MANAJEMEN PENGADAAN

BARANG & JASA

PERENCANAAN PENGADAAN & PEMBENTUKAN

PEJABAT/PANITIA PENGADAAN BARANG & JASA

Dr. Ir. SIGIT DJALU PURWOKO, MM

S1 MANAJEMEN
PENGADAAN BARANG & JASA

• Pada suatu Persh hampir 80% kegiatan pembelanjaan keuangan Operasi maupun Investasi

adalah Pengadaan Barang & Jasa.

• Dalam Pengadaan Barang & Jasa hampir seluruh proses mulai pengajuan program kerja, proses

pelaksanaan pelelangan, penerimaan barang dilogistik, proses penyimpanan, pencatatan barang

digudang, pemisahan barang baru, barang bekas bisa digunakan, dan barang rusak perlu

kriteria tersendiri, sampai dengan barang terpasang dan siap dioperasikan terdapat titik-titik

kelemahan yang patut dikritisi, dan semua ini menjadi fokus untuk dipahami oleh Perusahaan,

sehingga perlu proses penguatan kontrol/pengendalian Proses Bisnis Perusahaan.

• Pelaksanaan rentan terhadap penyelewengan, oleh sebab itu masalah pergudangan dijadikan

sasaran audit, karena kenyataannya setiap unit mengambil cara penyelesaian secara beragam.
SIKLUS PENGADAAN BARANG & JASA SECARA UMUM
TUJUAN PERENCANAAN PENGADAAN BARANG & JASA

a. Identifikasi seluruh kebutuhan barang dan jasa, berdasarkan urutan prioritas

program kerja tahunan, sesuai dengan kemampuan anggaran yang tersedia
(Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP))
b. Terlaksananya seluruh program kerja sesuai dengan jadwal yang telah
direncanakan.
c. Menetapkan Harga Patokan Engineering (HPE), yang memenuhi aspek
Efisiensi, Efektif, Ekonomis, dan sesuai dengan kebutuhan Perusahaan
d. Proses pelelangan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan dengan
peraturan dan perundang-undangan yang berlaku dilingkungan Perusahaan
sesuai dengan kaidah tata kelola perusahaan yang sehat.
 PENENTUAN HPE

HPE BARANG
a. HPE PENENTUANNYA ATAS DASAR HARGA BAHAN BAKU, PROSES PRODUKSI &
TEKNOLOGI YANG DIGUNAKAN (SEDERHANA ATAU KOMPLEK?), SERTA RISIKO GAGAL
PRODUK
b. BIAYA MARKETING
c. BIAYA MOBILISASI BARANG
d. BIAYA ROK & PAJAK-PAJAK
HPE JASA
a. HPE KLASIFIKASI KEUNIKAN JASA, PERLU KEAHLIAN KHUSUS, FREQUENSI
PENGGUNAAN JASA, HANDLING PERUSAHAAN UNTUK BIAYA OPERASI (FIX &
VARIABLE COST), DLL
b. BIAYA MARKETING
c. BIAYA MOBILISASI BARANG
d. BIAYA ROK & PAJAK-PAJAK
RISIKO DALAM PERENCANAAN PENGADAAN BARANG & JASA

a. Harga barang dan jasa tinggi, tanpa kriteria yang dapat

dijadikan acuan.
b. Terjadi Idle Investasi, serta terjadi penumpukan material (No
Moving).
c. Terjadinya sanggahan/pertanyaan dari penyedia Barang dan
Jasa.
SUMBER DATA (1/3)

a. Dokumen Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP), serta Kemampuan

Keuangan Perusahaan.
b. Dokumen program pengadaan barang dan jasa, serta dokumen tentang
kebutuhan barang dan tingkat kepentingan/prioritas kebutuhan barang dan jasa.
c. Dokumen Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS), dan pastikan bahwa
pelaksanaan pengadaan barang dan jasa tidak mengarah pada salah satu
produk/vendor, penetapan spesifikasi diatas/dibawah standar, penamaan barang
yang sengaja dikaburkan dari nama barang yang standar.
SUMBER DATA (2/3)
d. Dokumen pemaketan/pengelompokan pekerjaan pengadaan barang dan jasa,
sehingga tidak terjadi penumpukan barang di Gudang.
e. Dokumen pengumuman Pelelangan.
f. Dokumen pemaketan/pengelompokan pekerjaan pengadaan barang dan jasa,
apakah mengarah pada rekanan/vendor tertentu, serta menutup persaingan
usaha yang sehat ?.
g. Teliti dokumen pemaketan/pengelompokan pekerjaan pengadaan barang dan
jasa, apakah mengarah pada rekanan/vendor tertentu, serta menutup persaingan
usaha yang sehat.
SUMBER DATA (3/3)

h. Teliti penggunaan anggaran yang telah diterbitkan, 100 % proses pengadaannya

melalui e – procurement, dengan menghindari pengadaan barang & jasa
dilakukan secara konvensional.
i. Penyusunan e – Catalog Barang & Jasa
j. Lakukan analisa dan evaluasi atas perencanaan pengadaan barang dan jasa
mengedepankan pemanfaatan sumber daya perusahaan secara ekonomis,
efisien dan efektif, sesuai dengan kriteria penajaman program.
TUJUAN PEMBENTUKAN PANITIA/PEJABAT PENGADAAN
BARANG & JASA

a. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan dan

perundang-undangan yang berlaku, dan panitia pengadaan/pejabat
pengadaan memiliki integritas yang baik, tidak memihak/independen (tidak
terprovokasi atas harga murah yang dapat merusak iklim usaha penyedia
barang & jasa) atau dapat dikendalikan oleh pihak Eksternal Perusahaan.
b. Memiliki pengetahuan/kapabilitas terkait dengan pekerjaannya, serta
memahami kebutuhan Perusahaan atas Barang & Jasa.
RISIKO PANITIA/PEJABAT PENGADAAN BARANG & JASA

a. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa tidak patuh pada peraturan dan
perundang-undangan yang berlaku.
b. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa memihak dan atau dapat
dikendalikan oleh salah satu penyedia barang & jasa.
SUMBER DATA (1/3)

a. Surat Keputusan Panitia Pengadaan Barang dan Jasa atau Pejabat Pengadaan
Barang dan Jasa, Panitia Penerima barang dan Panitia Pemeriksa Barang.
b. Dokumen sertifikasi keahlian pengadaan barang dan jasa bagi personil Panitia
Pengadaan Barang dan Jasa atau Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa, serta
sertifikasi keahlian untuk panitia lainnya.
c. Pemeriksaan atas integritas (jujur, dan profesional) personil Panitia
Pengadaan/Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa, Panitia Penerima barang dan
Panitia Pemeriksa Barang.
SUMBER DATA (2/3)

d. Penerapan Pakta Integritas, Good Corporate Governance (Tranparansi,

Akuntabilitas, Responsibilitas, Independen dan Fairness), sebagai contoh :
Syarat Panitia tidak boleh merangkap sebagai Pemeriksa dan atau Penerima
Barang.
e. Diberlakukannya secara konsisten Wishtle Blowing System, Penerapan
standarisasi anti penyuapan, Penegakan Peraturan (Etika Perilaku), Penerapan
feedback kepuasan stakeholder.
SUMBER DATA (3/3)

f. Pembuatan Tim Expert System (Value for Money), yang akan menilai
pengadaan barang jasa tidak semata-mata harga terendah, tetapi dengan
mengedepankan kualitas, fungsi, dan kebutuhan Perusahaan sesuai dengan
kemampuan keuangan Perusahaan
VALUE for MONEY (VfM)
HARTA KEKAYAAN SEJATI ADALAH RASA SYUKUR

TERIMA KASIH