, dan keperluan
administrasi perpustakaan. Disarankan menggunakan Printer Laser.
 Barcode reader
Aplikasi mendukung barcode reader. Barcode reader ini berfungsi
memudahkan dan mempercepat kerja pustakawan dalam meminjamkan buku
pemustaka. Di samping itu juga berfungsi untuk menghindari kesalahan input
& olah data.
2. Mengadakan perangkat lunak (software)
 Aplikasi Perpustakaan yang digunakan adalah SLiMS (Senayan Library
Management System) versi terbaru.
Aplikasi inilah yang akan mewadahi sistem otomasi dan perpustakaan digital.
3. Menyiapkan sumber daya manusia (brainware) dengan dibekali keterampilan
khusus menggunakan software aplikasi perpustakaan. Materi training dasar
diberikan selama 2 hari.

VI. ANGGARAN KEBUTUHAN

5
 Proposal Sistem Otomasi Perpustakaan 2019
Perpustakaan Universitas Islam Makassar

Anggaran kebutuhan implementasi Otomasi Perpustakaan, diasumsikan untuk

perpustakaan perguruan tinggi skala menengah.

No Uraian Unit HargaSatuan Jumlah

Komputer server database (CPU) sekaligus
computer admin
Specification :
 Intel CoreI5 4440
 MB MSI H81M-E33
 Team Elite DDR3 4GB
1  HDD 1TB 1 Rp.10.200.000 Rp. 10.200.000
 Power Supply Corsair VS 450W
 UPS IK 1300VA
 DVD RW Samsung
 Casing Cooler Master K281
 Keyboard + Mouse Logitech MK100
 Led LG 16”
Komputer untuk Sirkulasi
Specification :
 Intel Core I3 4130
 MB MSI H81M-E33
 Team Elite DDR3 2GB
2 1 Rp. 8.000.000 Rp. 8.000.000
 HDD 500 GB
 DVD RW Samsung
 Casing Power Logic Futura 450W
 Keyboard + Mouse Votre
 Led LG 16”
Komputer untuk pengolahan + pengadaan
3 Specification : 1 Rp. 8.000.000 Rp. 8.000.000
(sama dengan point 2)
Komputer untuk akses digital dan internet
4 Specification : 2 Rp. 8.000.000 Rp. 16.000.000
(sama dengan point 2)
Perlengkapan jaringan LAN :
 Kabel UTP Belden 100 m
 D-Link HUB 16 Port
5  RJ-45 + mangkuk Rp. 3.200.000
 Krimping
 Tester
 Paku Klem
6 Kertas Sticker HVS 2 rim 2 Rp. 400.000 Rp. 800.000
Scanner untuk scan cover buku, foto anggota,
7 dll. 1 Rp. 850.000 Rp. 850.000
Scanner Canon Lide 110
Barcode reader untuk sirkulasi.
8 2 Rp. 5.300.000 Rp. 10.600.000
Scan Logic Barcode Scanner [CS-700]
Barcode reader untuk pengunjung.
9 1 Rp. 5.300.000 Rp. 5.300.000
Scan Logic Omni Directional [CS-3080]
10 Biaya Implementasi (instalasi OS server,
6
 Proposal Sistem Otomasi Perpustakaan 2019
Perpustakaan Universitas Islam Makassar

instalasi OS computer admin, instalasi aplikasi

perpustakaan,kustomisasi sesuai kebutuhan
perpustakaan, setting jaringan LAN & Internet Rp 15.000.000
(online) & pelatihan penggunaan, dan
sebagainya *)
Print Receipt EPSON TM-U220A Serial -
11 Black 2 5.192.000 10.200.000

Komputer untuk OPAC dan Katalog

12 Specification : 1 Rp. 8.000.000 Rp. 8.000.000
(sama dengan point 2)
Total Biaya Rp. 96.150.000

Total Anggaran Kebutuhan Rp.96.150.000

(Sembilan Puluh Enam Juta Seratus Lima Puluh Ribu Rupiah)

PENUTUP
Demikianlah proposal sistem otomasi dan perpustakaan digital kami buat. Semoga dengan
adanya proposal ini bisa menjadi gambaran dalam upaya pengembangan Perpustakaan
Universitas Islam Makassar ke depannya. Semoga pihak-pihak yang terkait bisa membantu
merealisasikan rencana pengembangan perpustakaan ini, sehingga perpustakaan ideal yang
mampu memberikan layanan prima untuk memenuhi kebutuhan keilmuan dan spiritual
generasi islam bisa terwujud.

Makassar, Februari 2019

Hormat kami,

7
Lampiran

Tampilan Online Public Access Catalogue (OPAC)

Tampilan Admin

Tampilan Cetak Label

Tampilan Cetak Barcode