MODUL PERKULIAHAN
Penganggaran
Perusahaan
Penganggaran Administrasi dan
Umum
Abstract Kompetensi
Definisi dan Manfaat Anggaran Biaya *Mahasiswa mampu Mengetahui
Administrasi dan Umum definisi dan Manfaat Anggaran Biaya
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Administrasi dan Umum, faktor-Faktor
Anggaran Biaya Administrasi dan yang Mempengaruhi Anggaran Biaya
Umum? Administrasi dan Umum dan
Langkah-Langkah Penyusunan Mengetahui Bagaimana Langkah-
Anggaran Biaya Administrasi dan Langkah Penyusunan Anggaran Biaya
Umum Administrasi dan Umum.
Pendahuluan
10
Ekonomi Dan Bisnis Akuntansi F032100006 DRS. SUHARMADI, AK. MM. MSi.CA
Fungsi administrasi dan umum adalah meliputi fungsi yang berhubungan dengan
kegiatan penentuan kebijasanaan, perencanaan, pengarahan dan pengawasan terhadap
kegiatan perusahaan secara kesluruhan agar dapat berhasil-guna (efektif) dan berdaya-
guna (efisien). Aktivitas fungsi ini bermanfaat unutk fungsi produksi dan fungsi pemasaran
akan tetapi tidak dapat diidentifikasikan manfaatnya secara langsung dengan fungsi
produksi maupun fungsi pemasaran.
Bagian atau departemen di dalam organisasi perusahaan yang termasuk fungsi administrasi
dan umum misalnya:
1. Direktur dan Staf
2. Bagian umum dan personalia
3. Bagian humas dan hokum
4. Bagian keuangan
5. Bagian akuntansi
Dari fungsi administrasi dan umum tersebut diatas dapat didefinisikan pengertian
biaya administrasi dan umum sebagai berikut:
“Biaya adminsitrasi dan umum adalah semua biaya yang terjadi dan berhubungan
dengan fungsi administrasi dan umum. Meliputi biaya dalam rangka penentuan
kebijaksanaan, perencanaan, pengarahan, dan pengawasan terhadap kegiatan perusahaan
secara keseluruhan. Termasuk dalam biaya ini adalah biaya untuk direktur dan staf
(pimpinan tertinggi perusahaan), bagian umum dan personalia, bagian humas dan hukum,
bagian keuangan, bagian akuntansi, dan sebagainya”
Hal ini menggambarkan bahwa jika perusahaan membagi kantor administrasi menjadi
beberapa bagian, maka rencana tentang biaya administrasi dan masingmasing bagian
tersebut juga harus diperinci dan dipisahkan secara jelas.
Termasuk dalam beban ini adalah:
1. Gaji pegawai bagian adminstrasi
2. Biaya tulis menulis
3. Penyusutan atau depresiasi bangunan kantor
4. Penyusutan atau depresiasi inventaris kantor
5. Biaya telefon
6. Biaya listrik
7. Gaji pimpinan perusahaan dan staf, dan lain-lain
Biaya operasi ini sifatnya berubah-ubah sejalan dengan kegiatan perusahaan atau biasanya
biaya operasi ini tergolong pada biaya variabel. Ada beberapa bagian yang biasanya
dipergunakan dalam kantor administrasi dan umum antara lain :
1. Bagian secretariat
2. Bagian keuangan
3. Bagian perlengkapan
4. Bagian personalia
5. Bagian perhubungan
Beberapa sub bagian yang biasanya terdapat dalam perusahaan, antara lain :
1. Sub bagian Kesekretariatan (Tata Usaha)
yang bertanggung jawab dan menangani urusan surat menyurat, dokumentasi dan
kearsipan.
2. Sub bagian pembukuan(Akuntansi)
yang bertanggung jawab dan menangani urusan pencatatan pembukuan (akuntansi)
dan beberapa masalah keuangan
3. Sub bagian Rumah Tangga
yang bertanggung jawab dam mengani urusan kebersihan (baik diruangan atau diluar
ruangan). Urusan penyediaan komsumsi bagi karyawan, urusan penyuambutan serta
penyediaan akomodasi
Sebelum menyusun anggaran, tentunya kita harus memahami terlebih dahulu tujuan dan
fungsi anggaran itu disusun. Dalam hal ini, terdapat beberapa tujuan penyusunan anggaran,
diantaranya:
1. Untuk menyatakan harapan atau sasaran perubahan secara jelas dan formal,
sehingga bisa menghndari kerancuan dan memberikan arah terhadap apa yang
hendak dicapai manajemen.
2. Untuk mengkomunikasikan harapan manajemen kepada pihak-pihak yang terkait
sehingga anggaran dimengerti, didukung dan dilaksanakan.
3. Untuk menyediakan rencana rinci mengenai aktivitas dengan maksud mengurangi
ketidakpastian dan memberikan pengarah yang jelas bagi individu dan kelompok
dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.
4. Untuk mengkoordinasikan cara/metode yang akan ditempuh dalam rangka
memaksimalkan sumber daya.
5. Untuk menyediakan alat pengukur dan mengendalikan kinerja individu dan
kelompok, serta menyediakan informasi yang mendasari perlu tidaknya tindakan
koreksi.
2. Koordinasi (coordinating)
> Membantu mengkoordinasi factor manusia dengan perusahaan. Maksudnya
adalah seringkali terjadi kasus dimana manajer tidak tahu apa yang akan dilakukan
di tahun-tahun mendatang. Maka dari itu, penyusunan rencana yang terperinci
(berupa anggaran) membantu manajer mengatasi masalah itu, sehingga ia kembali
merasa adanya hubungan antara kemampuannya dengan perusahaan yang
dipimpinnya.
> Menempatkan penggungaan modal pada alternative-alternatif yang
menguntungkan, dalam arti seimbang dengan program-program perusahaan.
Sebelum perusahaan membelanjakan uangnya, sebaiknya perusahaan terlebih
dahulu memilih alternatif-alternatif yang paling menguntungkan atau sesuai dengan
program perusahaan.
> Mengetahui kelemahan-kelemahan dalam organisasi. Mengapa? Karena setelah
rencana yang baik disusun dan kemudian dijalankan, kelemahan-kelemahan dapat
dilihat untuk diperbaiki.
3. Pengawasan (Controlling).
Pengawasan dapat melaksanakan tugasnya melakukan evaluasi atas
pelaksanaan pekerjaan dengan cara membandingkan realisasi dengan RKAP
dan melakukan tindakan perbaikan apabila dipandang perlu.
4. Motivasi.
Anggaran memotivasi para pelaksananya dalam melaksanakan tugas-tugas untuk
mencapai tujuan
5. Komunikasi.
Meliputi penyampaian informasi yang berhubungan dengan tujuan, strategi,
kebijaksanaan, rencana, pelaksanaan dan penyimpangan yang terjadi.
6. Pendidikan.
RKAP mendidik para manajer mengenai bagaimana bekerja secara terinci pada
ousat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.
1. Faktor Internal
Data penjualan pada tahun-tahun yang lalu
Kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan masalah harga jual,
syarat pembayaran yang dijual, dan sebagainya.
Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan
Tenaga kerja, modal kerja dan fasilitas-fasilitas yang dimiliki perusahaan
2. Faktor eksternal
Keadaan persaingan
Tingkat pertumbuhan penduduk
Berikut contoh perhitungan anggaran biaya administrasi dan umum yang dilakukan pada PT.
Tintamas:
Biaya administrasi dan umum cenderung memiliki sifat tetap, sehingga relatif tidak
dipengaruhi secara langsung oleh tingkat aktivitas tertentu. Karena itu biaya administrasi
dan umum cenderung dialokasikan dalam jumlah yang sama dari bulan ke bulan, kecuali
terdapat rencana kerja yang khusus pada bulan tertentu.
Dalam kasus PT. Tintamas, anggaran biaya administrasi dan umum tahunan dibagi
secara merata pada setiap bulan yang ada.
Gaji staff administrasi misalnya, dianggarkan sebesar Rp. 151.200.000 dalam satu
tahun. Biaya satu tahun ini dibagi dengan 12 bulan, sehingga menghasilkan biaya sebesar
Rp. 12.600.000 per bulan. Setelah semua jenis biaya administrasi dan umum dihitung
dengan cara yang sama, maka akan menghasilkan biaya administrasi dan umum pada
bulan Januari sebesar Rp. 39.500.000.
Untuk triwulan kedua, biaya bulanan tersebut dikalikan dengan 3 bulan. Demikian
pula untuk triwulan ketiga dan keempat, sehingga akhirnya akan menghasilkan anggaran
biaya administrasi dan umum total untuk tahun 2010 sebesar Rp. 469.800.000.
Anggaran biaya umum adalah anggaran yang berisi semua biaya-biaya yang dikeluarkan
oleh perusahaan untuk direksi dan stafnya, bagian keuangan dan bagian administrasi.
Anggaran administrasi yaitu anggaran yang berisi biaya-biaya yang dikeluarkan oleh
perusahaan untuk kegiatan-kegiatan yang menunjang usaha perusahaan diluar kegiatan
pabrik. Anggaran biaya administrasi merupakan anggaran yang disusun secara terperinci
tentang besarnya biaya administrasi perusahaan dan biaya-biaya lain untuk keperluan
secara keseluruhan dari perusahaan.
Bersama-sama dengan anggaran distribusi, maka anggaran biaya umum dan administrasi
ini akan membentuk anggaran biaya operasional (operating expense budget).
Biaya administrasi umum merupakan biaya yang terjadi dibagian administrasi umum. Bagian
ini pada umumnya merupakan bagian yang terdiri dari beraneka ragam pekerjaan (selain
pekerjaan pabrik dan penjualan) dan karena banyaknya sering disebut sebagai bagian
umum. Sesuai dengan namanya yaitu bagian administrasi umum, maka bagian ini akan
mengurusi masalah-masalah administrasi perusahaan (kecuali administrasi penjualan dan
administrasi pabrik) serta hal-hal lainnya yang berhubungan dengan kepentingan
perusahaan secara umum.
Fasilitas-fasilitas perusahaan untuk para karyawan baik dari pimpinan perusahaan sampai
dengan karyawan yang paling bawah akan diurusi didalam bagian ini. Dengan demikian
DAFTAR PUSTAKA