BAB 10

PENGAWASAN DAN ANGGARAN

BIAYA

Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga

 TUJUAN BAB 10

• Mengetahui apa dan bagaimana

penganggaran yang dilakukan di kantor
administrasi modern

• Dapat mengimplementasikan zero based

budgeting

• Mempunyai gambaran tentang pengawasan

terhadap anggaran yang dibuat maupun
biaya yang timbul dalam operasi perusahaan

Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga Penerbit Erlangga

 10.1 ANGGARAN

• Definisi anggaran menurut Garrison, Noreen,

dan Brewer (2005) adalah rencana detail
mengenai perolehan dan penggunaan
keuangan maupun sumber daya organisasi
lainnya pada periode yang telah ditentukan

• Ada dua hal yang perlu dicermati berkaitan

dengan anggaran, yaitu perencanaan dan
pengontrolan

Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga Penerbit Erlangga

 Manfaat Organisasi yang Melakukan Penganggaran, antara lain
:

1. Anggaran mengomunikasikan rencana

manajemen ke seluruh bagian di dalam
organisasi
2. Anggaran akan memaksa manajer untuk
memikirkan masa depan organisasi dan
merencanakan bagaimana mencapainya
3. Proses penganggaran akan mengalokasi
sumber daya organisasi ke seluruh bagian
organisasi secara efisien dan efektif
4. Proses penganggaran akan meminimalisir
terjadinya bottlenecks activity

Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga Penerbit Erlangga

 5. Anggaran akan mengoordinasi aktivitas-
aktivitas di dalam organisasi dengan
mengintegrasikan rencana di masing-masing
bagian
6. Anggaran akan mendefinisikan tujuan dan
sasaran yang akan menjadi benchmarks
dalam mengevaluasi kinerja perusahaan

Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga Penerbit Erlangga

Cara Biaya Bekerja Satu Sama
Lain?
• Biaya atau beban perusahaan dapat dibagi
dalam tiga kelompok, yaitu:
1. Biaya Tetap: Biaya yang secara rutin
dikeluarkan dan tidak terpengaruh oleh hasil
produksi yang dihasilkan, ex: biaya sewa dan
biaya pajak
2. Biaya Variabel: biaya yang memiliki
hubungan yang erat dengan hasil yang
dikeluarkan, ex: biaya bahan baku dan biaya
persediaan
3. Biaya Semivariabel: biaya yang akan
meningkat apabila produksi meningkat,
tetapi tidak secara langsung meningkatkan
hasil produksi. Ex: biaya sewa mesin
Penerbit Erlangga
photocopy
Prinsip Pembuatan Anggaran

1. Keterlibatan karyawan dalam menyusun

anggaran kantor administrasi
2. Anggaran harus dapat merefleksikan perkiraan
dari biaya operasional, anggaran harus mampu
merefleksikan perkiraan yang realistis sehingga
mampu dengan cepat mengantisipasi perubahan
yang terjadi
3. Anggaran harus disiapkan untuk di luar
perkiraan, misalnya terjadi lonjakan permintaan
atau perkiraan jumlah pelanggan yang dilayani
4. Pegawai harus merasa menjadi kesatuan dalam
anggaran, artinya mempunyai komitmen yang
kuat agar tidak melakukan pemborosan dalam
menggunakan fasilitas kantor
Manajemen Perkantoran - Inggrid Penerbit Erlangga
Sinaga
 Teknik Perbaikan Anggaran

• Asumsi adalah hal yang lazim digunakan dalam penyusunan

anggaran
• Apabila asumsi yang digunakan berubah dan di luar kontrol
organisasi, maka anggaran perlu diperbaiki (direvisi)
• Beberapa teknik perbaikan anggaran yang dapat digunakan
organisasi:
1. Review Periodik
2. Review progresif
3. Review Bergerak
• Penggunaan teknik review tergantung pada kebijakan
perusahaan, gambaran keuangan perusahaan dan
tempat di mana revisi anggaran dilakukan

Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga

 Review Anggaran

• Untuk Review Periodik, waktu review

yang ditentukan, tergantung pada
kebutuhan perusahaan, bisa 1 bulan, dua
bulan atau per kuartal
• Review Progresif menggunakan standar
waktu per 6 bulan guna memperbaiki
anggaran
• Review Bergerak, melakukan perbaikan
anggaran setiap bulan dan satu bulan
kemudian diperbaiki termasuk satu bulan
berikutnya
 Penganggaran dengan
Pendekatan Tradisional
• Menggunakan anggaran tahun lalu sebagai
dasar penyusunan dan penambahan
persentase yang diinginkan sesuai dengan
antisipasi kebutuhan yang akan datang
• Hal ini akan mendorong manajer untuk
menyusun anggaran yang meningkat dari
tahun ke tahun, dengan asumsi:
1. Seluruh pengeluaran yang terjadi
memang diperlukan
2. Hanya anggaran yang benar-benar
meningkat saja yang dibenarkan
 10.2 ZERO-BASED BUDGETING

• Zero-based budgeting (ZBB) merupakan

pendekatan alternatif yang mengharuskan
manajer untuk menyesuaikan pengeluaran
yang dianggarkan, tidak hanya mengubah
anggaran tahun lalu seperti yang dilakukan
pendekatan tradisional, sedangkan tahun
dasar penyusunan anggaran adalah nol (tidak
ada), bukan anggaran tahun lalu

Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga Penerbit Erlangga

• Zero-based budgeting terdiri dari tiga
langkah, yaitu :
1. Deskripsikan setiap aktivitas administrasi
perusahaan ke dalam sebuah kelompok
keputusan, mis; adm pelanggan, adm pegawai
2. Evaluasi kelompok keputusan tersebut dengan
analisis cost-benefits, apakah biaya yang
dikeluarkan setara dengan hasil yang akan
didapatkan oleh perusahaan
3. Alokasikan pendapatan berdasarkan
penganggaran yang dibutuhkan

Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga Penerbit Erlangga

 Pada langkah ZBB yang ketiga, keputusan
manajerial harus dilengkapi dengan mekanisme
yang menungkinkan dilakukannya evaluasi dan
perbandingan terhadap beberapa kegiatan
administrasi, langkah-langkah:
1. Menganalisis secara detail setiap kegiatan adm
masing-masing departemen
2. Menganalisis fungsi yang menggunakan ZBB,
aktivitas yang paling penting akan mendapatkan
rating tertinggi dan sebaliknya aktiftas yang
kurang penting akan mendapat rating terendah
3. Menentukan kegiatan adm mana yang akan
didanai atau tidak berdasarkan skala
prioritasnya. Hanya aktifitas yang penting yang
dimasukkan dalam anggaran, yang akan
membantu mengurangi pemborosan sumberdaya
organisasi
Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga
10.3 PENGENDALIAN ANGGARAN

• Setelah anggaran disiapkan dan disetujui,

pengendalian anggaran menjadi sangat
penting

• Bila proses persiapan membutuhkan waktu

selama satu tahun fiskal. Pengendalian
anggaran adalah proses yang terus menerus

Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga Penerbit Erlangga

Penyiapan Laporan
Anggaran

• Hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan

laporan anggaran, yaitu :
1. Situasi tertentu
2. Ketika menampilkan angka dalam laporan,
perbandingan dasar harus disajikan
3. Membantu pembaca meringkaskan informasi
laporan sebanyak mungkin
4. Laporan harus mengandung informasi yang
dapat memberikan penjelasan
5. Laporan harus standar

Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga Penerbit Erlangga

 Ilustrasi Laporan Anggaran
Bulanan
Dept: Layanan adm Akhir Bulan 30 Juni 2012
Perkantrn
pengelu Jml aktual lebih variance kurang %
aran anggara
n
Gaji 6.500 6.500
Biaya 3.000 3.200 200 6,25
Adm
Teleph 2.600 2.200 400 15,40
Xerox 2.800 3.400 600 17,65
Postage 1.500 1.500
Repairs 600 400 200 33,34
Total 7.550 7.570 800 600

Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga

 Penjelasan

• Selisih dalam alokasi

pengeluaran anggaran:penje;lasan
persentase
Biaya adm 6,25 Peningkatan yang
signifikan dalam
jumlah pekerjaan
telephone -15,40 Pegawai lebih suka
berkorespondensi
melalui surat atau
email dibandingkan
melalui telephone
Xerox 17,65 Peningkatan yang
signifikan dalam
volume pekerjaan
repairs -33,34 Peralatan yang
lebih bail
mengurangi biaya
perawatan
Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga
Kontrol Biaya

• Hal-hal penting dalam pengontrolan biaya,

yaitu:
1. Mengembangkan standar biaya pada
beberapa kegiatan administrasi
perkantoran
2. Mengembangkan kesadaran akan biaya
yang ditimbulkan pada karyawan
3. Membantu pengembangan prosedur operasi
yang efisien
4. Mengalokasikan biaya kegiatan
administrasi perkantoran sesuai dengan
fungsi yang dilakukan
5. Mengetahui kegiatan administrasi
perkantoran yang tidak efisienPenerbit
dan Erlangga
mempersiapkan solusi
 Hal yang harus diperhatikan saat
menentukan kegiatan administrasi
perkantoran
• Menjelaskan perbandingan biaya aktual kegiatan
adm perkantoran dengan biaya yang telah
dianggarkan
• Menjelaskan beberapa hal yang menyebabkan
beberapa kegiatan adm perkantoran berja;lan
tidak efisien
• Membantu menentukan jenis peralatan dan
perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan
adm perkantoran
• Menjelaskan prosedur alternatif apa yang paling
efisien menurut biaya yang digunakan dalam adm
perkantoran
Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga
Teknik Mengontrol Biaya
Kegiatan Administrasi
Perkantoran
• Standar Biaya

• Studi Analisis Biaya: digunakan untuk

memperbandingkan biaya periode saat ini
dengan periode sebelumnya, misal
membandingkan gaji bulan ini dengan gaji
bulan yang sama tahun lalu

• Mengambil Tindakan Koreksi, apabila biaya

aktual lebih besar dari biaya yang telah
dianggarkan
Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga Penerbit Erlangga
Mengontrol Biaya Perkantoran

• Biaya Perorangan

• Biaya Perlengkapan dan Material

• Biaya Peralatan

• Biaya Proses Kerja

• Biaya Overhead

Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga Penerbit Erlangga

10.5 PENGONTROLAN BIAYA
DENGAN BALANCED
SCORECARD

• Balanced Scorecard (BSS), diperkenalkan oleh

Prof. Robert S. Kaplan dan David Norton
tahun 1992

• Dengan menggunakan pendekatan BSC,

manajer akan menerjemahkan strategi
perusahaan ke dalam alat pengukuran kinerja
di mana pegawai akan mudah memahami dan
mengimplementasikannya

Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga Penerbit Erlangga

Balanced Scorecard
Pengukuran Kinerja
Keuangan
Apakah kinerja keuangan perusahaan
telah meningkat
Pelanggan
Apakah pelanggan menyadari
bahwa perusahaan telah
menyampaikan lebih banyak value ?
Proses Bisnis Internal
Apakah perusahaan telah
meningkatkan proses bisnis utama
yg dpt menunjang penyampaian lebih
banyak value ke pelanggan ?
Pembelajaran dan Pertumbuhan
Apakah perusahaan telah menjaga
Dan meningkatkan kemampuan
untuk lebih baik
Apakah tujuan
keuangan perusahaan
kita?
Apa yang diharapkan
pelanggan terhadap Visi dan
layanan perusahaan Strategi
kita dan bagaimana perusahaan
kita menbuat mereka
tetap loyal ?
Apakah proses bisnis
internal utama yang
dapat meningkatkan
value bagi pelanggan
kita
Manajemen Perkantoran - Inggrid Sinaga