Topik : Prinsip Pengelolaan Sumber Belajar

Subtopik : Prinsip Pengelolaan Sumber Belajar

Prinsip Pengelolaan Sumber Belajar

Prinsip-prinsip Pengelolaan Pusat Informasi

Dalam membentuk suatu pusat informasi sebagi salah satu kegiatan yang ada di
dalam suatu Pusat Sumber Belajar, maka diperlukan analisis terlebih dahulu yaitu
seperti ; informasi apa saja yang diperlukan? Siapa yang memerlukanya? Apakah
memang sering diperlukan? Adakah informasi dalam bentuk cetakan atau dalam
bentuk media lainya.

Prinsip pengelolaan pusat informasi adalah sebagai laporan-laporan yang

diterima, dikirim ke unit fasilitas yang menggunakan sistem komputer dan
mengadakan persiapan untuk penerbitnya. Prinsip pengelolaan pusat informasi
bertugas mengirimkan laporan ke setiap unti pusat sumber belajar.

Salah satu tugas penting jika ingin mengadakan pusat informasi adalah
membuat database. Database digunakan untuk mengetahui bagaimana informasi
diorganisasikan dan dibentuk. Informasi dapat dibagi dalam beebrapa komponen
sebagai berikut :

1) Database, yaitu seluruh koleksi informasi yang dimiliki oleh PSB

2) File, yaitu informasi-informasi khusus atau informasi mengenai suatu objek
dalam file-file. Keseluruhan file tersebut merupakan database
3) Record, yaitu masing-masing file berisi catatan (record) dari subjek-subjek atau
orang-orang
4) Field, yaitu masing-masing record dibagi dalam bidang (field), misalnya fakultas,
jurusan, program studi, dll.

Cara yang baik untuk menetukan apa yang diperlukan oleh sistem yang
bersangkutan adalah dengan bagaimana caranya menyimpan file dan menyediakan
informasi sekarang ini. Disamping itu perlu dilihat pula sistem mengadakan filling
yang sekarang dilakukan dan informasi yang disimpan file-file tersebut. Setelah
mengadakan analisis mengenai syarat-syarat dan sistem tersebut, perlu dibuat
daftar bidang, masing-masing diberi nama.

Sebagai kesimpulan dapat dikatakan bahwa pertimbangan yang paling utama

jika akan mengadakan pergantian dari sistem manual ke sistem komputer adalah
mengetahui cara kerja perlatan yang ada dan dana yang tersedia serta mengetahui
tepat apa yang diharapkan dari sistem yang menggunakan peralatan komputer
tersebut

1. Sistem Informasi
Terdapat dua golongan dalam sistem informasi, yaitu :
 Informasi kepada klien keluar seperti kepada mahasiswa, dosen, ketua, dan
staf unit pelaksana tekns di perguruan tinggi, lembaga dalam perguruan tinggi
setempat atau sekolah dan instansi lain yang membutuhkan
 Di dalam PSB itu sendiri yaitu bagaiman pengunjung dengan mudah
mendapatkan informasi tentang segala yang dibutuhkan

Seluruh informasi direncanakan atas tanggung jawab direktur PSB. Hal-hal yang
perlu diperhatikan dalam informasi keluar antara lain :

a) Sesuai dengan perencanaan PSB

b) Mudah dimengerti oleh klien yang bervariasi yang ingin menjangkau
c) Usaha agar dapat memuaskan klien
d) Membina hubungan dengan klien secara berkesinambungan
e) Materi informasi hendaknya sangat berguna bagi klien dan dalam kaitan
program evaluasi PSB
f) Tidak akan mengikat klien dalam hal kebebasan, kehendak, waktu, dan tempat.
Contoh informasi yang dibutuhkan dan sarana informasinya adalah seperti pada
tabel berikut:
Informasi Dibutuhkan Sarana Informasi

 Program media: tujuan, fungsi, o Release (edaran)

dan perananya dalam mencapai o Presentasi media
tujuan pendidikan. o Pameran
 Menggunakan program media o Laporan tahunana
dalam hubungan dengan tujuan o Menerbitkan handbooks
 pendidikan. o Ikut berpartisipasi dalam setiap
 Perencanaan dan kegiatan yang kegiatan yang dilakukan civitas
menunjang klien. akademika.
o Ikut mengisi publikasi kampus.
o Menyebarkan hasil penelitian.

Informasi di dalam PSB adalah apabila klien berada dalam PSB. Klien akan
mengerti fungsi dan hubungan suatu komponen media dengan sistem pendidikan
dengan data yang dapat menunjang dan mereka akan dapat mengetahui dan
memahami media sesuai dengan metode pengajaran, kelompok belajar, dan media
yang akan digunakan.

Informasi di dalam PSB ini, apabila kliennya dikelompokan kedalam mahasiswa

dan dosen, informasi yang dibutuhkan dan sarana informasinya dapat dilihat dalam
tabel berikut :

Tabel Kebutuhan Informasi Berdasarkan Audience

Mahasiswa  Sumber-sumber belajar  Display, poster, edaran
dalam PSB dan fungsi  Produk media
program.  Presentasi media
 Cara menggunakan media  Hubungan langsung
untuk mencapai tujuan  Kunjungan
belajar (karyawisata) ke PSB
 Manfaat media untuk setempat
kepentingan belajar sesuai  Hubungan tidak
dengan minatnya. langsung melalui
dosenya.
 Berita kepustakaan
(bibliografi)
 Paket media
Dosen  Tujuan dan fungsi program  Memo, hanbook,
media lembar informasi,
 Cara menggunkan media edaran.
 untuk mencapai tujuan  Hubungan langsung
pembelajaran. dan konferensi.
 Peranan media dalam  Rapat staf
program pendidikan (secara pengembangan
umum) program tentang
 Penggunaan media untuk penggunaan media
mencapai tujuan umum  Bibliografi
khusus  Laporan tahunan.

2. Pengelolaan bahan pustaka

Tujuan pengolahan buku atau bahan bukan buku dalam suatu perpustakaan
adalah upaya segala informasi tentang bahan pustaka atau bahan lainnya yang ada
di perpustakaan lainnya yang ada di perpustakaan dikumpulkan menurut suatu
sistem tertentu dan dikelola secara tepat. Dalam pengolahan bahan pustaka atau
dikenal dengan istilah katalogisasi. Katalogisasi adalah suatu proses yang dalam
mempersiapkan data ibliografi yang akan menjadi tajuk pada suatu katalog.

3. Membuat katalog dan memproses non-print material

Bahan-bahan yang baru datang biasanya belum diproses atau walaupun sudah
dilengkapi, belum tentu sesuai dengan yang berlaku di tempat.

4. Pengolahan bahan bukan buku (audiovisual)

Sumber-sumber informasi untuk pembuatan katalog deskrptif bahan bukan buku

adalah :

a. Karya itu sendiri, sebagai sumber utama informasi

b. Wadah, berupa kotak, sampul
c. Bahan penyerta karya tersebut

II.II Prinsip Pengelolaan Pelayanan

Pelayanan PSB adalah suatu kegiatan penyelesaian, pengadaan,

pembinanaan koleksi serta pengaturan dan penyampaian bahan pustaka kepada
pengunjung atau pemakai perpustakaan.
Unsur-unsur yang menyebabkan terjadinya suatu pelayanan di perpustakaan adalah
:
1) Koleksi, dibina untuk dilayankan bukan untuk hiasan atau pajangan, bagaimana
pengembangannya serta pengaturannya
2) Fasilitas, bagaimana ragam layanan, sistem, aturan layanan, lokai penempatan
gedung
3) Pelayanan atau petugas, sebagai jembatan penghubung dapat berupa seorang
ahli, teknisi ataupun pembantu teknisi
4) Pemakai, perorangan yang memanfaatkan layanan, dapat seorang ahli, pelajar
atau mahasiswa atau umum
Bila salah satu unsur tersebut tidak ada, atau masing-masing diselengarakan
asal jadi saja, tidak diselenggarakan secara baik, pelayanan tidak akan tercipta
seperti yang dikehendaki.
Tujuan dari seluruh kegiatan pelayanan di sebuah perpustakaan adalah ingin
menyampaikan jasa bantuan pemakain bahan pustaka kepada pemakai agar dapat
dimanfaatkan sebaik-baiknya.
1) Pelayanan referensi

Pelayanan perpustakaan yang terorganisir dalam membantu para pemakai atau

pembaca untuk mendapatkan sumber informasi, dengan mempergunakan sumber-
sumber yang dimiliki oleh perpustakaan untuk keperluan studi, penelitian atau
kepentingan lainnya secara cepat, efisien dan bermanfaat. Pelayanan referensi
diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengunjung perpustakaan
Fungsi pelayanan referensi, yaitu :

 Fungsi supervisi atau pengawasan

 Fungsi informasi
 Fungsi bimbingan
 Fungsi petunjuk

2) Pelayanan sirkulasi

Perlu diatur organisasi dan administrasi peminjaman bahan pustaka sepraktis

dan se-efisien munkin sehingga tidak mengurangi nilai pelayanan yang disajikan.
Hal-hal pokok pada pelayanan sirkulasi, yaitu :
a. Peraturan, persyaratan, tata tertib (tertulis atau tidak tertulis)
b. Keanggotaan, pendaftaran (registrasi)
c. Macam pelayanan peminjaman
d. Surat teguran
e. Sanksi terlambat
f. Daftar pemakai atu peminjama yang tidak patuh
g. Statistik harian, bulanan dan tahunan
h. Pemeliharaan koleksi
i. Penyiangan dan peremajaan koleksi
j. Inventarisasi dan laporan

Sementara itu, cara penyajian sirkulasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :

a) Cara penyajian terbuka

Pengunjung, pemakai dapat secara langsung menemukan buku dan
mengambil sendiri bahan atau peralatan yang diperlukan
b) Cara penyajian tertutup
Pengunjung, pemakai tidak dapat langsung ke koleksi. Petugas menilong
mengambilkan bahan atau pustaka
3) Pelayanan Informasi
Yang termasuk dalam bentuk pelayanan informasi adalah :
a. Mengadakan edaran-edaran tentang peraturan perpustakaan
b. Memberikan petunjuk-petunjuk tentang bagaimana menggunakan katalog
perpustakaan
c. Mengedarkan daftar buku baru
d. Menyebarkan brosur-brosur tentang perpustakaan yang bersagkutan
4) Pelayanan Promosi

Dalam rangka menginformasikan kepada pengguna jasa perpustakaan tentang

layanan perpustakaan diharapkan petugas perpustakaan untuk mengadakan
promosi atau memasarkan produk tersebut. Dalam mempromosikan perpustakaan
bermacam-macam cara seperti; melalui melalui media cetak seperti brosur, sticker,
pamflet, dan lain-lain. Juga bisa melalui media elektronik seperti radio, TV, e-mail,
internet dan alat elektronik lainya, serta mengadakan pameran-pameran
perpustakaan.Dalam PSB diperlukan pelayanan promosi guna memasarkan produk
dari PSB itu sendiri.

II.III Prinsip Pengelolaan Pengembangan Instruksional (Instrucstional

Development)

Fungsi PSB sebagai pengembangan bahan instruksional secara umum adalah

menolong jurusan, staf pengajar secara individu di dalam membuat rancangan dan
pemilihan untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi proses belajar pembelajaran,
hal ini meliputi :

1. Perencanaan Kurikulum
2. Identifikasi pilihan program instruksional
3. Seleksi peralatan dan bahan
4. Perkiraan biaya
5. Penataran tentang pengembangan sistem instruksional bagi staf pengajar
6. Perencanaan program
7. Prosedur evaluasi
8. Revisi program

Pengembangan instruksional yang bekerja di PSB hendaknya memiliki

kompetensi dalam bidang pengelolaan dan telah memperoleh pendidikan dan
latihan khusus, memiliki pengalaman yang cukup, pengetahuan yang luas,
penampilan yang meyakinkan dan menguasai bidang evaluasi. Apabila dirinci,
secara garis besar kompetensi yang harus dimiliki oleh pengembangan instruksional
antara lain adalah :

1. Mampu memilih proyek untuk pengembangan intruksional

2. Mampu menggali penjajagaan kebutuhan (need assesment)
3. Mampu manjajagi karakter siswa
4. Mampu menganalisis jenjang pekerjaan dan tugas serta isinya
5. Mampu menyebutkan hasil belajar siswa
6. Mampu menganalisis karakteristik setting
7. Mampu mengurutkan hasil belajar
8. Mampu menspesifikasikan strategi instruksional
 9. Mampu mengurutkan kegiatan instruksional
10. Mampu memilih sumber belajar
11. Mampu menciptakan spesifikasi kegiatan instruksional
12. Mampu mencari bahan instruksional
13. Mampu mempersiapkan spesifikasi bahan untuk diproduksi
14. Mampu mengevaluasi instruksional atau latihan
15. Mampu menentukan sistem pengelolaan suatu kursus atau latihan lokakarya
16. Mampu mengembangkan suatu perencanaan proyek pengembangan
instruksional
17. Mampu memonitor proyek pengembangan instruksional
18. Mampu berkomunikasi baik secara lisan maupun tertulis sesuai dengan
standar yang baku
19. Mampu mendiskusikan penelitian dan teori
20. Memiliki ketrampilan sebagai konsultan
21. Mampu menggunakan ketrampilan sebagai fasilitator dengan benar dalam
proses kerja kelompok
22. Mampu merangsang dan menyebarluaskan pengembangan instruksioanal

II.IV Prinsip Pengelolaan Produksi

Dalam hal pengelolaan produksi ini berkaitan dengan materi atau bahan yang
menjadi program instruksional. Penjelasan tentang produksi ini meliputi keterampilan
:

1. Teknik-teknik produksi grafis, termasuk duplikasi dan penggandaan.

2. Teknik-teknik produksi fotografi (still)
3. Teknik-teknik produksi film (motion)
4. Teknik-teknik produksi televisi dan video
5. Kombinasi-kombinasi diantaranya.

Pengelolaan produksi tersebut, diatas merupakan proses kegiatan tiga tahap

yang berbeda yaitu :

1. Mengidentifikasi dan menganalisa masalah komunikasi

2. Merancang dan memproduksi pesan
3. Mengadministrasi fasilitas dan personalia produksi media

Hasil produksi tergantung pada dua pihak yaitu produser dan unit produksi. Oleh
karena itu hasil produksi akan berbeda pula tergantung dari beberapa hal seperti :

1. Produser perorangan (produksi yang hanya dikerjakan oleh satu orang) tanpa
menggunakan pengembangan instruksional.
2. Produser perorangan dengan menggunakan pengembangan instruksional.
3. Satu unit produksi (yang dikerjakan oleh beberapa orang) tanpa menggunakan
pengembangan instruksional.
4. Satu unit produksi yang menggunakan pengembangan instruksional.

Adapun ciri-ciri produksi, yaitu :

1. Biasanya suatu produksi disasarkan atas suatu informasi, instruksional atau

kebutuhan akan kombinasi yang merupakan penjabaran suatu ide yang
dituangkan dalam format yang sesuai sehingga menghasilkan produk fisik yang
dilengkapi dengan penjelasan implikasi, evaluasi, penyebaran dan kegunaanya.
2. Suatu produk memiliki ciri-ciri khusus dan asli (tidak meruapakan jiplakan)
dikerjakan bersama, baik oleh pengembang instruksional maupun oleh ahli
media.
3. Dengan demikian keterampilan merancang oleh pengembang instruksional dan
keterampilan ketrampilan memproduksi oleh ahli media harus nampak benar
secara horizontal (pengalaman memproduksi) maupun vertikal (tingkat
kekomplekan dan kesulitan materi)
4. Oleh karena itu dibutuhkan ukuran yang berbeda dalam menilai isi program
maupun produk fisiknya.

Tahap pertama dalam pengelolaan produksi adalah mengidentifikasi dan

menganalisis masalah komunikasi. Rincian 3 tahap pengelolaan produksi seperti
yang telah disebutkan diatas, antara lain :

1. Mengidentifikasi dan menganalisis masalah komunikasi

a. Apa problem komunikasi yang perlu dipecahkan atau di tunjang dengan
menggunakan media instruksional.
b. Apakah media yang akan diproduksi tersebut tepat.
c. Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut diatas perlu diadakan :
1) Penelitian untuk membuat perencanaan yang matang
2) Membuat perencanaan yang berisi tentang :
 Garis besar isi pesan yang akan ditonjolkan dengan urutan penyajian yang
sistematis.
 Audienceanalysis, siapa sasaran utamanya, apa karakteristik dari sasaran
utama tersebut. Hal ini penting karena rancangan, produksi dan cara
penyampaiannya harus disesuaikan dengan sasaran.
 Tujuan program, sehingga audience dapat mengerjakan atau melakukan hal-hal
yang sesuai dengan yang diharapkan oleh tujuan program tersebut.
 Alasan (rational) pemilihan media, mengapa dipilih media seperti itu.
 Bagaimana produksi yang sesuai.
 Bagaimana penyebarannya.
3) Sebelum memperoduksi hendaknya diperhitungkan hal-hal sebagi berikut :
 Apakah sumber atau bahan yang akan dipergunakan sudah cukup tersedia.
Apabila harus dibeli apakah mahal atau tidak harganya.
 Apakah sumber atau bahan tersebut sudah tepat atau sesuai dengan
rancangan.
 Buatlah perkiraan basic costeffective production
 Teliti sekali lagi seluruh perencanaan agar produksi sesuai dengan kebutuhan
audiens, dan mintalah saran ahli media yang berpengalaman, kemudian adakan
revisi seperlunya.

Tahap kedua dalam mengelola produksi adalah merancang dan memproduksi

pesan.

2. Merancang dan Memproduksi pesan.

a. Rancangan. Buatlah rancangan yang spesifik yang bersifat teknis, misalnya :
1) Menulis treatment (extenddedtreatment), yaitu ringkasan (tertulis) seluruh pesan
yang akan disampaiakan agar tampak secara menyeluruh gambarnya: dari
mana mulanya, kemudian apa, dan diakhiri denga apa.
2) Tuangkan treatment tersebut kedalam stroryboard yang dilengkapi dengan
gambar atau sketsa sehingga lebih jelas lagi visualisasi yang akan di sajikan
nanti.
3) Tuliskan naskahnya agar penjelasan cukup jelas dan lengkap.
4) Berikan naskah tersebut kepada sebagian yang akan menjadi audiens untuk
memperoleh tanggapan.
5) Adakan pembicaraan dengan sebagian audience dan ahli media yang
berpengalaman sebagai bahan untuk revisi terakhir.

b. Produksi. Produksi mungkin dikerjakan sendiri, mungkin dikerjakan di luar. Jika

di dalam pusat sumber belajarternyata peralatanya terbatas, maka produksi
akan dikerjakan di luar. Untuk itu perlu dibautkan perjanjian kontarak (kontak
kerja) yang meliputi hal-hal berikut :
1) Penjelasan lengkap tentang rancangan dan perencanaan produksi berikut
perkiraan biaya yang perlu disampaikan kepada produser luar.
2) Tentukan batas waktu produksi
3) Produk yang diinginkan, seperti apa, harus jelas, dan dimengerti betul oleh
produser luar. Usahakan contoh yang sudah jadi (bila ada)
4) Produser luar harus dimonitor terus, dan produser harus menyampaiakan
progres report secara berkala.
5) Buat kriteria (tolak ukur) modifikasi untuk menilai apakah produk sudah
memenuhi syarat.

Apabila produksi dikerjakan oleh atau di dalam pusat sumber belajar sendiri,
maka perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1) Siapkan catatan produksi meliputi : storyboard dan shootingscript, biaya

produksi, jadwal pelaksanaan produksi, daftar peralatan dan perlengkapan,
persiapan studio, membuat diagram yang diperlukan.
2) Buatlah perincian detail dari setiap pesan. Misalnya, bila memproduksi program
televisi, bagaimana suasana (scene) dan dekorasi, dsb.
3) Apabila produksi berupa media cetak maka sebelum dicetak perlu diedit. Setelah
diedit ditunjukan kepada calon pembaca untuk memperoleh tanggapan dan
saran sebagai bahan revisi. Sesudah revisi barulah siap cetak.

Selanjutnya tahap ketiga dalam produksi adalah mengadministrasikan fasilitas dan

personalia produksi media.

3. Mengadministrasikan fasilitas dan personalia produksi media.

 Yang dimaksud dengan administrasi disini adalah pengaturan pelaksanaan
produksi yang meliputi supervisi, pengembangan perencanaan, komunikasi intern
dan ekstern, serta evaluasi.
a. Supervisi atau pengawasan
1) Siapkan berbagai kegiatan produksi, identifikasi, kemudian pilih dan
tentukan orangnya untuk setiap kegiatan produksi tersebut.
2) Monitor terus kegiatan yang dilakukan oleh setiap petugas produksi. Berikan
latihan dan bimbingan bila perlu.
3) Teliti kembali dan berikan saran modifikasi terhadap perencanaan,
rancangan, dan dokumentasi produksi yang dibuat oleh para produser.
4) Perhatikan mutu teknik dan segi artistik suatu produk.
5) Nilailah penampilan tenaga produksi, dan bertukar pikirlah dengan mereka
untuk mengarah menjadi tenaga produksi yang profesional.
b. Pengembangan perencanaan
Buatlah perencanaan untuk jangka panjang terhadap unit (bagian) produksi
dengan mengidentifikasi faktor-faktor penting yang berhubungan dengan :
1) Perumusan tujuan yang spesifik dan unit produksi serta faktor-faktor apa
yang mendorong tercapainya tujuan tersebut.
2) Kegiatan unit produksi secara menyeluruh.
3) Pemeliharaan peralatan.
4) Penyimpanan dan penggunaan peralatan dan perlengkapan.
5) Pengadaan dan penambahan ruang produksi.
6) Komunikasi kedalam dan keluar
7) Peyebaran produk.
8) Persiapan untuk hal-hal yang tak terduga.
9) Rencana anggaran biaya unit produksi
c. Kemunikasi ke dalam dan ke luar
1) Jalin komunikasi terhadap tenaga produksi dan pimpinan agar tetap sadar
dan selalu memikirkan perkembangan unit produksi di masa mendatang.
2) Jalin hubungan dengan atasan dengan selalu memberikan laporan kerja unit
produksi.
3) Jalin hubungan dengan klien dan selalu siap melayani permintaan mereka.
4) Jalin hubungan dengan tenaga produksi dengan selalu memberi informasi
tentang hasil produksi yang telah dikerjakan.
 5) Identifikasi komunikasi yang sangat perlu antara tenaga, pengembang
instruksional, ahli perancang, ahli media, dan tenaga produksi dalam
rangkaian efektivitas produksi.
d. Evaluasi
1) Evaluasi costeffective biaya operasional unit produksi.
2) Jelaskan teknis evaluasi penampilan tenaga produksi.