Ketahui Tugas dan Fungsi General Affair di Perusahaan

General Affair (GA) adalah merupakan posisi dalam suatu perusahaan yang umumnya
berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional.
Segala urusan perusahaan harus memiliki kejelasan baik dari tujuan, prospek, dan
perencanaan ke depannya. Kejelasan tersebut harus dibuktikan dengan perencanaan dokumen
dan pelaksanaannya.
General affair inilah yang nantinya akan mengurus urusan operasional kantor baik
yang rutin maupun tidak terduga. Dalam perusahaan yang memiliki struktur organisasi
sederhana, GA biasanya akan digabung dengan HRD, terkadang juga di bagian pembelian
atau purchasing.
Namun, tahukah Anda apa yang menjadi fungsi dan tugas dari divisi GA tersebut?
Untuk menjawabnya, simak uraian lengkapnya berikut ini.

Tugas General Affair Adalah Sebagai Berikut :

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, GA bertugas mengurus segala hal tentang keperluan
rutin dan mendadak dalam perusahaan.
GA sebenarnya lebih berfokus pada pemberian pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan
demi kelancaran kerja perusahaan secara menyeluruh melalui supporting unit.
GA memiliki beberapa fokus pelayanan yaitu aset dan pembelian yang mencakup
maintenance serta pemesanan melalui vendor terpercaya.
Berikut ini merupakan tugas General affair di dalam perusahaan.
1. Bertanggung Jawab Pada Pengadaan Barang
Barang atau aset di perusahaan kadang memiliki batas pemakaiannya sendiri-sendiri,
misalnya printer atau Personal Computer (PC).
Penggantian atau pembelian barang-barang tersebut menjadi tugas GA dalam hal pengadaan
barang.
Dalam pengadaan barang itu, seorang GA juga tidak asal beli melainkan melakukan
perbandingan harga sebelum melakukan pembelian.
Tujuannya, agar pengadaan barang perusahaan masih bisa menekan biaya pengeluaran aset.
Semakin rendah biaya untuk pengadaan barang, maka dapat dipastikan kinerja divisi GA di
perusahaan tersebut berjalan baik.
2. General Affair Bertanggung Jawab Pada Pembayaran dan Pembelian Rutin
Selain membeli aset perusahaan yang bersifat semi permanen, GA juga bertugas melakukan
pembelian rutin perusahaan.
Misalnya, pembelian air minum, Alat Tulis Kantor (ATK), kertas, tinta printer, dan beberapa
barang berkala lainnya.
Tak hanya itu, GA juga memiliki tugas dalam pembayaran rutin, seperti pembayaran listrik,
air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pembayaran lainnya.
Dalam hal pembayaran rutin, GA bisa melakukan estimasi dana yang sudah terhitung tepat,
karena biasanya pembayaran ini tidak jauh berbeda setiap bulannya.
Umumnya, pada perusahaan besar, pembayaran rutin ini dilakukan secara otomatis melalui
sistem yang terintegrasi dengan sistem perusahaan.
3. Memastikan Pembayaran Tenaga Kerja Harian Sesuai Peraturan
Pekerja harian lepas dalam perusahaan menjadi tanggung jawab GA.
Maka, GA memiliki wewenang untuk menentukan besaran upah pekerja lepas harian di luar
gaji karyawan.
Hal ini menjadi tugas GA dikarenakan gaji karyawan lepas akan masuk dalam keperluan
bulanan kantor pada pembukuannya, yaitu untuk kebutuhan sumber daya manusia. Untuk
mempermudah GA dalam melakukan pekerjaannya, maka aplikasi slip gaji online dapat
menjadi solusi dalam mempermudah proses besaran gaji karyawan.
4. General Affair Bertugas Untuk Pemeliharaan Aset
Tak hanya melakukan pembelian barang, GA juga bertugas untuk memelihara dan
mengawasi aset yang telah mereka beli.
Hal ini bertujuan agar para pengguna atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara
sembarangan menggunakannya.
Menjadi hal wajar jika GA seringkali bersikap ‘galak’ ketika ada karyawan yang tidak
menjaga aset perusahaan.
Karena mereka lah yang bertanggung jawab saat terjadi kerusakan pada aset perusahaan.
5. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang
GA dalam perusahaan selalu sensitif dan rinci ketika menentukan biaya, begitu juga saat
kantor membuka kantor cabang baru atau hanya sekedar melakukan renovasi.
GA bertugas untuk melakukan pertimbangan mulai dari faktor kelayakan hingga estimasi
dana yang sesuai.
Bahkan ketika estimasi dana sudah disetujui oleh GA, pelaporan hasil renovasi dan
pembelian material juga harus bisa dibuktikan dengan nota atau faktur.
Fungsi General Affair di dalam Perusahaan
Dalam menjalankan tugasnya, GA juga memiliki fungsi sendiri dalam menjalankan
operasional perusahaan.
Berikut merupakan fungsi General Affair di perusahaan.
1. Pemeliharaan dan Perawatan
Fungsi pertama yang harus dimiliki oleh GA adalah pemeliharaan dan perawatan tentang
kondisi dan fasilitas perusahaan.
Misalnya, fasilitas toilet, gedung kantor (kebersihan dan tampilan luar), ruang kantor, gudang
yang memadai, perawatan instalasi listrik, dan semua aset dan area perusahaan.
GA juga perlu mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan serta membuat
prioritas sebelum mengajukan anggaran.
Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada perluasan
tempat ibadah, ruang meeting, atau lobby untuk menerima tamu?
Apapun yang menjadi prioritas GA harus memiliki dampak positif bagi operasional
perusahaan.
2. Menyiapkan Laporan Berkala
Fungsi penting lainnya adalah menyiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran.
Laporan tersebut harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahan bisa
menilai efektivitas investasi internal di perusahaan.
3. Membantu Perizinan
Divisi GA pada sebuah perusahaan juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk
perizinan yang dibutuhkan.
Selain itu, GA juga berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti
pemerintah daerah, kepolisian, ormas, wartawan, dan sebagainya.
4. Membina Hubungan Baik
Fungsi lain dari GA adalah membina hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa.
Jika GA dalam perusahaan digabung dengan divisi HRD, maka fungsi lain yang termasuk di
dalamnya adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan
melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.
Hubungan yang baik secara tidak langsung akan berdampak pada kinerja dan produktivitas
karyawan.
Tak hanya itu, hubungan baik juga akan berdampak positif pada citra perusahaan di mata
klien, hal itu tentu akan mempengaruhi profit yang akan diterima perusahaan.
Itulah tugas dan fungsi general affair di perusahaan yang perlu Anda ketahui.
Pada dasarnya, tujuan dan fungsi utama dari general affair adalah untuk memastikan
kelancaran operasional perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan.