Fungsi SOP 

Berikut beberapa fungsi SOP: 

1. Memperlancar tugas petugas atau tim. 
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan. 
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak. 
4. Mengarahkan petugas untuk sama-sama disiplin dalam bekerja. 
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin. 
4. SOP Administrasi Transaksi 
Setiap jenis transaksi akan mempunyai SOP masing-masing yang dapat digambarkan
sebagai berikut: 
a. SOP Pembelian 
Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi transaksi pembelian adalah
sebagai berikut: 
1. Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan dengan surat
permintaan. 
2. Survei pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai
perusahaan untuk memperoleh harga dan kualitas barang terbaik (apabila belum
mempunyai supplier tetap). 
3. Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah perusahaan yang mampu secara
rutin menyediakan pasokan barang. 
4. Guna memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik,
maka bagian pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga , kualitas, dan
pelayanan pascajual. 
5. Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama
perusahaan. 
6. Buat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli, seperti
garansi, return barang, dan sebagainya. 
7. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya apakah sesuai dengan pesanan atau
tidak (baik kualitas maupun kuantitas). Bila ya, maka barang akan masuk ke gudang. Bila
tidak, maka barang akan dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada
penjual 
8. Membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas. 

b. SOP Penjualan Tunai 

Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi penjualan tunai adalah
sebagai berikut: 
1. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (order) dari calon
pembeli. 
2. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan
sementara). 
3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan adanya surat
perjanjian. 
4. Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak meragukan perusahaan dan
konsumen, faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi. 
5. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli,
tidak cacat, dan apakah sesuai standar mutu. Bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli.
Bila tidak, barang dikembalikan lagi ke gudang. 
6. Cocokkan invoice asli dan rangkap. Bila cocok, terima pembayaran barang dan
periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti. 
7. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima. 
8. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan
yang sempurna. 
c. SOP Penjualan Kredit 
Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi penjualan kredit adalah
sebagai berikut: 
1. Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order) dari pembeli. 
2. Negosiasi dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang termuat
kesepakatan-kesepakatan. 
3. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli. 
4. Periksa formulir aplikasi kredit, apakah sesuai dengan bukti-bukti yang dilampirkan. 
5. Survei kepada calon pelanggan dibukikan dengan formulir bukti survei yang terisi
lengkap. Berikan rekomendasi seperlunya. 
6. Persetujuan dari manajer bagian kredit dibuktikan dengan diotorisasikannya
(ditandatanganinya) formulir aplikasi kredit. 
7. Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan. Apabila tidak, maka dikembalikan
kepada calon pelanggan. 
8. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan. 
9. Buatlah invoice (faktur). 
10. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan
yang sempurna. 
d. SOP Penerimaan 
Kas Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi penerimaan kas adalah
sebagai berikut: 
1. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan
penerimaan kas seperti penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang, dan lain-lain 
2. Periksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti dan
cocokkan dengan rangkapannya. 
3. Hitung jumlah transaksi dengan benar. 
4. Periksa uang yang diterima dengan benar. Gunakan alat untuk mengecek uang
secara fisik. Apabila pelanggan menggunakan cek maka periksa keabsahan cek tersebut.
Selanjutnya, buat konfirmasi keabsahan cek tersebut kepada bank yang mengekuarkan cek
tersebut. 
5. Buatkan bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi. 
e. SOP Pengeluaran Kas 
Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi uang kas adalah sebagai
berikut: 
1. Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang dan
pembayaran biaya-biaya. 
2. Cocokkan antara bukti pembelian yang dibawa supplier dengan rangkapannya.
Apabila cocok ambil bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai), kemudian supplier
menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi. 
3. Berikan cek atau uang tunai. 
4. Terima bukti transaksi (bukti pengeluaran bank/kuitansi) yang telah ditandatangani
supplier.