BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 3

Nama Mahasiswa : RIDHO MUSLIM

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 043703452

Kode/Nama Mata Kuliah : PAJA3210/PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI

Kode/Nama UPBJJ : 13/UPBJJ-UT BATAM

Masa Ujian : 2022/23.2(2023.1)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
No Soal
1 Istilah koordinasi, mengkoordinir, dan koordinator hampir setiap hari kita dengar. baik di kantor maupun
dalam kehidupan sehari-hari. Ketika sebuah kegiatan mengalami hambatan atau masalah, maka ada
yang mengatakan bahwa hal itu terjadi karena kurangnya koordinasi.
a. Jelaskan pengertian dan pentingnya koordinasi!
Jawab : Koordinasi adalah sebuah proses dalam menyatukan dan mengintegrasikan kepentingan
bersama. Fungsi koordinasi yaitu untuk mencapai tujuan bersama dengan cara yang efektif dan
efisien. Satu satu unsur penting yang ada pada suatu kegiatan kerja sama yang terjadi pada suatu
organisasi atau perusahaan adalah koordinasi, berikut pentingnya koordinasi dalam suatu
organisasi :
- Untuk mencegah terjadinya kekacauan pada suatu kerja sama
- Menginformasikan setiap tugas dan tanggung jawab pada masing-masing pihak yang ada
pada suatu organisasi
- Untuk mewujudkan tujuan dari organisasi dengan pemanfaatan sekuruh sarana dan prasarana
yang ada
- Untuk menetapkan sasaran yang jelas terhadap setiap tugas dan pekerjaan individu
- Untuk menciptakan komunikasi yang jelas terhadap penyelarasan tugas dan tanggung jawab
individu
b. Bilamana diperlukan adanya koordinasi? Jelaskan dengan contoh!
Koordinasi diperlukan Ketika berada dalam beberapa keadaan untuk :
- Meringankan pekerjaan tiap bagian dengan menciptakan keseimbangan antarbagian. Contoh :
pada saat divisi Gudang dan sales harus berbagi informasi ketersediaan stock barang
- Setiap bagian mendapatkan informasi yang jelas mengenai pencapaian dan tujuan dan
mengetahui perannya masing-masing sehingga dapat memberikan masukan dan saran terhadap
anggota lain. Contoh : setiap divisi pada perusahaan harus mengerti dengan rinci tentang tujuan
dari perusahaan hal ini harus disampaikan oleh manajemen perusahaan kepada setiap karyawan
melalui kepala divisi
- Jam kerja yang berkaitan satu sama lain untuk menjamin selesainya pekerjaan secara tepat
waktu. Contoh : mandor harus koordinasikan dengan karyawan tentang jangka waktu mulai dan
selesai jam kerja
- Mencegah terjadinya konflik antarindividu/antardepartemen. Contoh : setiap informasi yang
disampaikan harus jelas dan rapi sehingga tidak terjadi kesalahfahaman dan mis informasi
- Mencegah munculnya penilaian negatif di antara anggota/departemen.
- Mencegah terjadinya kekosongan kegiatan dalam organisasi.
- Melahirkan sikap saling peduli dan saling membantu sesama anggota organisasi

2 Suatu kegiatan seringkali berjalan tidak sesuai dari rencana yang telah ditetapkan. Hal ini antara lain
disebabkan karena pengaruh dari lingkungan terhadap organisasi. Untuk itu perlu dilakukan tindakan
pengawasan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana.
a. Jelaskan pentingnya fungsi pengawasan dalam organisasi!
Jawab : Fungsi pengawasan merupakan suatu unsur manajemen untuk melihat apakah sgala kegiatan
yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana yang digariskan dan untuk menentukan rencana kerja
yang akan dating,
Manfaat Pengawasan dalam organisasi yaitu:

1. Sebagai media perubahan

Pengawasan bisa membuat perusahaan lebih peka pada perubahan dalam dunia bisnis.

Sehingga perusahaan akan siap bersaing dengan produk baru, persaingan yang lebih ketat, peraturan baru
di lapangan, dan lain sebagainya.

2. Kompleksitas perusahaan
Pengawasan membawa perusahaan menjadi semakin kompleks apalagi ketika organisasi berkembang
menjadi lebih besar setiap tahunnya.

Perusahaan akan semakin banyak bergantung pada pihak ketiga demi memenuhi kebutuhan konsumen.

3. Mengantisipasi kesalahan
Pengawasan yang baik diperlukan agar perusahaan tidak harus menghadapi banyaknya kesalahan-
kesalahan yang terjadi di kemudian hari. Dengan adanya pengawasan, potensi terjadinya kesalahan akan
mudah terlacak dan perusahaan bisa mengatasinya lebih dini sebelum masalah meledak.

c. Dimana letak perbedaan antara fungsi pengawasan dan pengendalian? Jelaskan!

 Ada beberapa aspek yang bisa digunakan untuk membedakan antara pengawasan dan
pengendalian. Silahkan simak perbedaan selengkapnya seperti berikut ini agar tidak terjadi
kembali misinterpretasi tentang pengawasan dan pengendalian.

1. Tujuan
Dilihat dari segi tujuannya, pengawasan merupakan sebuah kegiatan yang memiliki tujuan untuk
mendapatkan kepastian dari sebuah kegiatan yang dilakukan. Dalam pengawasan ini semua akan
diperiksa apakah sesuai dengan laporan dan tujuan kegiatan awal atau tidak.

Setelah melakukan pengawasan, jika di sana ditemukan suatu hal yang tidak beres, maka
selanjutnya akan dilakukan pengendalian. Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk menjamin
kesesuaian antara perencanaan dan hasil akhir yang ada.

2. Waktu
Perbedaan yang paling menonjol antara pengawasan dan pengendalian bisa dilihat dari waktu
pelaksanaannya. Dalam hal ini, pengawasan dapat dilakukan secara periodik atau berkala.
Dengan kata lain, Anda harus menetapkan waktu kapan untuk melakukan pengawasan secara
rutin. Ini akan memberikan kemudahan bagi Anda sebagai atasan maupun bagi pengawasnya
sendiri.

Di lain sisi, pengendalian merupakan suatu hal yang harus dilakukan setiap saat. Sebab, dalam
pengendalian ini setiap hal apa saja yang dilakukan di dalam perusahaan harus dikendalikan
sebaik mungkin supaya menghasilkan output yang sesuai dengan tujuan.

3. Pelaksanaan
Dalam pelaksanaannya, pengawasan merupakan suatu proses pengukuran sebuah kinerja pada
acara atau kegiatan yang dilakukan. Dalam hal ini tolok ukur dari pengawasan adalah tujuan serta
kinerja yang telah ditetapkan di awal. Dalam pengawasan, jika memang ada yang kurang sesuai
dengan ketetapan awal, maka akan bisa langsung dilakukan teguran atau dilakukan evaluasi
bersama atasan.

Berbeda dengan itu, pengendalian lebih bersifat terencana dan tidak akan langsung dilakukan
teguran. Sebab, pengendalian ini hanya akan dilakukan jika ada kejadian yang tidak beres setelah
dilakukan pengawasan. Oleh sebab itu, biasanya pengendalian akan dilakukan pada hal-hal
seperti halnya manajerial perusahaan dan semacamnya.

4. Pelaku Pengawasan dan Pengendalian

Pengawasan bisa dilakukan oleh pihak atau badan yang berasal dari luar suatu unit atau
perusahaan yang melakukan kegiatan. Hal ini sangat lumrah karena memang pengawasan
eksternal juga harus dilakukan jika kegiatan yang dilakukan tersebut melibatkan banyak pihak
termasuk juga keuangan negara. Jadi, pada dasarnya orang lain yang mempunyai wewenang
pengawasan juga bisa melakukan pengawasan tersebut.

Selanjutnya, untuk pengendalian hanya akan dilakukan oleh pihak internal unit atau sebuah badan.
Sebab, hal ini ditujukan untuk menjamin strategi dan semua hal yang diterapkan benar-benar telah
berjalan dengan baik dan terarah karena yang menyusun hal tersebut pastinya dari pihak internal
itu sendiri.

Itulah beberapa perbedaan pengawasan dan pengendalian yang wajib untuk Anda pahami dengan
baik. Terapkan kedua hal tersebut dalam bisnis Anda sesuai dengan porsinya masing-masing.
Sebab, keduanya akan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam keberlangsungan bisnis
yang akan Anda jalankan. Pengawasan dan pengendalian juga sangat penting dalam menentukan
instrumen investasi. Banyak instrumen investasi yang bisa dipilih perusahaan, salah satunya
pendanaan. Salah satu platform pendanaan yang sudah berizin dan diawasi oleh Otoritas Jasa
Keuangan adalah Investree. Investree menjadi jembatan yang mempertemukan antara
Perusahaan sebagai pemberi pinjaman (Lender) dan peminjam (Borrower). Pilih produk
pendanaan sesuai preferensi perusahaan seperti Pendanaan Pinjaman, Surat Berharga Ritel dan
Reksa Dana for Lender. Download aplikasi Investree for Lender sekarang juga di Google Play
Store dan App Store. Atau daftar melalui website resmi Investree for Lender
d. Jelaskan jenis-jenis pengawasan berdasarkan sifatnya!
Jenis-jenis pengawasan yang dilakukan untuk mengawasi proses kegiatan adalah :

1. Pengawasan Intern dan Ekstern.

Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di
dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat
dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in
control)
 Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di
luar unit organisasi yang diawasi

2. Pengawasan Preventif dan Represif.

Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap
suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya
penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan organisasi dengan maksud untuk
menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan organisasi yang akan
membebankan dan merugikan organisasi lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga
dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang
dikehendaki.
3. Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan
langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal.

Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan
setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun
anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu,
dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya
penyimpangan.

1. Pengawasan Aktif dan Pasif.

2. Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di
tempat kegiatan yang bersangkutan.”
3. Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui
“penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan
bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.”

Di sisi lain, pengawasan berdasarkan pemesaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid)
adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak
kadaluarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya.” Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan
kebenaran materil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah “pemeriksaan
terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut
diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.”

Konsep reformasi administrasi biasa dikaitkan dengan pemerintahan suatu negara. Demikian pula
dengan pem erintahan negara kita yang telah melakukan reformasi sejak jatuhnya rezim Orde Baru
tahun 1998, bahkan reformasi semakin menguat pada pemerintahan Jokowi sekarang ini.
a. Mengapa pemerintah perlu atau harus melakukan reformasi (administrasi) dan apa
tujuannya?Jelaskan!
Jawab : Quah (1976) mendefinisikan reformasi adminsitrasi sebagai proses yang terencana untuk
mengadakan perubahan dalam struktur dan prosedur birokrasi pubik, serta sikap dan perilaku para
birokrat dalam upaya meningkatkan daya guna organisasi dalam mencapai tujuan-tujuan
pembangunan.
Tujuan umum reformasi administrasi ada tiga, pertama meningkatkan keteraturan, kedua
meningkatkan dan menyempurnakan metode, ketiga meningkatkan performance. Jadi reformasi
administrasi meningkatkan disiplin, memperbaiki sistem yang ada pada organisasi, serta
meningkatkan kinerja organisasi
b. Jelaskan minimal tiga bentuk penyimpangan yang dilakukan oleh pemerintah yang dapat
dikategorikan ke dalam mal-administrasi!
3 Pada dasarnya maladministrasi merupakan bagian dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme. Akan
tetapi Ombudsman RI memiliki kriteria menjelaskan bentuk-bentuk maladministrasi. Maka dari itu
penting sekali bagi masyarakat untuk mengenali bentuk-bentuk maladministrasi sehingga bisa
memahami maladministrasi yang terjadi pada dirinya ketika mendapatkan pelayanan publik.
Terdapat sepuluh bentuk maladministrasi menurut Ombudsman RI berdasarkan Peraturan
Ombudsman RI Nomor 48 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Ombudsman Nomor 26
tahun 2017 tentang Tata Cara Penerimaan, Pemeriksaaan dan Penyelesaian Laporan, sebagai
berikut;

1. Penundaan berlarut merupakan kalimat terjemahan dari undue delay. Ciri-cirinya adalah
pelaksana layanan memberikan pelayanan dengan mengulur-ulur waktu penyelesaian administrasi
atau masalah tanpa adanya suatu keterangan yang jelas.

2. Tidak memberikan pelayanan, ciri-cirinya pelaksana layanan tidak mengerjakan permohonan

atau permintaan layanan padahal masyarakat sudah melengkapi semua persyaratan yang
diperlukan. Sudah semestinya kewajiban petugas pelayanan publik memberikan pelayanan terbaik
kepada masyarakat.
 3. Tidak kompeten, ciri-cirinya adalah pelaksana layanan publik memiliki kualifikasi yang tidak
sesuai dengan tugas dan fungsi pelayanan publik atau menugaskan petugas yang tidak sesuai
kompetensi untuk melaksanakan tugas atas perintah atasan secara langsung.

4. Penyalahgunaan wewenang, ciri-cirinya pelaksana layanan dengan sewenang-wenang

melanggar peraturan dalam memberikan layanan yang terhubung pada kepentingan pribadi atau
kelompok lainnya dalam penyelenggaraan pelayanan publik.

5. Permintaan imbalan, ciri-cirinya petugas meminta uang atau barang kepada masyarakat agar
mendapatkan pelayanan yang baik, atau petugas menjalin kesepakatan dengan masyarakat
apabila mereka terdata dalam suatu program pemerintah mereka berhak menerima fee (bonus).
Selain itu, pelaksana pelayanan publik yang melakukan korupsi sehingga berdampak pada kualitas
pelayanan juga termasuk permintaan imbalan.

6. Penyimpangan prosedur, ciri-cirinya pelaksana layanan tidak mematuhi standar operasional

prosedur dalam memberikan pelayana publik yang memberikan keuntungan bagi dirinya maupun
orang lain.

7. Bertindak tidak patut, ciri-cirinya pelaksana layanan bertindak secara tidak wajar, tidak sopan
dan tidak pantas. Selain itu, kekerasan verbal dapat dikatakan perbuatan tidak patut, seperti
memberikan kalimat umpatan kepada pengguna layanan.

8. Berpihak, ciri-cirinya pelaksana layanan membuat keputusan atau tindakan dengan

menguntungkan pihak lain sehingga berujung pada pelanggaran standar operasional prosedur
yang ditentukan.

9. Konflik kepentingan, ciri-cirinya pelaksana layanan tidak dapat bekerja secara professional
karena memiliki kepentingan pribadi sehingga pelayanan diberikan tidak objektif dan tepat.

10. Diskriminasi, ciri-cirinya pelaksana pelayanan tidak memberika pelayanan secara sebagian
atau keseluruuhan kepada masyarakat karena perbedaan suku, agama, ras, jenis kelamin,
penyakit, dan sebagainya.
Good Governance merupakan istilah yang sudah tidak asing lagi bagi kita, khususnya di kalangan
akademisi. Istilah ini juga sangat lekat dengan pemerintahan suatu negara.
a. Mengapa konsep governance dikatakan lebih kompleks dibandingkan government? Jelaskan!
Jawab : Konsep “governance” bukanlah sesuatu hal yang baru. Istilah “government” dan
“governance” seringkali dianggap memiliki kesamaan arti yaitu cara menerapkan otoritas dalam
suatu organisasi, lembaga atau negara. Definisi government atau pemerintah adalah lebih
mengacu kepada entitas yang menyelenggarakan kekuasaan pemerintahan dalam suatu negara.
Sedangkan governance seringkali diartikan sebagai proses pengambilan keputusan dan proses
dimana keputusan diimplementasikan atau tidak (World Bank, 1989). Untuk membangun
kepemerintahan yang baik maka peran pemerintah harus dikurangi (less government) karena
disinyalir bahwa pemerintahan yang besar (big government) akan menjadi sumber dari
kepemerintahan yang buruk (bad governance). Kepemerintahan yang buruk tersebut ditandai
dengan pemerintahan yang tidak representatif serta sistem non-pasar yang tidak efisien.

tata kelola pemerintahan (governance), sebenarnya berkaitan dengan bagaimana empat arena
tersebut—birokrasi, lembaga politik,masyarakat sipil, dan masyarakat ekonomi—berhubungan satu
4 sama lain untuk memecahkan berbagai masalah yang dihadapi guna mencapai tujuan-tujuan
bernegara. Menjadi lebih sulit membuat tatanan pemerintahan yang baik daripada menciptakan
entitas pemerintahan itu sendiri.
b. Jelaskan faktor-faktor yang mendorong lahirnya good governance!
Jawab : Diantaranya ialah Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). SPIP diperlukan
dalam penyelenggaraan kegiatan pemerintahan dimana SPIP berpengaruh positif terhadap
penerapan Good Governance. Jika SPIP semakin baik, maka penerapan prinsip-prinsip tata kelola
pemerintah akan semakin baik pula (Sari & Mailoor et al, 2017; Yunus, 2018; Haura et al, 2019;
Haeli & Prabawa et al, 2020). Namun tidak sependapat dengan Ponto et al (2020) yang
menyatakan bahwa Sistem. Pengendalian Internal tidak memiliki pengaruh terhadap penerapan
Good Governance yang optimal
Faktor kedua yang juga dapat mempengaruhi Good Governance ialah Penatausahaan Aset
Tetap (PAT). Aisyah (2021) mengatakan akuntabilitas & transparansi memiliki pengaruh positif
terhadap pengelolaan aset tetap pemerintah. Namun tidak sejalan dengan Setiabudhi (2019) yang
menyatakan bahwa kegiatan pengelolaan aset haruslah dapat menghasilkan keuntungan melalui
metode pemanfaatan aset dengan memaksimalkan manfaat dari Sumber Daya BMN/D dalam
penyelenggaraan pemerintah baik pemerintahan di negara maupun di daerah.
Faktor ketiga yang dapat mempengaruhi Good Governance ialah Budaya Organisasi (BO).
Menurut Yateno (2020), BO merupakan nilai-nilai inti yang berfungsi untuk menanamkan
prinsip-prinsip dasar & cita-cita dalam tenaga kerja organisasi. Dari pengertian BO tersebut
Aparatur Sipil Negara dapat termotivasi untuk memiliki kinerja pelayanan publik yang baik
sehingga hal tersebut akan mendukung penerapan prinsip Good Governance. Erayanti et al
(2021) & Sari (2017) menyatakan BO memiliki pengaruh secara positif & signifikan terhadap
penerapan Good Governance. Namun tidak sependapat dengan (Mailoor et al, 2017) bahwa BO
memberikan pengaruh yang negatif & tidak signifikan terhadap Penerapan Good Governance
yang optimal.
Faktor keempat untuk mewujudkan Good Governance ialah Komitmen Organisasi (KO).
Menurut Yateno (2020), KO merupakan kondisi psikologis untuk mengkoneksikan hubungan
karyawan dengan organisasi & mempengaruhi keputusan karyawan untuk melanjutkan atau
berhenti dari organisasi. Karyawan perlu memiliki keyakinan agar organisasi dapat berhasil
mencapai tujuannya yaitu dengan memberikan pelayanan publik yang sesuai prinsip Good
Governance yang telah ditetapkan. Sari & Rantelangi (2017) berpendapat bahwa KO memiliki
pengaruh positif terhadap penerapan Good Governance yang optimal. Namun tidak sependapat
dengan Jefri (2018), KO tidak berpengaruh terhadap penerapan Good Governance yang optimal.
Faktor kelima selain SPIP, PAT, BO & KO ialah Teknologi Informasi (TI). TI juga perlu
diterapkan dalam mewujudkan Good Governance, karena digunakan untuk mengubah data
dengan menggunakan komputer sebagai alat utama menjadi informasi yang baik. Hal ini akan
menghasilkan produksi informasi berkualitas tinggi dan tepat waktu (Syafnidawaty, 2020). Ponto
et al (2020) menyatakan bahwa TI apabila dimanfaatkan dengan baik dalam proses bekerja, akan
berdampak pada Penerapan Good Governance yang optimal. Sedangkan Farnita & Junaidi (2020)
mengatakan TI memiliki pengaruh positif & signifikan terhadap Implementasi Good Governance
yang optimal.

Sumber : Modul Pengantar Ilmu Administrasi