PENGANTAR

Anggaran Biaya Administrasi adalah anggaran yang merencanakan secara sistematis dan
lebih terperinci tentang biaya administrasi yang ditangung perusahaan dari waktu ke waktu
(bulan ke bulan) selama periode tertentu yang akan datang. Di dalamnya
mencakupperencanaan tentang jenis biaya administrasi, jumlah biaya administrasi, dan
waktu (bulan) kapan biaya-biaya tersebut dibebanan, yang masing-masing dikaitkan
dengan tempat (sub bagian) dimana biaya tersebut terjadi.

Menurut Munandar (2003, hal 187) pengertian anggaran biaya administrasi adalah
Anggaran yang merencanakan secara lebih terperinci tentang biaya yang terjadi serta biaya
lain yang sifatnya untuk keperluan secara keseluruhan, yang di dalamnya meliputi rencana
tentang jenis biaya administrasi, jumlah biaya administrasi, dan waktu (kapan) biaya
administrasi tersebut terjadi dan dibebankan, yang masing-masing dikaitkan dengan tempat
(departemen) dimana biaya administrasi tersebut terjadi.

Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa bilamana perusahaan membagi bagian
(kantor) administrasi umum menjadi beberapa sub bagian, maka rencana tentang biaya
administrasi dari masing-masing sub bagian tersebut juga harus diperinci dan dipisahkan
secara jelas. Adapun pembagian bagian administrasi umum menjadi beberapa sub bagian
banyak tergantung pada masing-masing perusahaan.

Perusahaan besar, yang urusan adminstrasinya cukup banyak dan kompleks, akan membagi
bagian administrasi umum ke dalam banyak sub bagian. Sebaliknya, perusahaan kecil yang
urusan administrasinya cukup sederhana, hanya akan membagi bagian adminstrasi umum
ke dalam dua atau tiga sub bagian saja. Beberapa sub bagian yang biasanya terdapat dalam
perusahaan, antara lain:

1. Sub bagian kesekretariatan (tata usaha), yang ertanggung jawab dan menangani
urusan surat-menyurat, dokumentasi dan kearsipan.
2. Sub bagian pembukuan (akuntansi), yang bertanggung jawab dan menangani urusan
pencatatan pembukuan (akuntansi) dan beberapa masalah keuangan.
3. Sub bagian rumah tangga, yang bertanggung jawab dan menangani urusan
kebersihan (baik di dalam ruangan maupun di luar ruangan), urusan penyediaan
konsumsi bagi karyawan, urusan penyambutan sesrta penyediaan akomodasi bagi
tamu-tamu perusahaan, dan urusan-urusan lain yang sejenis.
4. Sub bagian perlengkapan, yang bertanggung jawab dan menangani urusan
perlengkapan-perlengkapan dan keperluan-keperluan kantor administrasi, seperti
misalnya penyediaan kertas, tinta printer, pita printer, flashdisk dan sebagainya. Di
samping itu juga bertanggung jawab dan menangani urusan pemeliharaan dan
 perbaikan peralatan (perabot) kantor administrasi, seperti misalnya meja kursi,
almari, filling cabinet, komputer dan sebagainya.

Sub bagian hubungan masyarakat (humas), yang bertanggung jawab menjadi penghubung
serta menjembatani antara perusahaan dengan pihak luar, seperti misalnya pejabat
birokrasi, relasi perusahaan, organisasi dan lembaga masyarakat, dan sebagainya.

KEGUNAAN ANGGARAN BIAYA ADMINISTRASI

KEGUNAAN ANGGARAN BIAYA ADMINSTRASI

Secara umum anggaran biaya administrasi mempunyai tiga kegunaan pokok yaitu sebagai
pedoman kerja, sebagai alat manajemen untuk menciptakan koordinasi kerja dan sebagai
alat manajemen untuk melakukan evaluasi dan pengawasan. Seringkali kegunaan umum
semacam ini disebut juga sebagai kegunaan manajerial, karena berkaitan erat dengan
fungsi manajemen terutama di bidang
perencanaan (planning), pengkoorsinasian (coordinating) dan pengawasan (controlling).

Sedangkan secara khusus, anggaran biaya administrasi mempunyai beberapa kegunaan

penting, antara lainsebagai dasar untuk menyusun anggaran kas, karena sebagian dari biaya
administrasi memerlukan pembayaran atau pengeluaran kas. Sedangkan sebagian lain dari
biaya administrasi tidak memerlukan pembayaran atau pengeluaran kas, seperti misalnya
biaya depresiasi dari aktiva tetap yang ada di lingkungan bagian (kantor) administrasi
umum.

DATA DAN INFORMASI

DATA DAN INFORMASI PENYUSUNAN BIAYA ADMINISTRASI

Data dan Informasi untuk Menyusun Anggaran Biaya Administrasi Data dan informasi yang
diperlukan untuk menyusun Anggaran Biaya administrasi antara lain:

a. Rencana penjualan yang tertuang dalam butget penjualan. Khusus nya tentang

kuantitas dari masing-masing jenis barang yang akan dijual dari waktu ke waktu yang

akan datang. Hal ini disebabkan karna kegiatan penjualan termasuk salah satu

kegiatan yang dicatat dan diadministrasikan oleh bagian umum administrasi

perusahaan.
b. Rencana produksi yang tertuang dalam butget unit yang akan diproduksikan, khusus

nya tentang jumblah kuantitas dari masing-masing jenis barang yang akan diproduksikan
dari waktu ke waktu (bulan ke bulan) selama periode tertentu yang akan datang.

c. Berbagai satandar biaya-biaya yang termasuk dalam kelompok biaya administrasi

yang telah di tetapkan perusahaan. Standar-satandar biaya semacam ini sangat diperlukan
oleh perusahaan, untuk mengendalikan efesiensi kerja para karyawan (controlling). Standar
biaya-biaya yang termasuk dalam kelommpok biaya administrasi ini dihimpun menjadi satu
dalam suatu anggaran variable (variablebutget) besama-sama dengan standar-standar biaya
yang termasuk dalam kelompokbiaya pabrik tidak langsung.

d. Sistem pembayaran upah (gaji) yang dipakai oleh perusahaan, khususnya upah yang di
bayarkan oleh perusahaaan kepada karyawan dibagian administrasi umum.

e. Metode depresiasi yang dipakai oleh perusahaan, khususnya depresiasi terhadap

aktiva tetap pada bagian administrasi umum.

f. Metode alokasi biaya yang dipakai oleh perusahaan untuk membagi (distribusi) biaya-
biaya yang semula merukan satu kesatuan biaya bersama (join cost) kedalam kelompok-
kelompok sesuai dengan tempat dimana biaya itu terdapat atau terjadi.

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi penyusunan anggaran biaya administrasi antara

lain:

a. Anggaran penjualan

b. Anggaran unit yang diproduksikan

c. Berbagai standar yang telah ditetapkan perusahaan

d. System pembayaran upah (gaji)

e. Metode depresiasi

f. Metode alokasi biaya

Dalam mempersiapkan dan menyusun anggaran sangat tergantung pada struktur organisasi
dari masing- masing perusahaan, akan tetapi pada garis besarnya tugas mempersiapkan
dan menyusun anggaran dapat didelegasikan kepada:

 1. Bagian administrasi, bagi perusahaan kecil. Hal ini disebabkan karena kegiatan-kegiatan
perusahaan tidak terlalu kompleks, sederhana dengan ruang lingkup terbatas, sehingga
tugas penyusunan anggaran dapat diserahkan kepada salah satu bagian saja dari
perusahaan yang bersangkutan. Dibagian administrasi inilah terkumpul semua data-data
dan informasi yang

meliputi seluruh kegiatan perusahaan, baik kegiatan di bidang pemasaran, kegiatan di

bidang produksi, kegiatan di bidang pembelanjaan, maupun kegiatan di bidang personalia.
Dengan bekal data dan informasi tersebut ditambah dengan data dan informasi dari luar
perusahaan (ekstern), bagian administrasi diharapkan lebih mampu menyusun anggaran
daripada bagian-bagian lain dalam perusahaan.

2. Panitia anggaran, bagi perusahaan yang besar. Hal ini disebabkan karena kegiatan
perusahaan yang cukup kompleks, beraneka ragam, dengan ruang lingkup yang cukup luas,
sehingga bagian administrasi tidak mungkin dan tidak mampu lagi menyusun anggaran
sendiri tanpa partisipasi secara aktif bagian-bagian lain dalam perusahaan. Oleh karena itu
tugas menyusun anggaran perlu melibatkan semua unsur yang mewakili semua bagian
yang ada dalam perusahaan, yang duduk dalam panitia anggaran.

Tim penyusun anggaran ini biasanya diketuai oleh salah seorang pimpinan perusahaan
dengan anggota-anggota yang mewakili bagian pemasaran, bagian produksi, bagian
perbelanjaan serta bagian personalia. Sebelum disyahkan oleh pimpinan tertinggi
perusahaan, masih dimungkinkan pula untuk diadakannya pembahasan-pembahasan antara
pimpinan tertinggi perusahaan dengan pihak yang diserahi tugas menyusun rancangan
anggaran tersebut.

Setelah disyahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, maka rancangan anggaran tersebut
telah

menjadi anggaran yang defenitif, yang akan dijadikan sebagai pedoman kerja, sebagai alat
pengkoordinasian kerja dan sebagai alat pengawasan. Bilamana tugas penyusunan
rancangan anggaran serta anggaran yang defenitif telah selesai, maka panitia anggaran
tidak bubar, melainkan secara berkala masih perlu mengadakan pertemuan-pertemuan
konsultatif guna membahas pelaksanaan anggaran tersebut dari waktu ke waktu, untuk
meningkatkan kerja sama dan koordinasi, serta mengadakan revisi-revisi terhadap anggaran
yang telah disusun bilamana memang dirasa perlu.
PEMBEBANAN BIAYA ADMINISTRASI
Pembebanan biaya administrasi

Biaya administrasi bukan merupakan biaya yang ikut membentuk harga pokok produksi
(coast of goods manufactured) dan harga pokok penjualan (cost of goods sold), sehingga
tidak harus dibebankan (dialokasikan) ke masing-masing jenis produkyang dihasilkan.
Namun apabila perusahaan menginginkan agar dapat mengetahui laba bersih (net income)
dari masing-masing jenis produk yang dihasilkan, maka biaya administrasi perlu dibebankan
ke masing-masing jenis produk yang bersangkutan (berbagai cara atau metode
pembebanan semacam ini telah sering digunakan sebagai biaya pabrik tidak langsung).
CONTOH ANGGARAN BIAYA ADMINISTRASI
Contoh-contoh anggaran biaya administrasi

PT. XYZ Persada, sesuai dengan struktur organisasinya membagi bagian administrasi

umum menjadi tiga Subbagian: Sub Bagian Sekretariat, Sub bagian Pembukuan dan Sub

Bagian Rumah Tangga. Untuk Keperluan penyusunan Anggaran Biaya Administrasi Tahun

2009 perusahaan telah menetapkan standar biaya beserta alokasinya sebagai berikut: