A.

ADMINISTRASI PERUSAHAAN BIDANG KEUANGAN

Pernyataan-pernyataan tersebut tidak sepenuhnya benar dan tidak juga salah total. Tugas
admin keuangan di perusahaan yang paling utama memang mirip dengan tugas staf
administrasi pada umumnya, yaitu tidak jauh-jauh dari berkas-berkas dan pengarsipan. 

Namun, staf admin keuangan lebih spesifik untuk memfokuskan diri pada hal-hal yang
berkaitan dengan keuangan perusahaan.

Admin keuangan adalah salah satu unsur terpenting dalam suatu bisnis atau perusahaan.
Kenapa? Karena posisinya berkaitan erat dengan sumber daya dari suatu perusahaan atau
organisasi. 

Dalam perkembangan usaha yang sangat pesat, perusahaan harus memperhatikan

administrasi keuangan karena staf admin keuangan merupakan posisi yang dapat mengatur
pendapatan dan pengeluaran perusahaan.

Secara umum, bisa diartikan bahwa administrasi keuangan atau admin keuangan adalah suatu
proses kegiatan usaha yang dilakukan untuk dapat membantu, melayani, dan kegiatan tersebut
dalam mencapai tujuannya. 

Dalam artian sempit, administrasi keuangan adalah mencakup seluruh kegiatan yang
berhubungan dengan pencatatan, pendataan, serta pengeluaran untuk pendanaan berbagai
kegiatan operasional perusahaan dalam bentuk pengelolaan keuangan dan akuntansi.

Sedangkan, dalam artian yang lebih luas, administrasi keuangan adalah suatu pedoman yang
erat kaitannya dengan penggunaan dan pelaksanaan dana yang ada dalam suatu organisasi untuk
menghasilkan aktivitas organisasi. 

di dalamnya mengelola keuangan yang terdiri dari perencanaan, regulasi, akuntabilitas, dan
pengawasan keuangan.

Jika pelaksanaannya bisa dilakukan dengan lebih cepat, tentunya akan lebih menguntungkan
pihak perusahaan. Salah satu kunci penting agar pengerjaan administrasi bisa dilakukan dengan
baik, maka semua orang yang ada di dalamnya harus mampu melakukan kerjasama dengan baik
sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.
Tujuan Adanya Posisi dan Tugas Admin Keuangan

Tujuan dari adanya admin keuangan pada sebuah perusahaan adalah untuk memproses serta
mengatur keuangan dari sebuah perusahaan agar sistem keuangan yang terdapat dalam unit
perusahaan itu bisa dilakukan dengan baik. 

Tujuan lainnya, yaitu:

 Untuk mempermudah proses pengeluaran dan pemasukan uang pada suatu perusahaan.

 Untuk mempermudah kegiatan transaksi keuangan, karena setiap transaksi yang

dilakukan bisa ditunjukkan dengan bukti yang bisa dipertanggung jawabkan.

 Untuk mempermudah pihak manajer dalam mengetahui kondisi keuangan perusahaan

dalam kurun waktu tertentu.

Tugas Admin Keuangan di Perusahaan

Tugas admin keuangan yang utama adalah menyusun anggaran belanja yang telah disepakati,
membuat pembukuan dan pencatatan semua transaksi baik pemasukan maupun pengeluaran. 

Berikut beberapa tugas admin keuangan di perusahaan secara lebih rinci. 

1. Membuat Rencana Keuangan Perusahaan 

Tugas admin keuangan yang pertama adalah membuat rencana keuangan perusahaan. Mulai dari
perencanaan peminjaman, uang kas masuk dan kas keluar, sampai pembayaran jatuh tempo
utang.

Biasanya perusahaan akan meminta staf admin keuangan untuk membuat laporan keuangan
secara berkala. Jadi, kamu akan ditugaskan perusahaan untuk mengetahui dan mencatat besaran
anggaran belanja dan pemasukan yang telah diterima.

2. Mengatur Arus Uang Perusahaan

Kemudian, tugas admin keuangan di perusahaan berikutnya adalah mengatur arus keuangan

di sebuah perusahaan.

Apa saja arus keuangan yang dimaksud? 

Mulai dengan aktivitas membuka rekening baru, menentukan jumlah uang yang disetor ke
rekening perusahaan, dan pastinya mencatat seluruh arus uang perusahaan.

3. Mengetahui dan Membayarkan Utang dan Beban Perusahaan

Tugas dan tanggung jawab administrasi keuangan perusahaan selanjutnya adalah mengetahui
besaran jumlah kredit yang dilakukan perusahaan. Tujuannya adalah agar bisa membayar utang
dan beban perusahaan sebelum jatuh tempo.

4. Menyusun Kebijakan Anggaran Keuangan Perusahaan 

Staf admin keuangan juga bertugas untuk mampu menyusun kebijakan anggaran keuangan
perusahaan. Artinya, harus mampu berkomunikasi dengan divisi lain mengenai kebutuhan
anggaran yang akan dihabiskan.

Selain itu, staf admin keuangan juga berhak menentukan return of investment (laba atas
investasi) dari uang yang telah dihabiskan. Artinya, admin keuangan berhak menanyakan hasil
apa yang sudah didapat dengan pengajuan anggaran tersebut.

Baca Juga:  Bagaimana, sih, Cara Membuat Anggaran Keuangan Perusahaan?

5. Mengurus Surat-surat Berharga Perusahaan

Admin keuangan juga sering dilibatkan dalam pengurusan surat berharga perusahaan. Dalam hal
tersebut, tugas admin keuangan adalah mencatat, mengecek aktivitas modal kas kembali,
sampai menyimpan surat berharga sesuai kebijakan.

Lantaran itulah, staf admin keuangan juga membutuhkan keterampilan khusus seperti
pengetahuan dasar tentang seluk beluk surat berharga sampai dengan pengarsipan.

6. Membuat Laporan Keuangan 

Staf admin keuangan tentunya berhubungan langsung dengan keuangan. Salah satu tugasnya
adalah dengan membuat laporan keuangan secara rinci. 

Laporan tersebut bisa dibuat dalam bentuk laporan harian, mingguan, bulanan dan tahunan yang
kemudian dilaporkan ke atasan.

7. Melakukan Pengarsipan
Berikutnya, tugas admin keuangan adalah melakukan pengarsipan dokumen transaksi guna
menjaga ketertiban administrasi dan memudahkan nanti jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

Pengarsipan tersebut meliputi pula faktur, nota supplier, laporan AP/AR, dan lain-lain. 

8. Mencatat Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan

Bukan hanya hal-hal yang terkait dengan pembayaran oleh pihak perusahaan, admin keuangan
juga bertugas untuk melakukan pencatatan atas penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh
pelanggan. 

9. Melakukan Analisis Keuangan

Analisis keuangan yang dibuat oleh admin keuangan biasanya bersifat sederhana. Datanya hanya
berdasarkan pada berbagai catatan transaksi keuangan yang ada pada perusahaan. 

Namun, tugas admin keuangan yang satu inilah yang nantinya memiliki peran penting dalam
proses operasional perusahaan dan penentuan langkah berikutnya yang diambil oleh pihak
manajemen. 

Baca Juga:  Sekilas Analisis Keuangan: Tujuan dan Contoh

Komponen Admin Keuangan

Dalam penerapan berbagai tugas admin keuangan, bisa disimpulkan bahwa terdapat beberapa
faktor dan komponen admin keuangan. 

Komponen-komponen tersebut adalah:

 Perencanaan Keuangan, adalah seluruh kegiatan perencanaan pengeluaran dan

pemasukan keuangan dalam kurun waktu tertentu.

 Penganggaran Keuangan, adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pemasukan,

pengeluaran, dan berbagai kegiatan lain yang sudah direncanakan sebelumnya dan
seluruh anggarannya dibuat secara rinci.

 Pengelolaan Keuangan, adalah bentuk pemanfaatan dana yang dilakukan dengan berbagai
cara untuk memaksimalkan performa suatu perusahaan.
  Pencarian Keuangan, adalah seluruh hal yang berhubungan dengan bagaimana cara
dalam pengadaan suatu dana agar seluruh kegiatan operasional bisa berjalan dengan baik
sesuai dengan rencana.

 Pengendalian keuangan, yaitu seluruh hal yang berkaitan dengan penilaian dan perbaikan
performa pada sektor keuangan di suatu perusahaan.

 Penyimpanan Keuangan,adalah seluruh bentuk kegiatan pengumpulan dana perusahaan

yang kemudian disimpan di tempat yang aman.

 Pemeriksaan Keuangan, merupakan seluruh hal yang berkaitan dengan proses audit
internal terhadap bagian keuangan perusahaan sebagai upaya mencegah terjadinya
kecurangan. 

Kualifikasi yang Tepat untuk Tugas Admin Keuangan di Perusahaan

Jika kamu lihat beberapa tugas admin keuangan yang sudah dijelaskan tadi, pastinya kamu
paham ya bahwa posisi ini membutuhkan orang-orang dengan kualifikasi khusus. 

Pada umumnya. kriteria menjadi seorang admin keuangan adalah memiliki pengetahuan
mendasar tentang akuntansi, termasuk tentang pajak dan lain-lain. 

Sementara, dari segi kepribadian, kualifikasi admin keuangan adalah orang yang teliti, teratur,
dan tentunya jujur. 

Berikut beberapa kualifikasi yang biasanya diperlukan untuk memenuhi tugas admin keuangan.

 Memahami tentang akuntansi dan administrasi keuangan

 Mahir dalam aplikasi Microsoft office, terutama ms word dan ms excell.

 Paham mengenai software akuntansi.

 Mampu berkomunikasi dengan baik secara verbal maupun non verbal.

 Mampu berbahasa inggris baik lisan maupun tulisan.

 Teliti, rapi dan cekatan dalam bekerja.

 Rajin dan disiplin.

  Dapat dipercaya dan bertanggung jawab.

 Berorientasi pada hasil kerja.

 Dapat bekerja sama dengan baik bersama para karyawan.

 Mampu mengatur arus pemasukan dan pengeluaran keuangan perusahaan

 Memiliki kepribadian yang ramah, sopan santun, dan berbudi luhur

 Selalu memperhatikan hasil kerja yang sempurna

Administrasi adalah kegiatan untuk mengatur sumber daya secara efisien agar mencapai tujuan
bersamaan. Orang yang bekerja dibagian administrasi disebut administrator.

Administrasi tertuju pada kinerja dan manajemen operasional di bisnis atau perusahaan. Proses
administrasi meliputi pembuatan dan penerapan keputusan besar. Prosesnya harus dilakukan
secara teliti dan efisien, karena akan sangat berpengaruh pada kinerja perusahaan.

Satu hal penting yang perlu diperhatikan adalah semua orang yang terlibat saat proses
administrasi harus punya kemampuan dan kerjasama yang baik untuk menjalankan tanggung
jawabnya masing-masing.

Walaupun administrasi keuangan hanya dilakukan bagian keuangan, tapi semua departemen di
perusahaan akan terkena dampaknya kalau kinerja tujuan administrasi keuangan tidak tercapai.

Salah satu hal pendukung sistem keuangan perusahaan biasany adalah dengan
penggunaan software keuangan perusahaan.

Administrasi keuangan punya peran penting dalam aspek bisnis mulai dari SDM, distribusi,

bahkan sampai operasional. Makanya, administrator atau perusahaan harus bisa bekerjasama
dengan sistem yang holistik.

Administrasi Keuangan Menurut Arti Luas dan Sempit

Menurut arti luas dan sempit pengertian administrasi keuangan adalah sebagai berikut :

1. Arti Luas
Administrasi adalah pedoman yang berkaitan dengan penggunaan dan pelaksanaan dana di
perusahaan atau organisasi. Hal-hal yang diperlukan dalam pengelolaan keuangan adalah
regulasi, perencanaan, pengawasan sampai akuntabilitas keuangan.

2. Arti Sempit

Administrasi keuangan meliputi semua kegiatan yang berkaitan dengan pendataan, pencatatan

dan pengeluaran. Hal ini dilakukan untuk pendanaan semua kegiatan operasional perusahaan
dengan cara pengelolaan keuangan dan akuntansi.

Tujuan Administrasi Keuangan

Ada beberapa tujuan administrasi keuangan yang perlu Anda ketahui sebagai berikut :

1. Memperlancar Proses Keluar Masuknya Keuangan

Administrasi harus dibuat dengan jelas dan detail, bagian keuangan akan mencatat keluar
masuknya uang perusahaan. Kalau administrasi keuangan tidak dicatat dengan benar,
kemungkinan akan muncul transaksi yang tidak jelas dan tidak diketahui oleh bagian keuangan.

2. Transaksi Uang Lebih Mudah

Jumlah dan penggunaan harus sesuai dengan rencana, agar likuiditas keuangan perusahaan tidak
terhambat.

Tujuan administrasi keuangan adalah menjalankan tugas untuk membayar dan bertanggung

jawab atas seluruh transaksi dengan baik.

3. Bukti Transaksi

Tindakan pengarsipan dilakukan sebagai bukti yang cukup kuat saat pencatatan keuangan. Bukti
transaksi biasanya digunakan oleh pihak eksternal atau internal di perusahaan.

Pihak eksternal adalah pihak supplier, mereka adalah orang secara langsung berhubungan dengan
bukti transaksi dan digunakan sebagai pencatatan transaksi.

Catatan tersebut berfungsi untuk menghindari kecurangan yang mungkin akan dilakukan oleh
pihak yang tidak bertanggung jawab dan meningkatkan rasa aman untuk perusahaan.

4. Memantau Kondisi Keuangan Perusahaan

Pencatatan harian dilakukan untuk memantau kondisi keuangan dengan jelas. Selain itu,
administrasi yang lengkap dapat membantu bagian keuangan untuk menjawab kondisi keuangan
saat ditanya oleh pihak atasan.

Kecepatan dan ketepatan sangat dibutuhkan sebagai tindakan untuk kedepannya saat mengatasi
permasalahan yang ada di perusahaan, makanya perlunya penggunaan aplikasi pencatatan
keuangan agar lebih efisien.

5. Menciptakan Keteraturan Keuangan

Pencatatan pengeluaran dan pemasukan uang perusahaan harus ditulis secara rinci dan
ditambahkan keterangan yang lengkap.

Semua keterangan ini sangat membantu manajemen keuangan perusahaan menjadi lebih baik
dan mudah dipahami oleh pihak manapun.

6. Koordinasi Keuangan Jadi Lebih Mudah

Setelah semua data keuangan siap, maka koordinasi dari satu divisi ke divisi lainnya jauh lebih
mudah. Selain itu, kegiatan tersebut dapat menghindari terjadinya miskomunikasi oleh pihak
internal tentang pengelolaan keuangan.

Contohnya, di Sekolah ada organisasi berupa OSIS (Organisasi Intra Sekolah), saat anggota
OSIS mendapatkan dana bantuan kegiatan, diperlukan bagian bendahara untuk membuat laporan
mengenai pendapatan dan penggunaan dana.

7. Mengurangi Kesalahan Saat Membuat Laporan Keuangan

Pastikan bukti transaksi, keluar masuknya kas, pencatatan harian dan lainnya sudah didata
dengan baik dan rapi, untuk memudahkan saat proses pembuatan laporan keuangan.

Akuntan yang ada di perusahaan bisa memanfaatkan data-data yang ada, lalu mengolahnya
menjadi data sesuai keinginan dan kebutuhan dalam aplikasi laporan keuangan.

8. Perencanaan Keuangan Perusahaan Jadi Lebih Baik

Jika laporan sudah sesuai dengan realitanya, maka perusahaan bisa merencanakan pengeluaran
atau pemasukan keuangan untuk periode berikutnya berdasarkan asumsi yang ada.
Asumsi ini terjadi berdasarkan pemasukkan dan pengeluaran yang terjadi di perusahaan, selain
itu adanya bukti transaksi yang berhubungan dengan tujuan administrasi keuangan.

9. Pengendalian di Bidang Keuangan Jauh Lebih Baik

Semua masalah akan diketahui oleh pihak manajemen keuangan, sehingga perusahaan dapat
menentukan berapa banyak jumlah uang yang akan digunakan dan berapa banyak target kas yang
dimiliki oleh perusahaan.

Saat perusahaan mengalami kekurangan dana, maka divisi tertentu akan mencari investor baru.

Tujuan administrasi keuangan adalah mengatasi agar masalah tersebut tidak semakin membesar
dan menyelamatkan keuangan perusahaan.

10. Akuntabilitas Pencatatan Keuangan Lebih Terjamin

Tujuan administrasi keuangan adalah membuat laporan keuangan secara perhitungan akuntansi,

agar tidak ada kesalahan saat proses pencatatan atau terjadinya kehilangan sejumlah uang.

Bagian administrasi harus mengecek apakah jumlah uang perusahaan sudah sesuai dengan
jumlah uang yang ada di laporan keuangan.

Saat proses pencatatan dan pengecekan selesai, pihak eksternal jadi lebih mudah untuk menjalin
kerjasama karena calon partner merasa yakin dengan perusahaan Anda.

Fungsi Administrasi Keuangan

Fungsi dibentuknya administrasi keuangan adalah membantu perusahaan untuk mengatur semua

sistem keuangan yang ada di perusahaan agar berjalan dengan baik.

Berikut beberapa fungsi administrasi keuangan :

1. Investment function

Administrasi keuangan yang berfungsi untuk investasi perusahaan, dimana perusahaan akan

menyimpan dana untuk digunakan keperluan perusahaan.

Investasi yang dilakukan adalah investasi jangka pendek seperti utang piutang, kas dan lainnya.
Sedangkan investasi jangka panjang seperti gedung, kendaraan, tanah, uang tunai dan lainnya.
 2. Shopping function

Berdasarkan fungsi belanjanya, administrasi keuangan bisa membantu perusahaan untuk

membelanjakan semua kebutuhan operasional secara bijaksana.

3. Profil sharing function

Administrasi keuangan bisa membantu untuk meningkatkan kepercayaan pada perusahaan dalam

menentukan pembagian hasil ke investor, guna membagi hasil atas kontribusinya menanamkan
dana investasi ke perusahaan.

Berkat laporan keuangan tersebut, manajer bisa menentukan berapa besaran dividen yang harus
diberikan ke investor.

4. Fundraising function

Selain fungsi diatas, administrasi keuangan juga berfungsi sebagai penggalangan dana,

maksudnya perusahaan bisa penuhi segala kegiatan dan kebutuhan oleh perusahaan.

Makanya, metode ini bisa dipakai sebagai tujuan administrasi keuangan untuk mencari investor
atau sponsor yang nantinya akan menaruh dana ke perusahaan.

Komponen Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan mempunyai beberapa komponen yang perlu diperhatikan oleh bagian

keuangan di perusahaan, sebagai berikut :

1. Financial planning atau perencanaan keuangan digunakan untuk mengatur pengeluaran

dan pemasukan penghasilan atau keuangan perusahaan, perencanaan keuangan biasanya
dilakukan untuk kurun waktu tertentu.

2. Financial budgeting atau anggaran keuangan digunakan untuk mencatat seluruh

pengeluaran, pemasukan, anggaran sampai kegiatan yang telah direncanakan secara rinci.

3. Financial management atau mengelola keuangan, digunakan untuk tindakan pembagian

dan pengelolaan pemanfaatan penghasilan atau dana demi meningkatkan kinerja
perusahaan.
 4. Financial search atau pencarian keuangan, bertujuan mencari peluang mencari dana demi
penuhi kebutuhan modal perusahaan.

5. Financial control atau mengatur keuangan, biasanya digunakan untuk pengawasan dan

memperbaiki kinerja di bagian sektor keuangan perusahaan.

6. Financial storage atau penyimpanan uang, dilakukan untuk mengumpulkan semua dana

perusahaan yang ada untuk disimpan pada tempat yang aman seperti bank.

7. Audit atau pemeriksaan keuangan, bertugas untuk memeriksa keadaan keuangan

perusahaan untuk mencegah adanya kecurangan dari pihak dalam atau luar perusahaan.

Tugas Administrasi Keuangan

Semua orang yang bekerja di perusahaan bidang apapun akan diberikan tanggung jawabnya
masing-masing. Seperti administrasi keuangan, mereka memiliki beberapa tugas yang harus
dikerjakan sebagai berikut :

1. Membuat rencana keuangan

Administrator keuangan ditugaskan untuk membuat rencana keuangan perusahaan. Rencana

keuangan meliputi pengeluaran, pendapatan, keuangan, informasi, pembayaran, pembelian,
sampai anggaran bulanan.

2. Membuat laporan keuangan

Membuat laporan tentang keuangan perusahaan adalah tugas administrator keuangan. Biasanya
administrator akan mencatat keuangan setiap tahunnya dan membuat asumsi kondisi keuangan
perusahaan kedepannya.

Laporan yang dibuat meliputi neraca, analisis pendapatan sekarang sampai masa depan, dan laba
rugi.

3. Mengelola uang tunai

Administrator bertanggung jawab membuat laporan mengenai penarikan uang atau setoran,
pembuatan rekening baru, menentukan jumlah dana setoran, dan mencatat seluruh transaksi yang
berkaitan dengan uang tunai perusahaan.
 4. Mengelola pinjaman atau kredit

Tugas terakhir adalah mengelola dana pinjaman atau kredit. Contohnya, saat perusahaan
mengalami kegiatan utang piutang dan pemberian tagihan.

5. Penutupan rekonsiliasi dan akun

Orang bagian administrasi juga terlibat saat penutupan organisasi. Penutupan organisasi adalah
proses akuntansi yang meliputi depresiasi aset tetap perusahaan, publikasi informasi pembayaran
dan rekonsiliasi dari perbedaan inventaris.

Administrasi terlibat saat proses penggajian setiap bulannya yang dilakukan perusahaan dan
penutupan akun rekonsiliasi. Biasanya perusahaan melakukan tindakan ini setiap bulanan atau
tahunan.

6. Entri Jurnal

Tujuan administrasi keuangan adalah untuk menyusun dan menyimpan jurnal secara teratur.
Menurut prinsip akuntansi dasar, entri jurnal adalah catatan kronologis semua transaksi yang
terjadi di perusahaan. Biasanya entri jurnal akan disimpan di dalam buku besar yang telah dibuat
oleh akun tertentu.

Petugas Administrasi keuangan

Demi mencapai tujuan administrasi keuangan, perusahaan telah membagi tanggung jawab untuk
masing-masing orang. Pembagian kerja ini bertujuan agar setiap orang bisa fokus dan
mempelajari tugasnya secara spesifik, sehingga bisa mencapai tujuan administrasi
keuangan yang telah diharapkan.

Berikut ini beberapa petugas yang bertanggung jawab mengenai administrasi keuangan
perusahaan :

1. Sekretaris

Sekretaris adalah orang yang memahami akuntan dan manajemen keuangan. Sekretaris punya
tanggung jawab untuk membantu perusahaan untuk mengawasi keluar dan masuknya dana
perusahaan.

Berikut ini tugas lainnya untuk sekretaris :

  Melakukan pencatatan pemasukan dana perusahaan. Hasil catatan ini akan disetor ke
bagian bendahara.

 Membuat laporan keuangan lalu disetor ke pimpinan perusahaan. Isi laporannya meliputi
darimana asal dana yang masuk, uang perusahaan dialokasikan untuk apa, dan siapa saja
yang belum dan sudah membayar.

2. Bendahara

Umumnya, tugas bendahara adalah orang yang akan menerima seluruh aplikasi kas kecil, lalu
membuat laporan mengenai keuangan kas kecil sebagai tujuan administrasi keuangan. Lalu,
bendahara akan mengisi dana kas ke dalam cek atau uang tunai.

3. Manajer keuangan

Manajemen keuangan bertugas untuk menerima dan mengecek ulang laporan kas kecil yang
sudah buat bendahara. Tidak hanya itu, manajemen keuangan juga bertanggung jawab ata
menyetujui atau tidaknya aplikasi diisi dengan uang tunai dengan jumlah kecil.

Ciri-ciri Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

1. Terdiri Dari Sekelompok Orang

Divisi administrasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
administrasi keuangan yang diinginkan oleh perusahaan.

2. Menjalin Kerja Sama

Divisi administrasi harus bekerja sama dengan unit lainnya karena tujuan yang sama, agar sistem
administrasi bisa berjalan optimal.

3. Punya Tujuan yang Ingin Dicapai

Administrasi akan berusaha untuk mencapai tujuan perusahaan. Makanya administrasi sangat
diperlukan untuk menjalankan itu semua untuk mewujudkan tujuan tersebut.
Pentingnya Administrasi Keuangan untuk Bisnis

Peran divisi administrasi dalam dunia bisnis cukup penting. Berikut beberapa alasan
kenapa administrasi keuangan begitu sangat penting :

1. Membantu Mengembangkan Bisnis

Alasan utama yang bikin bisnis gagal berkembang adalah rusaknya rencana keuangan. Saat
rencana yang digunakan gagal, maka bisnis tidak bisa penuhi kebutuhan modal tetap dan gagal
menjalankan kewajibannya.

Akibatnya, bisnis tersebut tidak bisa membangun daya yang produktif, dan bisa tidak bisa
berjalan lancar. Makanya administrator keuangan perlu membuat rencana keuangan yang
matang, rinci, dan sehat, untuk mendapatkan keberhasilan sebuah bisnis.

2. Mendukung Kelancaran Perusahaan

Administrator harus membuat rencana keuangan yang baik dan matang, agar perusahaan dapat
berjalan dengan lancar. Karena keuangan sangat diperlukan untuk promosi, pengembangan,
perluasan, penggabungan, administrasi kerja perhari dan lainnya.

Orang yang bertanggung jawab atas keuangan perusahaan haruslah orang berpengalaman,
mengerti ilmunya, mampu menganalisis, dan evaluasi semua masalah keuangan yang sedang
terjadi.

Nantinya mereka akan mengambil keputusan yang tepat, berdasarkan keadaan sekarang yang
berkaitan dengan penggunaan dana dan pengadaan.

3. Bisa Mengkoordinir Kegiatan Fungsional

Administrasi keuangan mempunyai koordinasi lengkap di bidang fungsional meliputi produksi,

pemasaran, dan distribusi untuk mencapai tujuan administrasi keuangan.

Kalau koordinasi keuangan rusak, maka efisiensi seluruh departemen di perusahaan tidak akan
bertahan lama.

Contohnya, bagian keuangan perlu menyediakan pembiayaan yang nantinya digunakan untuk
membeli bahan baku dan pengeluaran sehari-hari demi kelancaran seluruh unit.
Kalau bagian keuangan tidak bisa penuhi kebutuhan tersebut, bisa bikin proses produksi dan
penjualan jadi terhambat. Akibatnya tidak ada penghasilan yang masuk dan menurunnya tingkat
laba bisnis.

Makanya, peran divisi administrasi sangatlah penting untuk mengontrol dan koordinasi seluruh
kegiatan yang ada di an. perusahaan.

4. Menjadi Titik Fokus Pengambilan Keputusan

Hampir semua keputusan diambil berdasarkan profitabilitas. Divisi administrasi akan

menyediakan data-data hasil analisis dari fakta dan angka dengan memakai laporan keuangan
yang berbeda, anggaran dan lainnya.

Semua dapat ini digunakan untuk membantu mengevaluasi profitabilitas di keadaan tertentu.
Sehingga divisi administrasi dapat mengambil keputusan yang tepat untuk mengurangi risiko
yang akan datang.

5. Menjadi Penentu Bisnis

Beberapa pebisnis telah mengakui, kalau manajer keuangan memang punya peran penting untuk
keberhasilan organisasi bisnis, seluruh nasihat dari divisi administrasi akan dijadikan solusi
untuk masalah keuangan di perusahaan.

Bagian keuangan akan menyediakan data berupa fakta dan angka tentang dimana posisi
keuangan dan kinerja perusahaan dalam periode tertentu. Dengan begitu, petinggi perusahaan
bisa mengevaluasi kemajuan perusahaan.

Bagian keuangan juga membantu para petinggi perusahaan saat mengambil keputusan dengan
cara memberi saran alternatif saat ada masalah.

6. Menjadi Tolak Ukur Kinerja

Kinerja perusahaan bisa diukur dengan penghasilannya dengan mengukur risiko pendapatan dan
profitabilitasnya untuk menentukan nilai bisnis.

Keputusan keuangan bisa meningkatkan risiko menurunnya nilai perusahaan, dan sebaliknya
keputusan keuangan bisa meningkatkan profitabilitas dan nilai perusahaan.
Hal ini terjadi karena profitabilitas dan risiko adalah dua unsur terpenting di perusahaan dan
bisnis.

Tips Memaksimalkan Administrasi Keuangan

Berikut ini beberapa tips yang dapat Anda gunakan untuk memaksimalkan proses administrasi
keuangan :

1. Melakukan Pencatatan Transaksi

Bagian administrasi harus selalu mencatat semua pemasukan dan pengeluaran. Semua laporan
transaksi harus dicatat dengan lengkap, detail dan rapi.

2. Menyelesaikan Laporan Keuangan Tepat Waktu

Divisi administrasi harus membuat dan menyiapkan laporan keuangan tepat waktu. Mulai dari
laporan keuangan bulanan atau tahunan, laporan ini dapat membantu untuk mengurangi resiko
selisih nominal dan kesalahan saat pencatatan.

3. Memakai Sistem Akrual

Tujuan administrasi keuangan melakukan itu semua adalah untuk memaksimalkan perusahaan

dengan melihat kondisi keuangan, mulai pemasukan, pengeluaran, sampai utang piutang
semuanya dicatat secara akurat.

B. ADMINISTRASI PERUSAHAAN BIDANG PENGADAAN

Dunia industri, khusunya di Indonesia setiap tahunnnya mengalami kemajuan. Ditambah dengan
adanya kegiatan perdagangan bebas menjadikan kompetisi antar industri semakin ketat. Setiap
perusahaan berlomba-lomba dalam meningkatkan produktivitas dan efisiensi disegala aspek
bidang usahanya semaksimal mungkin. Hal ini dilakukan guna bertahan dalam dunia industri,
tanpa meninggalkan mutu dan kualitas produk yang dihasilkan. Bagi perusahan kegiatan
administrasi menjadi hal yang sangat penting. Sistem administrasi perusahaan seperti
administrasi  pembelian merupakan proses pengadaan barang yang dapat digunakan dan dijual
kembali kepada pihak lain atau yang biasa disebut dengan pelanggan. Bagi perusahaan dagang
yang kegiatan utamanya adalah membeli, mengolah dan menjual barang dagangan maka
pembelian barang atau bahan baku merupakan unsur yang paling aktif karena sumber
penghasilan utama bagi perusahaan semacam itu adalah penjualan barang dagang. Semakin besar
kegiatan operasional perusahaan semakin besar pula proses pengadaan barang. Dalam proses
pembelian barang harus sesuai dengan prosedur yaitu penyetokan barang, pengecekan stok,
permintaan pembelian, menentukan supplier, Pembuatan purchase order, pencetakan purchase
order, permintaan persetujuan  purchase order, Pengiriman purchase
order ke supplier,  pengiriman barang dari supplier dan penerimaan barang dari supplier.

Bagian Pengadaan Barang dan Jasa

 Bagian Pengadaan Barang dan Jasa dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berada di
bawah dan bertanggungjawab kepada Asisten.

 Bagian Pengadaan Barang dan Jasa mempunyai tugas menyiapkan perumusan kebijakan,
mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi, pemantauan dan evaluasi program
kegiatan dan penyelenggaraan pembinaan teknis, administrasi dan sumberdaya di bidang
pelayanann administrasi, pengelolaan dan pengadaan barang dan jasa.

 Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Bagian Pengadaan
Barang dan Jasa menyelenggarakan fungsi :

1. pelaksanaan perumusan kebijakan di bidang pelayanan dan pembinaan pengadaan

barang/jasa;

2. pelaksanaan pembinaan teknis di bidang pelayanan administrasi pengadaan barang/jasa;

3. pengkoordinasian penyusunan rencana umum pengadaan barang/jasa;

4. pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintah daerah di bidang pelayanan dan

pembinaan pengadaan barang/jasa;

5. pelaksanaan layanan pengadaan barang/jasa pemerintah secara Elektronik (LPSE);

6. pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan Asisten.

Subbagian Perumusan Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa

  Subbagian Perumusan Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa dipimpin oleh seorang
kepala yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Pengadaan
Barang dan Jasa.

 Subbagian Perumusan Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa mempunyai tugas

menyiapkan koordinasi dan petunjuk pelaksanaan urusan Perumusan Kebijakan
Pengadaan Barang dan Jasa.

 Uraian tugas Subbagian Perumusan Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa sebagai
berikut :

1. menyiapkan, menyajikan bahan analisadan sosialisasi kebijakan pelaksanaan pengadaan

barang/jasa;

2. menyiapkan bahan koordinasi sinkronisasi administrasi dan pelaksanaan pengadaan

barang/jasa;

3. menyiapkan bahanperumusan kebijakan dan petunjuk dalam pengadaan barang/jasa;

4. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

Subbagian Pengendalian Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa

 Subbagian Pengendalian Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa dipimpin oleh seorang
kepala yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Pengadaan
Barang dan Jasa.

 Subbagian Pengendalian Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa mempunyai tugas

menyiapkan koordinasi dan petunjuk pelaksanaan urusan Pengendalian Kebijakan
Pengadaan Barang dan Jasa.

 Uraian tugas Subbagian Pengendalian Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa sebagai
berikut :

1. menyiapkan bahan koordinasi dan pembinaan rencana umum pengendalian kebijakan

pengadaan;

2. menyiapkan bahan evaluasi data hasil pengadaan barang/jasa organisasi perangkat daerah
dilingkungan pemerintah kabupaten Fakfak;
 3. menyiapkan bahan pemantauan dan verifikasi realisasi pengadaan barang/jasa sesuai
dengan rencana umum pengadaan;

4. menyiapkan bahan pelaporan realisasi rencana umum pengadaan sebagai bahan

penyusunan kebutuhan tahun anggaran berikutnya;

5. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

Subbagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa

 Subbagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa dipimpin oleh seorang kepala yang
berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Pengadaan Barang dan
Jasa.

 Subbagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa mempunyai tugas menyiapkan

koordinasi dan petunjuk pelaksanaan urusan Layanan Pengadaan Barang/Jasa.

 Uraian tugas Kepala Subbagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa sebagai berikut :

1. melaksanakan layanan pengadaan barang/jasa secara elektronik;

2. menyiapkan bahan koordinasi kelompok kerja pengadaan barang/jasa pemerintah;

3. pemberian dukungan administrasi bagi pelaksanaan layanan pengadaan barang/jasa;

4. menyiapkan bahan evaluasi pelaksanaan layanan pengadaan barang/jasa;

5. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

C. ADMINISTRASI PERUSAHAAN BIDANG TATA USAHA

Dalam setiap kegiatan organisasi baik pemerintah maupun swasta untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan maka diperlukan kegiatan administrasi yang baik. Kegiatan administrasi sebagai
kegiatan yang menunjang kegiatan pokok suatu organisasi yang mempunyai arti bahwa
peningkatan suatu organisasi akan mengakibatkan peningkatan kegiatan administrasi. Salah satu
unsur dari kegiatan administrasi adalah kegiatan tata usaha dimana pekerjaan tata usaha tersebut
merupakan pekerjaan kantor yang pada dasarnya berhubungan dengan warkat dan surat-
menyurat. Banyak perusahaan yang memiliki modal dan tenaga kerja yang lengkap tetapi tidak
dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan. Hal ini terjadi karena kurang baiknya
penyelenggaraan tata usaha pada perusahaan tersebut. Oleh karena itu organisasi yang ingin
mencapai tujuan dan hasil yang memuaskan harus menyelenggarakan tata usaha dengan sebaik-
baiknya. Tata usaha usaha itu sendiri menurut Gie (2010:14) adalah kegiatan untuk mengadakan
pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga dapat digunakan langsung sebagai
bahan informasi bagi pimpinan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan dan dapat
dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya. Demikian besarnya peran tata usaha dalam
setiap organisasi sehingga personalia tata usaha diharapkan adalah seorang yang terampil,
berpengalaman yang baik, cepat, tepat dan tanggap dalam penggunaan peralatan tata usaha yang
sudah dilengkapi.

Profesi Tata Usaha berperan sangat penting dalam membuat dokumen, mendata, dan
mengarsipkan. Tak jarang, tata usaha kemudian menjadi penghubung komunikasi di lingkungan
perusahaan. Syarat untuk menjadi seorang tata usaha sendiri harus memiliki cara kerja yang
detail dan teliti. Karena menjadi tata usaha membutuhkan keefisienan dan ketepatan kerja
menyangkut seluruh aspek perusahaan. Para pekerja tata usaha berperan sebagai kaki, dan otak
dari top manajemen perusahaan. Staff tata usaha sendiri merupakan salah satu unit yang berperan
memberikan dukungan terhadap kegiatan operasional perusahaan. Tugas utamanya terkait data
entry, penyimpanan, korespondensi, dan penataan dokumen termasuk membantu unit lain yang
membutuhkan berbagai data untuk laporan kepada manajemen. Berdasarkan struktur
organisasinya tata usaha kemudian dibagi dalam beragam sub bagian. Berikut rincian tugas sub
bagian Tata Usaha:

 Kepala TU (Tata Usaha) – Bertugas mengkoordinasi dan melaksanakan kegiatan

organisasi atau instansi, juga Membina dan berperan dalam pengembangan karier
pegawai tata usaha. Selain itu ia juga bertugas memberi penilaian hasil kerja karyawan,
membantu mengelola keuangan, menyusun program tata usaha, membagi tugas tata usaha
serta pembantu pelaksana dan penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan
ketatausahaan secara berkala
  Sie Keuangan – Bertugas membuat LPJ keuangan, ia juga berperan dalam memberikan
usulan kebutuhan belanja rutin (DUKDA), merekap daftar hadir pegawai, mengambil dan
menyimpan dana rutin, membukukan setiap keuangan rutin, gaji dan kesra, mengambil
dan membayarkan gaji dan kesra karyawan, membayar belanja dari dana rutin, membuat
SPJ penggunaan dana rutin serta menyusun penilaian kinerja bulanan

 Sie Pembantu Bendahara Komite – Bertugas membuat surat-surat, Menerima

IPDB/iuran, Membantu mengerjakan pembukuan komite Sie Sarana/Prasarana
(Investaris), Pelayanan penggunaan barang investaris, Ia juga bertugas mengusulkan
penghapusan barang investaris Laporan investaris barang secara berkala, Membuat daftar
kebutuhan barang mencatat barang yang masuk ke buku penerimaan, Mencatat barang
yang rusak berat, rusak ringan ke dalam buku keadaan barang, Mencatat barang
investarus ke buku induk investaris, Menyimpan dokumen barang investaris, Mencatat
barang yang diperbaiki ke dalam buku perawatan, Menyimpan, merawat, dan
memperbaiki barang investaris. Tak hanya itu ia juga bertugas memberikan nomor kode
dan membuat daftar barang investaris tiap ruang

 Sie Kepegawaian Pelayanan Umum – Bertugas Membuat DP3 tahunan, Membuat

laporan kepegawaian sesuai permintaan dinas atau secara berkala. Tak hanya itu ia juga
bertugas mengumpulkan data kepegawaian, Memasukkan data kepegawaian ke buku
induk pegawai sekaligu pembuatan SK pembagian tugas karyawan. Tugas lainnya adalah
membuat analisa kebutuhan karyawan, Membuat DUK tahunan, Membuat buku kontrol
kenaikan pangkat dan gaji berkala, Mengusulkan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji
berkala, serta tanda penghargaan pengabdian, Membuat data statistik keberadaan
karyawan, terakhir Membuat rekapitulasi kehadiran karyawan.

D. ADMINISTRASI PERUSAHAAN BIDANG PUBLIC RELATION

Perusahaan atau brand membangun pandangan publik dengan membuat berita yang dapat
mempengaruhi persepsi publik melalui media agar mendapatkan citra baik dan memberikan
pengaruh positif dalam bentuk opini publik.
Menjaga reputasi sebuah perusahaan atau brand merupakan keahlian Public relations (PR) dalam
mengelola informasi publik untuk di antisipasi, analisa dan dimengerti opini publik terhadap
perusahaan atau merek.

Public Relations adalah seseorang yang bertugas mengelola citra dan reputasi publik melalui
langkah komunikasi strategis terhadap informasi yang disebarluaskan untuk mendapatkan
keuntungan dalam bentuk persepsi publik yang positif.

Kini penyebaran informasi terkait peristiwa penting yang dilakukan perusahaan meliputi berita,
event dan CSR atau lainya dapat dilakukan melalui siaran pers, wawancara, konferensi pers,
wawancara dengan wartawan atau melalui social media.

Staf hubungan masyarakat (public relations/PR) atau yang dikenal dengan humas merupakan
profesi yang berperan sebagai jembatan komunikasi berbagai pihak. Tak heran kalau humas
harus paham betul konsep komunikasi, sehingga bisa menyusun strategi komunikasi dan siap
mengeksekusi setiap program komunikasi dengan sebaik-baiknya. Seorang humas juga dituntut
untuk cakap dalam membangun hubungan timbal balik dengan para stakeholder supaya tujuan
pribadi, organisasi, atau perusahaan bisa tercapai

Pengertian Public Relation

Banyak pengertian yang menjelaskan bahwa public relation atau humas ini adalah proses
interaksi antara organisasi dengan masyarakat dalam menciptakan opini publik, memberikan
persepsi, menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi, dan menciptakan partisipasi publik.
Proses ini mempunyai tujuan yaitu untuk saling menguntungkan, menanamkan keinginan yang
baik, sehingga muncul citra yang baik dari publik terhadap perusahaan.
Adapun definisi lain dari public relation adalah sebagai suatu usaha yang dilakukan secara terus
menerus dan secara sengaja untuk membangun dan mempertahankan pengertian timbal balik
antara perusahaan dan masyarakat secara umum.

Coulsin – Thomas memberikan pendapatnya mengenai public relation sebagai sebuah proses
atau kegiatan terencana yang mempunyai tujuan untuk menjalin komunikasi antara perusahaan
dan pihak luar perusahaan. Dimana pihak luar bisa dimaknai sebagai masyarakat ataupun pihak
lain yang menjalin hubungan dengan perusahaan terkait.

Adapun pengertian lain menyebutkan bahwa public relation sebagai interaksi dan upaya untuk
menciptakan opini public sebagai salah satu input untuk kedua belah pihak. Public relation ini
merupakan profesi yang profesional dalam bidang komunikasi dan mempunyai tugas untuk
mendorong terwujudnya tujuan organisasi secara tepat dan terencana serta terus menerus.

Bahkan seorang pakar public relation yang bernama Maria mengatakan bahwa public relation
adalah kelangsungan hidup suatu organisasi atau perusahaan. Pakar komunikasi khususnya
bidang public relation memang cukup banyak, dengan adanya berbagai pendapat dan juga
pemikiran mengenai public relation. Marston juga memberikan pendapat mengenai public
relation sebagai suatu perencanaan yang menggunakan komunikasi persuasif dengan tujuan
untuk mempengaruhi masyarakat.

Pendekatan yang hampir sama juga disampaikan oleh Alma. Ia mengatakan bahwa public
relation adalah aktivitas komunikasi yang ditujukan untuk membangun citra baik suatu
perusahaan ataupun organisasi. Dari penjelasan di atas, sudah bisa dibayangkan kan seperti apa
pekerjaan public relation? Public relation adalah penghubung perusahaan ataupun organisasi
dengan masyarakat. Sehingga profesi tersebut seringkali disebut dengan humas yang merupakan
singkatan dari hubungan masyarakat.

B. Tugas Public Relation

jadi, profesi public relation ini ada kalanya memang harus berinteraksi dengan masyarakat secara
langsung. Turun mendekat dan berinteraksi, membuat kesan positif, dan membina hubungan
yang baik. Akan tetapi, di era komunikasi 4.0 seperti ini, profesi public relation kadang kala
harus berada di balik layar dan hadir kepada masyarakat melalui ide-ide yang difasilitasi dengan
teknologi. Banyak program public relation yang didesain khusus untuk membangun interaksi
secara virtual.

Namun pada dasarnya, public relation adalah duta merek atau ambassador dari suatu perusahaan
yang bertugas memperkenalkan brand perusahaan kepada masyarakat umum. Biasanya tugas
public relation akan berhubungan dengan:

1. Menulis siaran pers yang mempromosikan produk ataupun berita tertentu yang berhubungan
dengan perusahaan dimana mereka bekerja

2. Menjalin hubungan baik dengan jurnalis dan memberi informasi mengenai perusahaan atau
brand.

3. Mengelola hubungan baik dengan klien dan memastikan bahwa klien memahami publisitas.

4. Membuat laporan mengenai hasil kampanye yang dilakukan oleh public relation dan
mengoptimalkan berdasarkan metrik yang ada.

5. Merencanakan program untuk pengembangan perusahaan untuk mempertahankan persepsi

publik dan pemegang saham supaya tetap menguntungkan untuk perusahaan.

6. Memperbaharui dan mengisi konten web.