Administrasi Keuangan

Oleh: ANANG SYAIFUL, S.E.

A. Pengertian Administrasi Keuangan

Apa yang dimaksud dengan administrasi keuangan? Pengertian Administrasi
Keuangan adalah suatu upaya pengelolaan yang mencakup semua aktivitas yang
berhubungan dengan keuangan guna mencapai tujuan suatu perusahaan atau organisasi.
Pengertian administrasi keuangan menurut para ahli dapat dibagi menjadi dua jenis,
yaitu:
1. Dalam Arti Sempit
Pengertian administrasi keuangan dalam arti sempit adalah semua aktivitas yang
berhubungan dengan pencatatan pemasukan dan pengeluaran untuk pembiayaan
berbagai kegiatan organisasi, dimana bentuknya berupa tata usaha atau tata
pembukuan keuangan.
2. Dalam Arti Luas
Pengertian administrasi keuangan dalam arti luas adalah suatu kebijakan mengenai
pengadaan dan penggunaan keuangan organisasi untuk mewujudkan kegiatan
organisasi tersebut, dimana bentuknya berupa pengelolaan keuangan meliputi
perencanaan, pengaturan, pertanggungjawaban, dan pengawasan keuangan.
Menurut The Liang Gie, pengertian administrasi keuangan adalah proses
perencanaan, penyediaan, dan penggunaan uang dalam suatu perusahaan/organisasi.
Dengan kata lain, administrasi keuangan merupakan kegiatan penataan keuangan, yang
mencakup penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber dana, cara pemakaian,
hingga pembukuan.
Singkatnya, pelaksanaan administrasi keuangan yang baik akan berdampak positif
pada produktifitas dan juga bagi suasana kerja di sebuah perusahaan. Dengan begitu,
maka pengelolaan keuangan di suatu perusahaan akan lebih tertata dengan baik dan
menghasilkan output yang sangat baik bagi perusahaan itu sendiri.

B. Fungsi Administrasi Keuangan

Mengacu pada arti administrasi keuangan di atas, fungsi administrasi keuangan
secara umum adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Investasi
 Fungsi investasi dalam hal ini adalah semua aktivitas pengelolaan dana ke dalam
aktiva-aktiva yang dipakai untuk mencapai tujuan organisasi. Investasi bisa
didapatkan dari modal organisasi atau dari luar.
Investasi dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu:
a. Investasi jangka pendek, misalnya kas, piutang, persediaan, dan sebagainya.
b. Investasi jangka panjang, misalnya tanah, gedung, peralatan produksi,
kendaraan, dan sebagainya.
2. Fungsi Mencari Dana
Dalam hal ini fungsi mencari dana adalah fungsi untuk mencari modal untuk
membiayai semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi. Selain itu juga berfungsi
untuk memilah dan memilih berbagai sumber dana yang tepat untuk masing-masing
jenis kebutuhan.
3. Fungsi Pembelanjaan
Ini merupakan semua kegiatan yang berkaitan dengan penggunaan dana yang
digunakan untuk membiayai seluruh kegiatan, baik itu dana milik sendiri maupun
dana dari luar. Dengan kata lain, fungsi pembelanjaan di sini berkaitan dengan
proses produksi maupun pendukung proses produksi.
4. Fungsi Pembagian Laba
Ini adalah kegiatan pembuatan dan penentuan aturan dalam pembagian keuntungan
hasil usaha. Fungsi pembagian laba juga dapat dimasukkan ke dalam fungsi mencari
dana. Dalam artian, perusahaan berupaya mengembangkan usaha-usaha perusahaan
dari dana perusahaan itu sendiri.

C. Manfaat Administrasi Keuangan

Setelah memahami pengertian administrasi keuangan dan fungsinya, tentunya kita
juga perlu mengetahui apa saja manfaat administrasi keuangan tersebut. Secara umum,
setidaknya ada tiga manfaat dari administrasi keuangan, yaitu:
1. Pencatatan penerimaan dan pengeluaran suatu organisasi menjadi lebih teratur.
2. Penggunaan dana organisasi menjadi lebih terkendali, lebih terkoordinasi, dan lebih
bermanfaat.
3. Dengan adanya administrasi keuangan maka potensi terjadinya kekeliruan pembuatan
laporan keuangan dapat diminimalisir.
D. Petugas Administrasi Keuangan
Pelaksanaan administrasi keuangan dilakukan oleh beberapa petugas, diantaranya
adalah:
1. Administrasi Kantor (Sekretaris)
Beberapa tugas dan tanggung jawab administrasi kantor adalah sebagai berikut:
a. Bertanggung jawab atas kegiatan keuangan antara pimpinan perusahaan dengan
pihak bank, misalnya pada saat penyimpanan uang di Bank.
b. Melakukan pembaaran rekeking pajak atau sumbangan dana atas nama pimpinan
perusahaan.
c. Menangani kas kecil dengan melakukan pencatatan dan menyediakan dana untuk
keperluan rutin yang nilainya kecil.
2. Bendahara (Kasir)
Tugas dan tanggung jawab seorang bendahara/ kasir adalah menerima permohonan
pengajuan dana kas kecil dan juga laporan pembukuan kas kecil dari administrator
kantor. Selanjutnya, mengisi dana kas kecil dalam bentuk uang tunai atau cek.
3. Manajer Keuangan
Tugas dan tanggung jawab seorang manajer keuangan adalah menerima dan
melakukan pemeriksaan terhadap laporan kas kecil, dan menyetujui permohonan
pengisian dana kas kecil.

Tambahan:
Tugas Bendahara dalam sebuah organisasi, antara lain:
1. Bertanggung jawab dan mengetahui segala pemasukan dan pengeluaran biaya yang
diperlukan.
2. Menginventarisir tanda bukti, kwitansi dalam setiap pemasukan dan pengeluaran.
3. Menyampaikan laporan keuangan secara berkala.
4. Mengarsipkan laporan keuangan dalam buku laporan keuangan.
5. Memberikan masukan kepada ketua dalam kebijakan bidang perbendaharaan.
6. Merumuskan kebijakan mengenai pola keuangan bersama ketua dan pembina
organisasi.
7. Mengelola, menyimpan, dan mengeluarkan keuangan organisasi.
8. Melaksanakan administrasi keuangan.
E. Prinsip Administrasi Keuangan
Manajemen keuangan bukan hanya berkutat seputar pencatatan akuntansi. Dia
merupakan bagian penting dari manajemen program dan tidak boleh dipandang sebagai
suatu aktivitas tersendiri yang menjadi bagian pekerjaan orang keuangan. Manajemen
keuangan pada NGO lebih merupakan pemeliharaan suatu kendaraan. Apabila kita tidak
memberinya bahan bakar dan oli yang bagus serta service teratur, maka kendaraan
tersebut tidak akan berfungsi secara baik dan efisien. Lebih parah lagi, kendaraan
tersebut dapat rusak ditengah jalan dan gagal untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
Dalam prakteknya, Manajemen Keuangan adalah tindakan yang diambil dalam rangka
menjaga kesehatan keuangan organisasi. Untuk itu, dalam membangun sistem
manajemen keuangan yang baik perlulah kita untuk mengidentifikasi prinsip-prinsip
manajemen keuangan yang baik.
Ada 7 prinsip dari manajemen keuangan yang harus diperhatikan. yaitu :
1. Konsistensi (Consistency)
Sistem dan kebijakan keuangan dari organisasi harus konsisten dari waktu ke waktu.
Ini tidak berarti bahwa sistem keuangan tidak boleh disesuaikan apabila terjadi
perubahan di organisasi. Pendekatan yang tidak konsisten terhadap manajemen
keuangan merupakan suatu tanda bahwa terdapat manipulasi di pengelolaan
keuangan.
2. Akuntabilitas (Accountability)
Akuntabilitas adalah kewajiban moral atau hukum, yang melekat pada individu,
kelompok atau organisasi untuk menjelaskan bagaimana dana, peralatan atau
kewenangan yang diberikan pihak ketiga telah digunakan. NGO mempunyai
kewajiban secara operasional, moral dan hukum untuk menjelaskan semua
keputusan dan tindakan yang telah mereka ambil. Organisasi harus dapat
menjelaskan bagaimana dia menggunakan sumberdayanya dan apa yang telah dia
capai sebagai pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan dan penerima
manfaat. Semua pemangku kepentingan berhak untuk mengetahui bagaimana dana
dan kewenangan digunakan.
3. Transparansi (Transparency)
Organisasi harus terbuka berkenaan dengan pekerjaannya, menyediakan informasi
berkaitan dengan rencana dan aktivitasnya kepada para pemangku kepentingan.
Termasuk didalamnya, menyiapkan laporan keuangan yang akurat, lengkap dan
tepat waktu serta dapat dengan mudah diakses oleh pemangku kepentingan dan
 penerima manfaat. Apabila organisasi tidak transparan, hal ini mengindikasikan ada
sesuatu hal yang disembunyikan.
4. Kelangsungan Hidup (Viability)
Agar keuangan terjaga, pengeluaran organisasi di tingkat stratejik maupun
operasional harus sejalan/disesuaikan dengan dana yang diterima. Kelangsungan
hidup (viability) merupakan suatu ukuran tingkat keamanan dan keberlanjutan
keuangan organisasi. Manager organisasi harus menyiapkan sebuah rencana
keuangan yang menunjukan bagaimana organisasi dapat melaksanakan rencana
stratejiknya dan memenuhi kebutuhan keuangannya.
5. Integritas (Integrity)
Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, individu yang terlibat harus
mempunyai integritas yang baik. Selain itu, laporan dan catatan keuangan juga harus
dijaga integritasnya melalui kelengkapan dan keakuratan pencatatan keuangan
6. Pengelolaan (Stewardship)
Organisasi harus dapat mengelola dengan baik dana yang telah diperoleh dan
menjamin bahwa dana tersebut digunakan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Secara praktek, organisasi dapat melakukan pengelolaan keuangan
dengan baik melalui : berhati-hati dalam perencanaan stratejik, identifikasi resiko-
resiko keuangan dan membuat system pengendalian dan sistem keuangan yang
sesuai dengan organisasi.
7. Standar Akuntansi (Accounting Standards)
Sistem akuntansi dan keuangan yang digunakan organisasi harus sesuai dengan
prinsip dan standar akuntansi yang berlaku umum. Hal ini berarti bahwa setiap
akuntan di seluruh dunia dapat mengerti sistem yang digunakan organisasi.