I.

BUDGET BIAYA ADMINISTRASI

A. Pengertian Budget Biaya ADMINISTRASI

Budget Biaya Administrasi (Administration expanse budget) adalah budget yang
merencanakan secara sistematis dan lebih terperinci tentang biaya administrasi yang
ditanggung perusahaan dari waktu – kewaktu (bulan ke bulan) selama periode tertentu yang
akan datang Budget Biaya Administrasi (Administration expanse budget) adalah semua
rencana biaya yang berkaitan dengan aktivitas untuk mengatur dan mengendalikan organisasi
Menurut Munandar (2003, hal 187) pengertian anggaran biaya administrasi adalah Anggaran
yang merencanakan secara lebih terperinci tentang biaya yang terjadi serta biaya lain yang
sifatnya untuk keperluan secara keseluruhan, yang di dalamnya meliputi rencana tentang jenis
biaya administrasi, jumlah biaya administrasi, dan waktu (kapan) biaya administrasi tersebut
terjadi dan dibebankan, yang masing-masing dikaitkan dengan 128 tempat (departemen)
dimana biaya administrasi tersebut terjadi.

Hal ini menggambarkan bahwa jika perusahaan membagi kantor administrasi

menjadi beberapa bagian, maka rencana tentang biaya administrasi dan masingmasing bagian
tersebut juga harus diperinci dan dipisahkan secara jelas. Termasuk dalam beban ini adalah :

1. Gaji pegawai bagian adminstrasi

2. Biaya tulis menulis
3. Penyusutan atau depresi bangunan kantor
4. Penyusutan atau depresi inventaris kantor
5. Biaya telefon
6. Biaya listrik
7. Gaji pimpinan perusahaan dan staf, dan lain-lain Biaya operasi ini sifatnya
berubah-ubah sejalan dengan kegiatan perusahaan atau biasanya biaya operasi ini tergolong
pada biaya variabel.

Ada beberapa bagian yang biasanya dipergunakan dalam kantor administrasi dan
umum antara lain :

1. Bagian secretariat
2. Bagian keuangan
3. Bagian perlengkapan
4. Bagian personalia
5. Bagian perhubungan Beberapa sub bagian yang biasanya terdapat dalam
perusahaan, antara lain :

1. Sub bagian Kesekretariatan (Tata Usaha) yang bertanggung jawab dan menangani
urusan surat menyurat, dokumentasi dan kearsipan Penganggaran Perusahaan 129
2. Sub bagian pembukuan(Akuntansi) yang bertanggung jawab dan menangani
urusan pencatatan pembukuan (akuntansi) dan beberapa masalah keuangan
3. Sub bagian Rumah Tangga, yang bertanggung jawab dam mengani urusan
Kebersihan (baik diruangan atau diluar ruangan). Urusan penyediaan komsumsi bagi
karyawan, urusan penyuambutan serta penyediaan akomodasi
 4. Subbagian perlengkapan, yang bertanggung jawab dan menangani urusan
perlengkapan dan keperluan – keperluan kantor administrasi
5. Subbagian hubungan Masyarakat (Humas) yang bertanggung jawab menjadi
Penghubung serta menjembatani antara perusahaan sdengan pihak luar, seperti
misalnya pejabat birokrasi, relasi, perusahaan, organisasi dan lembaga masyrakat
dan sebagainya.

Biaya Administrasi adalah semua biaya yang terdapat serta terjadi di dalam
lingkungan. Bagian (kantor) Administrasi Umum termasuk subbagian subbagian
yang
ada di bawah Bagian administrasi Umum, misala Subabagian Kesekretariatan,
Subbagian Akuntansi, Sub bagian Rumah Tangga, Subbagian Perlengkapan dan
Subbagian Humas.

B. Kegunaan Budget Biaya Administrasi :

1. Secara umum mempunyai Tiga Kegunaan pokok ( sebagai kegunaan Manajerial )

yaitu :
1. sebagai pedoman kerja,
2. sebagai alat manajemen untuk menciptakan koordinasi kerja
3. sebagai alat manajemen untuk melakukan evaluasi atau pengawasan kerja
4. Secara khusus mempunyai kegunaan antara lain Sebagai dasar untuk
menyusun budget kas karena sebagian dari biaya administrasi memerlukan 
pembayaran atau pengeluaran kas. Sedangkan sebagian lain dari biaya
administrasi  tidak memerlukan pembayaran atau pengeluaran kas, seperti
misalnya biaya depresiasi dari aktiva tetap yang ada di lingkungan Bagian
Administrasi Umum.
 C. Data dan Informasi untuk Menyusun Budget Biaya Administrasi

Data dan informasi yang diperlukan untuk menyusun Budget Biaya administrasi  antara lain :

1. Rencana penjualan yang tertuang dalam budget penjualan. Khususnya tentang

kuantitas dari masing-masing jenis barang yang akan dijual  dari waktu-ke waktu
yang akan datang. Hal ini disebabkan karena kegiatan  penjualan termasuk salah
satu kegiatan yang dicatat dan diadministrasikan oleh bagian umum administrasi
Perusahaan.
2. Rencana produksi yang tertuang dalam budget unit yang akan di produksikan,
khususnya tentang jumlah kuantitas  dari masing-masing jenis barang yang akan
diproduksikan dari waktu ke waktu (bulan ke bulan) selama periode tertentu yg
akan datang.
Dalam penyusunan anggaran biaya administrasi ada beberapa faktor yang  mempengaruhi
penyusunan anggaran biaya administrasi antara lain :

1. Anggaran penjualan
2. Anggaran unit yang diproduksikan
3. Berbagai standar yang telah ditetapkan perusahaan
4. System pembayaran upah (gaji)
5. Metode depresiasi

D. Metode AlokasiI Biaya

Adapun kegunaan anggaran biaya penjualan dan anggaran biaya administrasi dan umum
secara khusus yaitu berguna sebagai dasar untuk menyusun anggaran kas. Hal ini disebabkan
karena sebagian dari biaya penjualan dan biaya administrasi dan umum tersebut memerlukan
pengeluaran kas.

a) Langkah-Langkah Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi dan Umum

Langkah-langkah dalam rangka penyusunan standar biaya administrasi dan umum adalah
sebagai berikut:
1.      Observasi dan analisa pendahuluan
Langkah ini penting di dalam memastikan semua masalah yang harus diketahui, dan memilih
luasnya kegiatan yang dapat distandarisasi serta untuk membantu mengeliminasi kelemahan-
kelemahan yang sifatnya routine.
2.      Memilih fungsi atau kegiatan yang disusun standarnya
Standar biaya administrasi dan umum hanya dapat disusun untuk fungsi atau kegiatan yang
presentasinya dapat diukur secara pasti, dalam bentuk satuan standar pengukur.
3.      Penentuan satuan standar pengukur kegiatan
Satuan standar pengukur untuk suatu bagian atas sub-bagian kegiatan administrasi umum
tergantung kepada kegiatan khusus yang dilaksanakan oleh bagian yang bersangkutan,
sehingga dapat dipakai alat mengukut prestasi.
4.      Menentukan metode dan perhitungan dasar
Penelitian gerak dan waktu hanya dilakukan terhadap bagian atau sub-bagian dari fungsi
administrasi dan umum ynag dapat disusun standarnya. Atas dasar penelitian gerak dan
waktu tersebut disusun anggaran biaya dan dihitung besarnya biaya standar.
5.      Testing atas biaya standar
Setelah biaya standar dihitung, maka standar tersebut harus dites lebih dahulu untuk
mengetahui apakah praktis dipakai.
6.      Aplikasi akhir
Dalam aplikasi akhir dari standar memerlukan penjelasan dan keikutseraan para pelaksana,
sesuai dengan tanggungjawab atas pekerjaannya masing-masing, karena yang akan diukur
prestasinya adalah para pelaksana tersebut.
 II. Bentuk Budget Biaya Administrasi

Sebagaimana halnya budget-budget yang lain budget biaya administrasi tidak

memiliki betuk dan format yang baku atau standar, tiap-tiap perusahaan mempunyai
kebebasan untuk menentukan bentuk serta formatnya disesuaikan dengan keadaan
perusahaann masing-masing yang terpenting harus cukup sitematis dan terperinci karena
budeget biaya administrasi  merupakan budget pendukung  Rugi/Laba.

A. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Anggaran Biaya Administrasi dan Umum

Dalam penyusunan anggaran biaya administrasi ada beberapa faktor yang mempengaruhi
penyusunan anggaran biaya administrasi antara lain :
1.      Anggaran penjualan
2.      Anggaran unit yang diproduksikan
3.      Berbagai standar yang telah ditetapkan perusahaan
4.      System pembayaran upah (gaji)
5.      Metode depresiasi
6.      Metode alokasi biaya
Sangat penting mengetahui faktor yang mempengaruhi penyusunan anggaran agar bisa
meminimalisir resiko yang mungkin terjadi. Berikut adalah faktor yang mempengaruhi
penyusunan anggaran:
1.      Faktor internal
· Data penjualan pada tahun-tahun yang lalu
· Kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan masalah harga jual, syarat pembayaran
yang dijual, dan sebagainya.
· Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan
· Tenaga kerja, modal kerja dan fasilitas-fasilitas yang dimiliki perusahaan
2.      Faktor eksternal
·         Keadaan persaingan
·         Tingkat pertumbuhan penduduk
·         Tingkat penghasilan masyarakat
Pembebanan Biaya Administrasi
Sebagaiman hal nya dengan biaya biaya produksi (biaya pabrik), maka biaya admisnistrasi
harus pula dibenban kan kepada produk produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Hal ini
disebabkan hal ini disebabkan karena produk produk yang dihasilkan oleh perusahaan itulah
yang pada akhirnya harus memikul semua biaya perusahaan, biaya produksi (biaya pabrik)
maupun biaya administrasi
Bilaman perusahaan menghasilkan lebih dari satu macam produk, maka biaya administrasi
tersebut harus pula kepada masing masing jenis tersebut yang bersangkutan.
Sebagai ilustrasi, berikut ini diberikan sebuah contoh skedul pembebanan biaya
administrasi,agar dapat memberikan gambaran yang lebih jelas:
Dari budget biaya administrasi, perseroan terbatas “charisma” menetapkan bahwa
pembebanan biaya administrasi kepada produk “X” dan “Y”, didasarkan pada perbandingan
jumlah unit masing masing produk yang dihasilkan. Dari bugdget unit yang akan di produksi
kan dapat diketahui bahwa selam semester 1 tahun 1985 akan diproduksi kan produk “X”
sebanyak 885.000 unit dan produk ”Y” sebanyak 718.000 unit, dengan demikian biaya
administrasi selam semester 1 tahun 1985 akan dibebankan kepada produk “X” dan kepada
produk “Y” denagn dasar perbandingan 885.000 : 718.000 tersebut. Sedangkan biaya
administrasi selama semester 1 tahun 1985 adalah :
1. Bagian sekretariat sebesar Rp 9.377.655,-
2. Bagian keuangan terbesar Rp 8.779.725,-
3. Bagian rumah tangga sebesar Rp 8.089.725,-
Berdasarkan pedoman (metode) pembebanan tersebut, maka perseroan terbatas “charisma”
dapat menyusun skedul pembebanan biaya administrasi,sebagai berikut :
Perseroan terbatas “Charisma”
Skedul pembebanan biaya administrasi
Semester I 1985
Keterangan Jumlah Produk X Produk Y
(Rp) (Rp) (Rp)
Bagian sekretariat 9.377.655 5.177.308 4.200.347
Bagian keuangan 8.779.725 4.847.197 3.932.528
Bagian rumah 8.089.725 4.466.255 3.623.470
tangga
jumlah 26.247.105 14. 490.760 11.756.345

Perseroan terbatas “Charisma”

Skedul pembebanan biaya administrasi
Semester II
Keterangan Jumlah Produk X Produksi Y
(Rp) (Rp) (Rp)
Bagian sekretariat 10.822.432 5.947.001 4.875.421
Bagian keuangan 10.015.537 5.503.616 4.511.921
Bagian rumah 9.325.537 5.124.455 4.201.082
tangga
Jumlah 30.163.506 16.575.082 13.588.424