AKUNTANSI HOTEL

PROSEDUR AKUNTANSI BIAYA (JURNAL KHUSUS PEMBELIAN

DAN PENGGUNAAN BAHAN)

OLEH:
Ni Kadek Ria Fitriani (1607531016)
Kadek Krisrina Surya Dewi (1607531019)
Putu Cindy Arintya Ardana (1607531029)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA
2019

I. Pembelian Persediaan
0
 Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies, dan
barang-barang lain. Barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk
membantu kelancaran operasional perhotelan. Besar kecilnya persediaan sangat
tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan.
Penyimpanan barang persediaan mempunyai pengaruh yang besar terhadap ketahanan
dan keawetan barang, sehingga terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
proses penyimpanan antara lain temperatur ruangan, kebersihan dan kerapihan
penyusunan barang, metode penyimpanan barang, dan sistem ventilasi. Pembelian atas
persediaan yang dimana barang tersebut bersifat tahan lama, akan disimpan di general
store, sedangkan barang yang bersifat mudah rusak, akan disimpan di daily store. Tujuan
adanya pembelian persediaan adalah untuk menjaga kontinuitas usaha, mencegah over
investment dan barang yang rusak/busuk, menghindari kerugian akibat waktu penyerahan
dan menghemat biaya pemesanan, membuat perencanaan pembelian yang optimal,
menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang, serta
mencegah slow moving item.
1. Cara Pembelian Persediaan Barang dan Bahan
Dalam usaha untuk mencapai target dan tujuan dari bagian pembelian, ada beberapa
cara pembelian barang dan bahan yang dipergunakan, antara lain:
1) Pembelian barang dan bahan dengan sistem kontrak
a. Kontrak untuk jangka waktu tertentu
Hotel tidak perlu sulit-sulit mencari pemasok, karena sudah ditetapkannya
kontrak atas pembelian barang dan bahan yaitu paling tidak selama 6 atau 12
bulan (tergantung dari lamanya kontrak). Manfaat yang dapat diperoleh dengan
adanya kontrak untuk jangka waktu tertentu, yaitu penghematan tenaga dan
waktu bisa dihemat serta penetapan harga dan penyusunan anggaran dapat
dilakukan dengan mudah karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan.
b. Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu
Dalam kontrak ini, dilakukan secara tertulis dan jika perlu dilakukan
dihadapan notaris untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak
dibagi menjadi dua bagian, yaitu bagian pertama dan bagian kedua. Bagian
pertama berisi mengenai kondisi umum seperti jangka waktu kontrak,
bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli, kepada siapa invoice harus
dikirimkan, bagaimana sistem pembayarannya, dan lain sebagainya. Bagian
kedua berisi mengenai kondisi khusus dan spesifik, seperti standar spesifikasi
untuk setiap jenis bahan yang dibeli (standard purchased spesification). Tujuan
dari kontrak ini adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan serta

1
 mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting
dan sulit diperoleh, terutama jenis bahan musiman.
2) Pembelian barang dan bahan secara harian
Pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang
tidak tahan lama. Oleh karena itu, karyawan bagian dapur harus melakukan
inventori setiap harinya untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan
berapa jumlah yang harus dibeli kembali. Untuk mendapatkan bahan-bahan yang
sesuai dengan standar, maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui
pemasok yang sudah direkomendasikan.
3) Pembelian barang dan bahan secara kuota mingguan
Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya
dilakukan untuk bahan-bahan yang tergolong dalam grocery. Standar spesifikasi
yang digunakan sulit untuk dirinci secara detail, sehingga yang digunakan adalah
nama merk, ukuran, berat, dan jumlah. Mekanisme pembelian secara kuota
mingguan ini, yaitu setelah bagian pembelian menerima daftar barang dan bahan
yang harus dibeli dari bagian yang bersangkutan, kemudian bagian pembelian
mengirimkan daftar bahan/barang kepada pemasok untuk membuat kuota harga.
Setelah bagian pembelian menerima daftar kuota harga dari masing-masing
pemasok, kemudian bagian pembelian akan menentukan pemasoknya.
4) Pembelian barang dan bahan secara “cash and carry”
Pembelian secara cash and carry dilakukan apabila jumlah barang dan bahan
yang dibeli tidak dalam jumlah yang besar dan mudah didapat. Pembelian dengan
cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau took, dan tempat-
tempat yang sudah dijadikan langganan. Keuntungan pembelian barang dan bahan
secara cash and carry, antara lain:
a. Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok
saja.
b. Harga lebih kompetitif, walaupun barang dan bahan yang dibeli dalam jumlah
sedikit.
c. Pembeli tahu secara pasti barang atau bahan yang akan dibeli beserta harganya
hanya melalui catalog.
d. Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika.
5) Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan
Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan apabila hotel atau
restoran memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk
memenuhi kebutuhan selama beberapa waktu. Hal tersebut dilakukan untuk

2
 menjamin kontinuitas bahan berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu
yang dicantumkan di dalam menu.

II. Jenis-Jenis Penggunaan Dairy Product Khususnya Foods Dan Beverage Pada Hotel
Jenis-jenis penggunaan dairy product khususnya foods dan beverage pada hotel, dapat
dibagi menjadi:
1) Makanan yang cepat rusak (perishable)
Bahan makanan yang termasuk cepat rusak antara lain sayur-sayuran, buah-
buahan, bumbu-bumbu segar (bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red
pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato), dan jenis sayuran lainnya yang
mudah rusak. Pembelian bahan makanan ini dilakukan setiap hari dan hanya bisa
bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam proses penyimpanannya memerlukan
ruangan khusus.
2) Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product)
Bahan makanan jenis dairy product antara lain telur, susu dan atau yang dibuat
dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream, dan lain sebagainya.
Pada saat membeli makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya harus memiliki
tingkat ketelitian yang tinggi, karena makanan tersebut hanya mampu bertahan dari 1
sampai 2 minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan). Bahan-
bahan makanan jenis ini disimpan pada suhu atau temperatur khusus, yaitu 13 0 C - 160
C.
3) Makanan jenis daging, unggas, dan ikan laut (meat, poultry, fish, and sea food)
Makanan jenis daging, unggas, dan ikan laut harus dalam keadaan segar dan
disimpan menggunakan peralatan yang bersih serta disimpan pada temperatur khusus.
4) Makanan jenis sembako (groceries)
Bahan jenis sembako (groceries) antara lain tepung terigu, beras, kacang-
kacangan, kecap, saos, bahan-bahan kue, dan lain-lain. Penyimpanan bahan makanan
jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur udara yang khusus, artinya jenis
barang ini bisa disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk antara 250 C - 350 C.
5) Jenis minuman (beverages)
a. Soft drink
Soft drink seperti Coca-cola, Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain sebagainya
disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara 250 C - 350 C.
b. Hard liquor
Hard liquor merupakan jenis minuman keras seperti Johny Walker, Grand
Marnier, Bwenedectine, Civas Regal, dan lain sebagainya. Minuman ini disimpan
pada temperatur 130 C - 250 C.

3
 c. Wine atau champagne
Wine atau champagne merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah
anggur, contohnya seperti Red Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White
Wine, dan lain sebagainya. Minuman ini disimpan pada temperatur 100 C - 160 C.

III. Jurnal Khusus Pembelian Dairy Product Khususnya Foods Dan Beverage Pada
Hotel
Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum,
kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus
sepanjang tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi
keuangan yang memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun
tidak banyak. Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering
terjadi dan jumlah transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada
pembahasan jurnal umum tidak lagi efisien dan kurang praktis. Kondisi ini biasanya
terjadi pada perusahaan besar ataupun satuan usaha yang mulai berkembang pesat.
Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat
transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang
mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-
transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas,
transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit.
Setelah pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening
buku yang dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali.
Berkaitan dengan transaksi pembelian barang untuk keperluan operasional hotel,
pencatatan bisa dilakukan dengan menggunakan metode fisik atau metode perpetual,
sebagian besar menggunakan metode perpetual dalam pencataran persediaannya, sebagai
berikut:
11101 Inventory Food xxx
20101 Trade Collector xxx

IV. Jurnal Khusus Penggunaan Dairy Product Khususnya Foods Dan Beverage Pada
Hotel
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan
baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi
departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode (akhir bulan), biaya pengendalian
(cost control) akan melakukan inventasrisasi atas persediaan (stock opname), dimana
inventarisasi pada departemen operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan

4
 hotel mulai berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan
setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum
inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang
akan meminta barang. Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi
pengeluaran persediaan dari gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah:
Biaya departemen xxx
Persediaan xxx

V. Membandingkan, Mendesain, Dan Menyimpulkan Bagan Alur Prosedur Pembelian

Pada Hotel
1. Bagian yang Terlibat
Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah:
a. Departemen yang memerlukan barang
b. Gudang (general store/storeroom)
c. Pembelian (purchasing)
d. Penerimaan (receiving)
e. Cost-control
f. Account payable (hutang usaha)
2. Dokumen yang Digunakan
a. Purchasing requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian
barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar
persediaan minimum.
b. Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan barang untuk kebutuhan
operasional hotel.
c. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari
supplier sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima dengan baik.
d. Daily receiving report (DRR) adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang
untuk kebutuhan operasional hotel.
e. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan
dibeli yang digunakan sebagai pembanding.
f. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar serta sisa barang.
g. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai
alat kontrol oleh cost control.
3. Prosedur Pembelian Persediaan
1) PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan
tidak tersedia di gudang, atau PR bisa juga dibuat oleh bagian gudang jika barang
yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya
dibuat dalam 3 rangkap yang kemudiaan didistribusikan pada:
5
 a. Cost control, sebagai alat control
b. Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
c. Gudang atau departemen yang memerlukan
2) Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuatkan PO dimana
harus mendapat persetujuan dari Accounting Departement Head dan General
Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya
dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada:
a. Supplier yang ditunjuk
b. Cost control, sebagai kontrol
c. Gudang sebagai informasi pembelian
d. Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
e. Purchasing, sebagai arsip
3) Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah
barang siap dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4) Penerimaan barang di hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah
barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan memintakan
persetujuan (approval) dari:
a. Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya
b. Cost control untuk persetujuan harga
c. Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang
MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada
yang membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
a. Cost control, sebagai kontrol
b. Gudang, sebagai informasi
c. Purchasing, sebagai arsip
d. Account payable, sebagai dasar mencatat hutang
e. Supplier, sebagai pendukung penagihan
5) Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian
menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6) Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
7) MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh
bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily
receiving point.
4. Laporan yang Dihasilkan
Daily receiving report, yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang
(receiving), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.

6
VI. Bagan Alur-Pembelian Persediaan
Gambar 1. Bagan Alur-Pembelian Persediaan

VII. Bagan Alur-Pengeluaran Kas untuk Pembelian Tunai

Gambar 2. Bagan Alur-Pengeluaran Kas untuk Pembelian Tunai

7
 (Sumber: Buku Akuntansi Perhotelan “Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi”)

VIII. Membandingkan, Mendesain, Dan Menyimpulkan Bagan Alur Prosedur

Penggunaan Dairy Product Khususnya Food Dan Beverage Pada Hotel
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan
baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi
departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode (akhir bulan), cost control akan
melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada
departemen/outlet operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai
berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah
kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum
inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang
akan meminta barang.
Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran
persediaan dari gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah:
Biaya departemen xxx
Persediaan xxx
1. Bagian yang terlibat
a. Departemen
b. Gudang
c. Cost control

8
 2. Dokumen yang digunakan
a. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis
persediaan, seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti
pengeluaran barang dari gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen.
b. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk,
barang keluar, serta sisa barang.
c. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga
satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai
alat kontrol oleh cost control.
3. Laporan yang dihasilkan
a. General food/beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman.
b. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi
persediaan pada akhir periode untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan
saldo akhir pada cardex/bincard.
c. Cost reconcialiation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan
minuman yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost.
d. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan
antara total sales dengan total cost.
4. Prosedur Penggunaan Persediaan
a. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis
dan jumlah satuan dari barang yang diperlukannya, dimana SR tersebut harus
disetujui oleh head department, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang.
b. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, dan kemudian
menyerahkan barang dan meminta tanda terima dari petugas yang menerima
barang tersebut, setelah itu bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR
pada umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:
 Cost control, sebagai dasar untuk mencatat cardex
 Gudang
 Departemen yang memerlukan barang, sebagai arsip
c. Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai
pengurang berdasarkan SR.

IX. Potensial Kos

Potensial kos merupakan pengembangan dari sistem point of sale dalam
mengkalkulasi penjualan makanan dan minuman. Potensial kos ini merupakan konsep
tertua dalam prosedur pengendalian makanan dan minuman. Potensial kos menghitung
9
potensi atau kemampuan antara penjualan dan kos yang dikeluarkan. Potensial kos dibagi
menjadi 2, yaitu:
a. Beverage potentials, dikalkulasi berdasarkan penjualan (sales basis), karena kos
minuman sudah bisa dipastikan, akan bisa mendatangkan penjualan yang diharapkan.
b. Food potentials, dikalkulasi berdasarkan kos (cost basis), kos makanan per hari
sebelum bisa diketahui sampai penjualan terjadi, sehingga potensial kos makanan baru
bisa dihitung setelah terjadi penjualan atas menu makanan yang disediakan.
Potensial kos minuman bisa dihitung dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Kuantitas minuman yang bisa dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan kos per satuan,
diperoleh total kos.
b. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan harga jual per satuan,
diperoleh penjualan potensial (potentials sales).
c. Bandingkan antara total kos dengan penjualan potensial, kalikan 100%, maka akan
diperoleh persentase potensial kos minuman per item.
Perhitungan potensial kos makanan lebih kompleks daripada penghitungan potensial
kos minuman, dimana kos yang digunakan harus dipilah untuk masing-masing item
menu, dan harus disesuaikan dengan konsumsi makanan untuk keperluan lain yang tidak
terkait dengan penjualan potensial, seperti makanan karyawan, transfer makanan antar
outlet dan penyesuaian lainnya. Menu yang dibuatkan resep, besarnya kos bisa ditentukan
berdasarkan kos standar.
Contoh:
Penjualan minuman vodka dan scotch pada 20 November 2016 masing-masing 10 dan
20 gelas, dimana kos masing-masing per gelasnya adalah Rp 25.000 dan Rp 30.000.
Harga jual per gelas adalah Rp 50.000 dan Rp 45.000. Hitung potensial kos dari masing-
masing minuman pada tanggal tersebut.
Penyelesaian:
Vodka
Total kos = 10 x 25.000 = 250.000
Penjualan potensial = 10x 50.000 = 500.000
Potensial kos = 250.000/500.000 x 100% = 50%
Scotch
Total kos = 20 x 30.000 = 600.000
Penjualan potensial = 20 x 45.000 = 900.000
Potensial kos = 600.000/900.000 x 100% = 66,67%

10
Bagan Alur-Penggunaan Persediaan

(Sumber: Buku Akuntansi Perhotelan “Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem

Informasi”)

11
 REFRENSI

Widanaputra, A.A, GP., Suprasto, Bambang., Aryanto, Dodik., Sari, Ratna. 2018. Akuntansi
Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

12