Makalah

Inventarisasi Bahan Pustaka

Disusun untuk memenuhi tugas
Mata Kuliah : Pengembangan Koleksi

Dosen Pengampu : Tatik Hartati, M.IP

Oleh :

Rahma Juwita (F0271181010)

Siti Cholifatun Laily (F0271181011)
Khofifah Nurhidayah (F0271181013)
Putri Salsa Anuri (F0271181014)
Nur Patriawati (F0271181015)

PRODI D-3 PERPUSTAKAAN

JURUSAN PENDIDIKAN BAHASA DAN SENI

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS TANJUNGPURA
 KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Allah Subhanahu waa ta’alaa yang telah
melimpahkan karunia-NYA sehingga penyusun dapat menyelesaikan makalah
kelompok yang bertemakan “Inventarisasi Bahan Pustaka”.

Makalah ini disusun untuk memennuhi tugas kelompok mata kuliah

Pengembangan Koleksi yang diampu oleh Ibu Tatik Hartati, M.IP.

Pada kesempatan ini penyusun mengucapkan banyak terima kasih kepada

pihak-pihak terkait yang telah berkontribusi dalam penyusunan makalah ini.

Penyusun menyadari bahwa masih banyak kesalahan dalam penyusunan

makalah ini, baik dari segi EYD, kosa kata, tata bahasa, etika maupun isi. Oleh
karenanya penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari
pembaca sekalian untuk kami jadikan sebagai bahan evaluasi.

5 November 2019

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................................i
DAFTAR ISI.....................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN................................................................................................3
A. Latar Belakang........................................................................................................3
B. Rumusan Masalah...................................................................................................4
C. Tujuan Penulisan.....................................................................................................4
BAB II PEMBAHASAN.................................................................................................5
A. Inventarisasi.............................................................................................................5
B. Tugas dan Wewenang Inventarisasi.......................................................................5
C. Prosedur Penerimaan..............................................................................................5
D. Inventarisasi Buku..................................................................................................7
E. Fungsi Buku Induk..................................................................................................9
F. Pencatatan Buku......................................................................................................9
G. Inventarisasi Majalah...........................................................................................14
H. Prosedur Inventarisasi Bahan Non-buku............................................................18
I. Kegunaan dan Tujuan Inventasisasi.....................................................................20
BAB 3 PENUTUP...........................................................................................................22
A. Kesimpulan............................................................................................................22
B. Saran.......................................................................................................................22
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................23

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perpustakaan sebagai salah satu organisasi yang memiliki rumah tangga

yang tentunya rumah tangga ini adalah bagaimana cara mengaturnya, berbeda
dengan rumah tangga biasa rumah tangga perpustakaan ini berorientasi pada
pemberian jasa kepada pemakai. Karena perpustakaan memiliki fungsi untuk
menghimpun karya cipta manusia, pengetahuan, ide-ide baik dalam bentuk tulisan
tercetak maupun noncetak, maka dari sebuah itu perpustakaan memerlukan
rangkaian prosedur agar hasil akhirnya yaitu layanan kepada pengguna dapat
terlaksana sesuai dengan tujuan. Salah satunya adalah pada kegiatan pada
perpustakaan adalah registrasi bahan pustaka. Kegiatan ini berada pada bagian
pengadaan bahan pustaka yang diperoleh dari pembelian, tukar menukar, hadiah,
pinjam meminjam dan lain sebagainya. Kegiatan ini merupakan pencatatan pada
buku induk perpustakaan atau inventarisasi bahan pustaka.

Inventarisasi adalah kegiatan pendaftaran atau pencatatan bibliografi

koleksi bahan perpustakaan sebelum diserahkan ke bagian pengolahan yang
nantinya akan disajikan. Jasa teknis perpustakaan yang satu ini tidak berhubungan
langsung dengan pengguna perpustakaan. Pemesanan dan penerimaan ( akuisisi)
merupakan kegiatan awal yang harus dilakukan dari beberapa rangkaian kegiatan
pada bagin jasa teknis sebuah perpustakaan sebelum akhirnya dicatat di buku
induk.

Menurut Sulistyo Basuki (2013) untuk Indonesia kita tidak boleh

melupakan kenyataan bahwa masih banyak perpustakaan yang menggunakan
sistem hastawi termasuk pencatatan materi perpustakaan yang diterima.
Perpustakaan semacam itu umumnya menggunakan buku induk sebagai tempat
mencatat buku yang diterima.

Dari pernyataan tersebut maka jelaslah bahwa pembukuan untuk bahan

perpustakaan memang sangat perlu dilakukan oleh sebuah perpustakaan yang

3
gunanya tidak hanya sebagai daftar koleksi perpustakaan tetapi masih banyak
fungsi lain dari buku induk atau inventarisasi tersebut salah satu juga adalah
mengetahui jumlah koleksi perpustakaan dengan cepat.

B. Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dari inventarisasi bahan pustaka?

2. Apa saja wewenang dan tanggung jawab bagian inventarisasi bahan
pustaka?
3. Bagaimana prosedur inventarisasi bahan pustaka buku?
4. Bagaimana prosedur inventarisasi majalah ?
5. Bagaimana prosedur inventarisasi bahan nonbuku?
6. Apa saja tujuan dan fungsi dari inventarisasi bahan pustaka?

C. Tujuan Penulisan

1. Mengetahui pengertian dari inventarisasi bahan pustaka

2. Mengetahui wewenang dan tanggungjawab inventarisasi bahan pustaka
3. Mengetahui prosedur inventarisasi bahan pustaka buku
4. Mengetahui prosedur inventarisasi majalah
5. Mengetahui prosedur inventarisasi bahan nonbuku
6. Mengetahui tujuan serta fungsi inventarisasi bahan pustaka

4
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Inventarisasi

Inventaris koleksi adalah suatu kegiatan pencatatan atau pendaftaran

koleksi baik dalam bentuk buku, terbitan berseri, bentuk mikro, audio visual, dan
sebagainya yang diterima perpustakaan kemudian dicatat dalam buku induk (buku
inventaris). Sebelum koleksi dikirim ke bagian pengolahan, petugas bagian
pengadaan bahan pustaka melakukan inventarisasi pada bahan pustaka yang baru
diterima agar dapat mengetahui semua data bibliografi koleksi.

B. Tugas dan Wewenang Inventarisasi

Pada Dikti dalam (Yulia, 2011: 8.3-8.4) tugas dan wewenang bagian
inventarisasi bahan pustaka adalah sebagai berikut.

a. Menetapkan jenis dan jumlah buku inventaris yang diperlukan, sesuai dengan
jenis dokumen.

b. Menetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan

petunjuk untuk mengisinya.

c. Menetapkan dan melaksanakan pencarian menurut cara yang telah ditentukan

d. Menetapkan letak dan jenis serta melaksanakan pemberian tanda hak milik
perpustakaan pada tiap dokumen yang diterima, yang khusus untuk keperluan
perpustakaan maupun yang diwajibkan oleh ketentuan perguruan tinggi yang
bersangkutan.

Tugas dan wewenang diatas, pada umunya dilakukan juga oleh

perpustakaan lain selain perpustakaan perguruan tinggi, seperti perpustakaan
perguruam umum, perpustakaan khusus, dan perpustakaan lainnya.

C. Prosedur Penerimaan

Menurut (Yulia, 2011: 8.41-8.11) pada umumnya kegiatan inventarisasi

bahan pustaka dilakukan oleh bagian pengadaan bahan pustaka, baik berupa buku,

5
majalah,maupun jenis bahan pustaka yang lain. Adapun prosedur penerimaan
bahan pustaka adalah sebagai berikut:

1. Periksa alamat pengirim dan alamatnya, jika dirasa sudah sesuai baru
dibuka kemasannya.

2. Periksa kiriman apakah sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan
kita,dan sekaligus periksa kondisi fisiknya,apakah dalam keadaan baik
atau rusak.

3. Jika ada yang tidak sesuai,dengan pesanan,baik judul,pengarang,ISBN,atau

dalam keadaan rusak,kiriman tersebut disisihkan dan dikembalikan ke
pengirim disertai dengan surat permintaan pergantian yang sesuai (klaim).

4. Untuk kiriman yang sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan
serta kondisi fisiknya baik,dibuatkan tanda terima dan kirimkan kembali
kepada pengirimnya sebagai bukti penerimaan.

5. Bahan pustaka terlebih dahulu diberi stempel kepemilikan dan stempel

perpustakaan, stempel kepemilikan paling tidak memuat keterangan
sebagai berikut :

a) Nomor registrasi.

b) Tanggal perolehan.

c) Asal perolehan (beli,hadiah,pertukaran).

d) Lokasi penyimpanan.

e) Jumlah eksemplar.

6. Bahan pustaka siap dicatat dalam buku induk,yang keterangannya

disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan,seperti berikut ini:

a) Nomor registrasi.

b) Tanggal perolehan.

c) Pengarang.

d) Judul.

6
 e) Penerbit.

f) Tahun terbit.

g) Asal perolehan.

h) Sumber dana.

i) Jumlah eksemplar.

j) Bahasa.

k) Keterangan.

Selain stempel kepemilikan,pada bahan pustaka yang diterima perlu

dibubuhkan pula stempel perpustakaan.Stempel dibubuhkaan pada halaman
halaman yang kosong agar tidak menggangu/menutupi informasi yang tertulis di
dalamnya.

Setelah melakuakan pengecapan dengan stempel,kegiatan selanjutnya

adalah pencatatan bahan pustaka yang disebut inventarisasi,kegiatan inventarisasi
bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima
perpustakaan ke dalam buku inventarisasi atau dikenal dengan buku induk,sebagai
tanda bukti milik perpustakaan.Kegiatan inventarisasi bertujuan agar perpustakaan
dapat mengontrol koleksi yang dimilikinya.Dengan inventarisasi maka
perpustakaan dapat membuat laporan,menyusun statistik,memeriksa khasanah
bahan pustaka yang dimiliki atau mengetahui bahan pustaka yang belum atau
sudah dimiliki.

D. Inventarisasi Buku

Seperti telah dijelaskan diatas bahwa sebelum dilakukan inventarisasi

bahan pustaka terdapat kegiatan penerimaan bahan pustaka.Sebelum melakukan
inventarisasi buku maka sebelumnya adalah melakukan penerimaan
buku.Langkah-langkah penerimaan buku adalah sebagai berikut :

1. Buku buku yang sudah diterima oleh perpustakaan,baik buku yang dipesan
atau tidak dipesan maka diperiksa terlebih dahulu apakah buku tersebut
dalam keadaan baik atau tidak rusak,kemudian dicocokan satu per satu

7
 dengan daftar buku yang terdapat dalam surat pengantar dan daftar
pesanan,baik judul,pengarang maupun ISBN nya.

2. Apabila ada yang tidak sesuai dengan pesanan maka buku tersebut
disishkan dan dikembalikan ke pengirimnya dengan permintaan untuk
diganti.

3. Jika buku yang diterima dalam keadaan baik dann sesuai dengan pesanan
maka dibuatkan tanda terima,kemudian dikirimkan sebagai bukti
penerimaan.

4. Buku dibubuhi stempel kepemilikan dan stempel nama perpustakaan atau

lembaga.

5. Stempel pemilikan dibubuhi satu kali `pada halaman verso dan stempel
perpustakaan dibubuhi pada bebrapa bagian yaitu halaman
depan,tengah,dan belakang.

Selain itu stempel perpustakaan atau lembaga dapat pula dibubuhkan pada
tempat rahasia atau pada halaman tertentu yang merupakan ciri khas suatu
perpustakaan,misalnya perpustakaan menetapkan pada setiap halaman 21 selalu
dibubuhi stempel karena 21 merupakan tanggal berdirinya perpustakaan tersebut
atau tanggal bersejarah lainnya.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa keterangan yang terdapat

dalam stempel kepemilikan pada umumnya berisi informasi yang memuat
keterangan mengenai :

1. Nomor registrasi;

2. Asal perolehan;

3. Lokasi penyimpanan;

4. Tanggal registrasi;

8
Contoh stempel kepemilikan dapat dilihat pada gambar berikut :

UPT PERPUSTAKAAN UNTAN

TERIMA DARI: .........................................

REG:..................... SUMBANGAN

TANGGAL:.............. PEMBELIAN

LOKASI:................. PERTUKARAN

Stempel kepemilikan tersebut diisi informasi sesuai dengan keberadaan

buku tersebut.Keterangan asal perolehan bisa diberi tanda,misalnya tanda √
(centang) dibelakang kata sumbangan,pembelian,atau hasil kegiatan pertukaran
sesuai dengan asal perolehanya..

E. Fungsi Buku Induk

Setelah diberi stempel,buku tersebut dicatat dalam buku induk,adapun

fungsi buku induk adalah berikut ini:

1. Sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan.

2. Mengetahui jumlah koleksi perpustakaan dengan cepat.

3. Mengetahui jumlah koleksi buku yang dimiliki perpustakaan pada

saat/tahun tertentu.

4. Untuk membantu mengetahui judul judul buku yang hilang.

5. Mengetahui jumlah koleksi buku, menurut jenis, bahasa ,pembelian,

hadiah, maupun berdasarkan tukar menuukar.

F. Pencatatan Buku

Garis besar pencatatan buku yang diterima adalah sebagai berikut:

9
 a. Pencatatan buku ke dalam buku induk selalu berdasarkan
kronologis,yaitu menurut tanggal penerimaan buku tersebut.

b. Buku induk terbagi dalam kolom kolom yang isi nya sebagai berikut:

a) Tanggal terima.

b) Nomor induk.

c) Pengarang.

d) Judul buku.

e) Tahun terbit.

f) Cara memperehnya,yaitu melalui pembelian atau hadiah,tukar

menukar,dan siapa pengirimnya.

g) Sumber dana,apakah dari dana rutin atau proyek tertentu.

h) Bahasa yang digunakan.

i) Jumlah eksemplar.

j) Harga buku.

c. Tiap jilid buku mempunyai satu nomor induk,dengan demikian buku

yang berjilid 3 misalnya, akan memperoleh 3 nomor induk,yaitu satu
nomor untuk tiap jilidnya.

d. Tiap tahun buku induk dapat dimulai dengan nomor urut atau dapat
dibuat berlanjut dari tahun ke tahun.

e. Jika buku hilang maka keterangan tersebut dicatat dalam buku induk.

Seperti telah dijelaskan diatas bahwa kolom kolom dalam buku induk terdiri dari
berbagai informasi.Untuk itu,berikut ini akan dijelaskan cara cara mengisi kolom
tersebut.

10
 1. Tanggal penerimaan.

Tuliskan tanggal pada saat buku diterima.Tanggal tersebut sama dengan

tanggal yang tertera pada stempel kepemilikan.Misalnya,buku diterima dan dicatat
tanggal 10 November 2005.

2. Pengarang.

Tuliskan nama pengarang suatu buku yang penulisannya disesuaikan dengan

peraturan pengatalogan,yaitu menulis terlebih dahulu nama keluarganya atau
nama belakangnya.Jika pengarang lebih dari satu (2 orang atau 3)tuliskan
seluruhnya.Tetapi apabila pengarangnya lebih dari 3 orang,tuliskan nama
pengarang pertama,kemudian tambahkan et al.

Contoh : Andi Hakim Nasoetion ditulis Nasoetion,Andi Hakim

Jika lebih dari 3 orang maka ditulis Nasoetion,Andi Hakim,et.al.

3. Judul.

Tuliskan pada kolom ini judul bukunya,jika judul buku terlalu panjang,maka
perlu ditulis lengkap,tetapi cukup ditambahkan dengan tanda titik sebanyak 3 buah
(...).

Contoh :

Judul lengkap: Pengantar katalogisasi dan klasifikasi untuk perpustakaan .

Judul diatas cukup ditulis : Pengantar katalogisasi dan klasifikasi...

4. Asal perolehan.

Tuliskan pada kolom ini,dari mana buku diperoleh,misalnya dari Departemen

Pendidikan Nasional (Depdiknas) Untuk keperluan pembuatan laporan
statistik,dapat ditambahkan kolom perolehan buku yang dikelompokan menjadi 3
bagian,yaitu berikut ini.

Hadiah,disingkat H.

Tukar menukar,disingkat T.

Pembelian,disigkat B.

11
 Pada kolom kolom ini,tuliskan asal buu yang diperoleh pada kolom yang
sesuai dengan cara menuliskan jumlah perolehan secara berurutan.Dengan
demikian,dapat diketahui berapa banyak buku yang diperoleh dari
hadiah,pertukaran,atauhasil pembelian untuk tahun tertentu.

Contoh :

Pada tanggal 10 November 2005,perpustakaan UT memperoleh hadiah buku buku

dari depdiknas berupa:

Pedoman umum pengelolaan perpustakaan,sebanyak 4 buah.

Pedoman umum penyiangan koleksi bahan pustaka,sebanyak 5 buah.

Maka ,pada buku induk kolom H (hadiah) ditulis angka 4 untuk judul buku
pertama,danbaris berikutnya untuk judul buku kedua ditulis angka 9 karena
adanya pertambahan hadiah buku sebanyak 5 buah,demikian seterusnya.

5. Penerbit.

Tuliskan pada kolom ini,nama penerbit buku tersebut yang dapat dilihat pada
halam judul.

Contoh : Erlangga.

6. Tahun terbit.

Tuliskan pada kolom ini,tahun terbit buku tersebut yang terdapat pada
halaman,judul atau pada halaman verso.

7. Nomor Induk.

Tuliskan pada kolom ini,nomor induk buku,dimana setiap jilid atau

eksemplar buku mempunyai 1 nomor induk.Pembuatan nomor induk dapat
bermacam macam tergantung pada setiap perpustakaan.Salah satu contoh nomor
induk dibentuk dari tahun dan nomor urut.Selain itu terdapat bentuk gabugan,yaitu
nomor induk ditulis berurut,dengan ditambah keterangan tahun.

Contoh : 20050001

0001/05

12
 Dengan demikian, kita dapat mengetahui sacara cepat berapa buku buku yang
diterima pada bulan atau tahun tertentu.

8. Sumber Dana.

Apabila sebuah buku diperoleh dari pembelian,sumber dana bisa saja dari
beberapa pihak,terutama untuk perpustakaan yang bernaung dibawah instansi
pemerintah.Sebagai contoh,dana itu bisa bersumber dari anggaran pendapatan dan
belanja negara yang dikenal dengan istilah DIPA atau untuk perpustakaan yang
berada dibawah instansi pendidikan,sumber dana bisa dari hasil pembayaran
siswa/mahasiswa yang biasa dikenal dengan SPP.

9. Harga.

Untuk buku buku yang diperoleh dari pembelian, perlu dituliskan harga buku
tersebut. Hal ii berguna apabila buku tersebut hilang dan ada yang akan
menggantinya ataupun untuk keperluan lainnya.

10. Keterangan.

a) Bahasa

Untuk keperluan pembuatan laporan statistik,perlu ditambahkan kolom

yang dapat menunjukan berappa banyak buku buku dalam bahasa
indonesia,inggris,atau bahasa lainnya yang diterima.

Untuk itu perlu dikelompokkan menjadi 3 bagiian,yaitu:

1). Bahasa indonesia (I).

2). Bahasa inggris (E).

3). Bahasa asing lainnya (A).

Tuliskan pada kolom yang sesuai dengan angka secara berurutan.

Contohnya, Untuk buku yang dterima dari Depdiknas.

Pedoman umum pengelolaan perpustakaan (4buah) maka dicatat

Pada kolom1,dengan angka 4.

13
 b) Jumlah.

Jika diperlukan,bisa pula ditambahkan kolom untuk keterangan jumlah

buku. Jumlah buku dapat dibagi menjadi 2 kolom, yaitu jumlah eksemplar (E)
jumlah judul (J). Seperti pada kolom asa perolehan dan bahasa maka pada kolom
jumlah ini dicatat juga angka secara berurutan.Dengan ini dapat diketahui pula
berapa jumlah judul dan jumlah eksemplar buku yang diterima.

G. Inventarisasi Majalah

Dalam pengolahan majalah, maka pertama kali yang harus dilakukan

apabila majalah diterima perpustakaan, baik majalah yang dilanggan, maupun
yang berasal dari sumbangan, ataupun hasil kegiatan tukar menukar adalah
melakukan penerimaan dan pemeriksaan terhadap majalah tersebut. Adapun
langkah-langkah penerimaan majalah adalah sebagai berikut.

1. Periksa alamat pengirim dan penerima pada kemasan pembungkus

majalah.
2. Cocokkan majalah yang diterima dengan surat pengantar dan daftar
pesanannya. Apabila tidak cocok, beri catatan dan dikembalikan lagi
kepada si pengirim. Selain itu, periksa majalah apakah terdapat kerusakan,
tidak lengkap atau ada halaman yang kurang.
3. Apabila kiriman sudah cocok dengan pesanan, kirimkan surat pengantar
atau tanda terima kepada pengirimnya.
4. Catat majalah pada kartu majalah, dan perhatikan apakah majalah yang
diterima merupakan lanjutan dari nomor yang sudah ada, atau nomor
pertama dari majalah yang dipesan.
5. Memberi stempel perpustakaan dan stempel tanggal penerimaan pada
majalah.
6. Majalah yang sudah dicatat, kemudian dikirim ke bagian pelayanan
majalah.

Untuk pemberian stempel kepemilikan pada majalah, umumnya tidak

disertai nomor registrasi, seperti yang terdapat pada stempel kepemilikan untuk
buku. Pengisian stempel kepemilikan untuk majalah sama dengan pengisian pada

14
stempel kepemilikan untuk buku. Pencatatan majalah dalam buku induk berguna
untuk :

1. Pencatatan majalah yang menjadi bagian dari koleksi

2. Memastikan nomor-nomor yang benar-benar datang
3. Melihat riwayat majalah
4. Mengetahui nomor-nomor majalah sebelumnya yang kurang.

Menurut Sulistyo-Basuki (1991) ada beberapa macam sistem pencatatan

majalah yang diterima perpustakaan, seperti berikut ini.

a) Sistem register.
b) Sistem buku besar.
c) Sistem dua kartu.
d) Sistem tiga kartu.
e) Kardex.
f) Sistem ing-griya.
a) Sistem Register

Pada sistem ini, suatu perpustakaan dapat menggunakannya apabila

perpustakaan tersebut memiliki jumlah majalah yang sedikit dan diterima secara
teratur. Pencatatan dilakukan pada selembar kertas yang dibagi dalam beberapa
kolom-kolom yang berisi informasi tentang nomor, judul majalah, volume, dan
lain-lain.

b) Sistem Buku Besar

Pada sistem buku besar, semua keterangan mengenai majalah yang

dilanggan dimasukkan ke dalam buku besar. Adapun keterangan mengenai
majalah yang perlu dicatat adalah judul majalah, penerbit, agen, harga, tahun,
volume, dan nomor. Pencatatan majalah dalam buku besar dapat disusun
berdasarkan pada hal-hal berikut.

a. Abjad judul majalah

Untuk memudahkan penyusunan menurut judul majalah, gunakan buku
besar yang mudah dibuka dan dipasang kembali.
b. Numerik

15
 Untuk memudahkan mencari informasi mengenai suatu majalah, buku
induk perlu dilengkapi dengan indeks judul majalah yang diletakkan pada
bagian depan buku besar.
c). Sistem Dua Kartu

Pada sistem dua kartu, perpustakaan menggunakan 2 buah kartu yaitu

kartu register dan kartu uji (Check cards) yang mana keduanya memiliki ukuran
yang berbeda. Kartu yang digunakan sama dengan kartu katalog berukuran 7,5 x
12,5 cm.

Keterangan yang terdapat pada kartu register mencakup informasi

mengenai judul, penerbit, agen, frekuensi, tahun dan volume, harga, dan lain-lain.
Adapun fungsi kartu register adalah berikut ini.

a. Memberikan data mengenai nomor majalah yang benar-benar diterima dan

yang tidak diterima.
b. Memberikan informasi tentang nomor yang diterima dan berapa lama
selang waktu sejak nomor tersebut terbit hingga saat majalah diterima
perpustakaan.
c. Mengetahui riwayat suatu majalah.
d. Mengetahui harga langganan suatu majalah per tahun serta keterangan
mengenai pembayaran majalah yang dilanggan selama setahun.
e. Mengetahui dengan cepat judul majalah apa yang dilanggan dan apa yang
tidak dilanggan karena kartu register disusun menurut abjad judul majalah.

Sedangkan kartu uji berisi informasi mengenai judul, frekuensi, volume,

nomor majalah, tanggal peringatan pada pialang/agen/took buku, dan paraf
perpustakaan yang bertanggung jawab atas majalah. Adapun fungsi kartu uji
adalah berikut ini.

a. Membantu pengawasan terhadap penerimaan berbagai nomor majalah

serta mengingatkan apabila ada nomor yang sudah waktunya diterima
namun belum diterima.
b. Mencatat tanggal serta penerima surat peringatan mengenai nomor majalah
yang terlambat diterima.

16
c) Sistem Tiga Kartu

Pada sistem tiga kartu, perpustakaan menggunakan 3 buah kartu, yaitu

kartu register, kartu uji, dan kartu indeks berkelas. Kartu register dan kartu uji
sama dengan yang digunakan pada sistem dua kartu. Kartu indeks berkelas
mengandung informasi mengenai nomor kelas, langganan tahunan, frekuensi,
judul, pialang, agen, penerbit, volume dan nomor yang ada, indeks, suplemen, dan
sebagainya. Kartu indeks berkelas disusun menurut susunan kelas, biasanya
menurut Dewey Decimal Classification atau klasifikasi lain yang sejenis. Dalam
penggunaan sistem ini, sebaiknya setiap jenis kartu menggunakan warna yang
berbeda-beda.

d) Kardex

Kardex adalah alat yang digunakan untuk mencatat majalah atau terbitan
berseri serta rekaman lain. Kardex terbuat dari baja dan dibagi dalam beberapa
laci tergantung pada kebutuhan setiap perpustakaan. Setiap laci memiliki ukuran
lebar 10,5 cm, panjang 24 cm, serta tinggi 20,5 cm. Setiap unit kardex terdiri dari
10 laci dan mampu mencatat 504 kartu. Setiap kartu dilindungi dengan lapis
plastik penahan debu serta dapat dikunci. Untuk setiap terbitan berseri, tersedia
dua kartu yaitu kartu atas dan kartu bawah.

e) Sistem Ing-Griya

Pada sistem ini, perpustakaan membuat sendiri formulir pencatatan

majalah dengan besar yang bervariasi dan pada umumnya berukuran ½ folio.
Informasi yang tercakup dalam sistem pencatatan ini adalah judul majalah,
frekuensi, penerbit, ISSN, judul lain atau judul sebelumnya, tuliskan judul lainnya
jika suatu majalah mengalami perubahan nama, harga langganan, keterangan lain
seperti keterangan diperolehnya majalah tersebut, tahun, volume, nomor majalah,
dan tanggal penerimaan.

Untuk kepentingan pembuatan statistik perpustakaan, kartu registrasi

majalah dapat dibuat dalam warna yang berbeda-beda yang nantinya dapat
digunakan untuk membedakan bahasa yang digunakan majalah atau sumber
pengadaannya dan untuk membedakan asal perolehan majalah. Untuk

17
membedakan bahasa yang digunakan majalah atau sumber pengadaannya adalah
sebagai berikut.

a. Warna biru, digunakan untuk mencatat majalah berbahasa Indonesia.

b. Warna merah, digunakan untuk mencatat majalah berbahasa Inggris.
c. Warna putih, digunakan untuk mencatat majalah berbahasa asing lainnya.

Sedangkan untuk membedakan asal perolehan majalah adalah sebagai berikut.

a. Warna biru, digunakan untuk mencatat majalah yang berasal dari

pembelian/langganan.
b. Warna merah, digunakan untuk mencatat majalah yang berasal dari
sumbangan.
c. Warna putih, digunakan untuk mencatat majalah yang berasal dari hasil
kegiatan pertukaran.

Kartu registrasi majalah disusun berdasarkan abjad judul majalah yang

disimpan dalam beberapa kotak yang mana nantinya dibuatkan guide card
(pembatas untuk setaip abjad judul) untuk memudahkan dalam proses pencarian
judul majalah.

H. Prosedur Inventarisasi Bahan Non-buku

Inventarisasi Bahan pustaka tidak hanya dilakukan untuk bahan pustaka

buku saja, tetapi juga untuk bahan pustaka non-buku. Bahan non-buku ini terdiri
dari berbagai jenis bahan pustaka, antara lain sebagai berikut:

1. Rekaman suara.

2. Rekaman video.

3. Bahan bentuk mikro.

4. Bahan kartografi.

5. Bahan grafika.

6. Sumber elektronik seperti e-book, e-jurnal, dan sebagainya.

18
 Dalam hal pendataan bahan pustaka nonbuku, tidak ada bedanya dengan
bahan pustaka lainnya. Menurut (Yulia, 2011: 8.21), ada beberapa alur pendataan
bahan pustaka non-buku, antara lain adalah.

1. Penerimaan Bahan Non-buku

tidak berbeda dengan bahan pustaka lainnya. Berikut langkah-langkah

tersebut.

a) Mencocokkan bahan pustaka yang diterima dengan daftar

pengantarnya, serta mencocokkannya dengan daftar pesanan ataupun
dengan faktur.

b) Apabila tidak cocok, catatan dan beritahukan serta kembalikan kepada

pengirimnya.

c) Jika cocok, maka berilah tanda pada daftar pesanan tersebut.

d) Memberikan sampul pada Langkah-langkah dalam penerimaan bahan

pustaka non-buku bahan pustaka non-buku yang tidak ada sampulnya.

e) Memberi stempel kepemilikan dan stempel perpustakaan pada sampul

bahan pustaka.

f) Buatkan nomor induk dan tuliskan nomor induk ini pada label bahan
pustaka tersebut.

g) Catat informasi bahan pustaka tersebut pada buku induk.

2. Pencatatan

Dalam pencatatan bahan pustaka non-buku sama halnya dengan bahan

pustaka lainnya. Perbedaannya hanya terletak dalam hal pembentukan nomor
induk. Bahan pustaka non-buku, penandaannya mengikuti nomor urut dari jenis
bahan pustaka tersebut. Misalnya:

a. Film =F

b. Gambar =G

c. Mikrofilm = MF

19
 d. Peta =P

e. CD-ROM = CD

f. Piringan hitam = PH

g. Selid =S

Tangga Asal Nomor Induk

l Pengarang Judul Tahun
B H T F P S CD
Terima
                     
                     
                     
                     
                     

Apabila perpustakaan tersebut memiliki banyak koleksi non-buku, maka

setiap jenis bahan non-buku bisa memiliki buku induk tersendiri. Apabila
koleksinya hanya sekedarnya saja, maka bisa dijadikan satu buku induk saja. Hal
ini tergantung dari kebijakan perpustakaannya sendiri, asal sesuai dengan fungsi
dari buku induk tersebut.

I. Kegunaan dan Tujuan Inventasisasi

Penginventarisasian bahan-bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan

dilakukan pada waktu bahan-bahan pustaka ini datang, yaitu setelah pustakawan
mengecek keadaan bahan-bahan pustaka tersebut. Kegiatan menginventarisasikan
suatu bahan pustaka harus dilakukan dan diselesaikan dengan sebaik-baiknya,
sebab penginventarisasian yang baik banyak kegunaannya. Kegunaan
inventarisasi bahan pustaka yaitu sebagai berikut :

1. Memudahkan pustakawan dalam merencanakan suatu pengadaan bahan-

bahan pustaka yang ada di perpustakaan.

20
 2. Memudahkan pustakawan dalam melakukan pengawasan terhadap bahan-
bahan pustaka yang ada di perpustakaan.

3. Memudahkan pustakawan dalam membuat laporan tahunan perpustakaan.

Selain kegunaan, inventarisasi bahan pustaka juga memiliki tujuan. Tujuan

inventarisasi suatu bahan pustaka yang ada di perpustakaan yaitu antara lain :

1. Mengetahui bahan pustaka apa saja yang sudah dimiliki ataupun yang
belum dimiliki perpustakaan.

2. Mengetahui berapa banyak jumlah koleksi yang dimiliki oleh

perpustakaan tersebut.

3. Mengetahui berapa banyak jumlah judul dan jumlah eksemplar dari

koleksi pada setiap tahun.

4. Mengetahui berapa jumlah penambahan bahan pustaka setaip tahun.

5. Mengetahui jumlah bahan pustaka yang hilang.

6. Menjadikan data yang ada sebagai laporan tahunan perpustakaan.

7. Menjadikan data yang ada sebagai bahan penyusunan evaluasi bahan

pustaka.

21
 BAB 3
PENUTUP
A. Kesimpulan

B. Saran

22
 DAFTAR PUSTAKA

Yulia, Yuyu dan Janti G. Sujana. (2011). Pengembangan Koleksi. Ed. Ke-1.
Jakarta: Universitas Terbuka.
Sulistyo Basuki. (1991). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia
Pustaka
Fitriani, E. (2018). “EF” Method for Determination Books Inventory Number on
Book Acquisition at Library of Lampung Unversity case study : acquisition
book at 2012 and 2013. Record and Library Journal, 2(1), 35.
https://doi.org/10.20473/rlj.v2-i1.2016.35-42
Bafadal, Ibrahim. (2014). Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Bumi
Aksara.
Qulyubi, Syihabuddin dkk. (2007). Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan
Informasi. Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi (IPI)
Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga.

23
24