otomasi perpustakaan

BAB I
PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang
Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang pengelola
sumber informasi yang sudah seharusnya tersentuh penerapan Teknologi Informasi (TI) yang
telah berkembang pesat. Perkembangan dari penerapan TI dapat dilihat dari perkembangan jenis
perpustakaan yang selalu berkaitan dengan TI, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan
terotomasi, perpustakaan digital. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari
penerapan TI yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang
digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya.
Kebutuhan akan Teknologi Informasi (TI) sangat berhubungan dengan peran dari
perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan
dan kebudayaan yang berkembang. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara
mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola, dan menyediakannya untuk umum dengan otomasi
perpustakaan yang dibantu oleh TI.

1.2  Rumusan Masalah
1.    Apa pengertian otomasi dan otomasi perpustakaan?
2.    Apa tujuan otomasi perpustakaan?
3.    Apa manfaat otomasi perpustakaan?
4.    Apa saja komponen-komponen sistem otomasi perpustakaan?
5.    Bagaimana konsep otomasi perpustakaan?

1.3  Tujuan
1.    Untuk memenuhi tugas mata kuliah Aplikasi TIK di Perpustakaan,
2.    Untuk mengetahui pengertian otomasi dan otomasi perpustakaan,
3.    Untuk mengetahui tujuan otomasi perpustakaan,
4.    Untuk mengetahui manfaat otomasi perpustakaan,
5.    Untuk mengetahui komponen-komponen sistem otomasi perpustakaan,
6.    Untuk memahami konsep otomasi perpustakaan.

1.4  Metode Pengumpulan Data

Dalam penyusunan makalah ini, metode pengumpulan data yang digunakan adalahdengan
menggunakan metode pengumpulan data dari beberapa bahan pustaka di perpustakaan dan situs-
situs web internet yang sesuai dengan permasalahan yang diangkatpada makalah ini yaitu yang
membahas mengenai otomasi perpustakaan.

BAB II
 PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Otomasi dan Otomasi Perpustakaan

Untuk dapat memahami otomasi perpustakaan perlu dipahami pengertian otomasi dan
pengertian otomasi perpustakaan, berikut beberapa pengertian mengenai otomasi dan otomasi
perpustakaan:
Menurut Harrod (1990: 47) otomasi adalah pengorganisasian mesin untuk mengerjakan tugas-
tugas rutin, sehingga hanya dibutuhkan sedikit campur tangan manusia.
Dalam Concise Oxford Dictionary (1982: 59) otomasi adalah penggunaan peralatan yang
dioperasikan secara automasi untuk menghemat tenaga fisik dan mental manusia.
Menurut Sulistio Basuki (1994: 96) otomasi adalah mencakup konsep proses atau hasil
membuat mesin swatindak dan atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia
dalam proses tersebut.
Dapat disimpulkan bahwa otomasi merupakan penggantian tenaga manusia dengan tenaga
mesin (melalui bantuan TI) yang pengerjaan dan pengaturannya secara otomatis sehingga tidak
perlu memerlukan pengawasan manusia.
Sedangkan pengertian otomasi perpustakaan adalah suatu sistem atau metode yang
menggunakan peralatan untuk menggantikan tenaga manusia dalam pekerjaan rutin atau sebuah
proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan Teknologi Informasi (TI).
Otomasi perpustakaan merupakan penerapan TI di perpustakaan yang dapat difungsikan
dalam berbagai bentuk, diantaranya sebagai berikut:
a.    TI digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat
diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi,
katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik, dan sebagainya. Fungsi ini
sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustkaaan.
b.    TI sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu
pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal
dengan Perpustakaan Digital.
Kedua fungsi penerapan TI ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem
informasi, tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia, dan
infrastruktur peralatan TI yang mendukung keduanya (Ikhwan Arif, 2003: 2,3).
Bidang cakupan otomasi perpustakaan dalam buku Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin
(2008: 38) diantaranya adalah:
a.    Usulan koleksi,
b.    Inventarisasi,
c.    Katalogisasi,
d.   Sirkulasi, reserve, inter-library loan,
e.    Pengelolaan penerbitan berkala,
f.     Pengelolaan anggota.

2.2  Tujuan Otomasi Perpustakaan
Tujuan otomasi perpustakaan menurut Cochrane (1995: 31) diantaranya sebagai berikut:
a.    Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan,
b.    Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan  perpustakaan,
 c.    Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan,
d.   Menghindari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan,
e.    Memperluas jasa perpustakaan,
f.     Memberi peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan,
g.    Meningkatkan efisiensi.

2.3    Manfaat Otomasi Perpustakaan
Otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan TI akan memberikan manfaat sebagai
berikut:
a.    Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan,
b.    Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan,
c.    Meningkatkan citra perpustakaan,
d.   Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.
Dan menurut Sophia (1998) penggunaan teknologi komputer di perpustakaan mempunyai
beberapa manfaat diantaranya:
a.    Dapat mempercepat proses temu balik informasi (information retrieval),
b.    Memperlancar proses pengolahan, pengadaan bahan pustaka, dan komunikasi antar
perpustakaan,
c.    Dapat menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan.
Dengan adanya otomasi perpustakaan maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan
diefisienkan. Salain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk
ditelusur kembali.

2.4    Komponen Sistem Otomasi Perpustakaan

Komponen-komponen sistem otomasi perpustakaan meliputi pengguna (user), perangkat
keras (hardware), perangkat lunak (software), dan data.
a.    Pengguna (user)
Pengguna (user) merupakan unsur utama yang sangat berpengaruh dalam sistem otomasi
perpustakaan. Dalam membangun dan mengembangkan sistem otomasi perpustakaan alangkah
baiknya didiskusikan terlebih dahulu dengan staf perpustakaan, pustakawan serta para pemustaka
atau pengguna perpustakaan. Otomasi perpustakaan dibangun dan dikembangkan sesuai dengan
kebutuhan para penggunanya, sehingga otomasi yang akan dibuat akan membantu para
pengguna.
b.    Perangkat keras (hardware)
Sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan
tepat diperlukan program untuk menjalankannya. Fungsi perangkat keras adalah untuk
menumpulkan data dan mengkonversinya ke dalam suatu bentuk yang dapat diproses oleh
komputer. Perangkat keras dalam otomasi perpustakaandiantaranya komputer, scanner,
digital camera, dan CD writer. Pengadaan perangkat keras ini perlu disesuaikan
dengan software yang akan digunakan.
c.    Perangkat lunak (software)
Perangkat lunak merupakan komponen penting dalam sistem otomasi. Perangkat lunak sering
diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan
permintaan baik multi-tasking maupun multi-user. Perangkat lunak (software) untuk sistem
 otomasi perpustakaan adalah seperti CDS/ISIS dari UNESCO yang dapat diperoleh secara gratis
melalui internet.
d.   Data
Data merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol-
simbol khusus. Dalam perpustakaan data ini dapat berupa identitas sebuah buku atau bibliografi
dan lain sebagainya.

2.5    Konsep Otomasi Perpustakaan

Konsep otomasi perpustakaan adalah menghubungkan pengguna pada informasi yang
dibutuhkan dengan cepat tepat.

BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Dapat disimpulkan bahwa otomasi merupakan penggantian tenaga manusia dengan
tenaga mesin (melalui bantuan TI) yang pengerjaan dan pengaturannya secara otomatis sehingga
tidak perlu memerlukan pengawasan manusia.
Sedangkan pengertian otomasi perpustakaan adalah suatu sistem atau metode yang
menggunakan peralatan untuk menggantikan tenaga manusia dalam pekerjaan rutin atau sebuah
proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan Teknologi Informasi (TI).

http://gioprana.blogspot.co.id/2013/01/otomasi-perpustakaan.html
Teknologi informasi dan komunikasi

Istilah ini lazim digunakan di Eropa Barat, khususnya di Inggris, sementara di Amerika Utara banyak
menggunakan  istilah  teknologi informasi. Dalam makalah ini, kedua istilah tersebut tertukarkan
serta dianggap sinonim. Secara sederhana,  teknologi informasi dan komunikasi (selanjutnya
disingkat TIK)  adalah istilah yang sangat luas yang mencakup  semua aspek manajemen dan
pengolahan informasi berbantuan komputer termasuk perangkat  keras dan perangkat lunak untuk
mengakses informasi. Aplikasi TIK di perpustakaan  yang lazim dijumpai adalah automasi
perpustakaan artinya aplikasi TI  pada kegiatan perpustakaan meliputi katalogisasi, akuisisi,
authority control, pengawasan serial, sirkulasi, inventarisasi, pinjam antarperpustakaan dan
penghantaran dokumen.

Aplikasi TI selanjutnya adalah  perpustakaan digital, didefinisikan sebagai perpustakaan yang

memiliki koleksi digital yang tersedia dalam bentuk terbacakan mesin (bukannya tercetak atau
bentuk mikro), dapat diakes melalui komputer dari jarak jauh. Ada pun koleksi digitalnya dapat di
akses secara lokal atau jarak jauh berbantuan jaringan komputer.

Dalam hal akses jarak jauh dengan komputer, akses tersebut dikaitkan dengan Internet yang
merupakan jaringan dari jaringan optikserta kecepatan tinggi yang menggunakan protokol  untuk
mengidentifikasi  pengirim dan atau penerima dalam transmisi data atau berkas. Kategori alamat
yang digunakan  ialah alamat e-mail atau  situs FTP dari URL ,  situs Telnet, situs Web.

Aplikasi TIK dalam kerjasama perpustakaan bidang Iptek Kesehatan :

 Bagian ini terdiri dari :

 Pinjam antarperpustakaan

Dalam berbagai literatur terbitan Indonesia dikenal dengan sebutan silang layan. Istilah silang layan
kurang tepat untuk menggantikan pinjam antarperpustakaan karena istilah silang layan berkonotasi
lebih luas daripada pinjam antarperpustakaan. Silang layan mencakup jasa kepustakawanan yang
diberikan pada perpustakaan lain, tidak terbatas pada pinjam antarperpustakaan saja. Misalnya
pemberian fasilitas untuk anggota perpustakaan lain merupakan silang layan.

 Pinjam antarperpustakaan terjadi manakala seorang pemakai memerlukan sebuah materi 

perpustakaan  namun materi tersebut tidak tersedia di perpustakaan tempat dia menjadi anggota.
Bila tidak tersedia di perpustakaan maka perpustakaan akan  berusaha meminjam dari
perpustakaan  lain yang memiliki materi yang diinginkan. Pinjam antarperpustakaan dapat berupa
pinjaman fisik materi perpustakaan, dapat pula penghantaran (delivery) dalam bentuk  digital. Maka
perpustakaan digital memilik peluang lebih besar untuk menghantarkan dokumen secara digital.
Penghantaran dapat dilakukanlangsung melalui situs web  sebuah perpustakaan.

 Digitalisasi koleksi.

Di lingkungan Kementerian Kesehatan terdapat berbagai publikasi yang tidak selalu diketahui
umum, sebahagian besar di antaranya merupakan literatur kelabu. Karena tidak tersedia di pasaran,
maka literatur kelabu sebaiknya dialih bentuk menjadi digital dengan beberapa ketentuan (tidak
melanggar hak cipta, tidak melanggar kerahasiaan dokumen). Digitalisasi merupakan prasyarat
sebuah perpustakaan digital.

 Pemencaran informasi terpilih.

Penambahan koleksi perpustakaan dapat disebarkan melalui fasilitas TI; informasi dapat disebarkan
ke pemakai sesuai dengan profil masing-masing. Dalam praktik, penyebaran informasi ini lebih
bersifat umum daripada bersifat profil inidividu karena perpustakaan kekurangan tenaga yang
menguasai subjek sementara pemakai pun tidak selalu memanfaatkan jasa pemencaran informasi
terpilih. Jasa ini dalam bahasa Inggris disebut Selective Dissemination of Information.

 Komunikasi informal

Keberadaan internet memungmkinkan pustakawan saling berkomunikasi secara informal berbagi

pengalaman. Berbagi pengalaman dalam bidang kepustkawanan sebenarnya merupakan bagian
dari Manajemen Pengetahuan sehingga pengetahuan yang ada disebarluaskan di kalangan
pustakawan.

 Kerjasama jasa referens

Kerjasama referens(i) merupakan kerjasama penyediaan jasa dan sumber informasi, di sini
mencakup beberapa perpustakaan. Jawaban dan sumber dapat diantarkan dengan bantuan
Internet.

Analisis SWOT

Analisis SWOT merupakan metode perencanaan strategis yang digunakan untuk

mengevaluasi  Strengths(kekuatan), Weakness (Kelemahan), Opportunities (Peluang)
dan Threats (Ancaman) dalam sebuah proyek atau upaya bisnis. Bila hal itu dikaitkan dengan
Jaringan Kesehatan dilihat dari sudut TI serta dikaitkan dengan tujuan jaringan, maka  unsur SWOT
terdapat pada jaringan kesehatan.
Kekuatan mengacu pada orang atau badan yang bergerak untuk mencapai sasaran. Adapun
kekuatan yang ada adalah :

 Jaringan informasi dan dokumentasi kesehatan sudah lama terbentuk

 Bergerak dalam bidang yang sama
 Kerjasama antarperpustakaan relatif sudah lama, dalam arti lebih dari 20 tahun
 Perpustakaan di luar Kem Kesehatan, khususnya perpustakaan fakultas kedokteran relatif
sudah mapan
 Ada komitmen Kementerian Kesehatan untuk mengembangkan  jaringan lebih lanjut

Kelemahan adalah orang atau badan yang mengganggu dalam pencapaian sasaran. Kelemahan
yang ada ialah:

 Adanya kesenjangan di antara perpustakaan  peserta menyangkut koleksi, sumber daya manusia,
anggaran, dan aplikasi teknologi informasi.
 Pemakai yang menganggap literatur yang dihadapinya sudah cukup
 Sikap birokratis pustakawan dan juga atasan yang membawahi perpustakaan menyangkut
kerjasama perpustakaan. Di lingkungan perpustakaan perguruan tinggi negeri dan swasta
dalam bidang sejenis sering ada rasa tidak mau bekerja sama karena dianggap menyaingi
lembaga dengan hasil informasi sulit disebarluaskan.
 Kurangnya perhatian pipinan terhadap eksistensi dan operasi perpustakaan. Kesenjangan
koleksi, sumber daya,  dana. Sikap birokratis terutama bagi perpustakaan yang ada  di unit
lain.

Peluang atau Opportunities merupakan kondisi eksternal yang membantu jaringan dalam mencapai

sasarannya. Muatan peluang antara lain ialah:

 Perkembangan teknologi informasi yang memungkinkan kerjasama berlangsung lebih cepat,

efisien serta dapat menjangkau kawasan yang luas.
 Pembentukan konsorsium perpustakaan bidang kesehatan. Konsorsium di sini
diartikan ancaman
 Sikap pimpinan yang menganggap bahwa Internetadalah segala-galanya sehingga cenderung
menafikan peran perpustakaan.

Pandangan bahwa melanggan jurnal elektronik sudah mampu melayani kebutuhan pemakai.
Kenyataannya penjaja elektronik seperti Proquest, Ebsco tidak selalu mencakup jurnal yang
memiliki peringkat tinggi dalam sitiran padahal jurnal yang memiliki peringkat tinggi selalu dianggap
jurnal baik. Contoh  British  Medical Journal, Journal of the American Medical Association, Lancet,
New England Journal of Medicine.
Keterbatasan anggaran perpustakan, biasanya disebabkan karena keengganan perpustakaan besar
untuk ikut jaringan kerjasama, namuna ada beberapa peluang yang bisa dilihat, seperti :

 Perluasan akses bagi pemakai

 Digitalisasi literatur kelabu bidang kedokteran
 Pembuatan MeSH versi Bahasa Indonesia

Penutup

Kerjasama perpustakaan ialah kerjasama antara dua perpustakaan atau sistem perpustakaan atau
lebih dengan tujuan menyediakan materi perpustakaan bagi pemakai. Kerjasama ini didasarkan atas
prinsip mendayagunakan koleksi bersama serta saling menguntungkan. Kerjasama mencakup
berbagai kegiatan seperti pinjam antarperpustakaan, pengadaan bersama, penyimpanan,
pengolahan bersama dll. Munculnya teknologi perpustakaan membuat perpustakan
mendayagunakannya, di antaranya dalam bidang automasi perpustakaan dan perpustakaan digital.

Tahap berikutnyaadalah pemanfaatan TI untuk kerjasama, terutama dalam bidang pengantaran

dokumen digital, jasa  referens(i), pengembangan katalog induk majalah dan serial khusus di
lingkungan perpustakaan kesehatan dan berbagi sumber lainnya. Kerjasama berbantuan TI bila
dikaji dari analisis SWOT, maka tersedia berbagai kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang.