RANGKUMAN BAB 14

MANAJEMEN ANGGARAN DALAM KANTOR

A. PENGERTIAN ANGGARAN
Definisi anggaran menurut Garrison, Noreen, dan Brewer (2005) adalah rencana detail
mengenai perolehan dan penggunaan keuangan maupun sumber daya organisasi lainnya pada
periode yang telah ditentukan. Anggaran merupakan representasi dari perencanaan masa depan
organisasi atau perusahaan yang disusun dalam bentuk laporan formal secara kuantitatif. Ada
dua hal yang perlu dicermati berkaitan dengan anggaran, yaitu perencanaan dan pengontrolan
biaya. Perencanaan mencakup pengembangan tujuan dan mempersiapkan berbagai anggaran
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengontrolan mencakup langkah-
langkah yang akan diambil pihak manajemen untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya
tujuan yang telah ditetapkan melalui kontribusi semua bagian di dalam organisasi. Kegiatan
untuk mempersiapkan anggaran disebut penganggaran, sementara kegiatan untuk mengontrol
pelaksanaan anggaran apakah sesuai dengan yang dianggarkan disebut pengontrolan anggaran.
Beberapa manfaat yang dapat dipetik oleh organisasi yang melakukan penganggaran anatara
lain:
1. Anggaran mengomunikasikan rencana manajemen keseluruhan bagian di dalam organisasi
2. Anggaran akan memaksa manajer untuk memikirkan masa depan organisasi dan
merencanakan bagaimana cara mencapainya.
3. Proses penganggaran akan mengalokasikan sumber daya organisasi ke seluruh bagian
organisasi secara efektif dan efisien.
4. Proses penganggaran akan meminimalisir terjadinya bottlenecks activity (aktivitas yang
kurang optimal).
5. Anggaran akan mengoordinasikan aktivitas-aktivitas di dalam organisasi dengan
mengintegrasikan rencana di masing-masing bagian
6. Anggaran akan mendefinisikan tujuan dan sasaran yang akan menjadi benchmarks dalam
mengevaluasi kinerja perusahaan.

* Cara Biaya Bekerja Satu Sama Lain?

Biaya atau beban perusahaan dapat dibagi dalam tiga kelompok: biaya tetap, biaya
variabel, dan biaya semivariabel. Biaya tetap adalah biaya yang secara rutin dikeluarkan dan
tidak terpengaruh oleh hasil produksi yang dihasilkan. Biaya sewa, asuransi, dan pajak
merupakan contoh biaya tetap, karena biaya-biaya ini tidak terpengaruh oleh fluktuasi yang
berhubungan dengan output yang dihasilkan. Sebaliknya, biaya variabel memiliki hubungan
yang erat dengan hasil yang dikeluarkan, sehingga biaya yang dikeluarkan tidak tetap. Contoh
biaya variabel adalah bahan baku dan persediaan. Biaya semivariabel akan meningkat apabila
produksi meningkat, tetapi tidak secara langsung meningkatkan hasil produksi. Contohnya
adalah biaya sewa mesin foto kopi. Jika lamanya pemakaian maupun volume pemakaian kertas
ditingkatkan, maka biaya per unit yang dikeluarkan akan menurun. Misalnya, apabila mesin
foto kopi mengopi 500 kertas dalam jangka waktu tertentu, biaya yang dikeluarkan per unit
adalah Rp48. Namun jika dalam jangka waktu yang sama mesin foto kopi mengopi 750 kertas,
maka biaya per unit dapat menurun menjadi Rp 42.
B. PRINSIP PEMBUATAN ANGGARAN
Untuk memfasilitasi pembuatan anggaran di kantor administrasi, terdapat 4 hal yang
patut diperhatikan:
1. Keterlibatan karyawan dalam menyusun anggaran kantor administrasi.
2. Anggaran harus dapat merefleksikan perkiraan dari biaya operational.
3. Anggaran harus disiapkan untuk keadaan di luar perkiraan.
4. Pegawai harus merasa menjadi kesatuan dalam anggaran.

C. TEKNIK PERBAIKAN ANGGARAN

Dalam penyusunan anggaran, sangat lazim untuk menggunakan asumsi sebagai dasar
penyusunannya. Apabila asumsi yang digunakan berubah dan di luar kontrol organisasi segala
inflasi atau bencana alam, maka anggaran perlu diperbaiki atau direvisi. Ada beberapa teknik
perbaikan anggaran yang dapat digunakan oleh organisasi, yaitu review periodik, review
progresif, dan review. Penggunaan teknik review ini tergantung pada kebijakan perusahaan,
gambaran pengeluaran perusahaan, dan tempat di mana revisi anggaran dilakukan. Pada saat
review periodik digunakan waktu review yang ditentukan tergantung pada kebutuhan
perusahaan, bisa dalam satu bulan, dua bulan, atau per kuartal.

ZERO-BASED BUDGETING
Zero-based budgeting (ZBB) merupakan pendekatan alternatif yang mengharuskan:
untuk menyesuaikan pengeluaran yang dianggarkan, tidak hanya mengubah anggaran tahun
lalu seperti yang dilakukan pada pendekatan tradisional, sedangkan tahun dasar penyusunan
anggaran adalah nol (tidak ada), bukan anggaran tahun lalu. Dengan pendekatan ini
diharapkan anggaran dapat disusun mendekati keburuhan yang realistis sekaligus akan
membantu menekar pengeluaran administrasi organisasi. ZBB akan menjadikan seluruh
pengeluaran administrasi dievaluasi setiap periode. Metode ini akan mengharuskan setiap
manajer departemen mengoreksi setiap keberadaan anggaran yang telah dibuat. Zero-based
budgeting terdiri dari tiga langkah, yaitu:
1. Deskripsikan setiap aktivitas administrasi perusahaan ke dalam sebuah kelompok
kepurusar. Misalnya, administrasi pelanggan akan menjadi kelompok ter- sendiri yang
berbeda dengan administrasi pegawai
2. Evaluasi kelompok keputusan tersebut dengan analisis cost-benefits.
3. Alokasikan pendapatan berdasarkan penganggaran.

D. PENGENDALIAN ANGGARAN
Setelah anggaran disiapkan dan disetujui, pengendalian anggaran menjadi sangat
penting. Bila proses persiapan membutuhkan waktu selama satu tahun fiskal, pengendalian
anggaran adalah proses yang terus menerus. Laporan anggaran akan digunakan secara berkala
sebagai mekanisme untuk mengoordinasi, menimbang, dan mengontrol berbagai kegiatan
administrasi di kantor. Detail yang dibutuhkan dalam laporan anggaran tersebut akan
ditentukan oleh tujuan penggunaan laporan. Tujuan dasar penganggaran adalah
meningkatkan keuntungan perusahaan dengan meminimalisir pengeluaran. Sebagian besar
organisasi akan meraih keuntungan yang meningkat apabila penganggaran yang dilakukan
cukup tepat serta teliti dan perbedaan biaya aktual dengan anggaran adalah minimal.
Penyiapan Laporan Anggaran
Dalam menyiapkan laporan anggaran, beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh manajer
adalah
1. Situasi tertentu. Karena manajer dan eksekutif mempunyai tanggung jawab yang cukup
luas dan cenderung meningkat dari waktu ke waktu, mereka hanya mempunyai sedikit
waktu untuk memperhatikan seluruh kegiatan administrasi yang berjalan lancar dan sesuai
rencana.
2. Ketika menampilkan angka dalam laporan, perbandingan dasar harus disajikan
3. Membantu pembaca meringkaskan informasi laporan sebanyak mungkin.
4. Laporan harus mengandung informasi yang dapat memberikan penjelasan.
5. Laporan harus standar.
Berdasarkan sifat laporan anggaran dan penggunaannya, bagian yang dapat dimasukan adalah
tujuan dari laporan, tampilan data keuangan, ringkasan, kesimpulan, dan rekomendasi.

Kontrol Biaya
Kontrol biaya menyangkut pengeluaran terjadi ketika kegiatan administrasi perkantoran
berlangsung. Kontrol biaya diharapkan dapat menekan pengeluaran seminimal mungkin.
Biasanya, jumlah waktu yang digunakan manajer administrasi perkantoran akan
mempengaruhi aktivitas kontrol biaya. Semakin sering dilakukan aktivitas pengontrolan,
semakin dapat diharapkan varians (variance) akan terjadi karena pemborosan akan semakin
kecil dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Daftar berikut menjelaskan beberapa
hal penting dalam pengontrolan biaya:
1. Mengembangkan standar biaya pada beberapa kegiatan administrasi perkantoran;
2. Mengembangkan kesadaran akan biaya yang ditim- bulkan pada karyawan;
3. Membantu pengembangan prosedur operasi yang efisien;
4. Mengalokasikan biaya kegiatan administrasi perkantoran sesuai dengan fungsi yang
dilakukan;
5. Mengetahui kegiatan administrasi perkantoran yang tidak efisien dan mempersiapkan
solusi untuk membenahinya.
Pada saat menentukan biaya kegiatan administrasi perkantoran, manajer administrasi
memperhatikan hal-hal berikut: jumlah kegiatan, tingkat kegiatan yang terstandardisasi,
jumlah tugas yang terdapat dalam suatu operasi, efisiensi kegiatan yang dilaksanakan, serta
tingkat biaya kegiatan yang dilaksanakan. Informasi yang digunakan untuk menentukan biaya
kegiatan administrasi perkantoran juga digunakan untuk:
1. Menjelaskan perbandingan biaya aktual kegiatan administrasi perkantoran dengan biaya
yang telah dianggarkan
2. Menjelaskan beberapa hal yang menyebabkan beberapa kegiatan administrasi perkantoran
berjalan tidak efisien
3. Membantu menentukan jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan
administrasi perkantoran,
4. Menjelaskan prosedur alternatif apa yang paling efisien menurut biaya yang digunakan
dalam administrasi perkantoran. Misalnya, gaji dan perlengkapan harus dibagi menjadi biaya
langsung dan tidak langsung.
Teknik untuk Mengontrol Biaya Kegiatan Administrasi Perkantoran
Ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengontrol biaya kegiatan administrasi
perkantoran, yaitu:
1. Standar Biaya. Dengan menetapkan standar biaya dari setiap kegiatan administrasi yang
dilakukan, proses pengontrolan akan lebih mudah dilakukan oleh manajer.
2. Studi analisis biaya.
3. Mengambil Tindakan Koreksi. Apabila biaya aktual melebihi biaya yang telah
dianggarkan, fungsi pengontrolan biaya akan sangat diperlukan untuk mengoreksi hal
tersebut hingga biaya yang dikeluarkan sesuaidengan anggaran.

Mengontrol Biaya Perkantoran

Salah satu tindakan untuk mengontrol biaya adalah memberikan latihan untuk mencegah
kelebihan biaya. Berikut adalah beberapa saran yang dapat diberikan:
1. Biaya perorangan. Karena memiliki porsi yang paling besar dalam biaya perkantoran,
mengontrol gaji perorangan akan memberikan flesibilitas yang lebih besar dibandingkan
mengontrol biaya di area lain. Gaji perorangan dapat dikontrol dengan beberapa cara.
Salah satunya adalah dengan memastikan bahwa jumlah pegawai pada tiap unit pekerjaan
sesuai dengan jumlah pekerjaan yang dilakukan.
2. Biaya perlengkapan dan material. Karena sebagian besar pekerjaan perkantoran
menyangkut penggunaan perlengkapan, forms, dan material, biaya penggunaannya harus
diperhatikan oleh Manajer Administrasi. Salah satu cara yang signifikan untuk mengontrol
biaya ini adalah dengan meminimalkan penggunaan perlengkapan kantor yang kurang
relevan dengan pekerjaan administrasi yang dilakukan.
3. Biaya peralatan. Karena beberapa peralatan kantor yang telah dibeli oleh organisasi kurang
dapat diandalkan, maka biaya perawatan menjadi tinggi. Untuk itu, sebelum membeli
peralatan kantor yang mahal, manajer administrasi harus menyelidiki apakah peralatan
tersebut dapat diandalkan dalam melakukan kegiatan administrasi perkantoran.
4. Biaya proses kerja. Proses kerja administrasi kantor yang dilakukan oleh organisasi tidak
selalu memiliki tingkat efisiensi yang sama. Karena proses yang tidak efisien, modifikasi
harus dipertimbangkan. Beberapa efisiensi pada proses kerja dapat dijelaskan dengan
pengukuran kerja, penyederhanaan kerja, dan analisis terhadap sistem dan proses.
5. Biaya overhead. Karena beberapa biaya overhead beragam, misalnya penerangan, AC dan
listrik. Hal tersebut hendaknya dapat dikontrol dengan membuat karyawan sadar akan
penggunaan peralatan yang optimal.

E. PENGONTROLAN BIAYA DENGAN BALANCED SCORECARD

Balanced Scorecard (BSC) diperkenalkan pertama kali oleh Prof. Robert S. Kaplan
dan Da Norton pada tahun 1992 melalui Harvard Business Review yang mengintegrasikan
metode pengukuran kinerja yang disusun untuk mendukung pelaksanaan strategi perusahaan.
Dengan menggunakan pendeketan BSC, manajer akan menerjemahkan strategi perusahaan
ke dalam alat pengukuran kinerja dimana pegawai akan mudah memahami dan mampu
mengimplementasikannya. Penggunaan BSC ditujukan untuk mengurangi kelemahan
penggunaan alat ukur yang fokus terhadap pengukuran keuangan. Untuk itu, diharapkan
manajer administrasi dapat mengimplementasikan BSC dari administrasi yang mereka kelola
sehingga dapat selaras serta mendukung tercapainya sasaran perusahaan.
 Penganggaran untuk administrasi perkantoran merupakan salah satu tugas utama
manajer administrasi sebagai alat pengontrolan kinerja pegawai maupun proses administrasi
yang terjadi. Untuk memfasilitasi pembuatan anggaran di kantor administrasi terdapat 4 hal
yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Keterlibatan karyawan dalam menyusun anggaran administrasi kantor.
2. Anggaran harus dapat merefleksikan perkiraan dari biaya operasional.
3. Anggaran harus disiapkan untuk keadaan di luar perkiraan, dan
4. Pegawai harus merasa menjadi kesatuan dalam anggaran.
Dalam kegiatan administrasi perkantoran, kontrol biaya perlu dilakukan untuk
mengelola pengeluaran biaya administrasi seminimal mungkin. Ada bebrapa hal yang perlu
diperhatikan dalam pengontrolan biaya, yaitu pengembangan standar biaya pada beberapa
kegiatan administrasi perkantoran, mengembangan kesadaran akan biaya yang ditimbulkan
pada karyawan, membantu pengembangan prosedur operasi yang efisien, mengalokasikan
biaya kegiatan administrasi perkantoran sesuai dengan fungsi, dan mngetahui kegiatan
administrasi perkantoran yang tidak efisien dan mempersiapkan solusi untuk membenahinya.
Ada 3 teknik yang dapat dilakukan oleh Manajer Administrasi untuk mengontrol biaya, yaitu
penentuan standar biaya, studi analisis biaya, dan taking corrective action.
Balance Scorecard digunakan untuk mengukur kinerja administrasi perkantoran dengan
mengintegrasikan metode pengukuran kinerja yang disusun untuk mendukung pelaksanaan
strategi perusahaan. Dengan menggunakan pendekatan BSC, manajer menerjemahkan strategi
perusahaan ke dalam alat pengukuran kinerja dimana pegawai akan mudah memahami dan
mampu mengimplementasikannya.