STORE OPERATION

Untuk menjaga kelangsungan operasional toko dan memudahkan

pengawasan pekerjaan sebaiknya dibuat check list operational
(pekerjaan) harian masing masing bagian,

OPERATION CHECK LIST

Adalah daftar kegiatan Store manajer dan staff periode mingguan atau
bulanan sebagai panduan agar serangkaian tugas dan kewajiban tidak
terlewatkan
Adapun yang perlu mendapatkan perhatian adalah sbb:.

PINTU MASUK
1. Area parkir dan area pintu masuk bersih
2. Papan nama (billboard) dan lampu lampu luar menyala
3. Seluruh kaca dan list depan bersih
4. Keset bersih, kering dan terpasang dengan baik
5. Penitipan barang bersih dan siap dengan nomor penitipan
6. Papan info berfungsi semestinya
7. Kotak saran tersedia dengan pena yang terikat
8. Kotak undian event toko atau program supplier terpasang
9. Keranjang belanja tersedia dalam jumlah yang cukup
10. Trolly siap dalam jumlah cukup
11. Spanduk-spanduk promosi terpasang dengan baik

AREA KASIR
1. Meja kasir bersih ( masing-masing kasir tersedia lap)
2. Tanda kasir buka / tutup
3. Komputer/cash register beroperasi dengan baik
4. Cash drawer dan scanner bekerja dengan baik
5. UPS / stabilizer siap beroperasi
6. Kertas printer/register cukup
7. Pita / tinta printer nyata
8. Uang kembalian / modal / permen pengganti uang receh tersedia
cukup
9. Kantong palstik tersedia cukup dan tertata rapi
10. Lampu cek uang (ultra violet) nyala
11. Mesin EDC debit card, kredit card nyala
12. Tersedia kalkulator, gunting, cutter, staples, tali raffia, karet
gelang, pena dll
13. Barang-barang hadiah tersedia dalam jangkauan yang mudah
AREA PENJUALAN / SELLING AREA

1. Ruangan Toko dan gondola

 Lantai bersih
 Langit-langit bersih dan bebas dari sarang laba-laba.
 Lampu penerangan nyala seluruhnya
 Lampu darurat (emergency lamp) nyala
 Penyejuk ruangan (AC/exhouse fan, fan dll.) bekerja dengan baik
 Sound system (tape recorder, mp3, cd ) bunyi pada volume
perlahan dengan lagu-lagu merdu
 Gang antar gondola bebas dari tumpukan barang yang
mengganggu lalulintas pembeli
 Gondola, rak, meja display dan pallet bersih
 Seluruh lemari pendingin minuman, nugget, ice cream, buah,
sayur (chiller, freezer, showcase ) dalam kondisi baik
 Rak dan tempat buah (nampan) bersih.
 Rak bakery bessih
 Semua peralatan toko bersih dan tersedia cukup

2. Display

1. Barang dagangan terpajang dengan baik, bersih dan rapi

menurut planogram (grouping)
2. Barang tersedia dalam jumlah yang cukup
3. Kartu harga ( price card / POP ) yang terpasang didepan barang
dan sesuai dengan harga di computer.
4. POP (Point of Purchase) sesuai dengan barang
5. Kemasan barang utuh dan dalam kondisi baik (tidak petot,
karatan dll)
6. Barang yang terpajang tidak kedaluwasa
7. Barang terpajang tidak membahayakan pembeli
8. Penunjuk barang (shelf talker) jelas dan sesuai dengan barang
9. Penahan barang (stopper/hug) besi atau acrylic dalam jumlah
yang cukup dan dalam kondisi baik
10. Floor display di area yang tidak mengganggu lalul intas
pembeli
3. Promosi

 Display barang promosi sesuai dengan program dan dipajang di

area yang mudah dilihat (eye
 Ponit of purchases (POP) tersedia cukup
 Brosur, banner, leaflet tersedia cukup sesuai program
 Barang-barang hadiah tersedia
 Pajangan bersih dan rapi sesuai dengan grouping
 Kupon hadiah cukup
 Box tempat kupon undian siap dengan pena

AREA PENERIMAAN BARANG DAN GUDANG ( BACK

AREA )

1. Penerimaan Barang (Receiving)

 Area penerimaan barang bersih

 Tersedia space yang cukup untuk menerima barang
 Tersedia peralatan penerimaan barang ( Pena, buku tamu,
kalkulator, stampel tanda terima, karton tempat barang dll)
 Barang retur tertata dengan baik dan jelas nama supplier
 Pintu keluar masuk terkontrol baik

2. Gudang

 Gudang bersih
 Penyimpanan barang tertata rapi
 Penyimpanan terpisah food dan non food
 Grouping dan FIFO berjalan
 Persediaan barang di gudang cukup
 Barang Credit Note (CN) tersusun terpisah dan tersusun rapi
 Proses receiving sesuai dengan system dan procedure
 Dipastikan tidak ada tikus bersarang di gudang
 Komputer entry data berfungsi baik
AREA KANTOR ( OFFICE AREA )

1. Area Kantor Keuangan

 Ruang keuangan bersih dan rapi

 Brankas harus selalu terkunci
 Uang masuk dan keluar harus sesuai dengan prosedure
 Pengecekan brankas maksimal 1 minggu sekali

2. Area Kantor Akunting

 Ruang akunting bersih dan rapi

 Seluruh file informasi perusahaan tersimpan rapi di
kantor akunting
 File-file transaksi tertata rapi sesuai dengan judul yang
jelas
 Kantor selalu terkunci jka ditinggalkan

3. Area Kantor Manager

 Ruang Manager harus bersih dan rapi

 File-file penting sebaiknya selalu tersimpan dan terkunci
 Kunci kunci toko selalu tersimpan di ruang manager
 Penyimpanan stock rokok sebaiknya di kantor manager
 Absensi karyawan dekat dengan kantor manager

4. Area Ruang Komputer (Information Technology) &

Entry data

 Pastikan computer server bekerja baik

 Software siap bekerja
 Cek Hub/switch, stabilizer, UPS, printer,
PELAYANAN KARYAWAN

1. Karyawan pada umumnya

 Karyawan memkai seragam lengkap sesuai dengan aturan

perusahaan
 Memakai tanda identitas karyawan (ID card)
 Memakai sepatu standar perusahaan
 Rapi dan sopan
 Selalu mengucapkan salam jika bertatapan

2. Kasir

 Kasir membersihkan area kasir dan semua peralatan

kasir
 Kasir harus ramah dan tersenyum terhadap pelanggan
 Selalu menyebutkan jumlah belanjaan, uang yang
diterima, pengembalian.
 Menyiapkan kantong belanja, memasukan kedalam
kantong dan memisahkan barang dagangan makanan
dan bukan makanan yang tidak layak disatukan dalam
kantong.
 Memberikan kantong barang belanjaan dengan santun
dan mengucapan terimakasih
 Membersihkan meja kasir

3. Merchandising

 Mengontrol pelaksanakan MD prosedure (MD SOP)

 Selalu menjalin hubungan baik dan berkomunikasi
dengan supplier
 Menjaga persediaan barang dalam jumlah dan kualitas
yang tepat
 Memesan barang dengan tepat dan cermat
 Mengatur kedatangan barang
  over stock
 Cek barang laku / tidak laku

4. Perawatan Toko dan Inventaris

 Gondola, AC, kipas Angin, pallet, stopper, troully dll terawat baik
 Sound system bersih dan dan berfungsi baik
 Stop contact dan alat listrik lain berfungsi dengan baik

5. Keamanan Toko

 Pastikan seluruh kunci pengaman berfungsi baik dan kuat

 Pastikan kabel-kabel listrik tidak membahayakan
 Cek emergency lamp atau generator berfungsi dengan baik
 Cek antipasti pemadam kebakaran
 Check list mingguan Supervisor operasi
Senin

1. Cek barang kosong

2. Cek naik turun harga
3. Cek kualitas barang
4. Cek penjualan harian dan mingguan
5. Cek barang discount
6. Cek 20 top rangkng
7. Cek barang over stock
8. Cek keamanan toko

Selasa

1. Cek kebersihan gondola/rak

2. Cek show case buah, freezer, chiller dll
3. Cek gondola bakery
4. Cek price card / price label dan POP Point of Purchase)
5. Cek kebersihan area kasir
6. Cek kebersihan counter / penyewa

Rabu

1. Cek packing marerial ( tas kresek ) dan perlengkapan kasir

2. Cek barang kedaluwarsa ( expired date )
3. Cek akurasi timbangan
4. Cek Alat-alat kebersihan
5. Cek kebersihan kantor
6. Cek prosedur dan kelengkapan keuangan & akunting

Kamis

1. Meeting staff
2. Cek seluruh computer dan software
3. Cek estimasi order
4. Cek laporan penjualan
5. Cek label harga barang non barcode
Jum’at

1. Cek permasalahan operasional toko

2. Cek bagian kepegawaian dan kepribadian karyawan
3. Cek bagian Keuangan (brankas, uang receh dll)
4. Cek kerapian pajang dan planogram
5. Opname local jika diperlukan

Sabtu

1. Cek barang-barang promosi

2. Cek keluhan pelanggan
3. Cek kelengkapan barang
4. Cek keamanan toko
5. Cek kepribadian karyawan
6. Cek asset perusahaan

Minggu

1. Cek Kebersihan dan kerapihan gudang

2. Cek stock barang di gudang ( FIFO )
3. Cek barang lambat ( slow moving )
4. Cek ruang penerimaan barang ( Receiving area )
5. Cek Barang rusak ( Broken Stock/BS )
6. Cek CN ( Credit Note )
7. Cek ruang data entry
8. Cek kebersihan area parkir dan muka toko
9. Cek Billboard
10. Cek lampu luar
11. Cek papan info
12. Cek toilet
Check list mingguan Manajer Operasional

1. Senin
 Operational meeting ( Evaluasi kinerja)
 Cek laporan penjualan mingguan
 Cek pemakaian toko
 Laporan penjualan mingguan kepada direktur
 Laporan kehilangan
 Rekap masalah-masalah toko
2. Selasa
 Cek pelaksanaan kebersihan seluruh cabang
 Cek pelaksanaan promosi toko
 Cek kerjasama promosi sewa gondo;a dan floor display
 Cek sisa anggaran (budget )
 Membuat jadwal audit kasir toko
 Cek faktur-faktur bermasalah

3. Rabu
 Cek pelaksanaan kebersihan toko
 Cek persedia packing material ( tas kresek )
 Cek barang-barang expired
 Cek pemasangan price card (random)

4. Kamis
 Cek perbaikan dan perawatan toko
 Cek barang-barang diskon
 Cek estimasi order masing-masing cabang
 Cek sumber daya mausia
 Laporan over stock

5. Jum’at
 Cek kebersihan counter sewa
 Cek kelancaran software dan hardware inventory toko
 Cek planogram
 Cek harga diskon mingguan

6. Sabtu
 Cek pelayanan sumber daya manusia
 Cek kiualitas barang pada umumnya
 Cek persediaan barang
  Cek barang BS, CN dan rusak
 Cek file-file penting

Check list mingguan Direktur

7. Senin
 Operational meeting ( Evaluasi kinerja)
 Cek laporan penjualan mingguan
 Cek Laporan pembelian mingguan
 Cek laporan biaya operasional
 Cek laporan pembelian peralatan toko dan perbaikan gedung
 Cek laporan keuangan perusahaan
8. Selasa
 Cek Merchandising procedure
 Cek laporan persediaan barang
 Cek 20 barang over stock
 Cek barang slow moving
 Cek supplier problem
  Cek laporan kehilangan, BS, retur barang, Kenaikan/penurunan
barang mingguan
9. Rabu
 Cek pelaksanaan promosi
 Cek penjualan non toko (sewa counter, karton, dll)
 Cek kerjasama promosi
 Cek penjualan karton bekas
 Cek laporan complaint pelanggan
10. Kamis
 Cek laporan absensi karyawan
 Cek laporan mutasi, promosi, PHK karyawan
 Cek kinerja akunting
 Cek pelaksanaan oprerational toko
11. Kamis
 Cek Information technology dan Data entry
 Cek kebersihan dan keamanan toko
 Cek fasilitas toko ( lampu, gondola dan kendaraan )

12. Jum’at
 Cek Information technology dan Data entry
 Menyusun agenda materi rapat dengan Komisaris
 Menyusun laporan bulanan minggu akhir bulan
13. Sabtu
 Cek laporan kompetitor
 Meeting dengan Komisaris per 2 minggu