DIRECTOR SECRETARY

OWNER

ACCOUNTING SDM

JOB DESK
A. OWNER
1.       Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan.
2.       Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankanperusahaan.
3.       Bertanggung jawab atas kerugian yang di hadapi perusahaan termasuk juga keuntungan
perusahaan.
4.       Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan pembelanjaan kekayaan
perusahaan.
5.       Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungan dunia luar perusahaan.
6.       Menetapkan strategi-strategi yang strategis untuk mencapai visi misi perusahaan.
7.       Mengkordinasi dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan.
8.       Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.

B. Director

1. Menyusun Strategi untuk Mengarahkan Bisnis Menjadi lebih Maju

Sebuah perusahaan pastinya memiliki tim untuk menyusun strategi bisnis berdasarkan divisi
masing-masing. Sebagai direktur utama, Anda dituntut untuk bisa menyusun strategi atau
perencanaan bisnis yang dapat mengarahkan perusahaan ke arah yang lebih baik. Dalam hal ini,
direktur utama bisa menggunakan masukan para karyawan dari seluruh level untuk
mengembangkan strategi rencana tersebut.
 

2.  Mengorganisasi Visi dan Misi Perusahaan Secara Keseluruhan

Yang dimaksud mengorganisasi di sini adalah seorang direktur utama harus mampu menyusun,
mengomunikasikan, dan menerapkan visi, misi, serta arah yang akan ditempuh perusahaan ke
depannya, termasuk apa yang akan dilakukan kepada para karyawannya. Seorang direktur utama
harus memastikan setiap karyawannya telah memahami betul tujuan yang hendak dicapai
perusahaan. Hal ini bisa dilakukan dengan melakukan komunikasi pada level yang dapat
membuat para karyawan benar-benar merasa dilibatkan dalam tujuan perusahaan sehingga
mereka yakin bahwa peran memang dihargai.
 
 

3. Memimpin Meeting Rutin dengan Para Pemimpin Senior Perusahaan

Biasanya direktur utama akan menjadi pemimpin meeting rutin dengan CEO, tim eksekutif, dan
para jajaran pemimpin senior perusahaan untuk memastikan bahwa berbagai keputusan yang
dibutuhkan perusahaan telah berjalan dengan baik dan tepat waktu. Dalam hal ini, direktur utama
bertanggung jawab menyebarkan ide dan arahan ke seluruh perusahaan hingga setiap karyawan
memahami peran dan kontribusi yang diharapkan pimpinan dari mereka.
  

4. Menunjuk Orang untuk Memimpin Divisi Tertentu dan Mengawasi Pekerjaannya

Lazimnya, suatu perusahaan memiliki banyak divisi agar keseluruhan performa mereka menjadi
lebih fokus. Setiap divisi dalam perusahaan akan dipimpin oleh seseorang yang dianggap
mumpuni dan ahli dalam bidangnya. Nah, disinilah tugas seorang direktur yaitu menunjuk
karyawan yang akan memimpin divisi tertentu. Karena pemimpin divisi ditunjuk langsung oleh
direktur, umumnya para pemimpin divisi tersebut dimintai untuk memberi laporan rutin tentang
performa divisinya kepada direktur.
 

5. Menyampaikan Laporan kepada Pemegang Saham atas Kinerja Perusahaan

Menyampaikan laporan pada pemegang saham atas kinerja yang telah dicapai perusahaan juga
merupakan tugas seorang direktur utama perusahaan. Hal ini bertujuan agar para pemegang
saham mengetahui apa saja yang telah dicapai oeh perusahaan.
 
6. Mengawasi Kompetisi Bisnis Internal dan Eksternal
Tugas direktur utama lainnya adalah mengawasi situasi kompetisi bisnis secara keseluruhan, baik
internal maupun eksternal.Sehingga direktur utama bisa langsung mengetahui jika ada
kesempatan untuk melakukan ekspansi bisnis, perubahan peraturan pada industri bisnis,
bagaimana opini pelanggan tentang produk, inovasi apa yang dilakukan kompetitor, dan lainnya.
 

7. Mengevaluasi Kesuksesan Perusahaan

Meskipun sudah mencapai target, tugas direktur utama tidak berhenti sampai di situ saja.
Seorang direktur utama masih harus melakukan evaluasi kesuksesan perusahaan dengan
menggunakan metode-metode tertentu, atau justru mungkin  perusahaan tidak berhasil mencapai
target yang ditetapkan, nah di sinilah tugas direktur utama yaitu mencari tahu alasan di balik
ketidakberhasilan tersebut.
Direktur utama juga memiliki tanggung jawab yang besar karena mengemban amanah
perusahaan. Salah satu tanggung jawab seorang direktur utama adalah menanggung atau
bertanggung jawab jika terjadi kerugian dalam perusahaan karena ia tidak menjalankan tugas
sesuai dengan kebijakan. Dalam kasus seperti ini, direktur utama akan dimintai pertanggung
jawaban baik secara perdata maupun pidana. Jika terjadi kerugian walaupun direktur utama
sudah menjalankan tugasnya dengan baik dan benar maka ia tidak dipersalahkan atau tidak perlu
bertanggung jawab atas kerugian tersebut. Sebelum itu, pihak-pihak terkait akan melakukan
investigasi mendalam berdasarkan kebijakan, anggaran dasar, dan aspek lainnya sebelum
memutuskan apakah direktur utama perusahaan harus bertanggung jawab atau tidak saat terjadi
kerugian. 

C. Secretary

 Mengurusi pencatatan dan mengatur janji;

 Menyiapkan, membuat dan menyusun laporan-laporan;
 Menjawab panggilan, menjawab pesan dan menangani korespondensi (surat-menyurat);
 Mengorganisir, menyusun agenda pertemuan serta pelayanan;
 Mengamankan informasi dengan pengelolaan database;
 Memprioritaskan beban kerja;
 Menerapkan prosedur dan sistem administrasi baru;
 Menjadi narahubung dengan organisasi atau klien terkait;
 Mengkoordinasi pengiriman pesan atau tugas publikasi serupa;
 Jika sudah senior, bisa jadi bertugas untuk merekrut, melatih dan mengawasi pegawai
baru
 Melakukan pencatatan tagihan dan pengeluaran biaya;
  Menjaga peralatan tetap berfungsi operasional dengan mengikuti arahan dan prosedur
tetap dari produsen peralatan;
 Menyediakan referensi historis dengan memanfaatkan sistem pengajuan dan
pengembalian;
 Me-maintain pengetahuan teknis dengan menghadiri workshop edukasional atau
membaca publikasi secretarial;
 Berkontribusi terhadap upaya tim dengan menyelesaikan hal-hal yang dibutuhkan;
 Mempertahankan kepercayaan pelanggan dan melindungi operasional dengan menjaga
kerahasiaan informasi; dan
 Memelihara inventaris persediaan (supply) dengan cara memeriksa stok guna
menentukan peringkat inventaris, mengantisipasi kebutuhan supply, menempatkan dan
mengirimkan pesanan supply serta memastikan tanda terima supply tersebut.

D. Accounting

1. Membuat Pembukuan Keuangan Kantor

Tugas utama dari seorang accounting staff sudah tentu adalah membuat pembukuan atas
transaksi keuangan perusahaan. Ada banyak sekali format pembukuan yang bisa dilakukan oleh
seorang staff akunting. Biasanya masing masing perusahaan memiliki standar pelaporan
akuntansi beserta segala hal yang berkaitan dengan kebutuhan dari perusahaan. Jangan khawatir
salah  karena biasanya ada alat bantu untuk membual pembukuan seperti ini. Bahkan beberapa
perusahaan sudah memiliki formatnya pembukuannya masing masing. Jadi anda hanya tinggal
mengisikan data data saja.

2. Melakukan Posting jurnal operasional

Selanjutnya seorang staff akunting juga memiliki tugas untuk melakukan posting jurnal
operasional. Mungkin istilah ini terdengar sulit, sederhananya posting jurnal operasional ini
adalah mencatat segala pengeluaran dan pemasukan dari operasional perusahaan kemudian
memasukkannya ke dalam buku besar akuntansi. Mengenai buku besar, ini adalah semacam
kumpulan dan rekapitulasi laporan akuntansi dari perusahaan. Biasanya buku besar perusahaan
ini adalah sebuah sistem yang terintegrasi seperti misalnya ERP atau SAP. Sedangkan untuk
membuat jurnal bisa menggunakan Excel atau Accurate. Bagi anda yang lulusan akuntansi pasti
memahami hal ini dengan baik.
3. Membuat Laporan keuangan

Selanjutnya anda harus membuat laporan keuangan yang nantinya akan anda
pertanggungjawabkan sendiri jika anda yang membuatnya. Laporan ini adalah rekapitulasi
keuangan perusahaan yang harus anda tandatangani dan anda serahkan kepada atasan langsung
anda. Atasan akan mengecek ulang pekerjaan anda jika anda masih training. Tapi jika anda
sudah lama bekerja, biasanya mereka tidak akan melakukan pengecekan karena anda yang akan
bertanggung jawab secara penuh terhadap laporan tersebut.

4. Menginput data jurnal akuntansi ke dalam sistem yang dimiliki perusahaan

Seperti yang sudah kami sebutkan sebelumnya, anda harus melakukan filling dokumen atau data
entry akuntansi ke dalam sistem. Pastikan data data yang anda masukkan sudah benar dan akurat
supaya tidak membingungkan anda pada saat terjadi cash opname nantinya.

5. Memeriksa dan melakukan verifikasi kelengkapan dokumen yang berhubungan dengan

transaksi keuangan 

Dalam segala transaksi akuntansi pasti ada dokumen pendukung seperti misalkan kuitansi,
faktur, invoice dan lain lain. Tugas anda adalah memastikan bahwa kelengkapan dokumen
seperti ini benar benar ada dan tersimpan rapi. Jangan sampai hilang karena kelengkapan
dokumen ini sebagai bukti pengeluaran yang sah.

6. Rekonsiliasi dan penyesuaian data finansial

Tugas anda selanjutnya adalah melakukan rekonsiliasi dan penyesuaian bersama kasir terkait
pengeluaran perusahaan dengan mengacu pada Buku Kas dan Buku Bak atau buku rekening.
Tidak hanya itu, bahan acuan bisa juga berasal dari aktiva tetap perusahaan dan transaksi
keuangan lainnya yang pernah dilakukan oleh perusahaan selama rentang waktu yang sudah
ditentukan. Jika terdapat kesalahan, maka harus ditemukan hingga data akuntansi yang anda buat
benar benar

E. SDM

1. Mendesain Struktur dan Tugas dalam Organisasi

Tugas ini dimulai dengan mengidentifikasi masing – masing pekerjaan dalam perusahaan dan
keterampilan serta kompetensi masing – masing tenaga kerja, sehingga mereka dapat
ditempatkan di departemen dan pekejaan yang tepat. Selain itu, meninjau suatu masalah yang
tengah dihadapi perusahaan dan ikut mencarikan pemecahannya. Jika memang dibutuhkan,
mereka juga bertugas dalam perubahan organisasi.

2. Mengorganisasikan Sumber Daya

Dalam tugas ini, tanggung jawab manajemen SDM adalah menganalisa kebutuhan akan tenaga
kerja, pengadaan karyawan baru (termasuk pemasangan pengumuman lowongan kerja,
wawancara, tes dan pengelolaan kontrak kerja) dan juga mengembangkan kemampuan dan
orientasi tenaga kerja, pemberhentian, pensiun dan pengunduran diri.

3. Menilai Kinerja Karyawan

Tugas ini termasuk melakukan monitor dan evaluasi sehingga ditemukan apakah terdapat
kemajuan atau justru kemunduran dalam organisasi karena kinerja tersebut. Jika terdapat
masalah dalam kinerja karyawan; koordinasi dan pendisiplinan perlu dilakukan.

4. Mengembangkan Karyawan

Tanggung jawab yang harus dipenuhi Manajemen SDM dalam hal ini adalah mempersiapkan
dan mengadakan pelatihan, pembinaan dan bahkan pendidikan yang dapat meningkatkan
kemampuan karyawan dan mengembangkan karirnya.

5. Mengatur Penghargaan untuk Karyawan

Tanggung jawab yang diemban oleh Manajemen SDM dalam hal ini adalah bagaimana
departemen ini dapat membangun sistem pemberian upah yang adil dan sesuai dengan apa yang
telah dikejakan karyawan. Sistem penghargaan ini dapat diberikan dengan cara pemberian
insentif tertentu atau pembagian untung yang diberikan berdasarkan kinerja, kontribusi atau
kompetensi. Tanggung jawab ini juga mencakup pemberian bonus hingga insentif pensiun.