Konsep Pengembangan Organisasi Menyelesaikan Isu Yang timbul

1.0 Pengenalan

Berdasarkan kepada soalan tugasan kedua ini ianya adalah dapat dikaitkan bagaimana

pengembangan organisasi (OD) dapat membantu dalam menyelesaikan permasalahan yang timbul

dalam organisasi. Berdasarkan pemahaman saya, tugasan pertama adalah merujuk kepada proses

diagnosis iaitu pengumpulan maklumat dan permasalahan yang timbul. Oleh yang demikian tugasan ini

adalah menjurus kepada perubahan atau intervensi yang sesuai dilaksanakan bagi mengatasi

permasalahan yang timbul dan saya adalah dirujuk sebagai pengamal OD dalam perbincangan ini. Oleh

yang demikian beberapa intervensi akan diketengahkan bagi menyelesaikan permasalahan yang timbul

dalam organisasi tersebut

Dalam tugasan pertama saya telah mengemukakan 3 isu utama iaitu dari aspek perjawatan,

kenderaan pejabat dan juga komuikasi. Dari ketiga-tiga isu ini, isu utama yang paling kritikal adalah

berkenaan dengan perjawatan dan juga komunikasi. Oleh yang demikian perbincangan seterusnya akan

mengulas dengan lebih lanjut bagaimana intervensi dapat menyelesaikan 2 permasalahan yang dihadapi

berikut kerana masalah kenderaan pejabat dilihat dapat diselesaikan hanya dengan cara penambahan

kenderaan dan penambahan pemandu. Namun begitu adalah lebih sempurna jika kita mengetahui

terlebih dahulu apa yang dikatakan sebagai Proses Diagnosis dan juga Proses Intervensi sebelum

perbincangan seterusnya.

Proses Diagnosis adalah merujuk kepada usaha-usaha untuk mengenalpasti masalah dalam

sesebuah organisasi. Diagnosis ini akan meliputi pencarian maklumat,penganalisaan data dan hasilnya

1
ianya akan memberikan apa isu dan masalah yang dihadapi dalam organisasi samaada ianya isu proses

manusia, isu teknostruktural, isu sumber manusia ataupun isu strategic.

Proses Intervensi pula adalah merujuk kepada satu set tindakan-tindakan atau acara-acara yang

dirancang seara berturutan untuk membantu organisasi meningkatkan keberkesanannya. Terdapat 4

jenis intervensi iaitu intervensi strategic, intervensi teknostruktural, intervensi proses manusia dan

intervensi sumber manusia. Intervesi-intervensi ini digunakan bergantung kepada kesesuaian isu yang

diketengahkan.

2.0 Masalah Perjawatan

Masalah perjawatan yang diketengahkan adalah merujuk kepada isu sumber manusia dan

intervensi (perubahan terancang) yang dilihat sesuai adalah intervensi sumber manusia dan juga

intervensi teknostructural. Intervensi ini dirujuk kerana isu yang timbul dalam perjawatan yang

diketengahkan adalah status jawatan dan juga jumlah perjawatan. Dalam hal ini apa yang dapat dilihat

kekurangan pekerja diperingkat kritikal bagi menanggung pelbagai tugas dan apabila berlakunya

keadaan kehilangan pekerja ianya akan menambahkan lagi kerumitan.

2.1 Intervensi Pengurusan Sumber Manusia

Melalui intervensi pengurusan sumber manusia ianya diharapkan dapat mengatasi

masalah prestasi kerja yang merosot, kepuasan kerja yang rendah, kadar pusing ganti

meningkat, dan kadar ponteng kerja dikalangan pekerja. Hal ini berlaku kerana apabilaseseorang

2
pekerja dibebani dengan kerja yang banyak tetapi tiada pengiktirafan yang diberikan, perkara-

perkara seperti di atas mungkin berlaku. Jika kita lihat kepada permasalahan yang timbul yang

mana pengawasan industry sawit bagi 4 buah negeri iaitu Perak, Pulau Pinang, Kedah dan Perlis

yang didalamnya terdapat lebih dari 2 ribu pemegang lesen kategori utama dan lebih 30 ribu

pemegang lesen pekebun kecil, hanya diserahkan kepada 12 orang pegawai zon yang terdiri dari

6 orang berjawatan tetap dan 6 orang lagi berjawatan kontrak dan tiada pembantu yang

dikhaskan kepada mereka serta tugas-tugas lain yang perlu dipikul seperti pegawai penyiasat,

pegawai cluster, pegawai risikan, skuad khas, pegawai pentadbiran, pegawai serbuan dan juga

pegawai kawalan mutu. Dalam hal ini dapat dilihat apabila seseorang itu mendapat peluang

kerjaya lain, maka ia akan meninggalkan organisasi.

Intervensi pengurusan sumber manusia menggariskan 3 perkara yang perlu

dititikberatkan dalam perkara tersebut. Ianya adalah pengurusan prestasi, pengurusan dan

pembangunan kerjaya serta bantuan dan sokongan kepada pekerja. Melalui penilaian prestasi

langkah yang perlu diambil ialah penetapan matlamat yang mana matlamat ditetapkan ke atas

sesuatu tugas yang diberikan dan dipertanggungjawabkan. Langkah kedua adalah dengan

menilai prestasi pekerja tersebut dengan melihat kepada pencapaian matlamat yang telah

ditetapkan. Langkah ketiga pula adalah dengan member ganjaran. Melalui cara ini pekerja akan

dimotivasikan dan akan bersemangat melakukan tugas walaupun ianya dianggap sebagai terlalu

berat. Di MPOB, ianya adalah sebuah badan berkanun yang mana SOP tugas dan penilaian

prestasi sememangnya telah termaktub dalam perjalanan organisasi. Namun begitu istilah

ganjaran perlu diperincikan kerana pemberian saguhati dan kenaikan upah adalah tertakluk

dengan Jabatan Pentadbiran Awam. Namun begitu, pihak pengurusan boleh melihat dari aspek

lain seperti kenaikan pangkat, pemberian anugerah khidmat cemerlang dan sekurang-kurangnya

3
pujian dan penghargaan dari pihak pengurusan. Tidak semua pekerja mahukan ganjaran

berentuk wang ringgit atau harta tetapi ada yang hanya mahukan penghargaan kepada dirinya

untuk terus berkhidmat dengan cemerlang.

Mengambil contoh di MPOB, tindakan mengambil pekerja bertaraf kontrak akan

mengakibatkan pusing ganti yang tinggi. Pihak pengurusan perlu memikirkan dan menekankan

berkenaan status perjawatan. Perbezaan antara pekerja berstatus kontrak dan tetap tidak

mempunyai perbezaan yang besar dari segi gaji namun ianya mempunyai perbezaan yang besar

dari aspek jaminan kerjaya dan kemudahan yang diperolehi. Berdasarkan kepada penilaian

prestasi yang dijalankan setiap tahun, pihak pengurusan boleh mencadangkan mereka ini

memasuki jawatan tetap. Bagi mereka yang telah berjawatan tetap, mereka diberi kenaikan

pangkat dengan lebih cepat. Selain dari itu pertambahan pekerja dilakukan bagi melancarkan

lagi kerja yang ada.

2.2 Intervensi Teknostruktural

Selain dari intervensi ke atas pengurusan sumber manusia, satu lagi intervensi yang

boleh digunakan adalah dengan melihat kepada intervensi teknostruktural. Berdasarkan kepada

intervensi ini tahap kecekapan dapat diselesaikan oleh organisasi dengan menggunakan

pendekatan teknologi dan menstrukturkan pembahagian kerja. Penggunaan teknologi dalam

menjalankan tugas dan melaksanakan penstrukturan tugas yang cekap dapat mengelakkan dari

perkara berikut berlaku. Antara kesan yang timbul ialah proses melakukan tugas yang lambat

dan perlahan, pembahagian tugas yang tidak seimbang, menimbulkan masalah politik dalam

organisasi kerana semua berlumba-lumba untuk sampai ke puncak, wujudkan salah faham dan

4
salah tafsiran antara pekerja, wujudkan perasaan jemu dan bosan dikalangan pekerja dan secara

tidak langsung menimbulkan masalah komunikasi dalam organisasi.

Intervensi terhadap teknologi dalam organisasi adalah peningkatan dan pemodenan

teknologi yang digunakan di dalam organisasi. Mengambil contoh organisasi seperti MPOB,

tugas pegawai yang dilihat terlalu banyak dapat dipermudahkan dengan adanya teknologi

terkini contohnya penggunaan system telefon pintar. Jika setiap pegawai zon dibekalkan dengan

telefon pintar, ianya akan memudahkan tugas penghantaran maklumat dan laporan serta

komunikasi dalam menjalankan tugas luar. Ini kerana tugas pegawai zon adalah berhubung

secara langsung dengan industry di luar pejabat yang mana ianya berdasarkan zon yang

dijaganya. Maklumat dan laporan dapat dihantar terus diluar pejabat. Mungkin teknologi ini

digunakan oleh sesetengah pegawai zon tetapi ianya adalah di atas inisiatif sendiri yang mana

kos akan ditanggung sendiri. Sekiranya teknologi seperti telefon pintar yang dimuatkan dengan

system yang dikemaskini dan sentiasa bersambung dengan talian jalur lebar sekurang-

kurangnya sebahagian tugas tidak perlu dibawa pulang ke pejabat untuk disiapkan. Selain dari

telefon pintar, teknologi lain adalah menggunakan database yang sentiasa dikawal dan

dikemaskini. ‘Database’ juga perlu dipantau dari semasa ke semasa agar setiap perubahan dan

penambaikan dapat dilakukan berdasarkan kesesuaian tugas. Sebagai contoh, statistic

penguatkuasaan, pelesenan dan siasatan dikemaskini di dalam ‘database’ sepanjang masa akan

memudahkanlaporan disediakan oleh pegawai kerana tidak perlu membuka fail yang bertimbun

dan banyak yang akan melambatkan kerja.

Penstrukturan pula dimaksudkan sebagai perubahan yang dilakukan dalam

pembahagian tugas dan pembagahagian tanggungjawab. 5 aspek utama perlu diberi perhatian

dalam penstrukturan iaitu saiz organisasi, matlamat organisasi, teknologi yang digunakan,

5
persekittaran organisasi dan ruang operasi. Terdapat 4 jenis struktur formal yang digariskan di

dalam pengembangan organisasi iaitu struktur fungsional, struktur unit tersendiri struktur

matriks dan struktur rangkaian. Bagi menyelesaikan masalah perjawatan dan bebanan tugas di

Bahagian Pelesenan dan Penguatkuasaan di MPOB, struktur fungsional dan struktur unit

tersendiri. Ianya saling berkaitan tetapi bukan digabungkan seperti yang dinyatakan di dalam

struktur matrik. Ini kerana struktur fungsional adalah struktur pengkhususan kerja. Ini bermakna

seseorang pegawai itu dikhususkan kepada satu-satu tugas tertentu sahaja. Mengambil kira

tugas sebagai pegawai penyiasat, pegawai zon, pegawai risikan dan pegawai serbuan yang

digabungkan dilihat sebagai tidak efektif kerana ia akan menyebabkan berlakunya bias dalam

tugas yang dijalankan apabila penyiasatan dan serbuan dilakukan oleh orang yang sama. Selain

itu tindakan penggabungan tugas akan menyebabkan kurang focus dengan tugas tersebut. Oleh

yang demikian intervensi kepada memfokuskan sesuatu fungsi akan membantu memberi

kecekapan dan hasil yang terbaik.

Selain itu, MPOB juga boleh melakukan penstrukturan unit tersendiri diperingkat

pejabat wilayah dan juga cawangan. Ini kerana diperingkat ibupejabat Bahagian Pelesenan dan

Penguatkuasaan dibahagikan kepada 4 unit iaitu Unit Penguatkuasaan, Unit Pelesenan, Unit

Kawalan Mutu dan Unit Pendakwaan yang mana aktiviti serbuan, risikan dan pengawalan zon

diselia oleh Unit Penguatkuasaan, aktiviti penilaian premis dan pelesenan dibawah Unit

Pelesenan, aktiviti siasatan di bawah unit pendakwaan dan aktiviti pelabuhan dan kawalan mutu

di bawah unit kawalan mutu. Oleh yang demikian apa yang berlaku masa ini adalah seorang

pegawai melakukan semua tugas tersebut di pejabat wilayah dan cawangan tetapi diselia oleh 4

unit dari ibupejabat. Sekiranya diperingkat pejabat wilayah dan pelabuhan ianya dilakukan oleh

6
 pecahan unit seperti yang dilakukan diperingkat ibupejabat dan pengkhususan tugas dilakukan

seperti struktur fungsional, maka pencapaian matlamat akan lebih mudah dicapai.

Sebagai contoh seorang ketua wilayah akan memantau setiap tugas yang dilakukan oleh

pegawai dibawahnya yang dipecahkan kepada 4 unit dan pengkhususan tugas tertentu tepai

unit yang berlainan diperingkat ibupejabat tidak akan memberi kesan kepada perjalanan tugas

pegawai lain yang menjalankan tugas bagi maksud unit yang lain. Maka sesuatu tugas itu dapat

dilaksanakan dengan lebih terancang dan teliti kerana organisasi akan memberi latihan yang

sesuai kepada pegawainya dan pengkhususan akan menyebabkan kemahiran dan kepakaran

seseorang akan dapat ditingkatkan dalam sesuatu bidang.

3.0 Masalah Komunikasi

Masalah komunikasi merupakan satu lagi masalah yang serius dalam MPOB. Walaupun ianya

dilihat berkait rapat dengan status perjawatan namun ianya boleh diselesaikan dengan pengembangan

organisasi yang sesuai. Masalah komunikasi ini adalah berlaku diantara pegawai atasan dengan pegawai

pertengahan, sesama pegawai pertengahan dan diantara pegawai pertengahan dengan pegawai

bawahan serta sesame pegawai bawahan yang mana ianya adalah berkomunikasi secara langsung dalam

melaksanakan tugas. Apa yang berlaku adalah apabila pegawai bawahan yang lebih senior dari pegawai

atasannya dan apabila status perjawatan membezakan antara mereka. Contohnya apabila seorang

kerani telah berkhidmat lebih dari 15 tahun dan berjawatan kerani kanan manakala pegawai atasannya

berjawatan penolong pegawai adalah baru berkhidmat 4 tahun dan berjawatan kontrak. Masalah ini

akan menyebabkan masalah komunikasi dan tidak menghormati. Sudah menjadi lumrah, apabila

seorang pegawai kerajaan telah disahkan jawatan tetap, tindakan disiplin sukar diambilwalaupun hasil

7
kerjanya kurang memberangsangkan kerana kenaikan gaji adalah tetap dan mereka akan merasa

kerjayanya selamat. Saya sendiri pernah menghadapi satu situasi yang mana seorang kerani

mengeluarkan kata-kata berikut “Awak tu baru lagi kat sini dan awak tu kontrak”. Hal ini sedikit

sebanyak akan menjatuhkan semangat seseorang dan komunikasi antara keduanya adalah agak sukar

walaupun dalam memberikan arahan tugas. Hal seperti ini juga berlaku di antara pegawai peringkat

pertengahan dengan peringkat atasan yang mana komunikasi yang bermsalah akan menyebabkan

sesuatu maklumat yang mahu disampaikan menghadapi masalah. Intervensi yang sesuai bagi

menghadapi masalah ini ialah intervensi proses manusia.

Melalui intervensi ini adalah dengan mengambil langkah-langkah yang sesuai bagi

menyelesaikan permasalahan ini. Antara intervensi yang dilakukan adalah dengan pembinaan pasukan,

perundingan proses dan intervensi pihak ketiga. Melalui pembinaan pasukan hubungan antara pekerja

akan menjadi lebih rapat dan sesuatu kepakaran dapat dikongsi bersama. Dengan adanya pasukan ini

masing-masing akan lebih bekerjasama bagi memastikan pasukannya mencapai matlamat yang

ditetapkan oleh pengurusan. Ianya akan mengelakkan dari berlakunya situasi mementingkan tugas

sendiri kerana masing-masing mempunyai komitmen terhadap tugas yang dipertanggungjawabkan

kepada pasukannya.

Langkah lain adalah dengan melakukan perundingan proses. Ianya merujuk kepada adanya

penasihat atau pihak lain yang membantu memberikan pandangan dalam menyelesaikan masalah dan

masalah perlu diselesaikan sendiri oleh organisasi tetapi atas nasihat atau pendangan dari pengamal OD.

Terdapat lima perkara yang diberi perhatian dalam perundingan proses iaitu komunikasi, fungsi serta

peranan ahli kumpulan, penyelesaian masalah dan pembuatan keputusan, norma serta pertumbuhan

kumpulan dan kepimpinan dan autoriti. Melalui komunikasi perunding proses akan mengenalpasti orak

8
komunikasi yang perlu dalam menyelesaikan isu. Fungsi serta peranan ahli kumpulan pula membawa

maksud ahli dalam organisasi perlu melaksanakan tugas dan peranannya seperti yang telah digariskan,

penyelesaian masalah dan pembuatan keputusan pula merujuk kepada bagaimana keputusan yang

efektif terhasil dari kumpulan yang diwujudkan. Norma pula merujuk kepada keperluan bagi ahli dalam

memahami norma kumpulan manakala aspek kepimpinan akan membantu ahli menyesuaikan diri

dengan berbagai gaya kepimpinan. Aspek perunding proses ini adalah berkait rapat dengan

pembentukan pasukan dan komunikasi yang baik akan timbul sekiranya setiap ahli mengamalkan 5

aspek ini dalam melaksanakan tugas serta mencapai matlamat organisasi.

Langkah seterusnya adalah dengan penglibatan pihak ketiga dalam menyelesaikan

permasalahan yang digariskan. Caranya adalah memanggil pihak yang berkonflik dan akan

menyelesaikan masalah secara bersemuka. Jika di MPOB, ketua boleh memainkan peranan sebagai

pihak ketiga dalam menyelesaikan permasalahan komunikasi yang berlaku. Selain dari beliau dilihat

sebagai orang yang lebih dihormati, beliau juga berkuasa membuat sesuatu keputusan bagi

menyelesaikan masalah.

4.0 Kesimpulan

Berdasarkan kepada perbincangan di atas dapatlah disimpulkan bahawa konsep OD akan

membantu sesebuah organisasi bagi menyelesaikan isu yang timbul selain menambahbaik perjalanan

organisasi kea rah pencapaian matlamat. Pihak yang terlibat perlu memainkan peranan sewajarnya agar

konsep OD ini dapat diaplikasikan dan mendatangkan impak yang berkesan kepada organisasi.