KAJIAN TERHADAP MASALAH SETIAUSAHA PEJABAT DALAM ERA DIGITAL (Project 1)
KAJIAN TERHADAP MASALAH SETIAUSAHA PEJABAT DALAM ERA DIGITAL (Project 1)
Abstract
The purpose of this research was to investigate the problems faced by office secretaries in
the digital era. This study uses a quantitative method that is a survey and implementation of
cross -sectional method by using a questionnaire as an instrument. One office locations was
selected based on geographical zoning were selected as study respondents by multi -level
sampling method. Data were obtained through a questionnaire which was divided into five
commitment and job satisfaction. The findings of the study are predicted to prove the level
PENGENALAN
1.1 Pengenalan
Produktiviti adalah penting dalam usaha memastikan keberkesanan sesuatu organisasi dalam
suatu skala jangka masa panjang. Pada asasnya, keberkesanan sesuatu organisasi terletak
pada peranan yang dimainkan oleh seorang setiausaha. Dalam aspek ini, setiausaha perlu
sentiasa peka terhadap keperluan dan kehendak majikan seperti penyediaan dokumentasi
yang efektif, pengurusan sumber manusia yang cekap, kerangka pengagihan tugasan yang
efisien dan saluran komunikasi yang baik. Pendekatan ini perlu digunakan oleh setiausaha
kerana majikan kini sedar dan peka dalam menilai keupayaan setiausaha dalam membimbing
Oleh itu, persoalan mengenai sejauh mana seorang setiausaha berkomitmen dalam
menyiapsagakan organisasi yang bukan sahaja memberi manfaat kepada majikan tersebut,
tetapi pada masa yang sama memberi kesan yang positif kepada diri sendiri. Dalam proses
pengurusan projek, komunikasi, atau organisasi. Walau bagaimanapun, peranan ini tidak
boleh dikelirukan dengan peranan setiausaha eksekutif, yang berbeza dengan pembantu
mana kerja sambilan dalam suasana pejabat melibatkan pengunjung yang menyambut dan
membuat mereka berasa selesa. Secara umum, sekretariat secara tersirat membantu pekerja
yang mengakses dan melihat aplikasi baru yang digunakan di laman sesawang organisasi.
Walau bagaimanapun, seorang setiausaha projek dan mempromosikan reputasi dan imej
syarikat dengan memberikan sambutan yang mesra dan profesional kepada orang-orang yang
Setiausaha pejabat juga individu yang menjadualkan pelantikan dan mengemas kini
kalendar acara. Mereka mengatur mesyuarat dan menyelaras jadual bilik persidangan.
Sebelum mesyuarat, mereka mengumpulkan bahan latar belakang dan menubuhkan ruang
mesyuarat. Mereka perlu menghadiri mesyuarat dan menyediakan minit atau ringkasan hasil
mesyuarat. Salah satu peranan penting setiausaha adalah mengatur dan menyimpan fail
kakitangan dan pelanggan. Selain dari fail-failnya, rekod mengenai perkara-perkara lain di
syarikat. Penyimpanan fail perlu dilakukan dalam susunan abjad dan menggunakan sistem
fail untuk memudahkan penyimpanan kunci dan pengambilan kunci untuk organisasi fail
yang berjaya.
Proses surat-menyurat yang merangkumi panggilan telefon dan e-mel yang masuk
dan keluar dari organisasi akan diterima dan disahkan oleh setiausaha. mereka menerima e-
mel sebelum menghantarnya ke jabatan atau pejabat alamat. Setiausaha juga akan menerima
panggilan dari pelanggan, rakan perniagaan, pekerja atau ahli komuniti, dan balas panggilan
pada pertanyaan. Setiausaha juga perlu melakukan penyalinan dokumen untuk penghantaran
atau pengedaran dalaman dan memfakskan dokumen syarikat kepada pelanggan atau
pelanggan dan menerima faks yang dihantar kepada orang yang sesuai. Setiausaha juga akan
menjadi orang yang terakhir melihat dokumen sebelum dihantar, di mana mereka perlu
mengkaji semula surat-menyurat keluar untuk tatabahasa, ketepatan, dan kesempurnaan, dan
memastikan bahan yang bersesuaian dilampirkan. Mereka menyediakan memo atau laporan
lain untuk pengedaran dalaman atau luaran. Mereka juga boleh membuat tempahan
Di samping itu, setiausaha menjalankan fungsi perkeranian rutin lain yang termasuk
semasa mesyuarat, dan mendapatkan minuman untuk tetamu. Secara ringkasnya, seorang
pentadbiran dan perkeranian. Tugas-tugas ini merangkumi bukan hanya menyimpan fail dan
mengambil beberapa minit tetapi juga menangani jadual pejabat, menyelaraskan mesyuarat,
dan lawatan, mengatur fail, menjawab telefon dan melakukan banyak tugas penting lainnya.
Kajian ini adalah bertujuan untuk melihat secara mendalam mengenai permasalahan
yang dihadapi oleh Setiausaha Pejabat dalam era digital. Aspek permasalahan ini adalah
signifikan untuk dikaji kerana ianya menjadi kayu ukur untuk memperolehi maklumat
mengenai keberkesanan dan pencapaian seseorang setiausaha. Terdapat kajian lalu yang
menyatakan bahawa produktiviti kerja merupakan hasil kerja yang nyata diperolehi oleh
tenaga kerja yang didasari oleh sikap mental yang patriotik yang menganggap bahawa hari
ini harus lebih baik dari hari kemarin dan hari esok harus lebih baik dari hari ini. (Handoko,
2015) Dalam mewujudkan produktiviti kerja yang tinggi, kajian ini menfokus kepada dua
faktor utama iaitu faktor kepimpinan dan faktor motivasi. Hal ini kerana kedua – dua faktor
ini memainkan peranan yang penting dalam meningkatkan produktiviti sesuatu kerja. Oleh
kerana itu, pernyataan masalah utama yang dibincangkan dalam kajian ini adalah, ” Apakah
Persoalan kajian yang akan dibincangkan melalui kajian ini melibatkan Setiausaha Pejabat.
Persoalan yang menjadi titik permulaan bagi kewujudan kajian ini adalah :
Setiausaha Pejabat?
Setiausaha Pejabat.
Kajian ini akan dijalankan . Respondan bagi kajian ini terdiri daripada Setiausaha
Pejabat yang berkhidmat dalam organisasi tersebut. Tahap kebolehpercayaan dan kesahan
adalah berdasarkan jawapan soal selidik. Kesahihan kajian ini bergantung kepada kerelaan
respondan memberikan kerjasama dalam menjawab soalan – soalan kaji selidik yang
diedarkan kepada mereka. Tujuan utama kajian ini adalah untuk mendapatkan maklumat
Impak yang diperolehi melalui kajian ini adalah di mana pihak Pusat Latihan
Teknologi Tinggi (ADTEC) Batu Pahat, Johor akan memperolehi maklumat secukupnya
mengenai maklum balas permasalahan yang dihadapi oleh Setiausaha Pejabat dalam era
Latihan Teknologi Tinggi (ADTEC) Batu Pahat, Johor dapat menetapkan hala tuju mereka
1.7 Rumusan
Dalam bab ini, penekanan diberikan kepada latar belakang masalah dan penyataan
masalah bagi menerangkan permasalahan yang dihadapi oleh Setiausaha Pejabat di ADTEC
Batu Pahat, Johor. Objektif kajian dan persoalan kajian menjelaskan mengenai perkara yang
ingin dikaji bagi memudahkan pembinaan intrumen. Hipotesis kajian adalah andaian awal
yang dibuat berdasarkan pembacaan dari sorotan kajian. Dalam bab seterusnya, penerangan
akan diberikan mengenai model dan teori yang digunakan serta kajian – kajian yang lepas
yang telah dilakukan dalam konsep gaya kepimpinan dan motivasi terhadap produktiviti.
BAB 2
LINTASAN SASTERA
2.1 Pengenalan
Bab ini akan menerangkan gambaran yang berkaitan dengan kajian ini. Secara khususnya,
bab ini akan bermula dari membincangkan, pengaruh motivasi dan kepuasan kerja di era
digital secara lebih mendalam mengenai definisi dan pembolehubah yang berkaitan. Model
dan teori yang berkaitan dengan kajian lepas yang akan membincangkan dapatan kajian yang
produktiviti dan motivasi serta kepuasan kerja di era digital dalam kalangan Setiausaha
Menurut kajian bertajuk ”Gaya kepimpinan dan produktivitas kerja” yang dilakukan oleh
A.Heri Wiyono dan Djadjun Juhara menyatakan bahawa produktiviti terbahagi kepada
beberapa bahagian iaitu produktiviti tenaga kerja, produktiviti organisasi, produktiviti modal,
faktor individu, lingkungan perimeter organisasi, dan juga faktor yang berkaitan dengan
kondisi kerja. Riggs pula menyatakan bahawa terdapat tiga tahap utama yang perlu dilalui
Maintanance (AIM) di mana tahap ini memerlukan penambahbaikan dari aspek organisasi,
terhadap sokongan organisasi” oleh Md Lazim Mohd Zin dan Hadziroh Ibrahim banyak
membincangkan kajian-kajian lepas yang berkenaan dengan isu gaya kepimpinan. (Zin &
Ibrahim, 2015)
Gaya kepimpinan ini dibincangkan meluas kepada perjawatan penyelia di mana aspek
kepimpinan pekerja mempunyai hubungan yang penting dalam persepsi pekerja terhadap
sokongan organisasi, yang mempunyai pengaruh terhadap sikap dan tingkah laku pekerja
seperti kepuasan kerja, dan komitmen organisasi. Perkara ini konsisten dengan pandangan
bahawa penilaian pekerja terhadap keupayaan pengurus dalam memenuhi kehendak pekerja
akan dapat meningkatkan keyakinan pekerja terhadap sokongan organisasi dan secara tidak
langsung meningkatkan lagi keupayaan, integriti dan komitmen pekerja dalam mencapai
tempat kerja yang diterima daripada pengurus, penyelia, dan rakan sekerja memainkan
peranan yang penting dalam meningkatkan produktiviti. Kenyataan ini disokong oleh kajian
Kossek dan rakan-rakan yang mendapati sokongan sosial daripada penyelia adalah satu
bentuk gaya kepimpinan dan sentiasa mempunyai perhubungan yang positif dengan
produktiviti organisasi.
Kajian bertajuk “Hubungan Tingkah laku Kepimpinan Dengan Budaya Kerja 5S Dalam
Sektor Awam” oleh Nurzakira Afnee Zakaria, Wan Idroz Wan Sulaiman dan Maizatul
Dalam kajian ini, penyelidik membuktikan bahawa suatu pembentukan budaya kerja 5S yang
cemerlang adalah bergantung kepada gaya kepimpinan yang sesuai dalam sesebuah
organisasi. Penyelidik memfokus kepada empat tingkah laku kepimpinan iaitu kepimpinan
penyertaan dan kepimpinan berorentasikan pencapaian yang dikaitkan dengan Teori Laluan
Matlamat yang diasaskan oleh Robert House pada tahun 1971. Dapatan kajian melalui Ujian
Kolerasi Pearson membuktikan bahawa tingkah laku kepimpinan mempunyai hubungan
terhadap kinerja karyawan dengan kepuasan kerja sebagai pembolehubah perantaraan” oleh
Ahmad Handoko menyatakan bahawa pengaruh motivasi adalah keadaan dalam perbadi
Pengaruh kepimpinan transformasional dan motiasi kerja terhadap kinerja karyawan dengan
kepuasan kerja sebagai pembolehubah perantaraa. Motivasi juga adalah proses yang
menjelaskan tujuan, arah dan keinginan seseorang dalam mencapai matlamat. Dalam kajian
lepas yang bertajuk “Faktor-faktor yang mempengaruhi prestasi kerja dalam kalangan staf
sokongan Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor” ada memetik kenyataan dari kajian
yang dilakukan oleh Robbins(2001) di mana motivasi adalah kesediaan seorang pekerja
untuk mengeluarkan keupayaan mereka yang lebih tinggi dalam mencapai matlamat yang
ditetapkan oleh organisasi.Penyelidik juga menerangkan bahawa terdapat dua jenis motivasi
yang terdapat dalam diri seseorang yang membolehkan mereka mencapai kehendak yang
Dalam bab ini, penerangan terperinci diberikan mengenai model dan teori yang digunakan
serta kajian – kajian yang lepas yang telah dilakukan dalam konsep gaya kepimpinan dan
motivasi terhadap produktiviti. Sumber maklumat yang diperolehi melalui kajian lepas akan
digunakan sebagai rujukan pada penyelidikan ini. Dalam bab seterusnya, penerangan
3.1 Pengenalan
Bab ini menerangkan mengenai pendekatan yang digunakan pada kajian ini iaitu
pendekatan kajian kuantitatif. Kaedah ini sesuai kerana digunakan kerana ia membolehkan
daripada kajian yang dilaksanakan juga adalah berbentuk objektif dan boleh diukur. Kajian
pembolehubah dan dijalankan dalam keadaan organisasi dan persekitaran yang sedia ada.
Terdapat dua pembolehubah bebas yang dapat mengukur prestasi produktiviti dalam
mengkaji keberkesanan Setiausaha Pejabat ADTEC Batu Pahat, Johor iaitu pengaruh gaya
kepimpinan dan pengaruh motivasi. Pembolehubah bersandar ialah hasil kepada produktiviti
daripada implimentasi cara kerja era digital. Berdasarkan justifikasi di atas, kajian ini
Raja
h 1 : Kerangka Kajian
3.3 Hipotesis Kajian
H° : Tidak terdapat pengaruh gaya kepimpinan yang signifikan ke atas persepsi terhadap
Pendekatan yang digunakan dalam penyelidikan ini ialah penyelidikan deskriptif kerana
bersesuaian dengan kajian yang dilakukan untuk mengkaji peristiwa yang sedang berlaku.
Kajian yang akan dilaksanakan adalah Kajian Kolerasi di mana kajian mengenai kaitan
mengandungi data – data yang boleh diukur menggunakan proses pengukuran yang
Populasi adalah sekumpulan manusia yang dikenalpasti mempunyai ciri yang sama dan
seragam. Bagi kajian ini, populasi yang dipilih adalah Setiausaha Pejabat yang berkhidmat
dalam Pusat Latihan Teknologi Tinggi (ADTEC) Batu Pahat, Johor. Terdapat lebih kurang
Pelan persampelan yang digunakan dalam penyelidikan ini adalah persampelan rawak
berkelompok. Sampel yang dipilih untuk mewakili populasi dalam kajian ini adalah satu
Pusat Latihan Teknologi Tinggi iaitu di Batu Pahat, Johor. Tujuan utama pelan persampelan
ini dipilih adalah untuk menjimatkan masa dan tenaga kerana lokasi ini terletak berdekatan
lokasi penyelidikan. Penentuan saiz sampel dalam kajian ini adalah berdasarkan kaedah yang
1346 orang tetapi hanya sejumlah 10 orang Setiausaha Pejabat dipilih sebagai sampel dalam
Unit analisis kajian ini adalah terdiri daripada Setiausaha Pejabat yang berkhidmat dalam
Pusat Latihan Teknologi Tinggi (ADTEC) Batu Pahat, Johor. Data- data primer bagi kajian
ini diperolehi melalui pengedaran borang soal selidik kepada kumpulan sasaran yang telah
ditetapkan. Sebanyak 10 helai borang soal selidik diedarkan bagi membantu proses
pengumpulan data untuk kajian ini, yang dijangka sebanyak 10 helai borang soal selidik
bakal dikumpulkan.
dipilih kerana data – data yang diperlukan untuk menyokong penyelidikan ini hanya
diperlukan sekali sahaja sepanjang tempoh penyelidikan. Kumpulan sasaran yang dipilih
adalah secara rawak daripada Setiausaha Pejabat yang berkhidmat dalam Pusat Latihan
Teknologi Tinggi (ADTEC) Batu Pahat, Johor, manakala hanya sekali sahaja borang soal
Pembolehubah dalam kajian ini diukur dengan menggunakan skala Likert yang
mengandungi tiga bahagian yang masing – masing mengandungi lima skala iaitu skala 1
mewakili sangat tidak setuju dan skala 5 yang mewakili sangat setuju. Pembolehubah yang
diuji dalam kajian ini adalah produktiviti sebagai pembolehubah bersandar dan gaya
kepimpinan serta motivasi sebagai pembolehubah bebas. Produktiviti dalam konteks kajian
ini membawa maksud perhubungan di antara output yang dihasilkan oleh sebuah organisasi
dengan input yang digunakan. Gaya kepimpinan membawa maksud cara seseorang individu
sekelilingnya bekerja untuk mencapai objektif organisasi. Motivasi dalam aspek kajian ini
membawa maksud sebagai satu bentuk dorongan minda dan hati yang menjadi pengerak
Data yang diperolehi daripada borang soal selidik akan dianalisis dengan menggunakan
perisian ”Statistical Package for Sosial Science versi 23.0” (SPSS 23.0). Berikut adalah
3.9.1 Frekuensi
Ujian ini mengkaji kekerapan suatu angka berulang dalam suatu pembolehubah. Hasil dari
ujian ini dapat menyimpulkan kekerapan pembolehubah tersebut dipilih dalam ujian.
3.9.2 Ujian Kebolehpercayaan
Ujian ini mengkaji sejauh mana tekal dua set ukuran yang mengukur perkara yang sama.
Sekiranya ketekalan yang bermaksud pangkat yang terdapat dalam ukuran yang pertama
adalah serupa dengan pangkat yang dihasilkan bagi ukuran kedua, maka tahap ketekalannya
tinggi dan sekiranya ujian yang menghasilkan skor yang berubah – ubah, maka keputusan
Ujian ini dilakukan untuk menghuraikan ciri – ciri pembolehubah dengan menggunakan
petunjuk seperti min, sisihan piawai, median, mod dan taburan normal.
Ujian ini dilakukan untuk mengenalpasti hubungan di antara pembolehubah bebas (IV) dan
Ujian ini dilakukan bagi mengenalpasti berapa sumbangan varians faktor pembolehubah
3.10 Rumusan
Dalam bab ini, penerangan terperinci diberikan mengenai kaedah dapatan data bagi
menyokong kajian serta butiran mengenai borang soal selidik. Maklumat yang diperolehi
adalah data mentah sebelum diproses menggunakan perisian SPSS v23.0. Data ini adalah
penting dalam menentukan penerimaan hitotesis yang diwujudkan dalam kajian ini. Dalam
bab seterusnya, penerangan mengenai hasil kajian iaitu ujian – ujian hipotesis yang
dilaksanakan serta dapatan data yang diperolehi akan diterangkan dengan terperinci.