PT.

UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

BAB I SEJARAH BERDIRINYA DAN PROFILE UTR

1.1 Sejarah Berdirinya PT. Universal Tekno Reksajaya Universal Tekno Reksajaya (UT Group) adalah anak perusahaan dari PT United Tractors Tbk. yang merupakan jawaban atas kebutuhan pelanggan terhadap komponen baik Exchange komponen atau perbaikan komponen. Berada di bawah langsung United Tractors dan masuk ke dalam construction machinery business. Universal Tekno Reksajaya adalah Remanufacturing Plant yang bergerak dibidang penyediaan dan perbaikan komponen dari alat-alat berat seperti Engine, Transmisi, Final Drive dan lain-lain Komponen Universal Tekno Reksajaya dikerjakan melalui proses Remanufacture dengan standard yang telah ditetapkan mulai dari proses penerimaan komponen, pembongkaran, pengukuran, perakitan dan pengetesan. Dalam menjalankan bisnisnya, Universal Tekno Reksajaya menerapkan

ISO9001:2008 sebagai Sistem Manajemen Mutu.

a. Visi dan Misi Perusahaan Universal Tekno Reksajaya Visi To be the best component management solution provider in heavy equipment industry in Asia Pacific

Mission Assists our customer to achieve optimum unit lifetime and pruductivity by providing unparalleled component mangement solution. Provides opportunities for our people to enachance their social status and self fulfillment based on their valuable achievement Create sustainable value benefit for all stakeholder

Sebelum terbentuk UTR, bisnis remanufacturing ini merupakan bagian dari service division UT dengan nama UT Reman. Remanufaktur (disingkat Reman) didefinisikan sebagai proses

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

untuk menghidupkan kembali fungsi, kinerja dan daya tahan komponen ke tingkat yang sama dengan yang baru. Pada tanggal 7 Juli 2011 berdirilah Universal Tekno Reksajaya. Lahirnya PT. Universal Tekno Reksajaya menjadikan semangat baru untuk perusahaan, semangat untuk mandiri dan menciptakan profit semaksimal mungkin. Pertumbuhan bisinis remanufacturing UT Reman sangat cepat, hal ini dapat dibuktikan dengan penjualan UT Reman yang pada awalnya tahun 2006 mencapai 9 Milyar rupiah hingga pada tahun 2010 mencapai sekitar 370 Milyar rupiah. Dengan adanya potensial pasar yang ada di Indonesia ini, diharapkan PT. Universal Tekno Reksajaya yang menjadi perusahaan baru untuk UT dapat mencapai 1(satu) Trilliun rupiah pada akhir tahun 2015.

Satu tahun sudah umur UTR dan hingga kini memiliki 7 plant yang tersebar di wilayah Indonesia, yaitu: 1. UTR Plant Pekanbaru Focus on KOMATSU Small Machine.

2. UTR Plant Jakarta Focus on KOMATSU Genset & Big Machine.

3. UTR Plant Balikpapan Mulawarman Focus on Small - Medium and Truck Power Train. 4. UTR Plant Balikpapan Sudirman Focus on engine.

5. UTR Plant Balikpapan Cylinder Focus on cylinder product.

6. UTR Plant Sangatta Focus on electrical and cylinder product.

7. UTR Plant Timika Focus on electrical and cylinder product.

2

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

b. UTR Production Process

Production level UTR Reuse : Proses pembersihan komponen/ parts untuk kemudian

digunakan kembali tanpa melakukan perbaikan. Repair : Proses peningkatan performance parts dengan

melakukan perbaikan pada bagian yang rusak dari komponen/ parts Recondition : Proses perbaikan komponen/ parts untuk

meningkatkan performance component/ parts Reman : Proses perbaikan komponen/ parts untuk

mengembalikan performancenya seperti performance komponen/ parts baru Refurbish : Proses perbaikan komponen/ parts untuk

meningkatkan performancenya lebih dari performance komponen/ parts baru.

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

BAB II UTR PLANT JAKARTA

2.1 Berdirinya UTR Plant Jakarta Plant Jakarta berdiri sejak Feb 2007 yang dulunya UT Reman dan ketika bertransformasi menjadi UTR, plant Jakarta ini Go Alive pada tanggal 7 Juli 2011 hingga kini. Kegiatan produksi dari UTR Plant Jakarta sendiri adalah sebagai berikut: Production Capacity Engine : 25 comp / month

Non Engine :120 comp / month

2.2 Struktur Organisasi PT. Universal Tekno Reksajaya Plant Jakarta (tercetak pada halaman berikutnya)

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

BAB III TUGAS DAN FUNGSI DARI DEPARTEMEN ADMINISTRASI

3.1 Administration Departement Adalah bagian dari perusahaan yang melakukan tertib administrasi / pengurusan berkas atau dokumentasi yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. Dokumendokumen yang terkait biasanya adalah PO, SPB, quotation, invoice, faktur pajak. Posisi ini membawahi adm staff, cleaning service, GA & Maintenance staff dan pantry. Selain dari tugas umum ini, berikut adalah tanggung jawab dari seorang ADM SPV.

a. Tanggung Jawab (sesuai dengan UTR ISO) Mengelola AP ( Account Payable ) Mengelola AR ( Account Recievable ) Mengelola OPEX ( Operating Expanse ) Bertanggungjawab atas seluruh kegiatan General Affair, IT dan EHS

b. Kewenangan yang dimiliki oleh Administration Departement adalah memutuskan semua masalah keadministrasian di lingkungan Plant.

3.1.1 Gambaran Tugas dan Tanggung Jawab ADM SPV.

1. AP (Account Payable) Kontrol pengeluaran perusahaan juga menjadi tugas dari SPV ADM. Dalam hal ini dituntut dalam optimalisasi (efektif dan effisien) keuangan.

AR (Account Receiveable) Melakukan pengawasan terhadap AR dan melakukan posting terhadap AR.

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

2. HR Pada departement ini, seorang SPV ADM mempunyai tugas sebagai kontrol karyawan yang bertujuan optimalisasi sumber daya manusia dalam berbagai kegiatan. Hal-hal yang bersangkutan dengan karyawan dapat dibagi menjadi 5 bagian di bawah ini.

a. Personnal administration b. Time management c. Payroll d. Benefit e. Travel Selain itu, untuk menjalankan fungsi kontrol terhadap sumber daya manusia, ADM SPV menjalankan aturan atau policy dari Surat Keputusan yang berlaku demi tercapainya keteraturan dan keselarasan guna pencapaian cita-cita perusahaan. Cepat tanggap atas keluhan-keluhan karyawan dan mengantisipasi agar keluhankeluhan itu dapat diatasi juga menjadi tanggung jawab seorang ADM SPV agar kesejahteraan pekerja semakin meningkat.

3. ESRGA & IT SPV ADM bertanggung jawab dan mempunyai tugas antara lain:

a. Purchasing Asset & Non Asset Yaitu yang berkaitan dalam hal pembelian asset dan non asset untuk keperluan kantor.

b. Services Maintenance perencanaan untuk merekondisi / melakukan pengecekan ADM SPV bertugas dalam pengaturan dan kontrol

agar dapat diketahui bahwa peralatan dapat digunakan secara optimal. Akomodasi

akomodasi yang harus diberikan kepada karyawan.

7

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

Event Komunikasi

pembuatan acara khusus. penggantian pulsa untuk karyawan (yang digunakan untuk

kepentingan kantor)

c. GA & IT Project & Maintenance Yaitu perencanaan ke depan dalam perbaikan dan perencanaan asset dan non asset. Pembuatan schedule dalam melakukan inspeksi fasilitas-fasilitas yang berhubungan dengan kantor.

4. Kepengurusan Dokumen ADM SPV mempunyai tanggung jawab untuk mengurusi berbagai dokumen yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan seperti PO, quotation, SPB, invoice dan faktur pajak.

5. Seleksi dan Pembayaran ke Vendor Dalam setiap kegiatan yang berkaitan dengan vendor, SPV ADM mempunyai peranan untuk memberikan masukan kepada setiap departement dan memberikan penilaian vendor. Segala hal yang berkaitan dengan pembayaran vendor, tugas SPV ADM adalah membuat payment proposal ke Head Office guna melakukan pembayaran vendor.

6. Dropping Cash Yaitu melakukan perencanaan permintaan cash ke Head Office yang digunakan untuk pembayaran dan pembiayaan kegiatan plant selama satu periode kerja (5 hari kerja / minggu).

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

BAB IV BAGIAN-BAGIAN DI DALAM PLANT DAN KETERKAITANNYA DENGAN TUGAS DAN FUNGSI DARI ADM SPV

4.1 Plant Manager

Plant Manager merupakan orang yang sangat penting dalam berjalannya proses operasi di pabrik. Tugas dari seorang plant manager adalah memimpin, mengontrol, dan mengawasi keseluruhan dari operasi yang berjalan di pabrik dan juga bertanggung jawab untuk semua kegiatan di pabrik. Dalam melakukan suatu proses operasi baik di pabrik maupun di luar lingkungan pabrik harus berdasarkan izin dari plant manager.

Seorang Plant Manager membawahi berbagai departemen, antara lain: Production Departement Production Support Departement Marketing Departement Administration Departement Quality Assurance Branch Instructure

4.1.1

Keterkaitan Plant Manager dengan SPV ADM

Invoice, SPB, faktur pajak, Quotation dan PO

SPV ADM

Authorized
PM

Input

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

Seorang SPV ADM mempunyai intentias keterkaitan yang cukup tinggi dengan Plant Manager. Dalam hal ini, Plant Manager mempunyai kewenangan untuk mengesahkan dokumen-dokumen (invoice, SPB, faktur pajak, quotation dan PO) yang sebelumnya sudah dicek akan kebenarannya oleh SPV ADM yang akan diinput apabila telah disetujui atau disahkan oleh Plant Manager ke dalam sistem. Dalam kepengurusan plant (penggantian fasilitas kantor) ataupun terdapat masalah yang berhubungan dengan plant maka alangkah lebih baik terlebih dahulu didiskusikan dengan PM agar mendapatkan pemecahan masalah yang lebih bijak.

4.2 Production Departement Produksi adalah kegiatan untuk menciptakan suatu produk yang menghasilkan barang yang bernilai. Dapat disimpulkan bahwa Production Departement memiliki tanggung jawab dalam mengelola job dan operasional production sehingga tercapai keberhasilan dalam proses produksi. Production Departement memiliki hubungan dengan intensitas tinggi dengan Production Support Departement. Production Departement terdiri dari production head yang membawahi supervisor, PPC. Kemudian mekanik-mekanik yang berada di bagian washing, P/T Assy, PPM, HYD test, Disassy P/T, Fabrikasi, Engine Assy, Engine test, Sub I II & III, FIP. Dalam production departement juga terdapat manpower di bagian administrasi.

4.2.1

Keterkaitan SPV ADM dengan Production Departement

Seorang SPV ADM harus mampu mengontrol dan mengecek kebenaran biaya-biaya yang dikeluarkan oleh Production Departemen dalam melakukan proses produksinya. Biaya-biaya yang keluar dalam berproduksi inilah yang di sebut dengan Cost of Goods Manufactured yang harus selalu dipantau. SPV ADM dapat memantaunya melalui analisa cost menggunakan data keuangan yang diinginkan lalu dianalisa dengan aplikasi Excel. Apabila total COGM satu periode berjumlah 0 maka dalam proses produksi tersebut sudah benar. Namun apabila terdapat jumlah COGM yang tidak sama dengan 0 maka dalam proses produksi terdapat suatu kesalahan dalam perencanaan atau terdapat biaya-biaya tambahan yang muncul.

10

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

Pada gambar di atas (lingkaran hijau) menunjukkan movement prosentase dari berbagai HPP. Hal ini perlu dikontrol oleh SPV ADM dengan melihat perubahan prosentasenya. Apabila perubahan prosentase besar maka SPV ADM harus bertanya `ada apa dengan perubahan tersebut ke bagian produksi`. Perlu untuk dilakukan suatu kontrol guna efisiensi dan keefektifan biaya produksi dapat optimal. Keterkaitan SPV ADM dengan PH :

PH Proses Produksi

Bersama dengan PH: 1. Control cost 2. Monitoring 3. Pengawasan LK3

ADM SPV

11

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

4.3 Marketing Departement Manajemen pemasaran adalah suatu usaha untuk merencanakan,

mengimplementasikan (yang terdiri dari kegiatan mengorganisaikan, mengarahkan, mengkoordinir) serta mengawasi atau mengendalikan kegiatan pemasaran dalam suatu organisasi agar tercapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Di dalam fungsi

manajemen pemasaran ada kegiatan menganalisis yaitu analisis yang dilakukan untuk mengetahui pasar dan lingkungan pemasarannya, sehingga dapat diperoleh seberapa besar peluang untuk merebut pasar dan seberapa besar ancaman yang harus dihadapi.

ANALISIS

PLANNING - Mengembangkan rencana strategik - Mengembangkan

rencana pemasaran

IMPLEMENTASI
- Menjalankan Rencana-rencana

PENGENDALIAN - Mengukur hasil

- Mengevaluasi hasil

- Mengambil tindakan perbaikan

Gambar 1. Fungsi Manajemen Pemasaran (Kottler, 2000) Marketing Departement terdiri dari marketing head yang membawahi marketing officer dan ADM marketing.

12

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

4.3.1

Keterkaitan SPV ADM dengan Marketing Departement

1. Melakukan kontrol AR dan AP yang berkaitan dengan kegiatan marketing Contoh: a. Kegiatan sales yang sudah melakukan perjanjian pembayaran dengan customers. Maka harus dilakukan pengawasan pembayaran agar pembayaran dari customers sesuai dengan perjanjian. b. Kegiatan marketing harus didukung atau ditunjang dan oleh sebab itu biayabiaya yang keluar untuk salesman / bc harus dilakukan kontrol.

2. Kontrol dokumen yang ada akibat dari adanya kegiatan marketing Contoh: a. PO, SPB, quotation, invoice dan faktur pajak.

Pemberian Perjalanan Dinas

ADM SPV

Sales & MKT

Customers

Catat

Permintaan

Kirim
Input AR

Quotation
Terima PO Membuat Sales Order

Terima

Dilengkapi PO, Quo, Inv, Faktur Pajak & SPB w

Kirim komp. & doc.

authorized

Invoice & Faktur Pajak

PA : membuat delivery order WHS: pengiriman & SPB

PM

4.4 Production Support Departement Departemen ini memiliki keterkaitan yang tinggi dengan marketing departement dan production departement. Dalam hal perencanaan pembelian parts untuk stock, production support departement melakukan komunikasi dua arah dengan marketing departement yang bertujuan untuk menentukan barang-barang apa saja yang dibutuhkan oleh customers. Sedangkan keterkaitan dengan production departement adalah memberikan fasilitas parts yang akan digunakan untuk proses produksi.
13

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

Production support departement terdiri dari head, part analyst, PDC officer, pick & pack dan POP.

4.4.1

Keterkaitan SPV ADM dengan Production Support Departement

1. AP (Account Payable) SPV ADM harus melakukan control atas cost yang keluar yang digunakan oleh Production Support Departement. Cost ini dapat berupa pembelian spare part yang memunculkan invoice dan mengakibatkan pembayaran (uang keluar) dengan membuat payment proposal yang akan dikirim ke HO. Ditunjukkan dalam gambar di bawah ini.

Vendor

Vendor Evaluation untuk bahan pertimbangan ke depan

Barang diterima 4 OK
PO, Quo, Inv, Faktur Pajak & SPB warehouse

kirim

IR, pembuatan Payment Proposal

ADM SPV

2. Melakukan Pencatatan dan Kepengurusan Berkas SPV ADM bertugas juga dalam pencatatan dan pengurusan berkas-berkas yang berfungsi untuk kontrol dan memeriksa kebenaran akan spare part yang dibeli oleh Production Support Departement. Selain itu, SPV ADM juga harus mengurus dalam hal pemilihan vendor dengan Production Support Departement, pembelian ke vendor, pengecekan barang (good received), invoice, faktur pajak dan SPB dari forwarder. Berikut adalah gambar diagramnya.

14

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

4.5 Quality Assurance Secara umum, tugas pokok dari posisi Quality Assurance adalah mengembangkan dan melaksanakan Quality Assurance procedure & policy. Selain itu, dalam hal menjamin dan memastikan bahwa seluruh pekerjaan produksi memenuhi standard quality assurance yang telah ditetapkan. Tanggung Jawab (sesuai dengan UTR ISO) Mengembangkan dan mengikuti Part service news terbaru; ( membuat check sheet untuk semua proses produksi sesuai Shop Manual dan PSN terbaru. Memastikan semua proses kerja menggunakan check sheet ( qa ) yang berlaku. Mengevaluasi & mengembangkan informasi-informasi program-program dan product image dan prodution , agar bisa bermanfaat bagi seluruh bagian yang berkepentingan dan bagi customer. Bertanggungjawab atas kualitas hasil production. Bertanggungjawab atas kelengkapan, ketepatan dan pengguaan check sheet (QA), shop manual serta recording /reporting dari semua operasi production. Bertanggungjawab atas pengembangan dan peningkatan keterampilan mekanik dan seluruh staff production, baik itu dengan cara training, mentor system,supervisi awal dan lain-lain. Menjamin bahwa semua manufacturer warranty dan product improvement program benar-benar sesuai standard kualitas yang berlaku .

4.6 Branch Instructure Tanggung Jawab (sesuai dengan UTR ISO) Mengembangkan dan mengikuti service Objective yang berkaitan sesuai operation guide service division; Mempersiapkan Service Objective yang realistic, attainable dan dapat diukur yang mendukung Corporate Objective serta sesuai dengan yang telah digariskan oleh PM. Mengembangkan dan melaksanakan Manual Plan dan Activity Plan yang merangsang/mendorong tercapainya peningkatan skill & Knowledge seluruh karyawan reman.
15

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

Mengevaluasi & mengembangkan metode pelatihan yg tepat sesuai kebutuhan reman.

Bertanggungjawab atas keutuhan dan pemeliharaan didalam penggunaan peralatan training yg ada.

Bertanggungjawab atas recording /reporting dari semua pelaksanaan pelatihan. Bertanggungjawab atas pengembangan dan peningkatan keterampilan karyawan, baik itu dengan cara training, mentor system,supervisi awal dan lain-lain.

16

PT. UNIVERSAL TEKNO REKSAJAYA

BAB V KESIMPULAN

ADM SPV adalah bagian dari perusahaan yang pada intinya melakukan tertib administrasi. Adapun tanggung jawab dari bagian ini antara lain sebagai berikut. 1. Pengelolaan Account Payable 2. Pengelolaan Account Receiveable 3. Pengelolaan Operating Expanse 4. Bertanggung jawab atas kegiatan GA, IT dan EHS

Tugas-tugas dari ADM SPV sendiri secara garis besar: Kepengurusan pekerja UTR Melakukan tugas-tugas atau fungsi-fungsi yang diminta oleh atasan (Plant Manager) dan management yang sesuai dengan Corporate Objective. Cepat tanggap atas keluhan-keluhan Karyawan dan mengantisipasi agar keluhankeluhan itu dapat diatasi. Pengecekan secara berkala atas fasilitas yang ada Mengontrol pekerjaan yang dilakukan oleh Adm Staff Melakukan monitoring problem-problem di lingkungan Administrasi. Perencanaan Dropping Cash mingguan

17