LAPORAN KENDALA OPERASIONAL CAFE Tujuan laporan : Membantu menemukan, menyampaikan, mengusulkan pada management untuk mendapatkan solusi

atas kendala operasiona l yang terjadi. Membantu memonitor, mengevaluasi proses pelaksanaan solusi yang telah ditetapkan management.

Pokok pembahasan : Uraian : Tingginya penggantian karyawan ditingkat sales crew dan supervisor bahkan kekurangan karyawan cafe khususnya di Pondok Indah menyebabkan terjadinya rangkap pekerjaan sehingga karyawan yang ada kelebihan beban pekerjaan yang sangat berpengaruh buruk pada kualitas pelayanan, suasana kerja yang tidak nyaman, beban psikologis karyawan, biasnya penetapan tugas dan tanggung jawab tiap karyawan. Perlu nya mengetahui kapasitas, cara penyimpanan yang benar atas barang kebutuhan cafe yang harus disimpan dichiller dan freezer, juga cara pemeliharaan peralatan seperti yang tertulis di operational manual, dapat meminimalkan resiko rusaknya barang2 yang disimpan dan memaksimalkan pemakaian chiller dan freezer. Penyimpanan yang tumpang tindih dan campur aduk antara sayur,cake,filling dan penyimpanan adonan yang tidak berurutan,dll mengakibatkan banyak barang yang disimpan tidak tahan lama, busuk, terbuang yang menyebabkan meningkatnya biaya operasional. Perlunya mengetahui alasan sebenarnya atas makin meningkatnya pembelian barang2 kebutuhan rutin cafe dengan cara pick up dan makin berkurangnya pemesanan brg ke pusat dapat menunjukkan lemahnya fungsi kontrol, komunikasi, kerjasama yang terkoordinasi, perhatian antara pihak managemen dan karyawan cafe. Perlunya peninjauan kembali atas approval permohonan pengadaan atau perbaikan barang2 yang merupakan kebutuhan utama cafe, claim uang transportasi untuk keperluan operasional sehari hari yang selama ini memerlukan proses yang cukup lama rata2 2 mingguan sampai barang yang diperlukan terealisasi, karena semua approval harus diketahui dan disetujui sampai tingkat direktur operation. Hal ini dapat menghambat kelancaran operasional sehari2. Penerimaan order snack box dari Institusi perlu ditinjau kembali penanganannya supaya lebih terkoordinir dan tidak mengganggu kelancaran operasional cafe dan Head office sehari hari. Penggantian karyawan tinggi dan penerimaan karyawan baru. Pengaturan kembali penggunaan chiller dan freezer di cafe. Peninjauan dan pengaturan kembali order atas barang2 kebutuhan cafe. Peninjauan kembali atas approval pembelian barang2 kebutuhan cafe dan claim uang transport keperluan operasional sehari-hari. Pengaturan kembali penerimaan dan pelaksanaan order dari Institusi.

Usul perbaikan mengatasi kendala operasional: Managemen sedang membuat perbandingan gaji beberapa cafe yang satu level dengan Daily Bread sebagai acuan untuk menetapkan standardisasi gaji karyawan Daily Bread. Usulan agar HRD hendaknya segera membuat Daftar Data Calon Karyawan yang memenuhi kriteria untuk direkrut sesuai posisi masing2 calon, sehinggga setiap saat kebutuhan karyawan dapat segera teratasi. Usulan akan perlunya seorang trainer yang dapat mengarahkan dan membimbing karyawan baru atau lama sesuai manual operation agar segera dapat beradaptasi dengan budaya kerja Daily Bread, Diusulkan Firman sebagai trainer merangkap sales administrasi dengan dibantu seorang staf. Usulan secara bertahap menterjemahkan manual operasional kedalam Bahasa Indonesia untuk memudahkan karyawan memahaminya dan merupakan suatu keharusan menjadikan manual operasional sebagai acuan dalam bekerja terutama bagi mereka yang berhubungan langsung dengan operasional sehari-hari. Usulan perlu peninjauan dan pengaturan kembali secara periodik jadwal shift sales crew dan supervisor agar keseimbangan beban kerja tetap terjaga. Fungsi kontrol supaya lebih diaktifkan supaya managemen lebih cepat mengetahui, tanggap memberikan solusi atas masalah, kebutuhan operasional sehari-hari. Misalnya : pengadaan barang dengan cara pick up, ketepatan pengorderan barang kebutuhan operasional dan produk, dll Usulan peninjauan kembali untuk mempersingkat proses approval atas permintaan barang2 kebutuhan utama cafe, biaya transportasi untuk operasional sehari-hari, dll dengan kriteria tertentu . Usulan agar penanganan penerimaan order snack box dari institusi lebih terkoordinir dengan menetapkan dan mengkondisikan team yang dilibatkan dalam penanganan order dari institusi tersebut sehingga tidak mengganggu kelancaran aktivitas operasional sehari-hari.