GA ( General Affair atau Divisi Umum merupakan Unit pendukung yang dibutuhkan untuk

memenuhi berbagai kebutuhan instansi sebuah Perusahaan GA akan mengurus segala keperluan
layanan Perusahaan untuk seluruh departemen dan GA Mengurus segala administrasi maupun
pengelolaan pelayanan Perusahaan

Tugas Utama GA

1. Memelihara Asset kantor

GA bertugas memelihara dan mengawasi seluruh asset kantor yang telah dibeli oleh
prusahaan dan aktif untuk mengingatkan karyawan yang memakai asset perusahan untuk
tetap menjaga pemakaianya dengan tidak sembarangan
2. Memastikan pengadaan barang
Memaastikan pengadaan barang apa saja yang diperlukan oleh Perusahaan untuk dibeli atau
diperbaiki dan GA harus melakukan perbandingan harga sebelum pembelian, pengadaan
barang tersebut bertujuan untuk meneyesuaikan kebutuhan Perusahaan dan biaya yang
dikeluarkan harus secara efektif
3. Memastikan pembayaran dan pembelian rutin Perusahaan
Tugas GA memastikan pembayaran dan pembelian rutin Perusahaan terhadap terhadap
asset kantor yang bersipat semi permanen seperti pembelian ATK,printer,kertas dan lainya
4. Memastikan pembayaran tenaga harian lepas
GA memastikan pembayaran tenaga lepas sesaui [peraturan yang berlaku

Secara Umum GA (general Affair ) berfungsi memelihara dan perawatan Perusahaan secara berkala
terkait kondisi dan perawatan kantor seperti ,pengunaan asset,kebersihan fasailitas kantor seperti
ruang meeting ,Listrik,toilet dan seluruh area Perusahaan .

Dan fungsi GA lainya :

1. Menyiapkan laporan berkala terkait asset dan beban biaya fasilitas kantor
2. Membuat perizinan yang berkaitan dengan kegiatan dengan pihak external
3. Mebina hnubungan baik dengan pemasok barang atau jasa
4. Menciptakan dan mengimplementasikan dan mengembangkan system kerja (SOP)terhadap
pengadaan dan perawatan fasiliotas kantor
5. Meneyelenggarakan survey kepuasan karyawan terkait fasilitas kantor ,melakukan
peningjatan kwalitas produk jasa hingga kecepatan pelayanan yang diberikan

Tugas pokok adalah kewajiban utama yang harus dilakukan sebagai tanggung jawab untuk mencapai
tujuan tertentu

Fungsi adalah perwujudan dari tugas pokok dibidang tertentu untuk mencapai suatu tujuan contoh T
GA General Affair sering disebut Divisi umum yang memiliki tugas meyediakan berabagai kebutuhan
kantor mulai dari alat perkatoran (kursi Meja dll)gedung fasilitas ,kebersihan,tenaga kontrak peran
GA sebagai kepala rumah tangga

Peran General Affair

Dengan berbagai tugas dan tanggung Jawabn GA memiliki peran penting dalam kegiatan operasionla
suatu Perusahaan olehnkarena itu diperlukan manajmen yang baik untuk pengelolaanya agar tidak
menimbulkan amsalah dengan divisi lainya , dengan adanya GA peusahaan akan terbantu dalam
mempersiapkan segala kebutuhan umum yang diperlukan di kantor . GA menguruis segala keperluan
kanrtor dengan tujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan agar lebih optimal

TUGAS GA

1. General servis
General servis mengawasi kinerja para pekerja meliputi Clenaing service dan lain lain dan
melkukan pembayaran
2. Building mamangenen and infrasstrucure
GA bertanggung jawab perawatan fidkik bangunan dan mengurus persyaratan dan perizinan
3. Scurity Sistem
GA turut memeperhatikan manajemen system pengamanan (CCTV) dan keselamatan
karyawan
4. General Purchasing
Tugas dan Fungsi GA dalam purchasing berhubungn dengan prosesbelian kebutuhan barang
maupun jasa untuk Perusahaan atau organisasi, GA bertugas melakukan pengadaan barang
dan jasa
5. Inventory dan management asset
Funfsi GA Menginventarisasi ,menyimpan,memelihara dan mencatat asset Perusahaan
6. Customer service atau receprionis
Tuga dan Fungsi GA berusahan membuat oaring orang yang ada dikantor maupun pihak lain
merasa puas dan nyaman dan melayani kebutuhan orang orang tersebut
7. Facility service
Pengelolaan asrama, kantin dan berbagai fasilitas lain yang dimiliki Perusahaan
8. Health and safety
Ikut melakukan pengawaan terakait kesematamn kerja ,Kesehatan kerja sekaligus
pengelolaan limba (sampah)
9. Perizinan Humas
GA ikut juga dalam pengurusan perizinan izin Gedung atau kantor dengan dengan demikian
operasinal Perusahaan dapat berjalan dengan baik
 Pengadaan barang dan Jasa

Perpres nomor no 70 th 2012 Petunjuk teknis Perturan Kepala LKPP no 6 th 2012

Mekanisme pengadaan barang dan jasa secara Umum

1. Identivikasi kebutuhan
2. Malakukan Analisa pasar
3. Melakukan kwalifikasi terhadap penyedia
4. Melakukan tender
5. Mengevaluasi penyedia
6. Memetapkan pemenang
7. Melaksnakan kontrak dan melakukan serah terima

TOR ( Term of Reference) atau Kerangka acuan Kerja pengadaan barang atau jasa adalah suatu
dokumen yang menginformasikan gambaran pekerjaan ,latar belakang pekerjaan ,tujuan pekerjaan
dan ruanag lingkup pekerjaan

HPS adalah harga perkiraan sendiri dibuat oleh penjabat pembuat komitmen (PPK)

Sumber Data HPS

1. Harga Pasar Setempat

2. Informasi biaya satuan dari BPS
3. Informas resmi biaya satuan dari dari asosiasi
4. Daftar biaya/tarif barang /jasa dari pabrikan atau distributor Tunggal
5. Biaya kontrak sebelumnya
6. Informasi inflasi
7. Perbandingan kontrakmsejenis
8. Perkiraan biaya oleh konsultan
9. Norma indek harga teredah dan tertinggis suatu barang

Fungsi HPS

1. Alat utk menilai kewajaran penawaran

2. Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang Sayah untuk pengadan
3. Dasar untuk negosiasi harga dalam pengadaan langsung
4. Dasar untuk menetapkan besaran nilai jaminan

Hala hala yang harsus di perhatikan dalam HPS

1. HPS telah memprhitungkan Pajak Pertambahan Nilai PPN

2. Memeprhitungkan keuntungan dan b iaya overhaead yg dianggap wajar bagi penyedia
3. HPS tidak bileh memeprhitungkan biaya tak terduga
4. Niulai HPS terbuka dan bukan Rahsia tapi rincian satuan harga adalah rahasia
5. Riwayat HPS hatrus di dokumentasikan
 6. HPS tidak dapat diperhitungkan sebagai kerugian negara
7. Tim alhli dapat mebrikan masukan dalam penenuan HPS

Jangka waktu HPS

1. Paling lama 28 hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran

2. Paling lama 28 hari sebelum batas akhir pemasukan di trambah dengan watu prakwalifikasi