Tugas Praktik

Materi Ajar

Otomatisasi Tata Kelola Keuangan

KD
3.1 Memahami ruang lingkup administrasi keuangan
4.1 Melakukan pengelompokan ruang lingkup administrasi
keuangan

Administrasi Keuangan

Kompetensi Dasar:
3.1 Memahami ruang lingkup administrasi keuangan
4.1 Melakukan pengelompokan ruang lingkup administrasi keuangan

Indikator Pembelajaran:
3.1.1. Menjelaskan pengertian Administrasi Keuangan
3.1.2. Mengidentifikasi fungsi administrasi keuangan
3.1.3. Menguraikan tujuan administrasi keuangan
3.1.4 Mengemukakan dasar pengelolaan administrasi keuangan.
Uraian Materi
A. Pengertian Administrasi Keuangan
Secara terminologis, administrasi dalam arti luas merupakan segenap proses
pengelolaan/ kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien. Menurut Simon, manusia yang administrasi seharusnya
mengutamakan kepuasan. Manusia administrasi harus mementingkan kepuasan dan
bukan hanya mementingkan hasil maksimal. Sedangkan keuangan merupakan hasil dari
proses pencatatan yang merupakan suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan
yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan.
Lebih lengkapnya lagi, pengertian administrasi keuangan dapat dilihat dari
beberapa pendapat berikut ini:
1. Menurut Ahli:
a. Menurut The Liang Gie Administrasi keuangan adalah proses perencanaan,
penyediaan, dan penggunaan uang di perusahaan/organisasi. Dengan kata lain,
administrasi keuangan adalah kegiatan penataan keuangan, yang meliputi
persiapan anggaran, menentukan sumber dana, cara menggunakannya, dan
pembukuan.
b. Menurut Jaze Gaston, “Administrasi Keuangan adalah bagian dari organisasi
pemerintah yang berkaitan dengan pengumpulan, pelestarian dan penyaluran dana
publik, dengan koordinasi pendapatan dan belanja publik, dengan pengelolaan
kredit operasi atas nama Negara dan dengan umum kontrol urusan keuangan
rumah tangga umum “

2. Menurut Cakupannya:
a. Dalam Arti Sempit
Pengertian administrasi keuangan dalam arti sempit adalah semua aktivitas yang
berhubungan dengan pencatatan pemasukan dan pengeluaran untuk pembiayaan
berbagai kegiatan organisasi, dimana bentuknya berupa tata usaha atau tata
pembukuan keuangan.
b. Dalam Arti Luas
Pengertian administrasi keuangan dalam arti luas adalah suatu kebijakan
mengenai pengadaan dan penggunaan keuangan organisasi untuk mewujudkan
kegiatan organisasi tersebut, dimana bentuknya berupa pengelolaan keuangan
 meliputi perencanaan, pengaturan, pertanggungjawaban, dan pengawasan
keuangan.

Berangkat dari berbagai pengertian di atas, dapat dilihat bahwa ruang lingkup
administrasi keuangan meliputi kegiatan:
1. Perencanaan Keuangan, yaitu semua kegiatan perencanaan pemasukan dan
pengeluaran keuangan dalam jangka waktu tertentu.
2. Penganggaran Keuangan, yaitu semua kegiatan yang berhubungan dengan
pemasukan, pengeluaran, dan kegiatan lainnya yang direncanakan sebelumnya dan
dibuat detail anggarannya.
3. Pengelolaan Keuangan, yaitu penggunaan dana sedemikian rupa yang bertujuan untuk
memaksimalkan kinerja perusahaan/ organisasi.
4. Pencarian Keuangan, yaitu semua hal yang berhubungan dengan upaya pengadaan
dana agar semua kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik.
5. Penyimpanan Keuangan, yaitu aktivitas pengumpulan dana perusahaan dan
menyimpannya di tempat yang aman.
6. Pengendalian Keuangan, yaitu semua hal yang berhubungan dengan penilaian dan
perbaikan sistem/ kinerja bagian keuangan pada suatu perusahaan.
7. Pemeriksaan Keuangan, yaitu hal-hal yang berkaitan dengan audit internal terhadap
bagian keuangan perusahaan sebagai upaya pencegahan terjadinya penyimpangan

B. Fungsi Administrasi Keuangan

Berfungsinya komponen-komponen dalam administrasi keuangan akan sangat membantu
kinerja organisasi secara organisasi keseluruhan. Adapun manfaat dan fungsinya adalah
sebagai berikut :
1. Teraturnya penerimaan maupun pengeluaran organisasi.
2. Pemanfaatan uang mampu dikendalikan dan dikoordinasikan dengan baik.
3. Berkurangnya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan

Keberadaan administrasi keuangan sangatlah diperlukan dalam administrasi suatu

organisasi dan perusahaan. Hal ini dikarenakan organisasi dan perusahaan memiliki
sumber keuanngan yang akan dialokasikan menurut kebutuhannya Dengan adanya
admnistrasi keuangan yang baik, akan terciptanya suasana kerja yang lebih nyaman dan
produktif sekaligus mendorong terciptanya tata keuangan perusahaan yang lebih baik.
Peran administrasi keuangan dalam terciptanya tata keuangan yang lebih baik ini,
menunjukkan fungsinya dalam sistem operasional administrasi organisasi dan
perusahaan. Fungsi administrasi keuangan tersebut dikelompokkan dalam fungsi umum
dan fungsi khusus.
1. Fungsi Umum Administrasi Keuangan
a. Fungsi Investasi, meliputi bagaimana pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva
yang akan digunakan untuk berusaha mencapai tujuan tersebut. Dana tersebut
bisa berasal dari modal sendiri atau dari luar. Secara garis besar keputusan
investasi ini dikelompokkan kedalam 2 jenis, yaitu :
1). Investasi jangka pendek meliputi investasi dalam kas, persediaan,
piutang, dan lainlain.
2). Investasi jangka panjang berupa gedung, tanah, peralatan produksi,
kendaraan dan lain-lain.
b. Fungsi Mencari dana, meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk
membelanjai usaha-usaha yang dijalankan. Disamping itu, juga berfungsi untuk
memilih sumber-sumber dana yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan.
c. Fungsi Pembelanjaan, meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana dari
luar maupun dana milik sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai seluruh
kegiatan. Dalam hal ini pembelanjaan berhubungan dengan proses produksi
maupun pendukung proses produksi.
d. Fungsi Pembagian Laba, yaitu menentukan policy dalam mengadakan pembagian
laba usaha. Fungsi pembagian laba ini sebenarnya dapat dimasukkan di dalam
fungsi mencari dana. Maksudnya adalah bahwa diusahakan adanya dana yang
berasal dari dalam perusahaan itu sendiri untuk mengembangkan usaha-usaha
perusahaan tersebut.

2. Fungsi Khusus Administrasi Keuangan

Setelah mengetahui fungsi umum administrasi keuangan, perlu diketahui pula fungsi
khusus administrasi keuangan di bernagai instansi atau lembaga yang ada. Beberapa
fungsi khusus administrasi keuangan antara lain:
a. Fungsi Adminisrasi Keuangan di Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah
1). Fungsi pengelolaan ekonomi makro dan fiskal, fungsi ini menyangkut
pengendalian kondisi makro ekonomi yang direfleksikan dalam indikator
ataupun statistika ekonomi
 2). Fungsi penganggaran, merupakan fungsi perencanaan secara kuantitatif yang
direfleksikan dalam perencanaan keuangan pemerintah untuk jangka waktu
satu tahun ke depan yang dituangkan dalam APBN/ APBD
3). Fungsi administrasi perpajakan, meliputi kebijakan pemerintah untuk
melakukan intensifikasi dan ekstensifikasi perpajakan dalam rangka
meningkatkan pendapatan negara melalui penarikan pajak.
4). Fungsi administrasi kepabeanan, meliputi semua kegiatan adminisrasi dalam
pengelolaan bea asuk yang merupakan sumber pendapatan negara untuk
membiayai belanja negara.
5). Fungsi perbendaharaan, meliputi kegiatan penatausahaan keuangan negara
seperti penetapan kebijakan penerimaan dan pengeluarankas negara,
penetapan sistem dan prosedur keuangan negara, dan pelaporan keuangan
negara.
6). Fungsi pengawasan keuangan, melekat pada aparat pengawas internal dan
eksternal pemerintah.

b. Fungsi Administrasi Keuangan di Perusahaan

Administrasi keuangan memiliki tugas- tugas tertentu yang merupakan bentuk-
bentuk dari fungsinya yang terdiri dari:
1). Fungsi perencanaan, merupakan suatu fungsi dalam bentuk penyusunan dan
perumusan rencana kegiatan
2). Fungsi pengorganisasian, merupakan suatu kegiatan yang menyangkut tipe-
tipe struktur organisasi dan prinsip-prinsipnya.
3). Fungsi kepemimpinan, merupakan fungsi dalam administrasi yang
melibatkan penggunaan pengaruh untuk memotivasi pekerja meraih sasaran
atau tujuan yang telah ditetapkan perusaahaan.
4). Fungsi Pengendalian, merupakan fungsi yang dilaksanakan dalam bentuk
melakukan pemantauan aktivitas karyawan, menjaga perusahaan agar tetap
berjalan sesuai dengan tujuannyadan melakukan evaluasi apabila dibutuhkan.

Adanya fungsi dari administrasi keuangan ini, mengharuskan adanya pelaksana

tugas atas fungsi tersebut. Pelaksana dalam tugas pengelolaan keuangan biasanya
dilakukan oleh administrator (staf) keuangan. Tugas administrator (staf) keuangan yang
terkait dengan fungsi administrasi keuangan adalah sebagai berikut :
1. Mengelola Surat-Menyurat
Banyak sekali jenis-jenis surat yang ada di suatu perusahaan. Dalam administrasi
keuangan, kegiatan surat-menyurat berkaitan dengan hubungan antara pemasok dan
pelanggan dalam rangka menjalankan usahanya. Misalnya surat penawaran barang,
surat pemesanan barang, surat jual beli. Kegiatan surat-menyurat menggunakan surat
yang disebut dengan surat niaga atau sering disebut juga surat bisnis.
2. Pembayaran dan Penagihan
Tugas staff administrasi keuangan membayar tagihan untuk korporasi. Fungsi
administrasi keuangan, misalnya melakukan prosedur perjanjian pembelian dengan
faktur vendor dan menerima laporan untuk memastikan pembayaran yang dikirim
untuk pembelian resmi oleh perusahaan hingga diterima. Administrator Keuangan
mempunyai rekening penjual dan memastikan keakuratan faktur pada semua bahan
yang diterima.
3. Entri Jurnal.
Seorang administrator keuangan melakukan tugas akuntansi seperti membuat jurnal
secara teratur. Jurnal entri dalam prinsip dasar akuntansi adalah catatan kronologis
semua transaksi untuk sebuah perusahaan. Entri dibuat menjadi buku besar
akuntansi, yang dibuat oleh akun. Administrator keuangan bekerja dengan
departemen akuntansi untuk menyelesaikan jurnal ini.
4. Melakukan Pencatatan Rekonsiliasi dan Penutupan Transaksi Keuangan
Administrator Keuangan berpartisipasi dalam kegiatan penutupan organisasi.
Penutupan adalah proses akuntansi yang dapat mencakup rekonsiliasi perbedaan
persediaan, depresiasi aset tetap perusahaan dan posting informasi penagihan.
Administrator juga berpartisipasi dalam kegiatan penggajian untuk korporasi.
Menutup akun rekonsiliasi yang dilakukan setiap bulan atau tahun di kebanyakan
organisasi.

5. Penganggaran.
Sebuah perusahaan menganalisa informasi keuangan yang digunakan untuk
membuat anggaran bulanan oleh staff administrasi keuangan. Fungsi administrasi
keuangan juga, memantau anggaran dan melakukan analisis biaya dan peramalan
keuangan. Karyawan di posisi administrator keuangan juga mempersiapkan laporan
 keuangan untuk manajemen yang mencakup laporan biaya dan laporan arus kas.
Administrator keuangan memonitor investasi perusahaan.
6. Tugas Pajak.
Administrator keuangan dalam sebuah organisasi mempersiapkan pajak bagi
organisasi, sesuai dengan ketentuan dan prosedurnya.

C. Tujuan Administrasi Keuangan

Sistem administrasi yang benar berperan untuk menunjang kelancaran kegiatan usaha.
Sikap dan perilaku tertib administrasi yang dimaksud antara lain tata kelola administrasi
dengan memiliki catatan yang rapi mengenai kegiatan yang terjadi sehari-hari. Catatan
tersebut dibuat secra kronologis lalu didokumentasikan agar dapat diawasi pelaksanaan
kegiatan atau sistemnya, serta dapat dibuat laporan pertanggungjawabannya agar dapat
dievaluasi bersama.
Berdasarkan uraian diatas, dapat dilihat bahwa secara umum tujuan administrasi
keuangan adalah untuk memproses dan mengelola data keuangan perusahaan atau
organisasi untuk mewujudkan suatu tata administrasi keuangan, sehingga pengurusannya
dapat di pertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tujuan administrasi
keuangan antara lain seperti di bawah ini :
a. Memperlancar proses keluar masuknya uang
b. Mempermudah transaksin uang
c. Adanya bukti transaksi
d. Mengetahui kondisi/keadaan keuangan di perusahaan dalam suatu periode tertentu

D. Dasar Pengelolaan Administrasi Keuangan

Telah kita pahami bahwa administrasi keuangan merupakan kegiatan yang berkaitan
dengan pengelolaan keuangan. Proses administrasi keuangan sangat berperan dan
dibutuhkan dalam setiap kegiatan organisasi. Administrasi keuangan merupakan bagian
penting dari program manajemen diperusahaan atau organisasi, yang membutuhkan
kerjasama antar bagian yang menjadi bagian pekerjaannya. Dalam hal praktiknya,
administrasi keuangan melakukan tindakan daam rangka menjaga kesehatan keuangan
organisasi. Untuk membangun sistem keuangan yang baik diperlukan prinsip-prinsip
administrasi keuangan yang baik pula.
Ada 7 prinsip administrasi keuangan yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut:
1. Konsistensi (Consistency) : sistem dan kebijakan keuangan dari organisasi harus
konsisten dari waktu ke waktu. Ini tidak berarti bahwa sistem keuangan tidak boleh
disesuaikan apabila terjadi perubahan di organisasi
2. Akuntabilitas (Accountability) : kewajiban moral atau hukum yang melekat pada
individu, kelompok, atau organisasi untuk menjelaskan bagaimana dana, peralatan, atau
kewenangan yang diberikan pihak ketiga telah digunakan.
3. Transparansi (Transparency) : terbuka dengan pekerjaannya, menyediakan informasi
berkaitan dengan rencana dan aktivitasnya kepada para pemangku kepentingan.
Termasuk di dalamnya menyiapkan laporan keuangan yang akurat, lengkap, dan tepat
waktu serta dapat dengan mudah diakses oleh pemangku kepentingan dan penerima
manfaat.
4. Kelangsungan Hidup (Viability) : merupakan suatu ukuran tingkat keamanan dan
keberlanjutan keuangan organisasi.
5. Integritas (Integrity) : harus mempunyai integritas yang baik. Selain itu, laporan dan
catatan keuangan juga harus dijaga integritasnya melalui kelengkapan dan keakuratan
pencatatan keuangan.
6. Pengelolaan (Stewardship) : harus dapat mengelola dengan baik dana yang telah
diperoleh dan menjamin bahwa dana tersebut digunakan untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
7. Standar Akuntansi (Accounting Standards) : Sistem akuntansi dan keuangan yang
digunakan harus sesuai dengan prinsip dan standar akuntansi yang berlaku secara
umum.
Contoh-contoh surat Niaga:
1. Surat Pemesanan Barang/ Jasa
2. Surat Penawaran Barang/ Jasa