GENERAL AFFAIR

General affair atau yang dikenal dengan istilah

divisi secara umum merupakan supporting unit
yang dibutuhkan dalam sebuah perusahaan
untuk mengatur berbagai hal dalam sebuah
keperluan dari instansinya baik instansi
pemerintah maupun instansi secara swasta.
General affair dapat bertugas melakukan
terhadap pelayanan kepada seluruh unit kerja di
dalam perusahaaan baik dalam hal administrasi
hingga pengelolaan dalam pelayanan rutin
perusahaan.
 RUANG LINGKUP KERJA GA
Ruang lingkup general affair juga
sangat beragam, pada umumnya
mengurus pada fasilitas yang
berkaitan dengan keamanan
gedung kantor, keperluan alat
kantor, kendaraan kantor,
keamanan kantor, perizinan
kantor, kesehatan karyawan
kantor, penerimaan tamu kantor,
dsb.
TUGAS DAN
FUNGSI BAGIAN
GENERAL AFFAIR
1. Bertanggung Jawab Pada Pengadaan Barang
Barang atau aset di perusahaan kadang memiliki batas pemakaiannya
sendiri-sendiri, misalnya printer atau Personal Computer (PC).
Dalam pengadaan barang itu, seorang GA juga tidak asal beli melainkan
melakukan perbandingan harga sebelum melakukan pembelian.
Tujuannya, agar pengadaan barang perusahaan masih bisa menekan biaya
pengeluaran aset.
Semakin rendah biaya untuk pengadaan barang, maka dapat dipastikan
kinerja divisi GA di perusahaan tersebut berjalan baik.
2. Bertanggung Jawab Pada Pembayaran dan Pembelian
Rutin
Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen, GA juga
bertugas melakukan pembelian rutin perusahaan.
Misalnya pembelian air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), kertas, tinta
printer, dan beberapa barang berkala lainnya.
Tak hanya itu, GA juga memiliki tugas dalam pembayaran rutin, seperti
pembayaran pajak kendaraan, PBB, pembayaran listrik, air, telepon,
jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pembayaran lainnya seperti gaji
karyawan harian yang bertugas khusus.
Dalam hal pembayaran rutin, GA bisa melakukan estimasi dana yang
sudah terhitung tepat, karena biasanya pembayaran ini tidak jauh berbeda
setiap bulannya.
 3. Perbaikan/ Renovasi Kantor dan asset lainnya
Tugas bagian GA yang tak kalah penting adalah mengelola
perbaikan/renovasi kantor dan asset-asset lain perusahaan
Hal ini bertujuan agar seluruh asset perusahaan dapat
berfungsi maksimal untuk kelancaran operasional
perusahaan

4. Memfasilitasi kebutuhan akomodasi dan

transportasi tamu, pimpinan dan dinas karyawan
Tugas ini cukup penting dan harus menjadi perhatian
bagian GA mengingat pelayanan yang diberikan khusunya
kepada tamu harus maksimal yang memberikan kesan baik
5. Mengelola administrasi perjalanan dinas
karyawan/ SKPD

6. Mengelola administrasi kebutuhan pelayanan

Kesehatan karyawan dan membantu rujukan
pasien ke fasilitas Kesehatan
• Tugas ini merupakan salah satu tugas GA dalam
memberikan pelayanan maskimal
• Kepada seluruh karyawan yang harus dilakukan
dengan professional dan dapat dipertanggung
jawabkan
7. Pemeliharaan dan Perawatan
Fungsi yang harus dimiliki oleh GA adalah pemeliharaan dan perawatan tentang
kondisi dan fasilitas perusahaan.
Misalnya, fasilitas toilet, gedung kantor (kebersihan dan tampilan luar), ruang kantor,
gudang yang memadai, perawatan instalasi listrik, dan semua aset dan area perusahaan.
GA juga perlu mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan serta
membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran.
.Sebagai contoh, apakah kebutuhan
perbaikan fasilitas toilet lebih penting
daripada perluasan tempat ibadah, ruang
meeting, atau lobby untuk menerima
tamu?
Apapun yang menjadi prioritas GA
harus memiliki dampak positif bagi
operasional perusahaan
8. Membuat Perencanaan Budget dan Menyiapkan Laporan
Berkala
Fungsi penting lainnya adalah membuat perencanaan budget dan
menyiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran.
Laporan tersebut harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor
sehingga perusahan bisa menilai efektivitas investasi internal di
perusahaan.
9. Membina Hubungan Baik
Fungsi lain dari GA adalah membina
hubungan baik dengan para suplier
barang atau jasa.
TERIMA
KASIH