Tugas General Affair atau Staff GA

1. Pengadaan, Pendataan dan Perawatan Aset

Perusahaan
Adapun barang yang dimaksud adalah segala macam barang atau fasilitas
yang dapat mendukung pekerjaan karyawan. Maka dari itu, General Affair
harus bisa menentukan fasilitas mana yang lebih penting bagi karyawan dan
diprioritaskan.

Tidak selesai pada pengadaan saja, selanjutnya GA akan bertugas

memastikan semua fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan tetap terawat.
Bertanggung jawab dalam perawatan gedung kantor sampai memastikan
kebersihan lingkungan kerja untuk kenyamanan kerja karyawan

2. Membuat laporan anggaran dan

pembayaran
Mengingat tugas general affair adalah mengelola pengadaan barang
serta fasilitas perusahaan, mereka memiliki tanggung jawab untuk
memastikan barang yang diminta oleh divisi lain benar-benar
dibutuhkan dan sesuai budget.

Inilah mengapa menyiapkan laporan anggaran dengan menyesuaikan

prioritas barang tidak terpisahkan dari tugas general affair. Dengan
adanya tugas ini, perusahaan akan terhindar dari pembengkakan
anggaran belanja perusahaan.

Prioritas dalam pembelian barang atau pengadaan fasilitas tentu juga

perlu mempertimbangkan manfaat jangka panjang bagi perusahaan.
Maka GA harus jeli membuat prioritas mana barang yang harus segera
dibeli atau bisa ditunda dulu.

Tak cuma membuat laporan anggaran, general affair juga

melaksanakan proses pembayaran rutin untuk kebutuhan listrik, air,
telepon, jaringan internet (wifi), iuran BPJS karyawan, hingga
beberapa pembayaran rutin lainnya. General affair juga lah yang akan
mengurus reimbursement karyawan.
3. Mengurus perizinan dan legalitas
perusahaan
Dalam sebuah perusahaan, mengurus legalitas perizinan menjadi tugas
general affair, baik untuk kebutuhan karyawan maupun perusahaan.
Maka dari itu, general affair kerap menjadi wakil perusahaan untuk
bertemu dengan pihak eksternal terkait yang membantu perizinan
eksternal ini.

Pihak dalam perizinan eksternal bisa meliputi kepolisian, ormas,

media, kecamatan, kelurahan dan lain sebagainya. Oleh sebab itu,
selain bertemu dan mengurus izin, general affair perlu menjalin
hubungan baik dengan mereka.

4. Menjalin komunikasi dengan semua divisi

Lantaran pekerjaannya banyak berhubungan dengan tim internal
perusahaan, general affair bertugas menjadi jembatan informasi antara
seluruh divisi dengan pengelola keuangan perusahaan.

Sebab, tiap divisi umumnya lebih mengetahui kebutuhan mereka.

Sehingga ada kalanya General Affar mendapat masukan maupun
permintaan dari divisi tertentu terkait fasilitas operasional yang
diperlukan.

Tapi di sisi lain, general affair juga perlu memahami rencana serta
rincian anggaran perusahaan secara menyeluruh. Sehingga tidak bisa
serta merta mengiyakan semua keinginan karyawan. Karena kembali
lagi, ada prioritas dalam tiap usulan pengadaan fasilitas.

Jadi apabila tidak bisa terpenuhi dalam waktu dekat, general affair
perlu memberikan pemahaman kepada divisi yang bersangkutan. Pun
sebaliknya, general affair perlu menegaskan pentingnya pengadaan
barang atau fasilitas tersebut pada pengelola keuangan perusahaan
jika memang masuk prioritas.