4 Tugas General Affair Staff di Perusahaan

Apa saja fungsi dan tugas general affair staff di perusahaan? Yuk simak 4 tugas utama staff GA yang
sangat penting dalam membantu operasional perusahaan agar tetap berjalan optimal.

Agar sistem kerja perusahaan bisa berjalan lancar, perusahaan akan membagi-bagi divisi sesuai
keahlian dan tugasnya. Bila divisi HRD akan berfokus pada sumber daya manusia, divisi General
Affair dibutuhkan untuk mengurus operasional perusahaan secara menyeluruh.

Bisa dikatakan, staff general affair merupakan partner HRD demi kelancaran operasional SDM
khususnya melayani kebutuhan umum karyawan, inventaris, perkantoran, hingga membina
hubungan internal dan eksternal perusahaan.

Meski sekilas kerjanya tampak remeh, divisi General Affair yang solid dan handal tetap diperlukan
demi berkembangnya perusahaan.

Biasanya divisi yang juga biasa disebut General Affair ini tergabung dengan HRD maupun menjadi
satu bagian dengan purchasing atau pembelian. Tapi bila perusahaannya merupakan perusahaan
berkembang dan skala sudah cukup besar, General Affair sebaiknya tidak digabungkan dengan divisi
lain.

Sebab jelas bahwa keduanya memiliki peranan berbeda dan dikhawatirkan dapat menyebabkan
adanya tumpang tindih dalam penyelesaian tugas kerja. Lantas, apa saja tugas utama seorang
General Affair?

Tugas General Affair atau Staff GA

Meski tugas General Affair bisa jadi akan berbeda tergantung jenis perusahaannya, berikut empat
tugas utama mereka.

1. Pengadaan, Pendataan dan Perawatan Aset Perusahaan

Salah satu tugas staff general affair yaitu pengadaan barang

Seperti yang disebutkan di atas, jika HRD berperan dalam pengelolaan dan pengembangan SDM
perusahaan, maka tugas General Affair lebih kepada pengelolaan pengadaan barang serta fasilitas
operasional perusahaan.

Adapun barang yang dimaksud adalah segala macam barang atau fasilitas yang dapat mendukung
pekerjaan karyawan. Maka dari itu, General Affair harus bisa menentukan fasilitas mana yang lebih
penting bagi karyawan dan diprioritaskan.
Seperti contohnya dalam perusahaan manufaktur, tugas general affair staff mulai dari menangani
proses pengadaan kendaraan dinas, menangani proses pengadaan dan distribusi ATK dan alat-alat
kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll) hingga pemasangan internet atau wifi.

Tidak selesai pada pengadaan saja, selanjutnya GA akan bertugas memastikan semua fasilitas yang
dimiliki oleh perusahaan tetap terawat. Bertanggung jawab dalam perawatan gedung kantor sampai
memastikan kebersihan lingkungan kerja untuk kenyamanan kerja karyawan.

2. Membuat laporan anggaran dan pembayaran

Tugas general affair staff lainnya yaitu perencanaan anggaran

Mengingat tugas general affair adalah mengelola pengadaan barang serta fasilitas perusahaan,
mereka memiliki tanggung jawab untuk memastikan barang yang diminta oleh divisi lain benar-
benar dibutuhkan dan sesuai budget.

Inilah mengapa menyiapkan laporan anggaran dengan menyesuaikan prioritas barang tidak
terpisahkan dari tugas general affair. Dengan adanya tugas ini, perusahaan akan terhindar dari
pembengkakan anggaran belanja perusahaan.

Prioritas dalam pembelian barang atau pengadaan fasilitas tentu juga perlu mempertimbangkan
manfaat jangka panjang bagi perusahaan. Maka GA harus jeli membuat prioritas mana barang yang
harus segera dibeli atau bisa ditunda dulu.

Tak cuma membuat laporan anggaran, general affair juga melaksanakan proses pembayaran rutin
untuk kebutuhan listrik, air, telepon, jaringan internet (wifi), iuran BPJS karyawan, hingga beberapa
pembayaran rutin lainnya. General affair juga lah yang akan mengurus reimbursement karyawan.
3. Mengurus perizinan dan legalitas perusahaan

Staff general affair juga bertugas mengurusi segala legalitas perusahaan

Dalam sebuah perusahaan, mengurus legalitas perizinan menjadi tugas general affair, baik untuk
kebutuhan karyawan maupun perusahaan. Maka dari itu, general affair kerap menjadi wakil
perusahaan untuk bertemu dengan pihak eksternal terkait yang membantu perizinan eksternal ini.

Pihak dalam perizinan eksternal bisa meliputi kepolisian, ormas, media, kecamatan, kelurahan dan
lain sebagainya. Oleh sebab itu, selain bertemu dan mengurus izin, general affair perlu menjalin
hubungan baik dengan mereka.

4. Menjalin komunikasi dengan semua divisi

Sebagai staff GA harus selalu menjalin komunikasi lintas divisi

Lantaran pekerjaannya banyak berhubungan dengan tim internal perusahaan, general affair
bertugas menjadi jembatan informasi antara seluruh divisi dengan pengelola keuangan perusahaan.
Sebab, tiap divisi umumnya lebih mengetahui kebutuhan mereka. Sehingga ada kalanya General
Affar mendapat masukan maupun permintaan dari divisi tertentu terkait fasilitas operasional yang
diperlukan.

Tapi di sisi lain, general affair juga perlu memahami rencana serta rincian anggaran perusahaan
secara menyeluruh. Sehingga tidak bisa serta merta mengiyakan semua keinginan karyawan. Karena
kembali lagi, ada prioritas dalam tiap usulan pengadaan fasilitas.

Jadi apabila tidak bisa terpenuhi dalam waktu dekat, general affair perlu memberikan pemahaman
kepada divisi yang bersangkutan. Pun sebaliknya, general affair perlu menegaskan pentingnya
pengadaan barang atau fasilitas tersebut pada pengelola keuangan perusahaan jika memang masuk
prioritas.

Itulah empat tugas general affair dalam perusahaan. Mengingat tugasnya yang cukup kompleks
dalam membantu semua kegiatan dan operasional perusahaan.